Vragen - Beantwoording GEHEIM POV - Jaarverslag Buurtteams

Fractie POV

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2649855 / 2650990

16 april 2025 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

N Koç-Uysal

Paul Krugerstraat 1

+31118487459

ONDERWERP

Beantwoording art 34 RvO vragen POV fractie - Jaarverslag Buurtteams Geachte fractie(s), Naar aanleiding van de door uw fractie op 28 maart 2025 ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt. Uw inleiding Onlangs ontvingen wij het jaarverslag van Buurtteams b.v. over het boekjaar 2023. U heeft om uw moverende redenen dit verslag tot geheim verklaard. De POV heeft over een aantal inhoudelijke delen van het verslag vragen. Echter, die willen wij in alle openheid stellen én beantwoord zien. Nu dat vooralsnog niet mogelijk is beperkt de POV zich over één facet, dat naar ons inzicht niet geheim kan zijn. Wij behouden ons nadrukkelijk het recht en de gelegenheid voor om ook over andere zaken uit het jaarrapport op een ander moment informatie bij het college op te vragen. De vragen nu zijn de volgende: Vraag 1 In de statuten van de b.v. is vastgelegd dat jaarlijks er een accountantscontrole dient plaats te vinden naar de getrouwheid van de cijfers. Dat is over 2023 niet gebeurt, er is slechts een “samenstellingsopdracht” verstrekt. Hoe kan de bestuurder hiertoe hebben besloten gelet op de eigen statutaire eisen? Ons antwoord In de oprichtingsakte is een controle opdracht beschreven (artikel 11.2 lid 4). Maar ook is opgenomen dat als de wet dit toestaat deze opdracht achterwege kan blijven (artikel 11.2 lid 6).

De wet dwingt controle alleen af bij middelgrote bedrijven en dat is Buurtteams Vlissingen niet. Dus controle is niet verplicht. Het jaar 2023 was het eerste boekjaar voor Buurtteams Vlissingen. Het college heeft middels de algemene vergadering van aandeelhouders aangegeven dat een samenstellingsverklaring door ons uitsluitend in de eerste jaren na oprichting, dat wil zeggen tot maximaal 3 jaar, als passend wordt beschouwd. Dit vanwege de opstartfase en de inrichting van de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie. Ons beleid blijft om een accountantscontrole te laten uitvoeren.

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Middels de Algemene Vergadering is ook verzocht om in afstemming met de accountant te onderzoeken met ingang van welk boekjaar een eerste controle opdracht praktisch ingeregeld kan worden binnen de BV. We verwachten dit per boekjaar 2025. Vraag 2 De accountant die de samenstellingsopdracht heeft uitgevoerd stelt nadrukkelijk dat er geen controle- of beoordelingswerkzaamheden zijn uitgevoerd, resulterend in een verklaring zonder oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Acht het college dat voldoende als dekking voor de rechtmatige besteding van 3 miljoen Euro aan publieke gelden? Ons antwoord Ja. Zoals aangegeven in het antwoord op vraag 1, is dit niet in strijd met de oprichtingsakte. Vraag 3 Was het college ervan op de hoogte dat de bestuurder besloten heeft de controleopdracht niet uit te laten voeren maar in de plaats daarvan te volstaan met de samenstellingsopdracht? Zo niet, wanneer dan wel? Ons antwoord Ja. De samenstellingsverklaring is niet in strijd met de oprichtingsakte. In de Algemene Vergadering is afgesproken in de oprichtingsfase, zoals aangegeven in het antwoord op vraag 1, te volstaan met deze verklaring en tegelijkertijd te onderzoeken met ingang van welk boekjaar een eerste controle opdracht praktisch ingeregeld kan worden binnen de BV.

Vraag 4 Waren de commissarissen op de hoogte van dit feit, en zo ja, waarom zijn die daar mee akkoord gegaan, en zo niet wanneer dan wel? Ons antwoord Buurtbedrijf Vlissingen heeft nog geen Raad van Commissarissen. De Raad van Commissarissen is nu in oprichting. Vraag 5 Als de commissarissen er niet tevoren van op de hoogte waren, wat is dan het standpunt van die commissarissen over de actie van de (enige) bestuurder? Ons antwoord Zie antwoord bij vraag 4. Vraag 6 Heeft de bestuurder (valide) redenen opgegeven waarom de opdracht is gewijzigd van controle naar samenstelling? Ons antwoord Ja. De samenstellingsverklaring is niet in strijd met de oprichtingsakte. Voor een controle opdracht moeten zaken ingeregeld en georganiseerd worden binnen de bedrijfsvoering van de BV. Vanwege de opstartfase vinden wij dit niet realistisch in de eerste jaren. Vraag 7 Is de bestuurder aangesproken op zijn handelwijze? Ons antwoord Nee dit is niet van toepassing, zoals in de antwoorden hierboven is aangegeven. Vraag 8 Blad 2 behorend bij 2649855 / 2650990

Indien deze op eigen initiatief en zonder voorafgaande goedkeuring de opdracht heeft gewijzigd en daarmee feitelijk eigenmachtig de controle op getrouwheid heeft geschrapt, bent u dan voornemens de bestuurder aansprakelijk te stellen voor zaken die bij een mogelijk nog uit te voeren getrouwheidscontrole aan het licht komen c.q. zijn gekomen? Ons antwoord Dit is niet van toepassing, zoals in de antwoorden hierboven is aangegeven. Vraag 9 Zijn er na het opstellen van het jaarverslag over 2023 zaken aan het licht gekomen die bij een normale getrouwheidscontrole gevonden en gerapporteerd zouden zijn? Ons antwoord Nee. Vraag 10 Heeft het college zelf al een onderzoeksopdracht gegeven aan een accountant teneinde de getrouwheid van de cijfers over 2023 te toetsen, zo ja wanneer, zo nee waarom niet? Ons antwoord Nee. Dit vinden wij niet nodig op basis van de informatie in de jaarrekening. De accountant heeft inderdaad niet de opdracht om de getrouwheid nader te onderzoeken, maar als de accountant in het samenstelproces bijzonderheden constateert, dan worden deze wel gerapporteerd. Vraag 11 De situatie is in ieder geval zo dat er geen (statutair verplichtte) accountantscontrole heeft plaatsgevonden in opdracht van het bestuur van de vennootschap naar de getrouwheid van de jaarcijfers van Buurtteams b.v.

over 2023, Dat betekent dat de besteding van bijna 3 miljoen Euro aan subsidies niet is geverifieerd op rechtmatigheid. Is het college voornemens om de jaarcijfers van Buurtteams b.v. over 2023 alsnog door een account te laten controleren en deze een getrouwheidscontrole te laten afgeven? Ons antwoord Nee dit is niet nodig. 2023 was het eerste jaar van BV. Veel zaken moesten in dit jaar opgezet en ingericht worden binnen de nieuwe organisatie. We zijn vanuit de gemeente zeer nauw betrokken geweest bij de opstart en de inrichting van de organisatie. Vanuit de ambtelijke organisatie zijn we nu ook nog nauw betrokken bij de BV. Daarnaast is het zo, zoals hierboven aangegeven, dat de accountant na het samenstel proces niet heeft gerapporteerd over bijzonderheden in jaarrekening. Met deze overwegingen vinden we een samenstellingsverklaring in de eerste jaren na oprichting passend ten opzichte van de extra inspanningen om in de oprichtingsfase van een nieuwe organisatie een accountantscontrole uit te voeren. Vanaf het boekjaar 2025 verwachten wij een accountantscontrole. Vraag 12 In een RIB van 21 juni 2024 heeft het college het jaarverslag over 2023 van Buurtteams b.v. aan de raad gezonden. In die RIB zweeg het college over het ontbreken van een goedkeurende verklaring, maakte het college er ook geen melding van dat er geen getrouwheidsonderzoek had plaats gevonden.

Daarmee verzuimde het college om aan te geven dat de cijfers wellicht niet zouden kloppen, althans er bestond geen zekerheid over de getrouwheid. Bent u het met de POV eens dat, vooropgesteld dat uw college hiervan op de hoogte was, u melding van die feiten had moeten maken? Ons antwoord Blad 3 behorend bij 2649855 / 2650990

Nee. De samenstellingsverklaring is niet in strijd met de oprichtingsakte of de opdracht aan de BV. Verder verwijzen we u naar het antwoord op vraag 11. Vraag 13 Op 8 oktober 2024 heeft het college vragen beantwoord aan de POV, vragen over de directiewisseling bij Buurtteams b.v., en een jaarrekening verstrekt. In dat verslag wordt geen melding gemaakt, het bewuste kopje is leeg, van het vervangen van de controleopdracht naar een samenstellingsopdracht. Is het college het met de POV eens dat dit vermeld had moeten zijn in het (beknopte) jaarverslag? Ons antwoord Nee. De samenstellingsverklaring is niet in strijd met de oprichtingsakte of de opdracht aan de BV. We hebben bij het beantwoorden van de vragen van uw fractie het gepubliceerd (openbaar) jaarverslag 2023 van de BV gedeeld. Het is niet gebruikelijk deze informatie op te nemen in het gepubliceerd jaarverslag. Vraag 14 Zijn er verder nog feiten, omstandigheden, oorzaken die van belang zijn bij de beoordeling van deze jaarcijfers, anders dan dat deze niet op getrouwheid zijn gecontroleerd? Ons antwoord Nee. Vraag 15 Wat gaat het college doen om in de toekomst ervan verzekerd te zijn dat de statuten van Buurtteams b.v. worden gerespecteerd en het jaarverslag voorzien wordt van een goedkeurende controle verklaring? Ons antwoord De statuten zijn toen en worden nu ook gerespecteerd.

De samenstellingsverklaring wordt door ons uitsluitend tot maximaal 3 jaar in de eerste jaren na oprichting als passend beschouwd. Dit vanwege de opstartfase en de inrichting van de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie. Ons beleid blijft om een accountantscontrole te laten uitvoeren. We verwachten dit per boekjaar 2025. Vraag 16 Er is niet voldaan aan de eigen statutaire eisen van de b.v. zelf. Vindt het college dat het niet uit laten voeren van een getrouwheidscontrole past in de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Vlissingen Buurtteams b.v.? Ons antwoord We herkennen ons niet in uw conclusie. In de oprichtingsakte is een controle opdracht beschreven (artikel 11.2 lid 4). Maar ook is opgenomen dat als de wet dit toestaat deze opdracht achterwege kan blijven (artikel 11.2 lid 6). De wet dwingt controle alleen af bij middelgrote bedrijven en dat is Buurtteams Vlissingen niet. Dus controle is niet verplicht. De samenstellingsverklaring is niet in strijd met de oprichtingsakte of de opdracht aan de BV.

Wij gaan ervan uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht. Blad 4 behorend bij 2649855 / 2650990

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 5 behorend bij 2649855 / 2650990