RIB Zeeuws Archief

Gemeenteraad Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2284906 / 2670045

23 mei 2025 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

B Francke

Paul Krugerstraat 1

+31118487480

ONDERWERP

Zienswijzeprocedure ontwerpregelingen toetreding Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief 2026 en Zeeuws Archief 2027

Geachte raad, Het college van B&W heeft in 2024 (doc.nr. 2403944) aan u gevraagd om een zienswijze op de aansluiting bij de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief. Hierin werd aangegeven dat het beoogd was om het besluitvormingsproces medio juli 2024 af te ronden. In juni 2024 heeft wethouder Boonman in de commissievergadering melding gemaakt van de vertraging van het voorstel voor toetreding tot de GR Zeeuws Archief in verband met uitstel van de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Op 3 april 2025 bent u geïnformeerd (doc.nr. 2284906) over de ontwikkelingen en de beoogde inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Naast de gesprekken met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) vanwege het meermaals uitstellen van de behandeling van de nieuwe Archiefwet is, zoals in de raadsinformatiebrief van 3 april (doc.nr. 2611738), aangegeven dat de werkgroep de mogelijkheid heeft onderzocht om toe te treden tot de GR Zeeuws Archief voordat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. De reden hiervoor is dat de gemeenten het besluitvormingstraject graag voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 willen afronden. Tijdens het bestuurlijk overleg van 8 mei 2025 met wethouder Boonman en de bestuurders van de andere potentiële deelnemers is afgesproken om het bestuurlijke besluitvormingsproces te starten.

Zienswijzeprocedure Aangezien bij toetreding binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over de GR Zeeuws Archief zouden plaatsvinden, is in samenspraak met de andere potentiële deelnemers besloten om beide besluitvormingstrajecten via één procedure (welke bestaat uit twee stappen: zienswijze en toestemming) aan u voor te leggen. Er vindt dus besluitvorming plaats over twee regelingen:

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

- GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671745): Deze is gebaseerd op de huidige Archiefwet 1995, waarbij nieuwe deelnemers, waaronder het college van B&W van Vlissingen, toetreden tot de GR waarin ook OCW nog deelneemt. Dit betreft een overgangsregeling voor de periode van 1 januari 2026 tot 1 januari 2027. Zodra de nieuwe Archiefwet in werking is getreden, treedt de minister van OCW uit de regeling. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie. - GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671744): Deze gaat uit van de nieuwe Archiefwet, waarbij de minister van OCW is uitgetreden en de andere partners deelnemer blijven. Dit is de in maart 2024 (doc.nr. 2403944) ingebrachte GR-tekst in de zienswijze procedure bij u met een aantal aanpassingen. Deze gaat in per 1 januari 2027 en betreft de eindversie. De verschillen tussen beide teksten worden separaat aan u voorgelegd (doc.nrs. 2671743 en 2671747) en bestaan uitsluitend uit de al dan niet aanwezigheid van OCW (en daarmee tevens de artikelen die daarmee samenhangen) en uit de verandering in terminologie behorend bij de nieuwe Archiefwet. De GR Zeeuws Archief is een zogenoemde college-regeling. Dit houdt in dat er alleen college-bevoegdheden overgedragen worden aan de GR (artikel 4 ontwerpregeling).

Vóórdat overeenkomstig artikel 73 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) u gevraagd wordt om toestemming te verlenen voor het toetreden tot de regeling, stellen wij u voor om een positieve zienswijze in te dienen over de ontwerpregeling (op grond van artikel 73 lid 2 en 3 Wgr) binnen de wettelijke termijn van acht weken na ontvangst van deze brief. U treft de ontwerpregelingen aan in de bijlage (doc.nrs. 2671745 en 2671744). Wij wijzen u daarbij op het volgende. U kunt afzien van het indienen van een zienswijze. Wanneer de gemeenteraad echter van oordeel is dat de bezwaren tegen de samenwerking overwegend zijn, dan is het van belang om dat in de zienswijzeprocedure kenbaar te maken. Als immers naar het oordeel van de gemeenteraad onvoldoende is gedaan met een uitgebrachte zienswijze of onvoldoende is uitgelegd waarom een zienswijze geheel of deels niet is overgenomen, kan te zijner tijd toestemming worden onthouden wegens strijd met het algemeen belang.

Belang van toetreding tot GR Zeeuws Archief

Blad 2 behorend bij 2284906 / 2670045

In de Archiefwet is het belang van overheidsdocumenten vastgelegd ten aanzien van de uitvoering van de publieke taken, voor het afleggen van verantwoording en voor het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed. Daarvoor zijn robuuste organisaties nodig die in staat zijn de digitale en analoge overheidsdocumenten duurzaam toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen. Om dit te realiseren is een verbreding van de GR Zeeuws Archief nodig met partners die zowel hun analoge als hun digitale archieven bij het Zeeuws Archief en het Zeeuws e-Depot hebben ondergebracht. Op dit moment vindt op basis van de DVO alleen overleg met het Zeeuws Archief plaats. Door in de GR toe te treden is het mogelijk om invloed uit te oefenen. De regelende bevoegdheid voor het college (Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020) en de verordende bevoegdheid voor de raad (Archiefverordening Vlissingen 2020) blijven bij toetreding tot de GR bij de gemeente. Bovendien draagt deelname positief bij aan uniformiteit, kennisdeling en een efficiënte, gespecialiseerde en deskundige uitvoering van de archieftaken. De uitbreiding van de GR Zeeuws Archief, is dan ook een belangrijke stap voorwaarts in een gezamenlijk Zeeuws informatiebeleid. Dit draagt bij aan de kwaliteitsontwikkeling in archiefverantwoordelijkheid van overheden.

Juridische relatie, financiering en bestuursconvenant OCW en Regionaal Historische Centra's (RHC's) De juridische relatie, financiering en bestuursconvenant tussen OCW en de RHC's (doc.nrs. 2409139 en 2409140) zijn eerder in de Raadsinformatiebrief van 9 februari 2024 met u gedeeld. Het financieel bijdragenoverzicht bij toetreding tot de GR is te vinden in (doc.nrs. 2671774 en 2671773). Het gelijktijdig voorleggen van een voorstel tot toetreding en een daaropvolgende wijziging van dezelfde regeling aan u is juridisch getoetst en als aanvaardbaar beoordeeld. Deze werkwijze is afgestemd met en bevestigd door de juristen van OCW en juridisch bureau Boels Zanders. Vervolgtraject Na afronding van de zienswijzeprocedures bij de (potentiële) deelnemers, wordt beoordeeld of aanpassing van de ontwerpregeling nodig is. Vervolgens worden de (eventueel aangepaste) regelingen omgezet in definitieve regelingen, welke wij beide vervolgens samen met een voorgenomen besluit over toetreding aan u voorleggen voor het verkrijgen van de wettelijk vereiste toestemming. Beoogd wordt om het besluitvormingsproces bij de deelnemers medio november 2025 te hebben afgerond. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

Blad 3 behorend bij 2284906 / 2670045

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Bijlagen: - Ontwerpregeling GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671745) - Ontwerpregeling GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671744) - Wijzigingsregeling GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671743) - Wijzigingsregeling GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671747) - Financieel bijdrageoverzicht GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671774) - Financieel bijdrageoverzicht GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671773) - Bestuursconvenant OCW en RHC's (doc.nr. 2409139) - Side Letter bij Bestuursconvenant (doc.nr. 2409140)

Blad 4 behorend bij 2284906 / 2670045