Verslag auditcommissie dinsdag 18 januari 2022 openbaar

Verslag auditcommissie dinsdag 18 januari 2022 TEAMS. Aanwezig auditcommissie: Afwezig auditcommissie: Ambtelijke ondersteuning audit: Aanwezig ambtelijke organisatie: College:

RJ Suurmond (plv. voorzitter), J. Portier, H. van Heek, C. Tromp. P. Kraan. F. Vermeulen (griffier). G. van Vugt, J. van Delden, B. Lensink, R. Vaal. Wethouder J. de Jonge, burgemeester B. van den Tillaar.

1. Opening en vaststellen agenda. De agenda wordt vastgesteld. De punten 3 en 4 worden besproken met de college leden en de vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie. De andere punten zijn een interne aangelegenheid van de auditcommissie. Dhr. Kraan is afwezig en wordt sterkte gewenst vanwege ziekte in de familie. 2. Notitie Rechtmatigheid. De burgemeester wijst erop dat het raadsvoorstel op 3 februari in de commissie Ruimte wordt besproken. De rechtmatigheid loopt vanaf 2022 via het college. Dhr. Vaal meldt dat de controle verordening op een aantal punten verouderd was en daarop ook aangepast is, naast de financiële verordening. Deloitte is de accountant tot en met 2024 (4 contractjaren plus twee opties om te verlengen). Het controleprotocol is meteen meegenomen bij de aanpassingen. Op de A4 over rol gemeente en accountant staan foutieve bedragen. Dat is aangepast in de versie die op 3 februari wordt besproken, dat wordt bevestigd door dhr. Vaal. Dhr. Tromp heeft naar aanleiding van de bijgevoegde PowerPoint de volgende vraag: Fouten en onzekerheden wordt gesteld op 3%? Het percentage genomen van de lasten van 26.000.000 is geen € 260.000. Wie heeft het intolerantie bedrag van € 125.000 gekozen? Waar komt dat vandaan? Dhr. Vaal: Voorstel tekst: Het percentage van de accountant blijft voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%.

Hierin verandert niks en is gelijk aan de situatie voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant zal tijdens de controle van de jaarrekening de 6 getrouwheidsaspecten beoordelen en zal daarnaast beoordelen of de afgegeven rechtmatigheidsverantwoording door het college een getrouw beeld geeft. Er is wel een verschil tussen de termen onduidelijkheden (rechtmatigheidsverantwoording) en onzekerheden (accountant). Dit zal extra worden toegelicht in het raadsvoorstel. De rechtmatigheidsverantwoording gaat over de financiële rechtmatigheid. Dit betreft een 3-tal criteria, namelijk het begrotingscriteria, voorwaardencriteria en het misbruik & oneigenlijk gebruik criteria. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onduidelijkheden. Beide hebben een verantwoordingsgrens van 1%. De voorzitter zegt dat de eerste vraag van dhr. Tromp een terechte vraag is en dat dit wordt aangepast. Dhr. Vaal zegt dat de accountant heeft de rapportagegrens van €125K in samenspraak met de raad vastgelegd in het huidige controleprotocol 2020-2021. Voor de rechtmatigheidsverantwoording is er ook de mogelijkheid om een rapporteringsgrens te bepalen. Individuele fouten of onduidelijkheden, die deze grens overschrijden worden dan wel gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening. Het advies is om deze grens gelijk te trekken de grens van de accountant. Dhr.

Van Heek vindt een tolerantiegrens van 3% heel hoog, het is de bovengrens wettelijk toelaatbare. Er wordt gezegd dat dezelfde grens als de accountant gehandhaafd wordt. De accountant hanteert 3% onrechtmatigheid. Keurt hij de jaarrekening af. Dat is een ernstig feit. Hoe pakt deze verandering uit? Gaan we wat tegen komen? Dhr. Vaal: In de RIB van 10 november 2021 is foutief opgenomen dat er zal worden uitgegaan van een verantwoordingsgrens van 3%. Zoals eerder benoemd hanteert de accountant bij fouten de grens van 1% en bij onzekerheden van 3%. De rechtmatigheidsverantwoording gaat over fouten en onduidelijkheden. Voor beide is de grens van 1% van toepassing. 3% is heel ruim, veel zaken worden losgelaten. Is dat passend?

Afgelopen jaren heeft Vlissingen een goedkeurende verklaring gehad. Er zijn beheersmaatregelen getroffen en steekproeven afgesproken. Op het aanbestedingsproces, vooral inhuur, zijn actie ondernomen. Hierdoor zijn de rechtmatigheidsfouten afgenomen. Soms lopen bepaalde fouten een aantal jaren mee. Op basis van ondernomen acties en doorgelopen processen zijn er veel zaken uit gehaald. Wat nog niet helemaal duidelijk is, hoe om te gaan met verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording. Dit onderwerp zal worden besproken en afgestemd met de accountant. Aan de beleidsmedewerkers is de oproep gedaan om hierover in contact te treden met de externe partijen. De processen die wel zelf uitvoeren zijn in control. Dhr. Van Heek stelt vast dat Vlissingen een voordeel heeft weten te bereiken doordat de invoering naar een later stadium is uitgesteld. Dhr. Portier vraagt of het klopt dat de rechtmatigheidsverantwoording nog niet wettelijk verankerd is? De commissie BBV heeft hierover indicatief geadviseerd. Verder wil hij een toelichting op de twee verschillende definities onduidelijkheid en onzekerheid. Dhr. Vaal erkent dat de wetgeving nog niet officieel is vastgesteld. Daar worstelen meer partijen mee, wordt het nog een keer uitgesteld? De wet gaat, volgens de accountant, door. Vlissingen loopt erop vooruit.

Maar iedereen zegt; bereid je voor, ook de commissie BBV. De kans, dat de wet niet goed gekeurd wordt, is niet heel erg groot. De termen onduidelijkheden en onzekerheden zijn in grote lijnen gelijk, maar hebben beide wel een andere achtergrond. In het raadsvoorstel zal het verschil tussen beide termen nader worden toegelicht.

Wethouder De Jonge zegt dat er in de accountantsverklaring twee jaar geleden een probleem inzake de rechtmatigheid was bij één van de verbonden partijen. Er zijn afspraken op Zeeuws niveau gemaakt hoe hiermee om te gaan. Vlissingen baseert zich op gegevens van het jaar ervoor. En houdt in de gaten of er aanleiding is om naar de cijfers van dit jaar te kijken. Bestuurlijk is er voor deze oplossing gekozen. Niet persé uitgaan van verouderde informatie, alleen als er aanleiding is. De voorzitter zegt dat vanwege de GGD cijfers er een afkeuring door Vlissingen gekregen is. Het belang viel buiten de marges, dan is het per definitie niet mogelijk een goedkeurende verklaring te krijgen. 3. Financiële verordening en controle verordening en controleprotocol. 3A. Financiële verordening. De voorzitter stelt voor de verordening, de wijzigingen overzicht plus stukje tekst in het raadsvoorstel in één keer aan de orde te stellen. Wethouder De Jonge zegt dat in de raad over het tijdstip van behandeling gesproken is. Wat is een verstandig tijdpad? De voorkeur gaat uit om de wijzigingen door de ‘oude’ raad te laten vaststellen. De voorzitter zegt dat die bedoeling volledig goed begrepen is. In de nieuwe raadsperiode zal de bemensing van de auditcommissie ook vernieuwen, dan duurt het maanden voordat de auditcommissie echt opstart. Dan wordt het al gauw september.

Op deze manier kan er ook in de organisatie gewerkt worden. Dhr. Tromp vraagt waarom de grens in de financiële verordening (artikel 5 lid 6) van € 50.000 naar € 250.000 is gegaan. Gaf de grens van € 50.000 problemen, hoe vaak was het lastig? En hoe lastig is het dan? Boven de € 50.000 moet er naar de raad gegaan worden. Voorzitter vraagt waarom bij de aanhef van de verordening verwezen wordt naar een advies van de auditcommissie? Dit wekt de suggestie dat de auditcommissie een officieel schriftelijk advies aanlevert? De volgende punten worden aangestipt: - Artikel 5 tekst ‘wat laag is (gebleken) aanpassen - Artikel 6 wijziging benoemen, ook tekst opnemen. - Artikel 7 toevoegen - Na artikel 11 een spatie - Artikel 12 en 16 apart?

-

Toevoegen artikel 22. Dit staat niet in het raadsvoorstel opgenomen, terwijl het gaat om de rechtmatigheid.

Wethouder De Jonge zegt dat het inderdaad zelden voorkomt dat er naar de raad gegaan moet worden bij de grens van € 50.000 (artikel 5 lid 6 van de concept financiële verordening). De motivatie ligt in de materialiteit van de schuldpositie. Ook een bedrag van € 250.000 ten opzichte schuldpositie is niet veel. Het komt weinig voor. In die zin is het een praktische afweging. Er moet gekeken worden naar de relatieve verhoudingen. De wethouder wil eventueel kijken naar de formulering. Dhr. Tromp vindt dat als het niet vaak voorkomt de grens van € 50.000 niet hoeft aangepast te worden. De wethouder zegt de vraag is wat relevante informatie is voor de rol van de raad? Op het stadhuis circuleert elke dag veel informatie. Het doel is niet om de raad informatie te onthouden maar om tegemoet te komen aan de vraag wat is relevant voor de raad? Niet om de raad te overladen met informatie. Dhr. Vaal zegt dat de tekstuele punten ingebracht door de voorzitter meegenomen worden. De gemaakte opmerking inzake artikel 22 is terecht. Bij de inleiding van het raadsvoorstel staat wel de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. Er kan een zinnetje over artikel 22 toegevoegd worden. Voor de opzet van de concept verordening is er gekeken naar het sjabloon uit 2019 daar stond dat ook. De voorzitter zegt dat de auditcommissie advies kan geven aan de gemeenteraad.

De auditcommissie heeft overleg gevoerd college en ambtelijke organisatie over de drie documenten. Die geven we mee voor behandeling in de commissie van februari. De meeste financiële stukken zijn voor veel leden niet inzichtelijk. Er kan een briefje naar de raad met advies. Daarnaast hecht de voorzitter waarde aan een concreet en goed raadsvoorstel. Wethouder De Jonge: wat vindt de auditcommissie van het stuk, gehoord het advies van de auditcommissie. De voorzitter zegt dat de andere optie is om een lid van de auditcommissie een mededeling te laten doen tijdens de commissie behandeling en wellicht de raad van 24 februari. 3B. Controle verordening. Dhr. Tromp vindt het opnemen van de duur van het contract van de accountant van vier jaar plus een optie op nog eens twee jaar in de verordening niet handig. Als die duur wijzigt dan moet de verordening hierop aangepast worden door de raad. De voorzitter zegt dat alleen bij ‘zware mot’ met Deloitte de optie niet gelicht wordt. Hijzelf is groot voorstander van een contract van 4 jaren met een optie van 2 jaar. Die tijd is nodig voor optimale dienstverlening. De voorzitter is niet echt gelukkig met de opgenomen definitie van de auditcommissie. e.

Auditcommissie de door de raad ingestelde commissie die is belast met de advisering en afstemming van activiteiten op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden. Daar waar de raad wordt benoemd, wordt de auditcommissie bedoeld. Afgevraagd wordt of de zin ‘Daar waar de raad wordt benoemd, wordt de auditcommissie bedoeld’, de meest praktische oplossing is? Het woordje ook als toevoeging zou dit oplossen. Het derde lid van artikel 4 over de inrichting van de accountantscontrole gaat over de periodieke afstemming tussen diverse functionarissen. Periodiek is een vaag begrip, de voorzitter vindt dat dit specifieker, bijv. maximaal twee keer per jaar, uitgeschreven moet worden. Bij artikel 4 onder 3 (een vertegenwoordiger uit) aanpassen naar (een vertegenwoordiging uit). Dhr. Tromp vindt dat bij artikel 2 lid 1 niet de exacte contractduur moet worden opgenomen. Als een toekomstige aanbesteding qua contactduur anders uitpakt, dan wordt er niet voldaan aan de verordening.

3C. Controleprotocol De voorzitter meldt dat de bedragen op de op één na laatste pagina worden aangepast. De voorzitter wil voorkomen dat de raad de jaarrekening vaststelt zonder enig getekend document van de accountant. Bij de vaststelling jaarrekening is een getekend document beschikbaar. Die voorwaarde wordt nergens vastgelegd. Moet niet vastgelegd worden dat de raad een document heeft dat de accountant akkoord is? Wethouder De Jonge begrijpt het punt, maar misschien is het niet handig dit vast te leggen. De stukken moeten er zijn. De praktijk heeft geleerd dat er praktisch mee omgegaan moet worden. Als het vast gelegd wordt dan wordt de manoeuvreerruimte nul. Maken we het ons zelf dan niet te moeilijk? De voorzitter stelt voor dit op te nemen in het overdrachtsdocument voor de nieuwe auditcommissie. Dhr. Portier wil graag een nadere toelichting over het nut en noodzaak van de beoogde manoeuvreerruimte volgens de wethouder. Wethouder De Jonge zegt dat als de besluitvorming in de raad moet wachten op een getekend document van de accountant de raad misschien terug moet komen van zomerreces. De deadline voor het inleveren van de jaarrekening bij de toezichthouder is namelijk 15 juli. Materieel is de informatie wel beschikbaar bij de raad. Dhr. Van Heek begrijpt de oproep voor wat manoeuvreerruimte en de verantwoordelijkheid van de auditcommissie in deze.

De auditcommissie weet waarom de accountantsverklaring later getekend is. De raad moet dan van de auditcommissie aannemen dat het goed zit, dat vertrouwen moet er zijn.