RIB Uitkomsten beoordeling interbestuurlijk toezicht 2023 (2663008) (8.0- bijlage 1)

Abdij 6 4331BK Middelburg Postbus 6001 4330 LA Middelburg +31 118631011 IBAN NL08 BNGH 0285010557 Burgemeester en Wethouders van de gemeente Vlissingen

Onderwerp Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht 2023

Zaaknummer Uw 609116 kenmerk

Behandeld door M. Meijer +31 6 25726689 m.meijer@zeeland.nl

Verzonden

Middelburg, 4 februari 2025 Geacht college van Burgemeester en Wethouders, Een van de wettelijke taken van de Provincie is het houden van toezicht op de uitvoering van een aantal medebewindstaken door lokale overheden, dit noemen we het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Het IBT heeft als doel bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van de taakuitvoering door lokale overheden. Ingrijpen gebeurt alleen wanneer wettelijke medebewindstaken niet correct worden uitgevoerd of besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of recht. Vanuit het toezicht gaan we op zoek naar het verhaal achter de cijfers, om daar het gesprek over aan te kunnen gaan. Het IBT wordt uitgevoerd vanuit het streven naar een evenwichtige balans tussen toezicht houden & adviseren en tussen leren & corrigeren. In 2023 heeft de provincie Zeeland het beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2023-2027 vastgesteld. Dit kader beschrijft de hoofdlijnen van het toezicht en de beoordelingsmethodiek. Jaarlijks wordt een Uitvoeringsagenda IBT vastgesteld waarin wordt beschreven welke informatie dient aangeleverd te worden, wat de relevante wet- en regelgeving is, wat de speciale aandachtspunten zijn voor het IBT in dat jaar en welke beoordelingen (aan de hand van criteria) leiden tot een toezicht met lage, gemiddelde of hoge toezichtintensiteit.

Conform de uitvoeringsagenda dient informatie per domein uiterlijk op 15 juli te worden aangeleverd. De beoordeling vindt plaats in de categorieën Goed, Redelijk of Onvoldoende, zoals beschreven in de Uitvoeringsagenda IBT 2024. Met deze brief informeren wij u over de resultaten van onze jaarlijkse beoordeling in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) voor de domeinen Omgeving, Erfgoed en Archeologie, Informatie en Archief over het kalenderjaar 2023. Voor het domein Huisvesting Statushouders informeren wij u separaat en periodiek middels halfjaarlijkse brieven, of indien nodig vaker, over de voortgang en de taakstellingen binnen dit domein. Ontwikkelingen binnen het interbestuurlijk toezicht Toezichtgesprekken In september en oktober 2024 hebben de jaarlijkse toezichtgesprekken plaatsgevonden tussen de Provincie en toezichtontvangers. Deze gesprekken waren primair gericht op het toezichtproces. Vakinhoudelijke zaken zijn per mail opgevraagd en afgestemd. Voor het toezicht over 2024 zullen de gesprekken met de coördinatoren van de toezichtontvangers breder worden opgezet door ook vakinhoudelijke collega’s per domein bij het gesprek te betrekken. Onderzoek door DocFactory Voor het domein Archief en Informatiebeheer is een nulmeting uitgevoerd bij alle Zeeuwse gemeenten, het Waterschap en het Zeeuws Archief.

Hierbij is onderzocht in hoeverre KPIrapportages en bijbehorende beschrijvingen aanwezig waren. Op basis van deze nulmeting is

per toezichtontvanger een specifiek rapport met aanbevelingen opgesteld. De resultaten zullen worden gebruikt om het toezicht binnen dit domein verder te verbeteren en vorm te geven. Training "Modern Interbestuurlijk Toezicht" In november 2024 is er een training georganiseerd voor toezichthouders en toezichtontvangers. Het doel was om de kwaliteit van de toezichtdialoog te verbeteren en concrete plannen te ontwikkelen op basis van toezichtinformatie, met behoud van een constructieve samenwerking. De inzichten uit deze training worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van het provinciaal toezichtbeleid. Uitvoeringsagenda IBT 2025 Voor het toezicht over het jaar 2024 is de uitvoeringsagenda per domein verder verhelderd en aangescherpt, mede op basis van ervaringen uit het afgelopen jaar en in samenspraak met beleidsafdelingen van de Zeeuwse gemeenten, het Waterschap en het Zeeuws Archief. Scores per domein In het onderstaand overzicht vindt u de beoordelingen per domein. In deze brief hebben wij ons gericht op de belangrijkste aandachtspunten en verbeterpunten zonder een uitputtende analyse van alle elementen te bieden. Deze inzichten kunnen bijdragen aan de uitvoering van uw beleid in het komende jaar. Per domein geven wij een algemene toelichting en gaan daar opvolgend in op de specifieke beoordeling voor uw gemeente.

Bij het domein Erfgoed en Archeologie gaan wij ook in op de kerkenvisies. Voor alle domeinen hebben wij de gevraagde informatie niet tijdig, vóór 15 juli, ontvangen. Het toezichtgesprek heeft op 7 oktober plaatsgevonden. Op basis van de ontvangen informatie en de toelichtingen tijdens dit gesprek vindt u hieronder de scores per domein. 1. Archief en Informatiebeheer De beoordeling van Archief en Informatie is dit jaar gebaseerd op het onderzoek dat door DocFactory is uitgevoerd. De volledige onderzoeksrapportage is als bijlage bijgevoegd. Hieronder vind u de belangrijkste punten uit de managementsamenvatting. De gemeente Vlissingen zet stappen om het informatiebeheer binnen de organisatie op orde te krijgen en te houden. Er zijn geen achterstanden in de vernietiging van papieren archief en is er inmiddels ook een start gemaakt met de vernietiging van digitale archief. Er is een overzicht van de digitale applicaties. Om te waarborgen dat nieuwe applicaties archiefwaardig zijn, maakt de afdeling DIV gebruik van een checklist bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Hoewel de gemeente op operationeel niveau beschikt over voldoende capaciteit om de wettelijke taken op het gebied van archiefzorg en -beheer uit te voeren is de bezetting op strategisch en tactisch niveau krap.

Uit onderzoek blijkt bovendien dat er twijfels bestaan over de mate waarin de rol van DIV voldoende is verankerd in overlegorganen die zich bezighouden met strategisch informatiebeleid. Daarnaast ontbreekt een metagegevensschema en een kwaliteitssysteem. Op basis van de onderzoeksresultaten van DocFactory zijn wij tot de conclusie gekomen dat de informatiehuishouding van gemeente Vlissingen ‘redelijk’ op orde is. Daarom verwachten wij dat de gemeente Vlissingen in het komende jaar aanbevelingen uit het onderzoeksrapport opneemt in haar verbeterplan. Verder informeren wij u dat er op 25 februari een ambtelijke plenaire bijeenkomst wordt georganiseerd waar uitkomsten van het onderzoek van DocFactory worden gepresenteerd. Tijdens deze bijeenkomst worden de onderzoeksresultaten op hoofdlijnen besproken en er is gelegenheid om vragen aan DocFactory te stellen. De officiële uitnodiging zal ambtelijk binnenkort worden verstuurd. 2. Omgeving Wij waarderen de voortgang die gemeenten maken in het vaststellen van uitvoeringsstrategieën en verordeningen. Veel gemeenten werken al met het nieuwe format, 2

dat helder inzicht biedt in prioriteiten, doelen en indicatoren, en zorgt voor een transparante verslaglegging van uitgevoerde werkzaamheden. We constateren echter enkele aandachtspunten: • • • •

Actuele contactpersonen: Zorg ervoor dat de lijst met contactpersonen up-to-date blijft. Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd door dit jaarlijks mee te nemen in het toezichtgesprek. Gegevens van de RUD: Bij veel gemeenten ontbreken gegevens van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD), wat beperkt inzicht geeft in milieutaken. Wij zullen in de uitvoeringsagenda 2025 hier expliciet aandacht aan besteden Toezicht op energiebesparingsplicht: Het gebrek aan inzicht hierin kan worden opgelost door transparantie over de RUD-werkzaamheden. Ook dit punt krijgt een plek in de Uitvoeringsagenda 2025. Tekort aan toezichthouders: Veel gemeenten kampen met een tekort, met name op bouwtoezicht. Samenwerking op uitvoeringsniveau, vergelijkbaar met beleidsniveau, of ondersteuning vanuit de provincie kan hierbij helpen.

Specifiek voor uw gemeente Er is geen toetsing mogelijk, omdat er geen stukken zijn opgesteld. Hierdoor is inhoudelijk toezicht niet mogelijk, ook niet op horizontaal niveau. Gelet op de aanwezigheid van industrie en havens in Vlissingen is inzicht gewenst om toezicht te houden op de mogelijke impact hiervan op de fysieke leefomgeving. Op basis van de toetsing op bovengenoemde onderdelen krijgt u het oordeel ‘onvoldoende’. Wij nemen op korte termijn contact op om concrete afspraken te maken over de uitwerking en aanlevering van de benodigde beleidsdocumenten. De Provincie zal aanvullend toezicht houden om dit proces te waarborgen. 3.1 Archeologie en Erfgoed De uitvraag met betrekking tot cultureel erfgoed en archeologie heeft tot een grote verscheidenheid aan ontvangen toezichtinformatie geleid, waardoor de verstrekte antwoorden sterk uiteenlopen. Dit maakt het lastig om de gegevens voor 2023 op een consistente wijze te vergelijken en analyseren. Voor het jaar 2023 zal het domein Erfgoed en Archeologie niet worden opgenomen in ons “integraal overzicht”. Vanaf de uitvraag in 2025, met betrekking tot het jaar 2024, zullen wij dit wel gaan doen. Uit de antwoorden op de huidige uitvraag komen enkele algemene aandachtspunten naar voren: •

•

•

Aanlevering van toezichtinformatie: Een aantal gemeenten heeft aangegeven niet te beschikken over de informatie die is uitgevraagd in de “Verordening systematische toezichtinformatie provincie Zeeland”. Wij willen benadrukken dat het aanleveren van deze informatie een verplichting is en niet facultatief. Voor de uitvraag van de informatie van 2024 verwachten wij dat de gevraagde informatie volledig en conform de verordening wordt aangeleverd. Cultureel erfgoed en het omgevingsplan: Wij wijzen gemeenten op de verplichting vanuit de Omgevingswet om in het omgevingsplan rekening te houden met het belang en behoud van cultureel en werelderfgoed. Dit vereist een inventarisatie en analyse van het aanwezige erfgoed binnen de gemeentegrenzen. Op basis daarvan dient een toereikend beschermingsregime in het omgevingsplan te worden opgenomen. Hoewel gemeenten tot januari 2032 de tijd hebben om een volledig omgevingsplan op te stellen, adviseren wij om tijdig te beginnen met de inventarisatie en analyse. Een aantal gemeenten heeft hierin al stappen gezet en kan dienen als inspiratiebron. Toezicht en handhaving op erfgoed en archeologie: Onze zorgen gaan uit naar de onderdelen toezicht en handhaving. In overleg met de adviseurs archeologie van alle gemeenten is opgemerkt dat dit een algemeen punt van zorg is.

Door gebrek aan toezicht is er geen controle op de daadwerkelijke uitvoering van de gestelde eisen in het PvE voor archeologische opgravingen. Algemeen beeld is dat er bij afdelingen VTH geen capaciteit en/of kennis is om dergelijke controles adequaat uit te voeren. Namens het Provinciaal overleg Zeeuwse Archeologie (PROZA) zal de provincie

3

samen met alle gemeentelijk adviseurs archeologie, RCE en Rijkswaterstaat in 2025 een advies ter verbetering opstellen. Specifiek voor uw gemeente Op basis van de aangeleverd informatie gaan wij er van uit dat de archeologie beleidsmatig en voor wat betreft personele bezetting voldoende geborgd is. Wij zien uit naar de vertaling van het huidige beleid in het omgevingsplan. Wel is het opvallend dat het onderzoek naar een van bunkers in Vlissingen niet in het overzicht is opgenomen. 3.1 Kerkenvisies in Zeeland In Zeeland hebben alle gemeenten een decentrale uitkering aangevraagd en verkregen voor de ontwikkeling van en eigen gemeentelijke kerkenvisie. Door de samenwerking van de auteurs van de visies met de kerkeigenaren, gemeentelijke beleidsmakers, lokale initiatiefnemers, historische verenigingen en andere stakeholders zijn er gemeentelijk inventarisaties gemaakt, resulterend in een kerkenpaspoort voor iedere deelnemende kerk, de stand van zaken van het huidige kerkenbestand in Zeeland met zowel beschreven risico’s als diverse adviezen om te komen tot een duurzaam plan van aanpak voor de waardevolle kerkgebouwen in het Zeeuwse landschap. Een hele mooie prestatie door alle samenwerking en uniek, want als enige Provincie in Nederland hebben alle gemeenten hieraan meegewerkt.

Dat verdient een compliment! De mogelijkheden variëren van het organiseren op gemeentelijk niveau en/of door de gezamenlijke kerkeigenaren van bijeenkomsten ten bate van kennisdeling over gedeelde problematiek op het gebied van bijvoorbeeld onderhoud en verduurzamingsmogelijkheden, of het aanvragen van subsidies via een kerkgebouw dat de religieuze functie wil behouden met behulp van huuropbrengsten door het vinden van nevenfuncties, tot een volledige nietreligieuze herbestemming van het gebouw dat leeg staat. We kijken dan ook uit naar welke adviezen toepasbaar zullen zijn en hoe deze in de (nabije) toekomst zullen worden opgepakt, uitgewerkt en vormgegeven. Specifiek voor uw gemeente De gemeente Vlissingen beschikt over een vastgestelde cultuurhistorische waardenkaart, maar deze is aan actualisatie toe. Wij adviseren de gemeente om het erfgoedbeleid te ontwikkelen en de verouderde cultuurhistorische waardenkaart bij te werken in het omgevingsplan. Het is positief dat de gemeente een nieuwe adviescommissie heeft ingesteld conform de Omgevingswet en dat een actueel VTH-beleid in gebruik is. Dit vormt een goede basis voor het versterken van erfgoedbeheer.

Tegelijk vragen wij aandacht voor een vollediger overzicht van toezicht- en handhavingsacties, inclusief klachten en meldingen met betrekking tot gebouwde monumenten, beschermde stads- en dorpsgezichten en archeologische monumenten. Deze informatie wordt volgend jaar verwacht. In 2025 zal de provincie samen met gemeentelijke erfgoedmedewerkers een professionaliseringsslag maken, onder andere door de inzet van regionale deskundige teams en versterking van archeologisch toezicht 4. Huisvesting vergunninghouders Iedere gemeente krijgt een halfjaarlijkse taakstelling van het Rijk voor het huisvesten van vergunninghouders. De Provincie heeft in het kader van interbestuurlijk toezicht een toezichthoudende taak op gemeenten voor de huisvesting van vergunninghouders en bepaalt aan het einde van de taakstellingsperiode of de gemeenten ieder de taakstelling hebben gerealiseerd. Specifiek voor uw gemeente Voor het eerste halfjaar van 2023 scoort de gemeente ‘redelijk’. Voor het tweede halfjaar scoort de gemeente ‘goed’. Deze scores komen voort uit de toezichtbrieven die over het eerste halfjaar van 2023 zijn verstuurd aan de gemeente op 15 november 2023 en over het tweede halfjaar van 2023 zijn verstuurd op 7 mei 2024.

4

Samenvatting scores per domein 1. Archief- en Informatiebeheer (redelijk) 2. Omgeving (onvoldoende) 3. Erfgoed en Archeologie (n.v.t.) 4. Huisvesting vergunninghouders (redelijk/goed) Toelichting integraal overzicht Toezicht vindt plaats op de uitvoering van de wettelijke medebewindstaken die door de Zeeuwse gemeenten wordt georganiseerd. Het integrale overzicht bevat generieke IBTinformatie welke door de toezichthouder is voorzien van een beoordeling op basis van de criteria zoals beschreven in de Uitvoeringsagenda IBT 2024. Indien er meldingen en signalen rondom het betreffende domein van een gemeente bij de provincie binnenkomen worden deze waar nodig ook meegewogen in de beoordeling. De symbolen staan voor de mate waarin de betreffende gemeente op het toezichtdomein heeft voldaan aan de eisen in de wet- en regelgeving en voor de vereiste intensiteit van het toezicht:

Goed; de gemeente heeft voldaan aan de eisen in de wet- en regelgeving op het betreffende toezichtdomein; lage intensiteit van toezicht.

Redelijk; de gemeente heeft nog niet of onvoldoende voldaan aan de eisen in de wet- en regelgeving op het betreffende toezichtdomein, maar er wordt wel gewerkt door de gemeente; gemiddelde intensiteit van toezicht.

Onvoldoende; de gemeente heeft niet voldaan aan de eisen in de wet- en regelgeving op het betreffende toezichtdomein; hoge intensiteit van toezicht.

Horizontale verantwoording In het kader van horizontale verantwoording adviseren wij u deze brief te delen met de gemeenteraad.

5

Nadere informatie Voor eventuele vragen naar aanleiding van deze brief kunt u contact opnemen met mevrouw M. Meijer. Met vriendelijke groet, Gedeputeerde Staten van Zeeland,

H.M. de Jonge Voorzitter

drs. M.C.J. Franken Secretaris-algemeen directeur Bijlagen: 1. Uitvoeringsagenda Generiek Toezicht 2025 2. DocFactory - Definitief verslag audit - gemeente Vlissingen

6