Rvs Maritiem evenement 2024 Stichting Sail de Ruyter

Registratiekenmerk: 2404918 / 2412279 Onderwerp: Maritiem evenement 2024 Stichting Sail de Ruyter

De raad besluit: 1. om € 75.000 te onttrekken uit de bestemmingsreserve Maritiem e/o cultuur historische evenementen voor het maritiem evenement van Stichting Sail de Ruyter van 30 mei tot en met 3 juni 2024; 2. de programmabegroting 2024 te wijzigen overeenkomstig bijgevoegde begrotingswijziging; 3. dit voorstel onder voorbehoud van goedkeuring door de Artikel 12 inspecteur en instemming van de provincie Zeeland als toezichthouder aan te nemen. Samenvatting De raad besluit om uit de bestemmingsreserve Maritiem e/o cultuur historische evenementen’ €75.000 aan het college ter beschikking te stellen ten behoeve van een subsidie welke door het college verstrekt wordt aan de Stichting Sail de Ruyter. De subsidie wordt ingezet voor een maritiem evenement van 30 mei tot en met 2 juni 2024. Daarnaast besluit de raad om de programmabegroting 2024 te wijzigen overeenkomstig bijgevoegde begrotingswijziging en dit onder voorbehoud van goedkeuring door de Artikel 12 inspecteur en instemming van de provincie Zeeland als toezichthouder aan te nemen. Inleiding Op 7 november 2019 heeft de raad ingestemd met de vorming van een bestemmingsreserve maritiem en/of cultuur historische evenementen/ activiteiten en deze jaarlijks te voeden met € 25.000 vanuit structurele middelen. Vanuit het huidige coalitieakkoord heeft het college hier jaarlijks een bedrag van € 75.000 aan toegevoegd.

Het is de bevoegdheid van de raad om gelden uit deze reserve vrij te geven. In december 2022 vond een gesprek plaats tussen het college en twee bestuursleden van Stichting Sail de Ruyter Zeeland. Hierin passeerden diverse maritieme onderwerpen uit het verleden en mogelijkheden voor de toekomst de revue. Er zijn toen geen concrete vervolgafspraken gemaakt. In september 2023 is er een bestuurlijk gesprek gevoerd over het voornemen tot het organiseren van een maritiem evenement in 2024. In de tussentijd is er behoudens een mail aan de wethouder geen subsidieaanvraag of -verzoek ingediend. Stichting Sail de Ruyter Zeeland heeft in november 2023 een verzoek ingediend voor een subsidie om een maritiem evenement in de Vlissingse haven te realiseren. De gevraagde financiële bijdrage vormde een substantieel deel van de begroting voor het evenement. Het evenement moet plaatsvinden van donderdag 30 mei tot en met 2 juni 2024. Op basis van de aanvraag is het evenement geclassificeerd als C-evenement. Het college heeft op 16 januari 2024 (Djumanr. 2374659) bij het vaststellen van de conceptevenementenkalender 2024 besloten dat er in die periode geen ruimte is voor een C-evenement naast Bevrijdingsfestival Zeeland op 5 mei 2024.

Er is vervolgens een gesprek geweest met Stichting Sail de Ruyter Zeeland, waarin is aangegeven dat het evenement minder groots moet worden georganiseerd wil het doorgang kunnen vinden. Op basis van dit gesprek heeft de Stichting Sail de Ruyter op 23 januari 2024 een nieuwe aanvraag ingediend. De begroting voor het evenement is verlaagd en gaat (met uitzondering van een post onvoorzien) uit van volledige financiering middels een gemeentelijke subsidie. De huidige aanvraag wordt vanuit de risicoanalyse geclassificeerd als B-evenement.

Auteur: J Huysse Telefoonnummer: +31118729622

Registratienummer nota: 2404918 / 2412279

Het bedrag moet echter uit de bestemmingsreserve maritiem en/of cultuur historische evenementen/ activiteiten worden vrijgegeven door de gemeenteraad. Als de reguliere procedure wordt gevolgd, is de eerste mogelijkheid daarvoor de besluitenraad van 18 april 2024. Dit is in een bestuurlijk overleg aan de Stichting uitgelegd. Door dit tijdsframe en omdat dit de enige financieringsbron is voor het evenement, heeft de organisatie aangegeven om het evenement niet te kunnen organiseren. In hetzelfde overleg heeft de gemeente voorgesteld om het evenement later in het jaar te organiseren of door te schuiven naar volgend jaar. Dit bleek voor de organisatie geen optie te zijn. Inmiddels is er een extra raadsvergadering gepland op 19 februari 2024. De beschikbare fondsen voor evenementen in Vlissingen zijn schaarse (publieke) middelen waarbij goed gekeken moet worden naar de hoogte van de subsidie in relatie tot overige financiering van het evenement en wat een evenement oplevert voor de stad, haar inwoners en bezoekers. In lijn met de evenementenvisie en het DNA van Vlissingen zien wij absoluut meerwaarde in een of meerdere maritieme evenementen waarvoor meerjarige plannen gewenst zijn. Wat willen we bereiken? We willen een maritiem evenement van 30 mei tot en met 2 juni 2024.

We willen (maritieme) evenementen in Vlissingen welke aansluiten bij de doelstellingen uit de strategische visie. Het uitgangspunt bij het subsidiëren van evenementen is zelfstandigheid en zelfredzaamheid (Evenementenvisie 2030). De gemeente streeft naar een stabiel evenementenklimaat, waarbij evenementen in hun voortbestaan niet volledig afhankelijk zijn van gemeentelijke (eventueel meerjarige) ondersteuning. Relatie met uitvoering strategische visie Vlissingen 2040 ‘Blik op de toekomst’ Vlissingen is een bruisende evenementenstad en wordt de evenementenstad van Zeeland. In lijn met de strategische- en evenementenvisie en het DNA van Vlissingen zien wij absoluut meerwaarde in een of meerdere maritieme evenementen. Maritieme evenementen behoren bij het dna van Vlissingen. Wat gaan we ervoor doen? We gaan € 75.000 vrijmaken uit de bestemmingsreserve Maritiem e/o cultuur historische evenementen ten behoeve van een subsidie te verlenen aan Stichting Sail de Ruyter. Dit is gelijk aan het bedrag dat in 2022 beschikbaar is gesteld. De kosten van een (mini) sail zijn relatief hoog. Reden dat hiervoor bij de vaststelling van het coalitieakkoord is besloten hiervoor extra middelen te reserveren. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? De organisatie vraagt een subsidie aan van bijna 100% van de voorgelegde begroting waarin geen andere financieringen zijn opgenomen.

Dit staat niet in verhouding met alle andere subsidies welke voor evenementen in Vlissingen verstrekt worden. In de begroting heeft de stichting veel pm posten opgenomen voor externe financieringsbronnen. Wij vinden dat de stichting hier ook een eigen verantwoordelijkheid heeft. De beschikbare fondsen voor evenementen in Vlissingen zijn schaarse middelen waarbij goed gekeken moet worden naar de hoogte van de subsidie en hetgeen een evenement oplevert voor de stad, haar inwoners en bezoekers. De verhouding subsidie vs totale begroting bedraagt bijna 90%. In vergelijking met beeldbepalende evenementen als Film by the Sea (<10% van de begroting) en Bevrijdingsfestival Zeeland (ca. 20% van de begroting) is dit veel hoger. In de huidige subsidieregels is overigens geen maximale bijdrage of percentage benoemd.

Blad 2 behorend bij 2404918 / 2412279

Naar aanleiding van Sail Vlissingen 2013 lijken de verwachtingen rondom maritieme evenementen in Vlissingen zich al snel toe te spitsen op een sail event. Een sail staat ook genoemd als optie bij de reservering van budget voor maritieme evenementen. Een korte rondgang langs de steden waar een serieuze sail wordt georganiseerd, leert dat de benodigde budgetten inmiddels in de vele miljoenen lopen. Dit betekent dat een maritiem evenement in Vlissingen afhankelijk is van de toevallige voorbijgang van schepen die voor sails elders zijn geboekt en onderweg Vlissingen kunnen en willen aandoen. Verder is het lastig om naast de Albionkade meerdere ligplaatsen aan te bieden. Deze zijn simpelweg niet beschikbaar omdat er bijvoorbeeld geen bolders staan op de Houtkade. Ook zal de Koningskade onderwerp van gesprek worden maar deze kade is niet veilig voor toeschouwers en ook niet voor schepen om aan te meren (kade is buiten gebruik vanwege de slechte staat, de kade is van de provincie). Voor 2024 is dit evenement momenteel het enige grotere maritieme evenement op de kalender. Het is belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken met de Stichting Sail de Ruyter. Afspraken over hoever de verantwoordelijkheden van de organisator en de gemeente strekken en over financiën zullen vooraf worden gemaakt. Een belangrijk aandachtspunt is het vergunningsproces.

Op 21 maart dient de vergunningaanvraag volledig te zijn ingediend en 18 april moet de vergunning door de burgemeester verleend worden. Er is dus slechts één maand voor het op orde brengen van de vergunningaanvraag door de organisatie. Hoewel de organisatie aangeeft alle plannen klaar te hebben zullen de hulpdiensten en de gemeente zich hierover moeten buigen. De beschikbare capaciteit bij alle diensten blijft ook bij dit evenement een belangrijke factor. Artikel 12 De bijdrage aan Vlissingen Maritiem 2024 van € 75.000 onttrekken we aan de reserve ‘Maritiem e/o cultuur historische evenementen’. Dit voorstel is daarom onder voorbehoud van goedkeuring door de artikel 12 inspecteur en instemming van de Provincie Zeeland als toezichthouder. Wat mag het kosten? €75.000 wordt toegevoegd aan de begroting, budget Evenementen Wat is de dekking? Voorgesteld wordt een bedrag van € 75.000 te onttrekken uit de bestemmingsreserve Maritiem e/o cultuur historische evenementen. Voor Maritieme evenementen wordt een bedrag van € 75.000 ten gunste van het budget Evenementenfonds overeenkomstig bijgevoegde begrotingswijziging toegevoegd. Vanuit het budget Evenementenfonds wordt de subsidie van € 75.000 verstrekt. Na de onttrekking van € 75.000 uit de bestemmingsreserve Maritiem e/o cultuur historische evenementen is de stand van deze reserve € 125.000.

Wat en hoe gaan we communiceren? Is publicatie in het gemeenteblad en/of opname in de decentrale regelingenbank vereist? Na een positief besluit van de gemeenteraad verstuurt het college de subsidiebeschikking aan Stichting Sail de Ruyter Zeeland. De portefeuillehouder licht dit besluit desgevraagd toe aan de pers. Bijlage(n) Aanvraag Stichting Sail de Ruyter (Djumanr.:2405120) Begrotingswijziging Raad 2024 4e wijziging (Djumanr.:2412685) Vertrouwelijkheid Intern

Blad 3 behorend bij 2404918 / 2412279