RIB Werkwijze Rekenkamer Vlissingen bijlage

Rekenkamer Vlissingen T.a.v. de heer ir. S.M. Hoven hoven@Rekenkamerkvm.nl

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2156377 / 2209676

15 november 2022

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

BIJLAGEN

M Jongejan

Paul Krugerstraat 1

+31118487082

-

ONDERWERP

Wederhoorreactie op rapport Burgerparticipatie Geachte heer Hoven, Hartelijk dank voor het toesturen van het conceptrapport ‘Vlissingen samen meer participatie - Uitvoering van burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Vlissingen’. In deze brief verwoorden wij onze bestuurlijke wederhoorreactie. Wij betreuren het proces dat u als Rekenkamer doorloopt. Onze gemeentesecretaris/ algemeen directeur heeft de voorzitter van de Rekenkamer voor een gesprek uitgenodigd op 17 oktober jl., waarin u bent gewezen op feitelijke onjuistheden en omissies in het conceptrapport. Na afloop is u een overzicht hiervan toegestuurd. Helaas hebben wij moeten constateren dat het concept-rapport niet is gecorrigeerd. Wij geven daarom nogmaals de feitelijke onjuistheden en omissies aan u terug. Wijkcoördinatie Wij zijn blij met het feit dat de Rekenkamer zich positief heeft uitgesproken over de ambitie, visie en doelstellingen op het gebied van participatie in Vlissingen en dat de enige reden dat we hier niet op het hoogste niveau scoren ligt in het feit dat de beleidskaders nog niet zijn bekrachtigd door de gemeenteraad. De reden hiervoor was de verkiezingen en de tijd die de nieuwe raad nodig heeft om zich in te werken in haar werkzaamheden.

Deze “omissie” zal in januari 2023 zijn opgelost, wanneer de raad het participatiebeleid en de verordening inspraak en participatie zal worden voorgelegd ter besluitvorming. Wel hebben wij enkele inhoudelijke onvolkomenheden in het rapport opgemerkt. Wijkteams zijn gremia waar onze buurgemeente Middelburg mee werkt, maar die wij in Vlissingen niet hanteren. In de gemeente Vlissingen wordt ook samenwerking met inwoners gezocht, maar dit zijn groepen inwoners die vrijwillig hun schouders onder leefbaarheid willen zetten door een wijk- of dorpsplan in samenwerking met de rest van de wijk/dorp te ontwikkelen. Dit kan een wijk- of dorpsraad zijn, maar dat hoeft niet. Vaak zien wij dat uit zo’n initiatief nieuwe groepen ontstaan die meer praktisch aan de leefbaarheid werken op een specifiek thema (zoals verkeer, veiligheid, milieu etc.). Het initiatief voor het maken van een wijkplan of

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

opzetten van een werkgroep komt vanuit de bewoners. Soms ervaren bewoners minder noodzaak tot het verbeteren van de leefbaarheid, of lukt het bewoners om dit soort initiatieven zonder ondersteuning van de gemeente tot stand te brengen. Dit is de reden dat niet in iedere wijk een wijkplan is. Naast deze initiatieven vanuit de samenleving constateren wij zelf, of onze professionele samenwerkingspartners (bijv. de politie of woningbouwvereniging), soms ook knelpunten in de leefbaarheid. Dit is het moment dat de gemeente het initiatief neemt om een wijktafel te organiseren. Deze wijktafel heeft een afgebakend onderwerp en wanneer het knelpunt in de leefbaarheid is opgelost, wordt de wijktafel weer ontbonden. Omgevingsvisie In het rapport komt meerdere keren terug dat de raad voor alle projecten van de gemeente het participatieniveau heeft vastgesteld op raadplegend. Dit is niet juist. Dit heeft de raad alleen gedaan voor de strategische visie en daarmee ook voor de omgevingsvisie (omdat beide participatietrajecten in elkaar overlopen). Voor elk project wordt apart bekeken welk participatieniveau het best passend is. De gemeente onderscheidt verschillende typen projecten. De gemeenteraad is alleen opdrachtgever van majeure projecten en heeft daarin ook zeggenschap over participatie.

De overige projecten voert de gemeente uit onder verantwoordelijkheid van het college of de directie. Overigens spreekt de Rekenkamer in de laatste alinea van de samenvatting over een raadgevende rol van de raad. Ook dit woord is niet passend. De naamswijziging afdeling Communicatie naar afdeling Communicatie en Participatie wordt positief beoordeeld. De gemeente bestaat echter uit teams i.p.v. afdelingen (pagina 16). De strategische visie is niet opgesteld onder begeleiding van bureau Citisens (pagina 17). Citisens heeft enkel een onderzoek gedaan naar onze inwoners en hoe we hen het beste kunnen betrekken bij projecten. Dit onderzoek is gebruikt in de uitwerking van de participatieaanpak. Pagina 19 onderaan: “wijkcoördinatoren zijn deel van het team Communicatie en Participatie. Dit team heeft eenmaal per dag contact (iedereen present)”  dit was tijdens de lockdowns, waarbij er geen fysieke ontmoetingen mogelijk waren en medewerkers niet tijdens hun werkzaamheden automatisch informatie overdroegen. Zodra aanwezigheid op het stadhuis weer mogelijk was, is de frequentie teruggeschroefd naar 3 en later 2x per week. Nu werkt iedereen 50% op kantoor en is er 1x per week een vast overleg waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Pagina 19: informatie over participatie is te vinden via de redirect www.vlissingen.nl/participatie.

Let op! Dit is voor de Omgevingswet! En dus niet voor alle participatie. De meeste projecten hebben een eigen pagina op de website, waarop ook informatie staat over participatie (bijvoorbeeld www.vlissingen.nl/spuikom). Het digitaal participatie platform; Doe Mee Vlissingen (Pagina 20) is in oktober 2022 in gebruik genomen. Pagina 24: via de website van de gemeente hebben burgers toegang tot sites van hun eigen wijk  Het zijn geen aparte websites van de wijken, maar pagina’s op de gemeentelijke websites met gemeentelijke informatie per wijk over projecten, werkzaamheden, bestemmingsplannen en participatie (wijkschouw en wijktafels).  Er staat ook nog een zin over een aantal wijken dat intensief gebruik maakt van deze faciliteiten (incl. laagdrempelige toegang tot de wijkcoördinator), maar wij bieden het niet aan zoals de Rekenkamer het interpreteert. De raadswerkgroep die nu actief is (pagina 25), is alleen aangesteld in het kader van de Omgevingswet. Het lijkt nu of dit een permanente werkgroep is die actief is bij meerdere projecten. De bijeenkomsten van de raadswerkgroep omgevingswet zijn niet voorbereid en

Blad 2 behorend bij 2156377 / 2209676

begeleid noch zijn toelichtingen verzorgd door externe deskundigen. Het traject is verzorgd door medewerkers van de gemeente. Casusstudie Arsenaalvisie ontwikkeling Pagina 26: In paragraaf 4.3.2 beschrijft de Rekenkamer een casusstudie: Arsenaal. De Rekenkamer noemt dit in de eerste zin “wijkvisie Arsenaal”. Het college heeft op 16 juni 2020[1] de opdracht Visie Arsenaalgebied vastgesteld (op pagina 27 staat 11 juni 2020, dat was het DT besluit). Ook het parkeerterrein Stenen Beer is in de opdracht als onderdeel van het visiegebied genoemd. Dit ontbreekt in de opsomming van de Rekenkamer. Pagina 26: De Muur van Altena is eigendom van Waterschap Scheldestromen en wordt in opdracht het waterschap (i.p.v. de provincie) gerestaureerd. Het Arsenaalgebouw heeft nog geen andere invulling gekregen. De aanvraag omgevingsvergunning om een hotel in het Arsenaal te vestigen, is nog in behandeling. Pagina 26 onderaan, “In december 2019 is door de gemeente aangegeven…” waar komt de quote vandaan? Er staat geen bron vermeld. Pagina 27, 3e alinea: college consulteert belanghebbenden m.b.t. vraag over doorgaan visietraject zinvol is nu waterschap dijkonderzoek gaat uitvoeren.

 het college heeft daarbij aangegeven[2] dat zij in januari 2020 op basis van een goede afweging van alle belangen een definitieve knoop doorhakt over het vervolg van het participatieproces voor de visie voor het Arsenaalgebied. En er zal een infobijeenkomst voor de raad worden georganiseerd. Deze aanvulling ontbreekt in het rapport van de Rekenkamer. Pagina 27: hier ontbreekt het collegebesluit[3] n.a.v. de consultatie van de stakeholders over voortzetting van het visietraject i.v.m. dijkonderzoek door het waterschap. In de samenvatting van de collegenota staat “Op 17 december 2019 heeft uw college besloten de stakeholders te raadplegen over de gevolgen van de doorrekening van de waterkeringen voor het participatieproces Visie Arsenaalgebied. De stakeholders zijn van mening dat er op korte termijn gestart moet worden met het visietraject en dat het waterschap nadrukkelijk bij het visieproces betrokken moet worden. Wij adviseren uw college het visietraject verder op te starten en in overleg met het waterschap en de stakeholders te komen tot een logische startdatum voor het traject.” Pagina 27, voetnoot 22: belanghebbenden zijn bewoners, ondernemers en overheidsorganisaties die een belang binnen het gebied hebben.  in bijlage 2 van de collegeopdracht staat “Het proces start met een besloten sessie met de direct belanghebbenden.

Dit zijn de eigenaren van het Arsenaaltheater, Carrousel, Het Arsenaal, Comité Beschermd Stadsgezicht Vlissingen, de eigenaren van de ondernemingen op het De Ruyterplein, het waterschap en de gemeente Vlissingen.” Pagina 27: “deze digitale bijeenkomsten waren geen succes, partijen gaven niet de ruimte om te luisteren”. Het is onduidelijk waar dit vandaan komt, er staat geen bronvermelding in. En het tegenovergestelde is waar. Doordat de overleggen online werden gedaan, was er juist meer tijd om naar elkaar te luisteren. Elk online overleg duurde langer dan gepland, omdat er geluisterd werd naar elkaars standpunten. En er waren meer overleggen nodig dan aanvankelijk was gedacht om de geplande onderwerpen te behandelen. Tijdens elke bijeenkomst werden vorderingen gemaakt. Er is gezamenlijk een virtuele wandeling door het gebied gemaakt, waar sterke en zwakke punten zijn aangedragen door alle stakeholders. Op een groot aantal onderdelen werden gezamenlijke standpunten ontdekt en/of bepaald. Wegens de geldende coronamaatregelen zijn de sessies met de stakeholders langer doorgegaan dan vastgelegd was in het participatieproces. Dit is gebeurd in overeenstemming met de stakeholders. En middels een collegebesluit is het Blad 3 behorend bij 2156377 / 2209676

participatieproces hierop aangepast[4]. Dit ontbreekt in het rapport van de Rekenkamer. Daarin wordt op pagina 28 geconstateerd dat het proces op dit moment nog steeds in stap 1 zit. Dit is niet juist. Pagina 28, voortgang proces: hier wordt opgemerkt dat opvalt dat sinds december 2019 beslissingen zijn genomen die niet in het participatieproces zijn opgenomen, maar wel betekenis hebben voor de visie van het gebied.  Dit kan niet. De collegeopdracht, inclusief participatieproces is pas op 16 juni 2020 vastgesteld. Pagina 28: collegebesluit februari 2022. Nut en noodzaak van wijzigen opdracht aan MA.AN. is de Rekenkamer niet helder. In de B&W nota en rib wordt dit uitgelegd. Dit is de aanpassing van het participatieproces (die u als Rekenkamer niet erkent).  De Rekenkamer verwoordt dit ook onderaan in de tekst bij Ad (ii): “het bevreemdt ons dat het college aanvangt met alle belanghebbenden en overstapt naar traject afzonderlijk met belanghebbenden. Pagina 28: een na laatste alinea: “uitsluiten van kritische stakeholders”. Wie wordt hiermee bedoeld? Er zijn juist mensen aan de schetssessies toegevoegd (bewoners flat). Pagina 28. Verwijzingen naar (i) en (ii) zijn niet terug te herleiden en na nr 22 stoppen de voetnoten dus het is niet aangegeven waar de tekst op is gebaseerd.

Pagina 28/29: Rekenkamer is van mening dat duidelijke kaders voor het participatieproces ontbreken en dat het flowschema is losgelaten.  Het participatieproces is aangepast middels een collegebesluit. Er is steeds over alle stappen in het proces gecommuniceerd met de stakeholders. Aan het einde van elke (online) bijeenkomst is door de projectleider verteld wat de volgende stap zou zijn en wanneer het college een besluit moest nemen over aanpassen van het proces. Alleen het besluit om de bewoners van de flat voor de schetssessie uit te nodigen is niet vooraf met stakeholders besproken. Pagina 29: buro MA.AN en gemeente spreken partijen apart.  ook dit is een collegebesluit geweest. Pagina 29. Conclusie: enkele stakeholders hebben aanpassingen gedaan en mogelijk gemaakt die onder de visie zouden zijn gevallen. Als er een visie was geweest.  Gemeente is verplicht aanvragen te toetsen aan geldend bestemmingsplan  …. Cie ruimte 6/10 en raad nov Tijdlijn Vanaf 2018

2019 Eind 2019

Gemeente voert gesprekken met stakeholders (eigenaren van Arsenaaltheater, Caroussel en Arsenaal en hun adviseurs en Comité Beschermd Stadsgezicht Vlissingen). Soms sluiten andere partijen aan: o.a. waterschap, externe gespreksleider. Doel: overeenstemming bereiken over het participatieproces om te komen tot een visie voor het Arsenaalgebied. Bepaling van het gebied en de thema’s die tijdens het proces aan de orde komen. En gesprekken over hoe de participatie wordt vormgegeven. Dijkversterking gaat in deze gesprekken een rol spelen. Stakeholders zijn geïnformeerd over beoordeling waterkeringen.

Blad 4 behorend bij 2156377 / 2209676

Maart 2020 Juni 2020 T/m juli 2021

Oktober 2021 December 2021 Januari 2022 Februari/maart 2022

April 2022 September 2022

Gemeente vraagt hen belangen kenbaar te maken en mee te denken over de gevolgen voor de start van het participatieproces Visie Arsenaalgebied. College besluit op basis van raadpleging van stakeholders de voorbereidingen voor start participatieproces door te zetten. College stelt projectopdracht, inclusief participatieproces vast. Projectteam en Buro MA.AN hebben online bijeenkomsten met stakeholders. Belangen van alle partijen worden uitgewisseld. Gezamenlijk maken we in meerdere sessies digitale rondwandelingen door het gebied. Sterke en zwakke punten worden benoemd. De online bijeenkomsten nemen meer tijd in beslag dan fysieke bijeenkomsten. Over bebouwing en wensen voor toekomstige bebouwing en functies zitten de stakeholders niet op 1 lijn. Het moment om dit visueel te maken wordt bereikt. Tekenen in online sessies is lastig en fysieke bijeenkomsten zijn nog best spannend (Covid-19). De projectleider meldt de stakeholders terug te gaan naar het college om het participatieproces aan te passen en individuele schetssessies te organiseren, gevolgd door een gezamenlijke schetssessie. Dit is ook het moment waarop we spreken over toevoegen van aantal stakeholders: loodswezen, Brasserie Evertsen en Henks Viskraam. Projectleider krijgt andere taken. Nieuwe projectleider bekend.

B&W besluit tot aanpassen participatieproces (individuele schetsessies) en opdrachtverlening aan Buro MA.AN. Schetssessies vinden plaats. Voor de eerste keer nodigt de gemeente alle bewoners van Résidence Maritime uit, omdat zij via de VVE eigenaar zijn van de flat en een afvaardiging van het Comité liet blijken weinig vertrouwen te hebben in de handelswijze van de gemeente. College stuurt rib over deze keus. Bijeenkomst over dijkversterking.

Ten slotte Voetnoot 19 werkt niet en na 22 ontbreken de voetnoten. Er wordt aangegeven dat er gesproken is met de verantwoordelijk wethouder voor participatie. Er heeft echter geen interview met de portefeuillehouder plaatsgevonden. Er is alleen een toelichting gegeven op 3 augustus 2022 over het toen voorliggende conceptrapport. De portefeuillehouder heeft vooraf ook geen kennis kunnen nemen van het conceptrapport. De naam van de geïnterviewde medewerker is onjuist gespeld. Het moet zijn S. Kaland. Tot zover de aan de Rekenkamer toegezonden opsomming. Wij maken daarbij de aantekening dat deze opsomming niet volledig is en slechts de grote lijnen raakt. Als Rekenkamer voert u een controlerende taak uit voor de gemeenteraad en dan mag van u zorgvuldigheid worden verwacht. Wij hebben in dit onderzoek deze zorgvuldigheid gemist. Dit brengt niet alleen u, maar ook ons als gemeente schade toe. Participatie betekent niet dat iedereen het eens moet zijn of worden. Vaak zijn er juist tegengestelde belangen en het is de taak van de overheid om die belangen af te wegen. Daarbij mag het algemeen belang niet uit het oog worden verloren. In uw beschrijving van Blad 5 behorend bij 2156377 / 2209676

de casus Visie Arsenaalgebied, zien wij die afweging onvoldoende terug. In uw rapport ontbreken enkele cruciale collegebesluiten, die steeds met de gemeenteraad en de stakeholders in het visieproces zijn gedeeld. Wij zitten middenin dit proces, waar de belangen (deels) tegengesteld zijn en de emoties soms hoog oplopen. De stappen die wij zetten, delen wij open en transparant met alle betrokkenen. U gaat hier in uw rapport volledig aan voorbij en doet voorkomen alsof de gemeente haar eigen ding doet zonder de stakeholders te horen. Elke stap koppelen wij terug. Wanneer wij bij afzonderlijke stakeholders informatie ophalen, koppelen we die terug naar alle deelnemers. En juist op een gevoelig dossier als dit, waar wij een zorgvuldig participatieproces doorlopen, weigert u een correcte weergave van feiten en volgorde van besluiten te geven in uw rapport. Doordat u ons formeel geen mogelijkheid tot ambtelijk wederhoor biedt en u het conceptrapport niet op feitelijke onjuistheden en omissies corrigeert, voelen wij ons gedwongen bestuurlijk te reageren. Dit was niet nodig geweest als u ambtelijk wederhoor had toegestaan. Graag zouden wij dit in de toekomst anders zien. De samenwerking tussen de gemeentelijke organisatie en de Rekenkamer zou veel vanzelfsprekender moeten zijn.

Wij zullen een brief sturen naar de gemeenteraad, waarin wij verzoeken de werkwijze van de Rekenkamer tegen het licht te houden en de mogelijkheid tot ambtelijk wederhoor terug te brengen. Wanneer er een goede relatie is met de Rekenkamer, kan gezamenlijk bepaald worden wanneer ambtelijk wederhoor niet nodig is. In onze brief aan de gemeenteraad delen wij de aanleiding voor ons verzoek en wij zullen deze wederhoorreactie als bijlage bij de brief voegen. In uw aanbiedingsbrief schrijft u dat de u toegestuurde opsomming met feitelijke onjuistheden en omissies geen aanleiding vormt de conclusies in het rapport aan te passen. Hoewel de conclusies van de Rekenkamer aantonen dat wij als gemeente met participatie op de goede weg zijn, vinden wij de inhoud van uw rapport niet acceptabel. Wij onthouden ons dan ook van een inhoudelijk oordeel op uw conclusies en aanbevelingen. [1] Verseon 1210249: B&W nota collegeopdracht en projectopdracht Verseon 1210261: bijlage bij B&W nota [2] Zie rib verseon 1158931 En persbericht 20191219 [3] Verseon 1188050 (besluit) en 118803 (rib) College besluit: 1.Op basis van de raadpleging van de stakeholders de voorbereidingen voor de start van het participatieproces Visie Arsenaalgebied door te zetten. 2. De projectgroep opdracht te geven om in april 2020 een collegeopdracht ter besluitvorming voor te leggen. 3.

De gemeenteraad met een raadsinformatiebrief op de hoogte te stellen van uw besluit. Dit is juni 2020 geworden (zie start van 4.3.2) Verseon 1210249: B&W nota collegeopdracht en projectopdracht Verseon 1210261: bijlage bij B&W nota [4] 2104968 B&W-nota behorende bij rib 2101182 'Voortgang opstellen gebiedsvisie Arsenaalgebied' 2098111 Onderwerp: Aanpassing proces ontwikkelingsvisie Arsenaalgebied

Blad 6 behorend bij 2156377 / 2209676

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 7 behorend bij 2156377 / 2209676