RIB Zienswijze ontwerpregeling Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief

Gemeenteraad Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2284906 / 2403944

9 februari 2024 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

B Francke

Paul Krugerstraat 1

+31118487480

ONDERWERP

Zienswijze ontwerpregeling Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief

Geachte gemeenteraad, Op 20 oktober 2023 heeft u van het college van B&W een informerende brief (doc.nr. 2343401), inclusief memo (doc.nr. 2344748) ontvangen over de verkenning van Zeeuwse overheden tot toetreding tot de GR Zeeuws Archief. Inmiddels is de verkenning afgerond, met als uitkomst de ontwerpregeling GR Zeeuws Archief (doc.nr. 2403506). Met deze brief nemen wij u mee in het vervolgtraject, waarmee wij u in de gelegenheid stellen, binnen 8 weken na ontvangst, een zienswijze op de ontwerpregeling GR Zeeuws Archief naar voren te brengen. Indien u er voor kiest geen zienswijze naar voren te brengen, dan vernemen wij dit graag. Zienswijzeprocedure De GR Zeeuws Archief is een zogenoemde college-regeling. Dit houdt in dat er alleen college-bevoegdheden overgedragen worden aan de GR (artikel 4 ontwerpregeling). Vóórdat overeenkomstig artikel 73 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) u gevraagd wordt om toestemming te verlenen voor het toetreden tot de regeling, stellen wij u eerst in de gelegenheid een zienswijze in te dienen over de ontwerpregeling (op grond van artikel 73 lid 2 en 3 Wgr) binnen de wettelijke termijn van acht weken na ontvangst van deze brief. U treft de ontwerpregeling aan in de bijlage (doc.nr. 2403506). Wij wijzen u daarbij op het volgende. U kunt afzien van het indienen van een zienswijze.

Wanneer de gemeenteraad echter van oordeel is dat de bezwaren tegen de samenwerking overwegend zijn, dan is het van belang om dat in de zienswijzeprocedure kenbaar te maken. Als immers naar het oordeel van de gemeenteraad onvoldoende is gedaan met een uitgebrachte zienswijze of onvoldoende is uitgelegd waarom een zienswijze geheel of deels niet is overgenomen, kan te zijner tijd toestemming worden onthouden wegens strijd met het algemeen belang. Aanleiding voor de verkenning De minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft in 2018 aangekondigd per 1 januari 2025 uit de gemeenschappelijke regelingen (GR) van alle Regionale Historische Centra (RHC’s) in Nederland te treden. Binnen Zeeland fungeert het Zeeuws Archief als

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

RHC. Door uittreding van het Rijk uit de GR, zou een GR overblijven met alleen de gemeenten Middelburg en Veere als deelnemers. Omdat een GR met twee partijen als te smalle basis wordt beschouwd, heeft het Zeeuws Archief een verkenning uitgevoerd naar toetreding tot de GR. De volgende overheden hebben, tijdens oriënterende gesprekken, aangegeven toe te willen treden tot de GR Zeeuws Archief: Provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen, gemeenten Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen. Deze partijen nemen op dit moment diensten af van de GR Zeeuws Archief op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Belang van toetreding tot GR Zeeuws Archief In de Archiefwet is het belang van overheidsdocumenten vastgelegd ten aanzien van de uitvoering van de publieke taken, voor het afleggen van verantwoording en voor het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed. Daarvoor zijn robuuste organisaties nodig die in staat zijn de digitale en analoge overheidsdocumenten duurzaam toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen. In het voortraject is door het bestuur van het Zeeuws Archief onderzocht of mogelijk andere juridische vormen dan een GR mogelijk of gewenst zijn. Dat is gezien het publiekrechtelijke karakter van de wettelijke taak niet het geval. Een overheids-BV of een Stichting zijn privaatrechtelijke instrumenten en komen daardoor niet in aanmerking.

Mede door dit gegeven is gekozen voor een wijziging van de bestaande GR. Op dit moment vindt op basis van de DVO alleen overleg met het Zeeuws Archief plaats. Het risico van alleen deelname via een DVO, is dat de continuïteit van de dienstverlening niet is gewaarborgd. Door in de GR toe te treden is het mogelijk om invloed uit te oefenen. De regelende bevoegdheid voor het college (Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020) en de verordende bevoegdheid voor de gemeenteraad (Archiefverordening Vlissingen 2020) blijven bij toetreding tot de GR bij de gemeente. Bovendien draagt deelname positief bij aan uniformiteit, kennisdeling en een efficiënte, gespecialiseerde en deskundige uitvoering van de archieftaken. De uitbreiding van de GR Zeeuws Archief, is dan ook een belangrijke stap voorwaarts in een gezamenlijk Zeeuws informatiebeleid. Dit draagt bij aan de kwaliteitsontwikkeling in archiefverantwoordelijkheid van overheden.

Toelichting op de ontwerpregeling De ontwerpregeling is geschreven door een ambtelijke werkgroep waarin archiefinhoudelijke-, financiële en juridische adviseurs van de verkennende partijen en het Zeeuws Archief vertegenwoordigd waren. Het ontwerp is voorgelegd aan de werkgroep Verbonden Partijen van de Vereniging Zeeuws Gemeenten en aan een externe jurist. Hun input en commentaar is verwerkt in het voorliggende ontwerp. De belangrijkste elementen zijn: • Doelen (artikel 3) en over te dragen taken (artikel 4); • Per deelnemer één vertegenwoordiger in het algemeen bestuur (artikel 5); • Versterkt stemrecht voor deelnemers naar rato van de deelnemersbijdrage op het totaal van de deelnemersbijdragen. Voor de gemeente komt dit neer op een stemrecht van twee stemmen (artikel 6 lid 1); • Verplichting van de deelnemers om ervoor zorg te dragen dat de archiefdienst te allen tijd beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen (art. 16 lid 4). Hierbij wordt opgemerkt dat sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in 2000 geen sprake is geweest van een situatie, waarin de deelnemers extra kapitaalstortingen moesten doen bovenop de reguliere deelnemersbijdragen.

Blad 2 behorend bij 2284906 / 2403944

• • •

De indexeringsmethodiek die van toepassing is op de deelnemersbijdragen (art. 16 lid 5); Norm voor reservevorming: de algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan 5% van de totale bijdragen in dat jaar van deelnemers en andere overheidsinstellingen (art. 22 lid 3); De bepalingen omtrent toetreding, uittreding, wijziging en opheffing van de regeling zijn gebaseerd op de modelbepalingen van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten.

Wat betreft het vierde punt moet worden opgemerkt dat sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in 2000 geen sprake is geweest van een situatie, waarin de deelnemers extra kapitaalstortingen moesten doen bovenop de reguliere deelnemersbijdragen. Juridische relatie en financiering OCW en RHC's in de Archiefwet 2021 De daadwerkelijke uittreding van OCW uit de GR kan pas plaatsvinden op het moment dat de nieuwe Archiefwet 2021 in werking is getreden. In de Archiefwet 2021 wordt de nieuwe juridische relatie van OCW met de RHC’s, evenals de financiële zekerheid, vastgelegd. De Archiefwet 2021 is (ten tijde van schrijven) nog niet aangenomen door de Tweede- en Eerste Kamer. De wet is weliswaar niet-controversieel verklaard, maar op dit moment is vanwege de demissionaire status van het kabinet nog geen zicht op de behandeling van de wet in de Tweede Kamer. De mogelijkheid bestaat dus dat de beoogde datum van inwerkingtreding per 1 januari 2025 opschuift. In dat geval gaat het Zeeuws Archief in gesprek met de verkennende partijen om de mogelijkheden te bespreken. Hierbij is een GRtekst, waarin het Rijk ook nog deelnemer is, een mogelijkheid. De minister blijft, ondanks de uittreding, wettelijk verantwoordelijk voor de analoge rijksarchieven in de provincies.

De financiering van de analoge rijksarchieven bij de RHC’s blijft gelijk aan de huidige bekostiging en zal in de vorm van een specifieke uitkering, aan de RHC’s plaatsvinden (artikel 3.2 Archiefwet 2021). Bestuursconvenant OCW en RHC's De besturen van de RHC's hebben aangedrongen op een bestuurlijk convenant met de staatssecretaris van OCW (doc.nr. 2403503 en 2403505). Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft voor een langdurige samenwerking en bekostiging van de RHC's op lange termijn. Het convenant benadrukt de continuatie van de verantwoordelijkheid van de rijksoverheid voor rijksarchieven in provincies, die sinds 1890 van groot belang is voor cultureel erfgoed en informatiehuishouding. De regionale aanwezigheid en beschikbaarheid van deze archieven wordt door het ministerie onderschreven. Vervolgtraject Na afronding van de zienswijzeprocedures bij de (potentiële) deelnemers, wordt beoordeeld of aanpassing van de ontwerpregeling nodig is. Vervolgens wordt de (eventueel aangepaste) regeling omgezet in een definitieve regeling, welke wij vervolgens samen met een voorgenomen besluit over toetreding aan de gemeenteraad voorleggen voor het verkrijgen van de wettelijk vereiste toestemming van de gemeenteraad. Beoogd wordt om het besluitvormingsproces bij de deelnemers medio juli 2024 te hebben afgerond.

Blad 3 behorend bij 2284906 / 2403944

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Bijlagen: • Ontwerpregeling GR Zeeuws Archief (doc.nr. 2403506); • Bestuursconvenant OCW-RHC (doc.nr. 2403503); • Side letter OCW-RHC's (doc.nr. 2403505); • Nota ter toelichting op het bestuursconvenant (doc.nr. 2403504); • Het financieel bijdrage-overzicht GR Zeeuws Archief (doc.nr. 2403568).

Blad 4 behorend bij 2284906 / 2403944