Spelregels voor online vergaderen Vlissingen

Aanvulling op de reglementen van orde voor de commissie- en raadsvergadering Vlissingen 2021 Aanvullend op de bestaande reglementen van orde zijn enkele afspraken nodig nu in de gemeente Vlissingen online vergaderd gaat worden. Algemeen 1.

2. 3.

De agendacommissie, het presidium, de commissies Algemeen & Sociaal en Ruimte, de gemeenteraad, de werkgeverscommissie, de auditcommissie en de overige vergaderingen zijn tot nader order digitaal. Elke vergadering van het presidium komt de vorm van vergaderen gedurende de Corona crisis in het bijzonder gedurende de periode waarin de spoedwet van kracht is aan de orde. De gemeente Vlissingen maakt daarvoor gebruik van Microsoft Teams. De openbare digitale vergaderingen van commissies en de gemeenteraad in Microsoft Teams worden live ge-audiostreamd op https://vlissingen.raadsinformatie.nl/

Voorafgaand aan de digitale vergadering 4. Iedere fractie geeft voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door welke raadsleden in ieder geval in de eerste termijn het woord willen voeren over een agendapunt. Bij aanvang van een digitale vergadering 5. Voordat de digitale vergadering begint, stelt de voorzitter samen met de griffier vast welke commissieen raadsleden aanwezig zijn en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. 6. 7. 8. 9.

Leden1 zijn (en blijven) zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kunnen vaststellen. Van leden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt gevraagd dat verzuim te herstellen. Doen zij dat niet dan worden zij uit de digitale vergadering verwijderd. De digitale vergadering kan alleen door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden deelneemt aan de online vergadering. Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van zichzelf, uit.

Insprekers 10. Voor het inspreken wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om gedurende dat deel van de agenda dat hiervoor is gereserveerd deel te nemen aan de digitale vergadering. Insprekers kunnen met eigen apparatuur in Microsoft Teams worden toegevoegd aan de vergadering. Het is ook mogelijk om schriftelijk in te spreken. De schriftelijke inspreekreactie wordt dan bij de vergaderstukken geplaatst. Moties en amendementen 11. Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd. 12. Indien moties en amendementen tijdens de vergadering worden ingediend, stuurt de indiener de motie of het amendement met behulp van e-mail naar griffie@vlissingen.nl. Deze wordt in de vergaderapplicatie geplaatst. Indien nodig wordt een leespauze ingelast voor de raadsleden. Spreekregels 13. De voorzitter geeft het woord aan het lid (de leden) waarvan is aangegeven dat zij bij het betreffende agendapunt het woord zullen voeren. De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter.

1 Leden wordt gebruikt voor zowel commissie als raadsleden ten aanzien van commissievergaderingen. Bij

raadsvergaderingen zijn de leden uitsluitend raadsleden.

14. De leden laten elkaar uitspreken. Indien een deelnemer het woord wenst, maakt hij dat kenbaar door een virtueel handje op te steken. Pas als hij het woord krijgt schakelt hij de microfoon in. 15. De chatfunctie wordt niet gebruikt omdat de informatie daarin niet live ge-audiostreamd kan worden op https://vlissingen.raadsinformatie.nl/ Schorsing van de vergadering 16. Tijdens de schorsing worden alle microfoons en het videobeeld uitgezet. 17. Gedurende de schorsing blijven de leden wel digitaal aanwezig, doch niet zichtbaar, in de raadsvergadering. Leden kunnen met behulp van bijvoorbeeld de telefoon met anderen overleggen. 18. Aan het einde van de schorsing stelt de voorzitter vast dat minimaal het quorum voor de digitale vergadering aanwezig is zodat de vergadering heropend kan worden. Besluitvorming gemeenteraad 19. De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), stemming wordt gevraagd. a. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door dit mondeling te melden bij de voorzitter. b. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen. 20. Indien een raadslid een stemverklaring (kort en zakelijk) wenst af te leggen, inventariseert de voorzitter na die stemverklaring opnieuw of er behoefte is aan stemming. a.

Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door dit mondeling te melden bij de voorzitter. b. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht het voorstel unaniem te zijn aangenomen. 21. Indien door 1 of meerdere raadsleden om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een online vergadering door de raadsleden plaats door het symbool handje opsteken. De voorzitter doet twee ronden, een ronde voor de voorstemmers, een ronde voor de tegenstemmers. Na afloop van de twee rondes noemt de voorzitter de namen van de raadsleden op die voor gestemd hebben. Daarna noemt de voorzitter de namen op van de tegenstemmers. Ter afronding vraagt hij of de weergave juist is geweest. 22. Voor aanvang de stemming wordt het dictum door de voorzitter voorgelezen. Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter (of griffier) de leden van de raad op volgorde van de reguliere zitplaats in de raadzaal bij hun naam. 23. Het raadslid introduceert zich door te zeggen “voorzitter”, daardoor komt het raadslid in beeld en kan mondeling zijn stem kenbaar maken door voor of tegen uit te spreken. 24. De voorzitter (of griffier) gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de aard van de stem van het raadslid.

Storing bij verbinding 25. Techniek kan falen. Het lid kan via telefoon of Whatsapp aan de griffier aangeven dat hij/zij offline is. Er kan in zo’n geval overwogen worden de vergadering kort te schorsen en betrokkene de kans te geven de verbinding te herstellen. Indien het technisch mankement wordt veroorzaakt door een fout in het door de raad gebruikte systeem, kan de vergadering geen doorgang meer vinden tot de fout is hersteld. 26. Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid. 27. Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten. 28. Indien de voorzitter (of griffier), ook ná technische ondersteuning, de wilsuitdrukking van een raadslid niet heeft kunnen vaststellen, wordt dit raadslid geacht niet deel te hebben genomen aan de stemming.