RIB Uitkomsten beoordeling interbestuurlijk toezicht 2023 (2663008) (8.0- bijlage 2

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Vlissingen

Door: Versie: Datum:

Adriaan Gaastra (DOCFactory) 1.00 16 januari 2025

In opdracht van:

Provincie Zeeland Muriëlle Meijer (Coördinator Interbestuurlijk Toezicht)

Revisie geschiedenis Versie 0.01

Revisie Eerste concept, bestemd voor interne review

0.02

Tweede concept, bestemd voor externe review door de gemeente Vlissingen Derde concept, opmerkingen gemeente verwerkt Vierde concept, aanbevelingen en actiepunten toegevoegd Vijfde concept, versie bestemd voor de provincie Definitieve versie, geaccordeerd door de provincie

0.03 0.04 0.05 1.00

Pagina 2 van 24

Door Adriaan Gaastra, Peter Glebbeek Adriaan Gaastra

Datum 28-11-2024

Adriaan Gaastra, Peter Glebbeek Adriaan Gaastra, Peter Glebbeek Adriaan Gaastra, Peter Glebbeek Adriaan Gaastra, Peter Glebbeek

19-12-2024

4-12-2024

31-12-2024 2-1-2025 16-1-2025

Inhoudsopgave i. Managementsamenvatting................................................................................................. 5 ii. Verantwoording ............................................................................................................... 7 ii.1 KPI-procedure ............................................................................................................ 7 ii.2 Verslaglegging ............................................................................................................ 8 iii. De Kritische Prestatie Indicatoren ..................................................................................... 9 1. KPI 1 - Lokale regelingen ............................................................................................ 10 1.1 – 1.2 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ................................................ 10 1.3 Strategisch Informatie Overleg ................................................................................ 10 1.4 Wijziging van overheidstaken .................................................................................. 10 1.5 – 1.6 – 1.7 Gemeenschappelijke Regelingen/Mandaatregeling archiefzorg/ Uitbestede archiefbeheertaken ......................................................................................................

10 1.8 Publicatie en bekendmaking .................................................................................... 11 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 11 2. KPI 2 - Middelen en mensen ........................................................................................ 12 2.1 – 2.2 – 2.3 Middelen/ Mensen kwantitatief ten behoeve van beheer /mensen kwalitatief ten behoeve van beheer .................................................................................................... 12 2.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht ........................................................... 13 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 13 3. KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot ............................................... 14 3.1 Archiefruimte en applicaties .................................................................................... 14 3.2 Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden .................................................. 14 3.3 E-depot ................................................................................................................ 14 3.4 – 3.5 Onderdeel gemeentelijk rampenplan; Calamiteitenplan ......................................

14 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 14 4. KPI 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht ...................................................................... 16 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer .............................................................................. 16 4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark ........................................................... 16 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris ......................................................................... 16 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer ................................................................................. 16 4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats ......................................................................... 16 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 16 5. KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 18 5.1 Geordend overzicht ................................................................................................ 18 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal ............................................................. 18 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal ......................................

18 5.4 Duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers analoog ................................... 18 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog .................................................. 18 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog ....................................................................... 18

Pagina 3 van 24

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer ............................................................. 18 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal .......................................................................... 19 5.9 Opslagformaten ..................................................................................................... 19 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie ................................................................... 19 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 19 6. KPI 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .......................................................................................................... 20 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen ...................................................................... 20 6.2 Converteren en migreren ........................................................................................ 20 6.3 – 6.4 Selectielijst, vernietiging en verklaringen .......................................................... 20 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen .................................................................. 21 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 21 7.

KPI 7 – Overbrenging van archiefbescheiden ................................................................. 22 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 22 KPI 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden .................................... 23 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen .................................................................... 23 8.2 – 8.3 Beperkingen openbaarheid na overbrenging (ook langer dan 75 jaar) .................. 23 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik .............................................................................. 23 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling .......................................... 23 8.6 - 8.7 Regulering (fysiek en digitaal) bezoek en gebruik ............................................... 23 Beoordeling en te ondernemen acties............................................................................. 23 Bijlage - Geraadpleegde bronnen en personen ................................................................... 24

Pagina 4 van 24

i. Managementsamenvatting Aan de hand van vastgestelde prestatie-indicatoren wordt in dit verslag de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Vlissingen geëvalueerd. Daarbij wordt gekeken in hoeverre aan de eisen van de Archiefwet en -regelgeving wordt voldaan. Dit verslag maakt deel uit van het interbestuurlijke toezicht dat de Provincie Zeeland uitoefent op het als risicovol beschouwde toezichtdomein archief- en informatiebeheer. De gemeente Vlissingen zet stappen om het informatiebeheer binnen de organisatie op orde te krijgen en te houden. Er zijn geen achterstanden in de vernietiging van papieren archief en ook met het vernietigen van digitaal archief is een begin gemaakt. Er is overzicht over de digitale applicaties. Ook buiten het zaaksysteem Djuma, worden de vernietigingstermijnen zoveel mogelijk toegepast in taakapplicaties. Daarnaast hanteert DIV een checklist bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Dit is een goed begin bij het bepalen of een nieuwe applicatie archiefwaardig is. De gemeente heeft op operationeel niveau de mensen beschikbaar om de wettelijke taken op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer uit te voeren. Op strategisch-tactisch niveau is de bezetting echter krap. Uit het onderzoek komen ook twijfels naar voren of de rol van DIV wel voldoende verankerd is in bijvoorbeeld overlegorganen over strategisch informatiebeleid.

Er is geen metagegevensschema of mapping met bijvoorbeeld MDTO, voor de vindbaarheid en authenticiteit van documenten en dossiers is dit echter wel van belang. Ook is er geen overkoepelend kwaliteitssysteem om periodiek de stand van het informatiebeheer binnen de gehele organisatie te toetsen en op niveau te houden. Dit is behalve een verplichting vanuit de archiefwet ook een goed instrument om de stand van de informatiehuishouding te toetsen. Vlissingen heeft een lijst met toegestane bestandsformaten, maar het is niet geheel duidelijk in hoeverre deze in de diverse systemen gehandhaafd wordt. De gemeente Vlissingen heeft het volgende op orde (score groen): • • • • • •

De gemeente beschikt over een Archiefverordening en een besluit Informatiebeheer. De gemeente beschikt over een applicatieoverzicht en een checklist voor de archiefwaardigheid bij de aanschaf van nieuwe applicaties. De gemeente hanteert een lijst met voorgeschreven bestandsformaten. Er zijn geen achterstanden bij de vernietiging papieren archiefbescheiden. Ook is er een begin gemaakt met digitale vernietiging in Verseon. De gemeente voldoet aan de openbaarheidseisen. Ook over openbaarmaking in het kader van de Woo is veel geregeld. De gemeente kent een doordacht autorisatiebeleid.

Voor het volgende is aandacht benodigd (score oranje): • • • • • • • •

Kijk goed in hoeverre de personele invulling voldoende is om ook de strategisch-tactische rol van DIV binnen de gemeentelijke organisatie te verankeren. Stel een opleidingsplan op en kijk wat het team mist voor de invulling van zijn rol. Zorg dat periodieke vernietiging van digitale archiefbescheiden in alle applicaties op de agenda blijft. Blijf alert of duurzame opslag en vernietigingstermijnen in de taakapplicaties ingesteld kunnen worden (bijvoorbeeld bij LEEF). Zorg dat de regels omtrent toegestane bestandsformaten in Djuma en andere applicaties gehandhaafd worden. Stel regels op voor het al dan niet toestaan van compressie van bestanden in applicaties. Werk resterende achterstanden in de overbrenging van te bewaren archiefbescheiden weg. Bekijk of er voor e-mail strakkere regels gehandhaafd kunnen worden. Werk desnoods met de selectielijst voor e-mail van de VNG.

Pagina 5 van 24

Aangaande het volgende is (directe) actie benodigd (score rood): • • •

Stel een kwaliteitssysteem op en implementeer deze in de organisatie. Stel metagegevensstandaard MDTO vast. Houdt het calamiteitenplan ten aanzien van de archiefruimte en de backup en recovery goed tegen het licht. Bekijk of dit laatste ten aanzien van het informatiebeheer goed geregeld is.

Pagina 6 van 24

ii. Verantwoording De Provincie Zeeland fungeert als toezichthouder voor de Zeeuwse gemeenten op diverse beleidsdomeinen, onder andere op het domein Archief- en Informatiebeheer. Op 14 februari 2023 heeft Gedeputeerde Staten (GS) van Zeeland het beleidskader Generiek Toezicht 2023-2027 vastgesteld. In dit beleidskader beschrijft de Provincie de focus en doelstellingen van het toezicht voor de komende periode. Met de doorontwikkeling van het generiek Interbestuurlijk Toezicht (IBT) wil de Provincie Zeeland de kwaliteit van het openbaar bestuur in Zeeland borgen, waarbij toezicht dient om gemeenten en het waterschap te controleren op de (juiste) uitvoering van hun medebewindstaken. IBT heeft niet als doel om de kwaliteit van de taakuitvoering te verbeteren, maar wel als doel het voorkomen dat wettelijke taken niet (correct) worden uitgevoerd. In een recente verkenning onder de Zeeuwse ambtenaren werd positief aangekeken tegen een toekomstige monitor van het IBT. Deze monitor maakt de verschillen tussen de overheidsorganisaties zichtbaar en bewerkstelligt de onderlinge afstemming en samenwerking tussen gemeenten, waterschap en/of de provincie. Tegelijkertijd kunnen GS aan de hand van de verkregen inzichten indien nodig in gesprek gaan met de gemeenten. Het is natuurlijk van belang dat het Integraal Overzicht van het IBT voorzien wordt van de juiste informatie.

Binnen het toezichtsdomein Archief en Informatie ontbreekt vooralsnog een nulmeting waardoor een beginpunt ontbreekt aan de hand waarvan gemeenten en het waterschap gemonitord kunnen worden, zoals op de voortgang ten aanzien van digitalisering en/of data gedreven werken. De Provincie Zeeland heeft er in het kader van het data gedreven werken belang bij dat de informatiehuishouding bij gemeenten en het waterschap inzichtelijk is, op orde is en een vertrekpunt is bepaald.

ii.1 KPI-procedure Om een betrouwbare nulmeting te verkrijgen die vervolgens als uitgangspunt kan dienen voor monitoring in de toekomst, heeft de Provincie besloten om gebruik te maken van de methodiek die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hanteert en bestaat uit 8 Kritische Prestatie Indicatoren (zogenaamde KPI’s) en is gebaseerd op de horizontale verantwoording.1 De methodiek is alom bekend doordat deze binnen Nederland breed wordt toegepast. Belangrijke redenen hiervoor zijn dat de methodiek zich sinds de vaststelling in 2011 heeft bewezen als transparant met oplevering van onderling voldoende (objectieve) vergelijkingsmogelijkheden qua informatiehuishouding. Derhalve is er voldoende draagvlak bij de gemeenten en het waterschap voor de toepassing hiervan. Het verslag dat u in handen heeft, maakt deel uit van de nulmeting in opdracht van de Provincie en brengt de situatie in kaart. In dit verslag worden de KPI’s voorzien van beoordelingen. Deze beoordelingen zijn: • • •

Adequaat, geen actie benodigd; gevisualiseerd door de kleur groen. Redelijk adequaat, aandacht benodigd; gevisualiseerd door de kleur oranje. Niet-adequaat, onvoldoende en (liefst directe) actie benodigd, gevisualiseerd door de kleur rood.

Is de score van alle KPI’s groen, dan wordt volledig voldaan aan de vereisten die de Archiefwet stelt, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden van informatie. En met deze basis is men in staat te voldoen aan de verantwoordelijkheden en taken die zij heeft. Dit rapport maakt, al eerder aangehaald, deel uit van de nulmeting die DOCFactory in opdracht van de Provincie uitvoert. De resultaten van dit verslag worden, na controle op de juistheid van de weergegeven feiten, gebundeld met de verslagen van de andere organisaties tot het rapport nulmeting, waardoor een betrouwbare en onderling voldoende vergelijkbare nulmeting ontstaat die alle Zeeuwse gemeenten en het waterschap betreft.

1

kpis.

https://vng.nl/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-

Pagina 7 van 24

De Provincie presenteert het rapport nulmeting uiteindelijk in een plenaire sessie aan de gemeenten en het waterschap.

ii.2 Verslaglegging Voor het verkrijgen van voldoende betrouwbare informatie over de stand van zaken in 2024 is de volgende werkwijze gehanteerd: • •

• • •

Mededeling van de Provincie Zeeland aan gemeenten en het waterschap dat de eerder beschreven nulmeting zal plaatsvinden aan de hand van een gedefinieerd proces. Weging van de op verzoek toegezonden toezichtsrapportages op basis van volledigheid en actualiteit: o Indien voldoende bevonden is dit medegedeeld aan de betreffende organisatie, waarbij geen vervolgacties nodig zijn geweest. o Indien onvoldoende bevonden werd de betreffende organisatie verzocht aan de hand van een sjabloon documenten toe te sturen en zich voor te bereiden op een inspectiebezoek door Adriaan Gaastra, Jeroen van Groenestijn of Peter Glebbeek van DOCFactory.2 De noodzakelijke bezoeken, met als doel nadere toelichting te verkrijgen, zijn in oktober 2024 uitgevoerd. In november zijn de verslagen opgesteld, met gebruikmaking van de ontvangen documenten en de toelichtende gesprekken. Op basis van de vragenlijsten en de toelichtende gesprekken heeft Adriaan Gaastra dit verslag opgesteld. Na controle op feitelijke (on)juistheden zijn de resultaten van de verslagen verwerkt in het rapport nulmeting.

Wij danken onze gesprekspartners hartelijk voor hun inzet, tijd en bijdragen aan de totstandkoming van dit verslag.

Bij het geheel niet voorhanden zijn van een rapportage werd altijd een verzoek tot het aanleveren van documenten en het maken van een afspraak voor een bezoek gedaan. 2

Pagina 8 van 24

iii. De Kritische Prestatie Indicatoren Het verslag volgt de opbouw van de 8 KPI’s zoals deze in 2020 door de VNG zijn geactualiseerd. Deze zijn de volgende: 1. Lokale regelingen – voldoen de gemeentelijke regeling aan de wettelijke eisen? Zie verder 1. 2. Middelen en mensen – kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Zie verder 2. 3. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot - zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zie verder 3. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht - werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Zie verder 4. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Zie verder 5. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Zie verder 6. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden - brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Zie verder 7. 8. Ter beschikking stelling overgebrachte archiefbescheiden - voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Zie verder 8.

Pagina 9 van 24

1. KPI 1 - Lokale regelingen Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1 – 1.2 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De gemeente Vlissingen beschikt over een door de Raad vastgestelde Archiefverordening (2020) overeenkomstig artikelen 30 (eerste lid) en 32 (tweede lid) van de Archiefwet 1995. Een nadere uitwerking van deze archiefverordening is de Beheerregeling Informatiebeheer die ook in 2020 is vastgesteld. De directeur van het Zeeuws Archief is door middel van een DVO aangewezen als gemeentearchivaris en verantwoordelijk voor het toezicht op de niet overgebrachte archieven. Het Zeeuws Archief geldt ook als archiefbewaarplaats voor de overgebrachte archiefbescheiden. Dit wordt in de Archiefverordening geregeld. Ook zaken als beschikbaarstelling en overdracht naar de archiefbewaarplaats worden uitgewerkt in de Beheerregeling.

1.3 Strategisch Informatie Overleg In de Beheerregeling wordt voorzien in de instelling van een Strategisch Informatie Overleg (SIO). De Beheerregeling bevat ook een korte omschrijving van de taken van het SIO: het delen van de bevindingen van het toezicht door de archivaris en het vaststellen van de hotspot-lijst. Dit vindt een keer per jaar plaats. Kwesties als vervreemding van archiefbescheiden of de aanschaf van nieuwe applicaties worden volgens de Beheerregeling met de gemeentearchivaris besproken. In de praktijk vindt dit plaats in het Tactisch Informatieoverleg (TIO), dat twee keer per jaar plaatsvindt.

1.4 Wijziging van overheidstaken Dergelijke situaties hebben zich in de afgelopen periode niet voorgedaan, waardoor geen voorzieningen omtrent archiefbescheiden zijn getroffen bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. De vertegenwoordiger van de gemeente geeft aan dat Vlissingen momenteel in een traject zit om deelnemer te worden in de GR Zeeuws Archief. Dit heeft in de toekomst een wijziging van overheidstaken tot gevolg.

1.5 – 1.6 – 1.7 Gemeenschappelijke Regelingen/Mandaatregeling archiefzorg/ Uitbestede archiefbeheertaken Vlissingen beschikt over een eigen overzicht van Gemeenschappelijke Regelingen waarin de gemeente participeert. Dit overzicht is ook te raadplegen via Overheid.nl. De gemeente is bij geen van deze centrumgemeente voor de archivering. Er zijn geen documenten gezien die uitsluitsel geven hoe en wat er betreffende de archieven geregeld is of hoe het zit met mandateren of delegeren van (archief)taken. De gemeente geeft aan dat het informatie- en archiefbeheer voor enkele GR-en niet of op onduidelijke manieren geregeld is; ook heeft de gemeente weinig zicht op wat er gebeurt. De GR Orionis, onder andere belast met o.a. de uitvoering van schuldhulpverlening en sociale werkvoorziening, heeft wel een archiefparagraaf in haar statuten.3 Er is een Algemeen Bevoegdhedenbesluit waar in het een en ander geregeld wordt ten aanzien van het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het opheffen van beperkingen op de openbaarheid door de archivaris van het Zeeuws Archief.4 Een expliciet mandaatbesluit, waarin bijvoorbeeld ook ondermandatering geregeld is aangaande het beheer van informatie en archief, is er echter niet. Dit is een aandachtspunt voor de gemeente. De gemeente heeft het bewerken en scannen van het bouwarchief (zie KPI 7) uitbesteed aan een externe partij.

Dit project zal begin 2025 starten. De website van de gemeente wordt gearchiveerd door Capsis.

3 4

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR665231/1 Artikel 30 (geraadpleegd 20-12-2024). Algemeen bevoegdhedenbesluit Vlissingen 2023, p. 12-13.

Pagina 10 van 24

1.8 Publicatie en bekendmaking Publicatie geschiedt via Djuma Open Info op de website van de gemeente. De eerste vijf verplichte categorieën, de Woo-verzoeken en klachtoordelen worden via Djuma Open Info gepubliceerd. Dit gebeurt vanuit de bijbehorende zaak in Djuma. Er is een publicatieteam samengesteld dat zich bezighoudt met het publiceren en anonimiseren van documenten die vanwege de Woo gepubliceerd moeten worden.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente Vlissingen heeft de lokale regelingen op orde. Ook voor het digitaal publiceren in het kader van de Woo is de gemeente flink op weg. De gemeente heeft minder goed in beeld voor welke gemeenschappelijke regelingen voldoende is geregeld met betrekking tot de archiefvorming. Aanbevelingen: • •

(1.5 – 1.6 – 1.7) Ga voor iedere gemeenschappelijke regeling na wat er voor het archief geregeld is. (1.5 – 1.6 – 1.7) Breng de mandateringen aangaande archiefzorg en -beheer nader in beeld; deze gaan verder dan het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en de openbaarheid van archiefbescheiden.

Pagina 11 van 24

2. KPI 2 - Middelen en mensen Hoofdvraag: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1 – 2.2 – 2.3 Middelen/ Mensen kwantitatief ten behoeve van beheer /mensen kwalitatief ten behoeve van beheer Voor het informatiebeheer stelt de gemeente Vlissingen het volgende aantal fte beschikbaar, uitgesplitst in functies: • • • • • • • • • • • • •

Medewerker DIV, post, 0,98 Medewerker DIV, post, 1 Medewerker DIV, post, 0,75 Medewerker DIV, post, 0,72 Medewerker DIV, archief, 0,89 Medewerker DIV, archief, 0,61 Medewerker DIV, archief, 0,78 Applicatiebeheerder Djuma / functioneel beheerder, 1 Applicatiebeheerder Djuma / functioneel beheerder, 0,89 Senior medewerker DIV, 0,67 (gaat Q1 met pensioen) Adviseur DIV, 1 Adviseur DIV, 1 (per november 2024 in dienst ter vervanging van senior medewerker DIV) Beleidsmedewerker DIV, 1,1

Het totale budget voor DIV bestaat uit 232.140 euro voor interne kosten (vooral kosten voor software) en 379.750 Euro voor dienstverlening en het e-Depot van het Zeeuws Archief, dus in totaal 611.890 Euro. De uitgaven zullen dit jaar echter lager uitvallen dan begroot. Het restant wordt ingezet om het bouwarchief te laten opschonen, digitaliseren en digitaal over te brengen naar het Zeeuws Archief. Daarnaast worden ook bepaalde kosten die te maken hebben met verplichte publicatie zoals bijvoorbeeld Djuma Open Info en DataMask uit het budget van de Wet open overheid betaald. Het budget van de Wet open overheid verschilt per jaar, doordat hier ook bijdragen van het Rijk bij zitten. Dit varieert tussen de circa 130.000 en 170.000 Euro. Cluster DIV behoort tot Directie Bedrijfsvoering en Dienstverlening en valt onder Team Administratie en Ondersteuning. Het cluster valt uiteen in drie delen: operationeel/post, archief, en beheer en beleid. De rol van DIV binnen de gemeentelijke organisatie is vooral een operationele. Uit het bezoek aan de gemeente bleek dat de component beheer en beleid sterker zou mogen zijn en ook een betere personele bezetting moeten hebben om meer “aan de voorkant” van het informatiebeleid betrokken te zijn.

DIV wordt wel steeds meer betrokken bij bijvoorbeeld de aanschaf en vervanging van nieuwe software en applicaties, maar zit nog altijd te weinig aan tafel wanneer strategische beslissingen genomen worden die de informatiehuishouding van de gemeente raken. Wel is er recentelijk een nieuwe adviseur DIV aangenomen. Een deel van het informatiebeleid is belegd bij team Informatisering en Automatisering (I&A), en kent een andere indeling: dit is onderverdeeld in infrastructuur, architectuur en beleid. De functioneel beheerders zijn decentraal bij de verschillende afdelingen ondergebracht. De CISO valt weer onder de Staf. De informatiemanager werkt nauw samen met I&A, maar minder met DIV. Hierdoor ontbreekt de samenwerking, wat uiteindelijk tot een totale IV-voorziening leidt. De rol van de CIO is op dit moment belegd bij de directeur Bedrijfsvoering. Omdat dit een belangrijke functie is, wil de gemeentelijke organisatie deze verzelfstandigen en anders binnen de organisatie beleggen. Navraag leert dat DIV echter weinig betrokken wordt bij de invulling van de CIO Office. Er is budget voor scholing en daar wordt ook gebruik van gemaakt door medewerkers. Binnen de clusters post en archief is voldoende capaciteit.

Binnen het cluster beheer en beleid staat men voor nieuwe vraagstukken zoals de aanschaf nieuwe applicaties, de komst van een nieuwe archiefwet, digitalisering van processen, de opkomst van Artificial Intelligence en wetgeving op dit terrein en de aansluiting op het e-depot. Om goed met deze nieuwe uitdagingen om te gaan, is de personele capaciteit krap. Een plan om het scholingsniveau van het team te verbeteren is er niet.

Pagina 12 van 24

Er zijn geen achterstanden bij de vernietiging van papieren archief en ook niet bij de postverwerking. Wel zijn er nog twee archieven die overgebracht moeten worden (zie KPI 7). In het oude zaaksysteem Verseon heeft al wel digitale archiefvernietiging plaatsgevonden tot 2021.

2.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht De archivaris is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. De directeur van het Zeeuws Archief fungeert als gemeentearchivaris van de gemeente Vlissingen. Dit is door middel van twee DVO’s geregeld, voor de papieren archieven en voor het e-depot.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties

De gemeente heeft op operationeel niveau de mensen beschikbaar om de dagelijkse taken op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer uit te voeren, zoals postverwerking en scannen. Op strategisch-tactisch niveau is de bezetting echter krap. Er wordt door DIV geroeid met de riemen die ze hebben. Er wordt gebruik gemaakt van opleidingsmogelijkheden, maar er is geen opleidingsplan. Te ondernemen acties: • • •

(2.1 - 2.2 - 2.3) Versterk het team op beleidsmatig vlak om toekomstige uitdagingen (nieuwe archiefwet, e-depot, verdere digitalisering) het hoofd te bieden. (2.1 - 2.2 - 2.3) Werk achterstanden bij de overbrenging van archief naar de archiefbewaarplaats weg. (2.1 - 2.2 - 2.3) Er is al digitaal vernietigd in het oude DMS/zaaksysteem Verseon. Zorg dat digitale vernietiging ook in Djuma en taakgerichte applicaties op de agenda blijft staan.

Pagina 13 van 24

3. KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1 Archiefruimte en applicaties De gemeente Vlissingen heeft een ruimte voor niet overgebracht archief. Deze is bij vorige inspecties in orde bevonden, maar er kwamen wel verschillende verbeterpunten naar voren. De gemeente heeft een groot deel van deze punten op orde gebracht – voor zover noodzakelijk – zoals de frequentie van de schoonmaak, het verplaatsen van het kopieerapparaat en het weghalen van werkplekken in deze ruimte. Djuma fungeert als het zaaksysteem van de gemeente. De i-Navigator waarin de zaaktypes en de bewaartermijnen te vinden zijn, is niet direct gekoppeld met het zaaksysteem. Via een import worden de zaaktypes en termijnen in Djuma geïmplementeerd. Veel taakapplicaties hebben geen eigen archiefmodule. Het beleid is daarom om deze zoveel mogelijk te koppelen met Djuma. ZorgNed (applicatie voor Sociaal Domein) heeft wel een archieffunctie. Hierin zijn bewaartermijnen overgenomen uit de i-Navigator. Een aantal andere applicaties zoals iBurgerzaken en Kofax (scanapplicatie) hebben een koppeling met Djuma (en niet met de i-Navigator). Daarmee worden de zaken “onder water” gekoppeld aan Djuma en dus vindt de archivering van informatie van deze applicaties in Djuma plaats. Het VTH-systeem LEEF is niet gekoppeld met Djuma en heeft ook geen archiefmodule.

Wel is de gemeente bezig met de migratie van LEEF naar de cloud-versie van deze applicatie Daarmee zou een koppeling ook gerealiseerd moeten kunnen worden. De eerste tests hiervoor zijn uitgevoerd. Op dit moment wordt er ook nog veel decentraal opgeslagen, bijvoorbeeld op de netwerkschijven. Dit gebeurt deels uit het zicht van DIV. Vlissingen gaat de netwerkschijven afsluiten met het oog op de ingebruikname van Microsoft Office 365. Op dit moment wordt gewerkt aan het overzetten van bestanden van de netwerkschijf naar Teams. Verder wordt e-mail nog te weinig opgeslagen in het zaaksysteem, ook al is het wel beleid om mail zoveel mogelijk bij de bijbehorende zaak op te slaan. Vlissingen beschikt over een applicatieoverzicht. Dit is nodig vanwege de aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief. Per applicatie is de organisatie nu in beeld aan het brengen of daar specifiek sprake is van archiefvorming. Uiteindelijk is het de bedoeling dat Djuma op het e-depot aangesloten wordt. Hetzelfde geldt voor Notubiz dat gebruikt wordt voor het opslaan van verslagen van raadsvergaderingen.

3.2 Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden Vlissingen heeft met het Zeeuws Archief een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.5 Het Zeeuws Archief fungeert sindsdien als de archiefbewaarplaats voor de gemeente.

3.3 E-depot De gemeente Vlissingen sluit aan bij het e-depot van het Zeeuws Archief. Hiervoor is een aparte DVO afgesloten.6

3.4 – 3.5 Onderdeel gemeentelijk rampenplan; Calamiteitenplan Er is alleen een algemeen calamiteitenplan. Er is geen specifiek plan voor de archiefkluis en er zijn, voor zover bekend, geen afspraken binnen de gemeente over een alternatieve locatie voor het archief. Mogelijk zijn die afspraken er wel met Zeeuws Archief, maar deze zijn niet meegedeeld. Daarnaast heeft de gemeente geen beleid omtrent back-up(s) en recovery gedeeld.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties Vlissingen heeft de belangrijkste punten van verbetering voor de archiefruimte doorgevoerd. Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en archieftoezicht Gemeente Vlissingen Zeeuws Archief (2019) Aansluitkit Zeeuws e-depot. Duurzaam digitaal informatiebeheer – Dienstverleningsovereenkomst Gemeente Vlissingen (2019). 5 6

Pagina 14 van 24

Vlissingen maakt werk en heeft werk gemaakt van het verkrijgen van overzicht over de applicaties en het nadenken over dan wel koppelen van (taak)applicaties aan het centrale zaaksysteem Djuma dan wel het benutten van een archiefmodule voor (taak)applicaties. Voor bepaalde applicaties is hier nog enige verbetering mogelijk. De archivering van e-mail blijft een probleem. De gemeente kon geen informatie over overleggen over een calamiteiten- en ontruimingsplan. Ook is het niet duidelijk waar de back-up te vinden is. Te ondernemen acties: • • •

(3.1) Werk verder aan een archiefoplossing voor LEEF. (3.1) Zorg dat mail opgeslagen wordt in de bijbehorende zaak. Denk na over het gebruik van de selectielijst voor e-mail van de VNG. (3.4 – 3.5) Onderzoek of er een calamiteitenplan is dat ook de archiefruimte, alternatieve locaties en het back-up-systeem hierin meegenomen wordt. Als dit niet het geval is, zorg dat dit alsnog opgenomen wordt in het calamiteitenplan.

Pagina 15 van 24

4. KPI 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: werkt de informatiehuishouding?

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteit(sverbetering)

van

haar

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De gemeente Vlissingen beschikt niet over een kwaliteitssysteem. Vlissingen geeft op dit moment geen prioriteit aan het opstellen ervan. Desalniettemin gaf ook de KPI-rapportage van het Zeeuws Archief uit 2021 aan dat het opstellen van een kwaliteitssysteem en PDCA-cyclus een prioriteit moest zijn.7 Desgevraagd geeft de gemeente aan dat men de term kwaliteitssysteem een (te) breed begrip vindt dat voor meerdere uitleg vatbaar is. Op decentraal niveau is er wel het een en ander beschikbaar: er zijn periodieke controles op zaakniveau, bijvoorbeeld de compleetheid van zaken achteraf, en controles op het scanproces bij digitale vervanging (zie ook 6.1). Voor de aanwezigheid van periodieke controles is een checklist ingezien. Ook kent de gemeente een groot aantal werkbeschrijvingen en procedures voor het doen en controleren van dagelijkse werkzaamheden. Het aansluiten bij en het uitbouwen van deze procedures kan een aanzet tot een kwaliteitssysteem en een PDCA-cyclus vormen.

4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark Het Zeeuws Archief, de door de gemeente Vlissingen aangewezen archiefbewaarplaats, werkt als organisatie niet op basis van een kwaliteitssysteem, zij het op onderdelen. Zo wordt bij het beheer van de depots de PDCA-cyclus toegepast. Ook wordt structureel meegewerkt aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven van de KVAN. 8 Deze monitor dient als benchmark voor archiefinstellingen en maakt het mogelijk om klanttevredenheid te meten en te vergelijken.

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris De functie van gemeentearchivaris is belegd bij het Zeeuws Archief. Dit wordt geregeld in de Dienstverleningsovereenkomst archiefbeheer en archieftoezicht, Gemeente Vlissingen – Zeeuws Archief (vastgesteld 2019). Het Zeeuws Archief beschikt over een gekwalificeerde archivaris in de vorm van de directrice. Zij is in het geval van Vlissingen aangewezen als archivaris (zie ook KPI 1).

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer Voor de gemeente Vlissingen stellen archiefinspecteurs namens de gemeentearchivaris op reguliere basis toezichtverslagen op, op basis van horizontale verantwoording (zoals bedoeld in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht). Het meest recente verslag (nu in concept) dateert uit 2024 en betreft de periode 2021-2024.

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats Jaarlijks brengt het Zeeuws Archief verslag uit over de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden wordt uitgeoefend. Het verslag wordt ook via de website van het Zeeuws Archief gepubliceerd.9

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente beschikt wel over een groot aantal procedures, maar niet over een overkoepelend kwaliteitssysteem om het informatiebeheer op periodieke basis te door te lichten. Behalve een verplichting op grond van de Archiefwet is dit ook een nuttig instrument om de stand van de informatiehuishouding te toetsen. Men heeft aangegeven dat het opstellen van een dergelijk systeem ook niet de eerste prioriteit heeft, ondanks eerdere inspecties.

KPI-rapportage Vlissingen 2021. Onderzoeksverslag over het informatiebeheer bij de gemeente Vlissingen, p. 10 en 14. 8 Deze vindt tweejaarlijks plaats, ook in 2024 (geraadpleegd 11-11-2024); het Zeeuws Archief werkt aan deze editie mee. 9 Zie https://www.zeeuwsarchief.nl/over-ons/jaarverslagen, geraadpleegd 11-11-2024. 7

Pagina 16 van 24

Te ondernemen actie: •

(4.1) Stel een kwaliteitssysteem op met bijbehorende periodieke kwaliteitstoets. Hierbij kan wellicht de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) een aanknopingspunt bieden. Andere aanknopingspunten zijn de procedures, controles en regelingen die de gemeente al opgesteld heeft.

Pagina 17 van 24

5. KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1 Geordend overzicht Er is een overzicht met applicaties. Dit overzicht is echter nog niet voltooid. Vlissingen geeft aan dat de reden hiervan ligt bij de aansluiting op het e-depot. Binnen het zaaksysteem zorgt de i-Navigator voor de ordening van de informatie; zie ook KPI 3.1. Er is ook een overzicht van wat zich in de archiefruimte bevindt. De netwerkschijven worden dichtgezet met de invoering van MS-Office 365. De opslag van e-mail in applicaties is minder goed in beeld bij DIV. Zie ook 3.1

5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal Vlissingen maakt geen gebruik van een metagegevensstandaard zoals het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) of Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Er is ook geen mapping van de metagegevens die de gemeente zelf hanteert, bijvoorbeeld in Djuma of in taakapplicaties, met één van de genoemde standaarden. De gemeente gebruikt wel de vaste velden voor metagegevens zoals deze in Djuma automatisch toegekend worden. Het is echter niet geheel duidelijk in hoeverre deze voldoen aan de vereisten voor het Zeeuwse e-depot. Daarnaast werkt men ook met naamconventies, bijvoorbeeld bij het opslaan van bestanden; dit is iets wat deel kan gaan uitmaken van een te ontwikkelen kwaliteitssysteem. Wel geeft men toe dat het in vakapplicaties nog een probleem is of metagegevens daar goed toegepast worden bij de zaak. Ook is het de vraag of de gegevens bij koppelingen met het zaaksysteem goed overkomen bij de uiteindelijke opslag van bestanden in Djuma. In veel andere systemen worden naamconventies of vaste metadata nog niet toegepast. Als reden wordt hiervoor gegeven dat deze in Djuma en in nieuwe systemen vanaf de start ervan ingeregeld konden worden. Voor oudere applicaties vergt het (te) veel werk om dit met terugwerkende kracht aan/ toe te passen.

5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Vlissingen houdt een overzicht bij van applicaties en hun functionaliteiten, maar dit is nog geen volledig overzicht. Bij de applicaties die geen archiefmodule hebben, is het beleid om zo veel mogelijk te koppelen met Djuma en om daar de informatie op te slaan. De applicatie ZorgNed (Sociaal Domein) heeft wel een archiefmodule en maakt gebruik van de i-Navigator.

5.4 Duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers analoog De gemeente maakt gebruik van duurzame fysieke en audiovisuele materialen en gegevensdragers bij het opstellen en beheren van archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden. Deze materialen en gegevensdragers zijn geselecteerd op basis van hun geschiktheid voor langdurige bewaring en hun conformiteit aan geldende eisen en richtlijnen voor duurzaamheid en archiefkwaliteit.

5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Archieven worden overgebracht volgens de eisen van het Zeeuws archief. Bij bewerking en overbrenging worden duurzame materialen toegepast en worden de archiefbescheiden ontdaan van plastic en ijzer.

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Zie KPI 3.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer DIV hanteert een checklist met (archief)eisen bij de aanschaf van nieuwe systemen. Deze eisen zijn gebaseerd op de NEN-ISO 16075-1:2000. Deze checklist wordt vooral toegepast bij de systemen waarin informatie langer dan zeven jaar bewaard moet worden. Vlissingen maakt gebruik van de GIBIT, maar soms ook van eigen voorwaarden voor inkoop van systemen. Pagina 18 van 24

Vlissingen kent een redelijk omvangrijk informatiebeveiligingsbeleid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) compleet met kader stellende documenten.

5.8 Aanvullende metagegevens digitaal De gemeente maakt geen gebruik van aanvullende metagegevens.

5.9 Opslagformaten Er is een lijst met toegestane opslagformaten gebaseerd op de Handreiking Voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Dit wordt ook gemonitord bij de aanschaf van nieuwe applicaties. De status van deze lijst is echter niet geheel duidelijk. Voor archiefexemplaren wordt PDF/A-1 gehanteerd in het zaaksysteem. Djuma geeft geen melding bij afwijkende en/of ongebruikelijke bestandsformaten.

5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Compressie van bestanden kan alleen worden uitgevoerd door DIV. Hiervoor komen ook wel eens aanvragen binnen, waarna een DIV-medewerker dit afhandelt. Compressie is dus toegestaan, maar hier is geen door de gemeente opgesteld beleid voor. Encryptie probeert DIV te waarborgen door zoveel mogelijk te sturen op het verzenden van berichten vanuit het zaaksysteem Djuma (voldoet aan de eisen). Daarnaast hebben medewerkers ook de mogelijkheid ‘veilig verzenden’ in Outlook. Indien de gemeente informatie openbaar maakt, dan wordt dit eerst geanonimiseerd door het publicatieteam. De digitale handtekening wordt door de ondertekenaar in het betreffende bestand geplaatst. Dit vindt niet plaats door een applicatie. Een paar jaar geleden was dit wel de overweging, maar de huidige werkwijze is juridisch gecontroleerd door Juridische Zaken en als akkoord bevonden. Vlissingen kent een streng autorisatiebeleid voor dossiers en toegangen hiertoe met rechten per rol in de organisatie. Zaakvertrouwelijke dossiers en documenten mogen alleen door behandelaars worden gezien.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente beschikt over een overzicht van applicaties. Daarnaast hanteert DIV een checklist bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Dit is een goed begin bij het bepalen of een nieuwe applicatie archiefwaardig is. Er is geen metagegevensschema of mapping met bijvoorbeeld MDTO. Djuma kent bepaalde verplichte velden en er zijn naamconventies, maar het is niet duidelijk in hoeverre deze voldoen aan de eisen voor opname van archiefbescheiden in het e-depot. Voor de vindbaarheid en authenticiteit van documenten en dossiers is dit echter wel van belang. Vlissingen heeft een lijst met toegestane bestandsformaten, maar het is niet geheel duidelijk in hoeverre deze in de diverse systemen gehandhaafd wordt. Compressie wordt toegepast, maar er is geen onderliggend beleid voor. Te ondernemen acties: • • •

(5.2) Maak een mapping van de door de organisatie gebruikte metadata en MDTO. Voer MDTO in binnen de organisatie, niet alleen in Djuma maar ook in de andere taakapplicaties met te bewaren archief. (5.9) Onderzoek in hoeverre de organisatie zich houdt aan de te gebruiken bestandsformaten; breng ook duidelijkheid inzake de status van de huidige lijst. (5.11) Stel duidelijke regels op voor compressie van bestanden (toegestaan of niet, onder welke voorwaarden, enzovoorts).

Pagina 19 van 24

6. KPI 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen Vlissingen past vervanging van analoge archiefbescheiden toe en heeft daarvoor een vervangingsbesluit genomen. Er is een handboek vervanging dat vastgesteld is in 2023. De reikwijdte, alle inkomende en uitgaande bescheiden, behalve Burgerzaken, geldt in principe nog steeds. De gemeente heeft te kennen gegeven dat er volgend jaar weer naar het proces gekeken moet worden, omdat het bouwarchief gedigitaliseerd en overgebracht zal worden door een extern bedrijf. Dit gaat plaatsvinden onder de eisen van vervanging, zodat de fysieke stukken vernietigd kunnen worden. De gemeente geeft als belangrijkste reden voor het actualiseren van het handboek en het opstellen van een afzonderlijk vervangingsbesluit dat het huidige besluit gericht is op interne vervanging en niet op vervanging van documenten door een externe partij. Daarnaast is de gemeente voornemens om een andere scanapplicatie in gebruik te nemen. Binnen het reguliere proces van vervanging heeft vernietiging van de gescande, papieren archiefbescheiden al wel plaatsgevonden. De gebruikelijke verklaringen van vervanging en vernietiging worden hiervoor opgesteld.

6.2 Converteren en migreren De migratie van het oude DMS Verseon naar Djuma is afgelopen zomer afgerond. Er is een protocol voor migratie van het Zeeuws archief gebruikt en een verklaring opgesteld.

6.3 – 6.4 Selectielijst, vernietiging en verklaringen Vlissingen maakt gebruik van geldende selectielijst(en) die door de Vereniging der Nederlandse Gemeenten (VNG) is (zijn) opgesteld. Dit is van toepassing voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Er is een door het college vastgestelde hotspotmonitor (2023). Djuma en veel taakapplicaties passen de termijnen van de selectielijst toe. Djuma gebruikt de iNavigator. Uiteindelijk koppelen de meeste applicaties met Djuma. ZorgNed (applicatie van Sociaal Domein) heeft een archieffunctie en de bewaartermijnen zijn overgenomen uit de i-Navigator. Een aantal andere applicaties, zoals bv. iBurgerzaken, Kofax, heeft een koppeling met Djuma. Daarmee worden de zaken onderwater gekoppeld aan Djuma waar de archivering en dus waardering plaatsvindt. Het toepassen van termijnen in sommige andere taakapplicaties is problematisch. Het VTH-systeem LEEF, bijvoorbeeld, heeft nog geen werkende koppeling met het zaaksysteem. De gemeente is hier wel mee bezig: LEEF wordt gemigreerd naar de cloud, waarmee het probleem verholpen zou moeten zijn. De eerste tests zijn uitgevoerd en tot op heden positief, maar geven nog geen definitief uitsluitsel of de koppeling zal werken. Er zijn procesbeschrijvingen voor vernietiging en overbrenging. Deze komen deels voort uit afspraken met het Zeeuws Archief.

Er zijn vorig jaar nieuwe afspraken gemaakt over vernietiging, bijvoorbeeld over het aangeven van de grondslag op V-lijsten en verklaringen. Op de V-lijst staat de grondslag voor vernietiging op dossierniveau aangegeven. De doorlopende machtiging voor vernietiging is ingetrokken door het Zeeuws Archief in 2023. Een voorbeeld van een verklaring van vernietiging is niet ingezien. Er heeft op beperkt schaal digitale vernietiging plaatsgevonden tot 2021, maar alleen in het vorige zaaksysteem Verseon.

Pagina 20 van 24

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen Vervreemding is enkele jaren geleden aan de orde geweest bij de oprichting van het Zorg- en Veiligheidshuis. Er is geen procedure voor vervreemding, maar er werd in dit geval wel een verklaring opgesteld.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties Vlissingen past vervanging van analoge archiefbescheiden toe. Het bijbehorende handboek Vervanging zal vanwege een veranderde scansoftware en een grootschalig vervangingsproject geactualiseerd worden. De waardering en selectie worden toegepast binnen het informatiebeheer van de gemeente. Naast de selectielijst van de VNG wordt er ook een vastgestelde hotspotlijst gehanteerd. De bewaartermijnen uit de selectielijst worden grotendeels in de systemen toegepast. Bij een enkele applicatie levert dit nog problemen op, maar hier wordt wel aan gewerkt. Te ondernemen acties: • • • •

(6.1) Zorg voor een zorgvuldige uitvoering bij de aanpassing van het vervangingsbesluit en handboek vervanging vanwege het scannen en vervangen van de bouwvergunningen. (6.3 - 6.4) Zorg dat periodieke vernietiging van digitale archiefbescheiden in alle applicaties op de agenda blijft en ook plaatsvindt. (6.3 – 6.4) Zorg dat bewaartermijnen ook in taakapplicaties toegepast kunnen worden waar dit nog niet het geval is. (6.5) Stel een procedure op voor vervreemding van archieven.

Pagina 21 van 24

.

7. KPI 7 – Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Er sprake van een achterstand bij het overbrengen van archieven. Overgebracht moeten worden: • •

Bouwarchief 1904 – 2000: 200 meter Bestuursarchief 1989 – 2000: 120 meter

In de toekomst moet nog worden overgebracht: •

Bouwarchief 2001 – 2020: 185 meter

Begin 2025 start het project voor het opschonen en digitaliseren van het bouwarchief. Dit wordt door een externe partij uitgevoerd (zie ook 6.1). Het Bestuursarchief is bewerkt en gereed voor fysieke overbrenging. Hiervoor moeten alleen nog definitief de beperkingen op de openbaarheid vastgesteld worden. In Q1 2025 zal de definitieve overbrenging plaatsvinden. Voor overgebrachte archieven wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt waar de handtekeningen van de gemeentesecretaris, de burgemeester en de gemeentearchivaris op staan. Hiervoor is een concept ingezien.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties Vlissingen heeft een begin gemaakt met het wegwerken van de achterstanden in overbrenging van fysieke dossiers naar de archiefbewaarplaats. Hoewel er dus nog sprake is van achterstanden zal de gemeente het komende jaar naar verwachting stappen maken met het wegwerken ervan. Te ondernemen acties: •

Werk de resterende achterstand in de overbrenging van fysieke archiefbescheiden weg.

Pagina 22 van 24

KPI 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen De gemeente Vlissingen brengt permanent te bewaren archiefbescheiden over naar het Zeeuws Archief. De bij het Zeeuws Archief berustende archiefbescheiden zijn ter plaatse kosteloos te raadplegen. In het geval het (laten) maken van kopieën en scans kan het Zeeuws Archief kosten in rekening brengen. De relevante vergoedingen heeft men hiertoe op de website gepubliceerd. 10 De tarieven van het Zeeuws Archief zijn gebaseerd op de Regeling tarieven rijksbescheiden. In voorkomende gevallen worden additionele (opzoek- en onderzoeks) kosten in rekening gebracht.

8.2 – 8.3 Beperkingen openbaarheid na overbrenging (ook langer dan 75 jaar) Bij de overbrenging van archiefbescheiden van de aangesloten GR-deelnemers en DVO-partners worden, indien opportuun, beperkingen gesteld aangaande de openbaarheid. Voor specifieke gevallen wordt verwezen naar de deelnemers en partners. Het Zeeuws Archief hanteert een aanvraagprocedure om in voorkomende gevallen af te kunnen wijken van een eventuele beperking; voorzien wordt in nadere voorwaarden voor het gebruik in deze specifieke context.

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Het Zeeuws Archief formuleert in de met gemeenten en het waterschap afgesloten overeenkomsten regels aangaande het afwijzen van raadpleging of gebruik, zoals wegens een slechte materiële toestand. Deze regels zijn niet vindbaar via het bezoekersreglement, met uitzondering van de procedure voor het aanvragen van toestemming voor het raadplegen van niet-openbare archieven.11 Wel zijn impliciet redenen terug te lezen die kunnen leiden tot (verdere) weigering van raadpleging, zoals het onvoorzichtig omgaan met archiefbescheiden, meenemen van etenswaren en andere gevallen van het niet opvolgen van de regels en aanwijzingen van het personeel.

8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Uitleningen aan een overheidsorgaan of deskundige instelling hebben zich in de geaudite periode niet voorgedaan. Het Zeeuws Archief beschikt niet over een overzicht van (inhoudelijke en financiële) voorwaarden, alsmede formulieren om uitleningen in goede banen te leiden. Dit is op aanvraag beschikbaar.

8.6 - 8.7 Regulering (fysiek en digitaal) bezoek en gebruik Het Zeeuws Archief beschikt op de eigen website over een pagina met daarin regels die van toepassing zijn bij het afleggen van een bezoek aan de hoofdlocatie in Middelburg of de andere studiezalen in Terneuzen en Zierikzee.12 De website biedt de digitale bezoeker voldoende informatie en gelegenheid om de archieven en collecties digitaal te raadplegen.

Beoordeling en te ondernemen acties

De gemeente Vlissingen voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet. Aanbevelingen: geen.

https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-je-bezoek/studiezaal/tarieven/, geraadpleegd 14-11-2024. https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-je-bezoek/studiezaal/inzage-in-beperkt-openbaar-archief, geraadpleegd 14-11-2024. 12 https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-je-bezoek en https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-jebezoek/studiezaal/uitleg-over-de-studiezaal/bezoekersreglement, beide geraadpleegd 14-11-2024. 10 11

Pagina 23 van 24

Bijlage - Geraadpleegde bronnen en personen • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Archiefwet 1995. Archiefbesluit 1995. Archiefregeling 2009. Aansluitkit Zeeuws E-depot – Dienstverleningsovereenkomst Gemeente Vlissingen (2023). Actualisatie d.d. 22 februari 2024 van afspraken (d.d. 30 oktober 2023) inzake vernietiging van archiefbescheiden – team Inspectie en Advies Zeeuws Archief. Algemeen Bevoegdhedenbesluit Vlissingen 2023. Archiefverordening Vlissingen (2020). Beheerregeling Informatiebeheer (2020). B&W-besluit Aanwijzing archief-hotspots en actualisatie archief-hotspotmonitor (2023). Checklist DIV bij nieuwe applicaties (2023). Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en archieftoezicht Gemeente Vlissingen Zeeuws Archief (2019). Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Vlissingen (2023). Hotspotmonitor gemeente Vlissingen 2023. Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Vlissingen (2020). Instructie archief/depotschoonmaak (geen datum). Jaarplan DIV 2024. KPI-rapportage Vlissingen 2021. Onderzoeksverslag over het informatiebeheer bij de gemeente Vlissingen. Privacy beleid gemeente Vlissingen (2020). Privacyreglement gemeente Vlissingen (2020). Procedure van vernietiging van informatie (Concept 2023). Verbeteringen archiefruimte t.b.v. IBT (2024).

Gesproken in het gemeentehuis van Vlissingen, 21 oktober 2024, met: • Bjorn Francke (Beleidsmedewerker DIV).

Pagina 24 van 24