Tips voor online vergaderen Vlissingen

Tips voor online vergaderen Naast de specifiek afspraken met betrekking tot de digitale vergaderingen geven wij u ook enkele tips om de vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen. Goede verbinding Online vergaderen begint met een goede internetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoort dit al snel de hele vergadering. Het beeld en geluid kunnen haperen. 3G- en 4G-netwerken of sterke wifi zijn dus een must. Kies een rustige vergaderplek Zoek een plaats waar u ongestoord kunt vergaderen. Zet het geluid van uw telefoon uit. Online vergaderen vraagt veel aandacht en afleiding helpt dan niet. Hard- en software Gebruik als het mogelijk is verschillende apparatuur voor uw beeldverbinding voor Teams en voor uw vergaderstukken Notubox. Beide zijn beschikbaar op iPad maar ook op een laptop, pc of telefoon. U hoeft dan niet op een apparaat af te wisselen tussen de verschillende programma’s/apps. Gebruik uw gemeenteraad account en niet uw werk- of privé account. Zo is uw identiteit beter te verifiëren, wordt voorkomen dat geheime informatie in verkeerde handen valt en is het risico op inlogproblemen het kleinst. Goed geluid - Gebruik een headset Een headset pikt veel minder omgevingsgeluid op en zorgt voor minder echo van de kamer waarin u werkt en bijvoorbeeld geluid van huisgenoten, klokken, etc.

Wanneer u niet aan het woord bent moet u uw microfoon dempen. Dit verbetert de audiokwaliteit met meerdere mensen sterk. Het achtergrondgeluid uit uw kamer is zo niet te horen. Goed beeld - Camera op ooghoogte Plaats de camera als het lukt op ooghoogte, dat kijkt het prettigst en geeft een rustig beeld voor anderen. Kijk in de camera als u spreekt. Zorg dat er voldoende licht valt op uw gezicht. Ga bij voorkeur met uw gezicht naar een raam toe zitten (overdag), of zet een lamp hoog achter uw scherm neer, dan bent u het beste zichtbaar. Ga als het even mogelijk is ook voor een effen achtergrond zitten. Als u Teams via een laptop of vast computer gebruikt kunt u de achtergrond vervagen, waardoor het beeld rustiger wordt. Op de iPad kan dat helaas niet. Kies voor kleding die niet teveel afleidt. En blijf zitten. Voor de voorzitter is het vervelend om niet te weten of u nog actief deelneemt aan de vergadering en voor voorzitters en deelnemers zorgen in en uit beeld gaande deelnemers voor een onrustige vergadering.