Document · PDF

RIB Jaarverslag en –rekening en publieksjaarverslag 2022 Zeeuws Archief bijlage

Informatiebijeenkomst 8 december 2023, gemeente VlissingenBij agendapunt: Stukken26.967 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

beschreven, inclusief de bijbehorende investeringen en het rendement dat van de investering verwacht mag worden. De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur. In 2022 zijn op het gebied van automatisering laptops, desktops en dockingstations aangeschaft. Ook is de storage uitgebreid. Verder zijn de tafels en stoelen op het terras vervangen door nieuwe. Audiovisuele middelen zijn aangeschaft voor diverse overlegruimten om hybride te kunnen overleggen en presenteren. Voor de locatie Zierikzee zijn twee nieuwe bureaus aangeschaft. Daarnaast is aan het eind van het jaar in het archiefcafé de koffieautomaat vervangen. Ook heeft de tweede deelbetaling voor de nieuwe MCC website plaatsgevonden. Deze investeringen worden geactiveerd en lineair afgeschreven. Er wordt pas afgeschreven als de investering volledig is afgerond.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Paragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: • het ministerie van OCW • de gemeente Middelburg • de gemeente Veere Verder heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: • de provincie Zeeland • het waterschap Scheldestromen • de gemeente Terneuzen • de gemeente Vlissingen • de gemeente Schouwen Duiveland • de gemeente Kapelle • de gemeente Tholen Het Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN/BRAIN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld en zal in 2023 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2022 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het Zeeuws Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 550.588 (8,2% van € 6.714.493 o.b.v. de begroting 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. Het Zeeuws Archief voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief geen kortlopende leningen. Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basis van de leningsvoorwaarden (renteherziening) en of we bij afloop van de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we een andere rente krijgen (herfinanciering).

De renterisiconorm 2022 is voor het Zeeuws Archief 20% van het begrotingstotaal per 1 januari, dus 20% van € 6.714,493,- = € 1.342.899,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december nog € 258.988,- van over was. Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Financiering van de investeringsuitgaven In 2022 is geïnvesteerd in ICT-middelen, audiovisuele middelen, meubilair en een koffieautomaat. Het Zeeuws Archief beschikte in 2022 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Tot 1 juli 2021 dienen (tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 250.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. Vanaf 1 juli 2021 gaat het om een bedrag van € 1.000.000,-. De eerste twee kwartalen ontving het Zeeuws Archief geen rente over de bedragen die bij de schatkist stonden. Vanaf het derde kwartaal ontvangt het Zeeuws Archief wel enige rente.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2022 werkten in totaal 63 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden op dat moment 49,83 fte. Dit betreft 46,38 fte met een vast dienstverband en 3,44 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 2,0 fte met kans op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2022 € 3.678.005,-. Daarnaast is voor een bedrag van € 181.496,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor depotwerkzaamheden locatie Zierikzee, behoudswerkzaamheden, scanwerkzaamheden en coördinatie publieksbereik. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2022 2,75% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 5,81%). De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2022 1,43.

Vrijwilligers In 2022 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief (locaties Middelburg en Zierikzee) als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen in het Engels, scannen archiefstukken, transcriberen oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven beeldmateriaal en onderhoud scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Het team Interne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. • Er is initiatief genomen om interne gespreksgroepen te organiseren naar aanleiding van de vele aandacht voor de slavenhandel en onze rol als Zeeuws Archief bij de discussie daarover. • Algemene Personeels-Informatiebijeenkomsten (API) hebben 6 keer plaatsgevonden. • Agenda, hoofdpunten en notulen van de MT-vergaderingen werden gepubliceerd op intranet. In 2022 ook de notulen van het MT-Groot; • De SharePoint Werkplek wordt gebruikt om medewerkers op de hoogte te houden via mededelingen; • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevorderde de samenwerking en kennisdeling.

De samenstelling van de teams is in 2022 aangepast; • Voor de tweede maal is een Zomerkrant (geprint A4) gemaakt en verspreid onder medewerkers. • Er is een personeelsuitje georganiseerd bij de Oesterdam met een actief programma. • De jaarlijkse BBQ voor medewerkers in september kon weer doorgang vinden. • De eindejaarsbijeenkomt voor medewerkers en vrijwilligers is door omstandigheden uitgesteld en een nieuwsjaarsbijeenkomst geworden. • De vrijwilligers hebben een aparte bijeenkomst gehad in juni en ontvingen een kaart op de Vrijwilligersdag 7 december. Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Medezeggenschap In 2022 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, de heer J.J. Aalberts, in mei opgevolgd door E. Smit, wethouder Middelburg en de heer R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en de heer Chr. Dekker, in mei opgevolgd door de heer R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma’s te zijn overschreden. Bij het overzicht van overhead zijn de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging overschreden. Dit komt doordat de personeelslasten hoger zijn dan begroot en doordat de dotatie aan de voorziening huisvesting voor beheer en onderhoud hoger is dan begroot.

Zoals uit de nadere toelichting van het overzicht van baten en lasten uit de jaarrekening blijkt, wordt de overschrijding bij de personeelslasten veroorzaakt doordat alsnog een opleiding is gevolgd die in eerste instantie niet door zou gaan, vanwege hogere reiskosten woon-werkverkeer en vanwege hogere overige personeelskosten. De overschrijding van de huisvestingskosten voor beheer en onderhoud worden veroorzaakt doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. De overschrijding past binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijdingen eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het bestuur de desbetreffende overschrijdingen alsnog autoriseren.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Jaarrekening 2022

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

BALANS PER 31 DECEMBER 2022 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2022 €

31-12-2021 €

450.288

543.494

357.272 5.322.972 5.805 5.686.048

155.642 5.492.826 5.850 5.654.318

Liquide middelen

114.864

29.434

Overlopende activa

342.649

121.602

6.593.849

6.348.847

181.328 335.905 716.798 209.665 341.998 235.236 198.495 140.665 2.360.090

181.328 239.905 716.798 209.665 341.998 215.644 198.495 19.593 2.123.426

2.373.373

1.801.587

199.803 199.803

258.988 258.988

4.933.265

4.183.999

754.556 754.556

739.236 739.236

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen

TOTAAL ACTIVA

PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruitontvangen bedragen

TOTAAL PASSIVA

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

31-12-2021 €

184.682

383.973

336.881 384.994 906.558

336.881 704.758 1.425.613

6.593.849

6.348.847

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2022 Begroting 2022

€

2e wijziging begroting 2022 €

€

783.528 -60.877 722.651

854.518 -59.675 794.843

840.914 -58.689 782.225

670.856 -58.432 612.423

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

1.967.259 -331.877 1.635.382

2.056.903 -315.977 1.740.926

1.748.130 -121.527 1.626.603

1.995.385 -292.936 1.702.449

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.195.685 -12.169 1.183.516

1.227.530 -11.025 1.216.505

991.617 -5.000 986.617

1.004.157 -15.000 989.157

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

3.946.472 -404.923 3.541.549

4.138.951 -386.677 3.752.274

3.580.661 -185.216 3.395.445

3.670.398 -366.368 3.304.030

-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -295.960 -92.682 -7.055.199

-1.336.951 -1.761.945 -150.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -304.849 0 -6.802.128

-1.305.759 -1.727.023 0 -489.383 0 -141.005 -36.204 -666.293 -121.216 -334.929 -34.180 -388.986 -103.926 -253.618 -443.212 -64.020 -48.308 -217.549 0 -6.375.611

-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -121.625 0 -6.500.500

Realisatie 2022

Realisatie 2021

BATEN EN LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen Incidentele baten

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Realisatie 2022 € Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele lasten

Vennootschapsbelasting Onvoorzien TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve digitalisering

RESULTAAT

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022

Realisatie 2021 €

€

817.096

823.207

774.540

797.424

128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0 3.271.278

122.205 380.347 251.856 1.236.515 311.159 70.795 13.810 0 3.209.894

147.381 380.000 251.500 1.217.328 260.740 58.533 13.810 0 3.103.832

144.417 379.533 260.997 1.263.704 247.205 60.618 17.271 0 3.171.170

5.707

1.000

15.000

5.707

10.000

15.000

236.665

-171.040

-153.666

19.593

0 96.000 0 0 0 0 0 96.000

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 -72.040 -50.000 0 -145.000 -267.040

0 0 -153.666 0 0 0 0 -153.666

0 0 0 0 0 0 0 0

140.665

19.593

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.

Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, verlofsparen e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Programma’s Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma’s voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MOIP gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord.

De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2022 volgens opgave van het fonds 110,9%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2022 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen

Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

Materiële vaste activa 1.781.562 -1.238.069 543.494 69.376 -162.584 -93.208

1.744.697 -1.294.409 450.288

In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa

% 4-10-20

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2022 €

31-12-2021 €

357.272 357.272

155.642 155.642

5.322.972 5.322.972

5.492.826 5.492.826

135.417 128.272 260.367 470.817

166.516 317.763 90.207 201.753

5.805 0 5.805

5.850 0 5.850

a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen

b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening

Drempelbedrag is € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid

Overige vorderingen

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

31-12-2022 €

31-12-2021 €

112.823 0 -43 2.085 114.864

27.668 0 -18 1.784 29.434

27.879 143.702 0 7.854 564 1.815 46.771 4.257 35.481 2.336 22.252 35.708 3.976 3.624 2.155 2.268 2.008 342.649

41.407 16.200 7.647 0 1.139 1.815 0 3.679 15.195 2.553 20.474 0 3.368 3.648 1.899 1.392 1.187 121.602

Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

181.328 0 0 0 181.328

Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

239.905 0 96.000 0 335.905

239.905 0 0 0 239.905

Bestemmingsreserve programma's Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

716.798 0 0 0 716.798

654.880 61.918 0 0 716.798

Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

209.665 0 0 0 209.665

Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas

Overlopende activa Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC Nog te ontvangen opdrachten zakelijke dienstverlening Nog te ontvangen depothuur Nog te ontvangen huur kantoorruimte Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald bouw vitrines expositieruimte Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald digitaliseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaald abonnementen/contributie Overige vooruitbetaalde bedragen

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

31-12-2022 €

31-12-2021 €

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

341.998 0 0 0 341.998

Bestemmingsreserve digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

215.644 19.592 0 0 235.236

135.644 80.000 0 0 215.644

Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

198.495 0 0 0 198.495

Onverdeeld resultaat

140.665

19.593

Saldo Eigen vermogen

2.360.090

2.123.426

Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

1.801.587 1.855.163 -1.283.377 2.373.373

1.380.024 1.761.945 -1.340.383 1.801.587

Saldo Voorzieningen

2.373.373

1.801.587

25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Saldo per 31 december

258.988 -59.185 199.803

314.812 -55.824 258.988

Totaal schulden op lange termijn

199.803

258.988

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost.

De langlopende schuld van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2022 € 199.803. De kortlopende schuld bedraagt per 31 december 2022 € 62.748. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 3 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2022 € 13.810.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

31-12-2022 €

31-12-2021 €

0 0

754.556 754.556

739.236 739.236

142.273 -5.707 6.014 0 14.520 0 1.428 11.320 2.149 1.038 4.090 5.354 0 1.674 184.153

209.151 13.352 7.796 104.491 10.893 4.657 3.467 9.370 0 0 9.444 3.808 4.147 3.398 383.973

336.881 336.881

5.591 612

6.228 612

112.899 0

98.124 78.886

177.022 15.514 57.246 9.600 0 6.303 384.994

241.962 0 88.103 185.843 5.000 0 704.758

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Crediteuren Stand per 31 december

Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen digitaliseringskosten Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen automatiseringskosten Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen kosten uitzendkrachten Nog te betalen kosten website Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten Overige nog te betalen bedragen

De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)

Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Wilhelminapolder Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen salarisgaranties met een looptijd >1 Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage scans Vooruitontvangen bijdrage NA tbv ontwikkeling RHC's

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een Looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 380.347,- per jaar (prijspeil 2022). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 14.889 per jaar inclusief btw.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING

Realisatie 2022 €

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022 €

Realisatie 2021 €

51.191 44.326 0 99.731 195.248

50.699 37.502 500 169.639 258.341

52.709 27.088 12.570 191.309 283.675

52.072 35.881 0 40.202 128.154

Doorbelaste salariskosten

588.280

596.178

557.239

542.701

Totaal lasten programma beheer

783.528

854.518

840.914

670.856

-17.393 -43.484 0 -60.877

-17.050 -42.625 0 -59.675

-16.768 -41.921 0 -58.689

-16.695 -41.737 0 -58.432

-60.877

-59.675

-58.689

-58.432

Incidentele baten en lasten

Saldo programma beheer

722.651

794.843

782.225

612.423

5.495 61.685 16.397 138.784 125.823 247.004 595.188

8.035 103.850 27.484 153.165 161.605 234.901 689.040

7.223 55.517 36.150 152.263 87.875 71.160 410.188

4.732 51.408 43.229 190.689 144.448 209.320 643.827

Doorbelaste salariskosten

1.372.071

1.367.864

1.337.942

1.351.558

Totaal lasten programma informatie en kennis

1.967.259

2.056.903

1.748.130

1.995.385

-331.877 -331.877

-315.977 -315.977

-121.527 -121.527

-292.936 -292.936

-331.877

-315.977

-121.527

-292.936

1.635.382

1.740.926

1.626.603

1.702.449

Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot

Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot

Totaal baten programma beheer

Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening

Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening

Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Doorbelaste salariskosten Totaal lasten programma publieksbereik Baten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Realisatie 2022 €

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022 €

Realisatie 2021 €

186.315 89.165 4.105 15.542 295.127

181.254 95.543 4.250 56.803 337.850

76.123 93.878 4.000 14.000 188.001

136.577 84.085 1.709 12.463 234.835

900.558

889.680

803.615

769.322

1.195.685

1.227.530

991.617

1.004.157

-9.551 0 -1.661 -956 -12.169

-9.235 0 -1.500 -290 -11.025

-5.000 0 0 0 -5.000

-14.398 0 -80 -522 -15.000

-12.169

-11.025

-5.000

-15.000

1.183.516

1.216.505

986.617

989.157

Realisatie 2022 €

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022 €

Realisatie 2021 €

-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -6.666.557

-1.336.951 -1.761.945 -150.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -6.497.279

-1.305.759 -1.727.023 0 -489.383 0 -141.005 -36.204 -666.293 -121.216 -334.929 -34.180 -388.986 -103.926 -253.618 -443.212 -64.020 -48.308 -6.158.062

-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -6.378.875

-9.700 -2.366 -710 -1.184 -235 -237 -879 -15.310

-9.782 -2.386 -716 -1.194 -237 -239 -886 -15.440

-9.445 -2.304 -691 -1.152 -229 -230 -856 -14.907

-11.853 -35.666 -15.707 -63.226

-11.772 -35.337 -15.000 -62.109

-11.541 -33.313 -7.647 -52.501

-16.829

-59.904 -145.609 4.916 -200.596

-75.000 -156.000 4.687 -226.313

-50.000 -90.000 0 -140.000

-53.053 0 -1.163 -54.216

-92.682

-7.055.199

-6.802.128

-6.375.611

-6.500.500

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot

Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland

Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS Art in Print

Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten

Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering WIA/WAZO uitkering Doorbelaste kosten Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assurantiekosten Inhuur externe bureaus Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Realisatie 2022 €

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022 €

Realisatie 2021 €

0 14.312 0 -16.974 24.878 12.368 0 34.354 4.794 27.837 0 26.775 128.345

0 16.000 0 -16.000 24.693 10.901 1.600 28.211 6.500 26.000 0 24.300 122.205

0 13.000 0 -14.406 23.691 9.000 1.596 47.500 6.000 15.000 0 46.000 147.381

0 15.638 -18.395 -14.766 24.071 8.753 938 47.746 4.984 19.325 34.462 21.662 144.417

380.347 380.347

380.000 380.000

379.533 379.533

3.729 8.978 882 49.439 50.454 803 101.008 20.525 235.816

5.000 8.250 900 58.450 52.500 1000 104.650 21.106 251.856

4.500 8.000 900 60.000 42.500 800 111.300 23.500 251.500

4.934 5.124 844 68.450 58.076 932 103.340 19.297 260.997

733.842 1.558 24.386 0 1.855.163 -1.283.377 1.331.572

747.163 1.558 24.386 0 1.761.945 -1.298.537 1.236.515

574.405 1.300 0 0 1.727.023 -1.085.400 1.217.328

799.193 2.087 11.791 6.776 1.761.945 -1.340.383 1.263.704

13.752 1.978 21.251 144.237 12.053 5.381 3.372 10.343 25.425 41.960 5.363 1.987 7.849 294.951

13.225 3.500 22.500 149.863 7.500 4.000 4.500 9.500 25.000 54.600 5.165 1.900 9.905 311.159

14.500 3.500 23.870 154.078 10.000 4.000 5.500 9.831 17.751 6.000 5.020 1.300 5.390 260.740

13.494 3.722 22.607 148.085 5.591 2.806 4.629 9.864 18.007 0 5.165 1.873 11.362 247.205

Realisatie 2022 €

2e wijziging begroting 2022 €

Begroting 2022 €

Realisatie 2021 €

13.810 13.810

17.271 17.271

14.209 2.584 44.786 2.904 4.859 69.341

14.491 1.295 47.481 2.904 4.624 70.795

13.719 893 40.604 2.510 807 58.533

13.442 893 42.703 2.773 807 60.618

Doorbelaste salariskosten

817.096

823.207

774.540

797.424

Totaal overzicht overhead

3.271.278

3.209.894

3.103.832

3.171.170

Vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting

5.707 5.707

1.000 1.000

15.000 15.000

5.707 5.707

10.000

15.000

236.665

-171.040

-153.666

19.593

0 96.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 96.000

0 96.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -72.040 -145.000 -50.000 0 0 -171.040

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -153.666 0 0 0 0 0 -153.666

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

140.665

19.593

Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur

Onvoorzien Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage

Resultaat

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2022 en de 2e wijziging begroting 2022. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij conserveren en restaureren hoger omdat de ingehuurde uitzendkrachten meer werkzaamheden hebben verricht voor de partners in de regeling dan is begroot. Bij het e-Depot zijn de lasten lager omdat de verschillende werkzaamheden voor de verdere implementatie van het e-Depot en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten doorschuiven naar 2023. Programma informatie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat de inhuur voor inventarisatie voor het grootste gedeelte doorschuift naar 2023. Daarnaast zijn ook geen grote werkopdrachten aan De Ree opgedragen. Voor wat betreft de lasten voor nader toegankelijk maken zijn er geen kosten gemaakt voor het publiceren van de Toldatabase en het inhuren van De Ree voor bepaalde bewerkingsacties op het gebied van beeld. De database is niet gepubliceerd en voor beeld wordt in 2023 een nieuw plan opgesteld. Verder zijn de kosten voor de inhuur van een datascientist in verband met linked open data lager dan begroot. De lasten voor digitalisering zijn lager dan begroot omdat geen extra groot beroep is gedaan op De Ree voor het koppelen en inlezen van gedigitaliseerd materiaal.

De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn lager dan begroot omdat de ingehuurde uitzendkrachten voor behoudswerkzaamheden in het laatste kwartaal minder zijn gaan werken. Ook heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar behoudswerkzaamheden voor de partners in de regeling. Als gevolg hiervan zijn er ook minder lasten voor de aanschaf van gebruiksgoederen voor conserveren en restaureren. De opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn hoger omdat pas in het vierde kwartaal opdracht werd gegeven voor het KPI-onderzoek voor Sluis, waardoor het niet meenomen kon worden in de 2e wijziging begroting 2022. Programma publieksbereik De lasten van het programma publieksbereik zijn hoger voor het informatiecentrum in verband met hogere kosten voor inhuur coördinator publieksbereik op detacheringsbasis. De lasten voor de website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor werkzaamheden aan de website zelf. De lasten voor externe communicatie zijn lager dan begroot omdat het geplande magazine doorschuift naar 2023. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot omdat in de 2e wijziging nog geen rekening gehouden kon worden met de indexering van de bijdragen. Het door het Rijk gehanteerde indexeringspercentage is pas bekend geworden na de vaststelling van de 2e wijziging begroting.

Op 1 januari 2023 ontving het Zeeuws Archief rentebaten op de rekening van het schatkistbankieren. Hier is in de 2e wijziging begroting geen rekening mee gehouden. De overige baten zijn lager dan begroot doordat bij de 2e wijziging begroting ten aanzien van de verrekening BTW er vanuit is gegaan dat overeenstemming met de belastingdienst zou worden bereikt over het percentage waarmee gerekend mag worden. Uitgangspunt is dat dit percentage Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

hoger moet zijn dan het bestaande percentage omdat het Zeeuws Archief steeds meer dienstverleningsovereenkomsten heeft afgesloten. De gesprekken met de belastingdienst zijn nog gaande. De verwachting is dat met terugwerkende kracht vanaf 2017 BTW teruggevorderd kan worden. De incidentele baten betreffen de verwachte vennootschapsbelasting inclusief voorschotbedragen van de jaren 2019 en 2020. In 2022 zijn de definitieve aanslagen over deze jaren binnengekomen en bleek voor beide jaren de verschuldigde vennootschapsbelasting € 0,- te zijn. De in 2019 en 2020 voorgeboekte kosten zijn in 2022 als incidentele baten afgeboekt. De betaalde voorlopige aanslagen zijn in 2022 teruggestort. In 2022 is overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van de BTW-positie. Dit heeft februari 2023 geresulteerd in toegezegde teruggaven over de jaren 2017 en 2019 voor een bedrag van € 55.857,- in totaal. Deze baten moeten worden verantwoord in het jaar waarop zij betrekking hebben danwel het eerste jaar dat nog niet is afgerond. Derhalve worden deze in februari 2023 ontvangen ontvangsten in het boekjaar 2022 verantwoord.

Overige personeelskosten De overige personeelskosten zijn hoger dan begroot doordat een medewerker alsnog een opleiding kon volgen die in eerste instantie niet door zou gaan. Daarnaast zijn de reiskosten woon-werkverkeer hoger. Een aantal medewerkers ontvangt een vaste reiskosten woon-werkverkeer en een aantal declareert maandelijks de daadwerkelijk gemaakte reizen woon-werkverkeer gelijktijdig met de thuiswerkvergoeding . Er zijn afspraken gemaakt over een patroon thuiswerken- op locatie werken, maar daar wordt vanaf geweken als dat nodig is voor het werk. Daarnaast zijn de kosten voor het afscheid van medewerkers die met pensioen zijn gegaan hoger dan begroot, echter is het verschil lager doordat de eindejaarsbijeenkomst geannuleerd werd vanwege het overlijden van een medewerker. Huisvestingskosten Voor de huisvestingskosten was een hoger bedrag begroot voor gas en elektra. Het verbruik was in 2022 echter lager dan verwacht door de zachte winter en mede door allerlei duurzaamheidsmaatregelen. Zoals ledverlichting in de depots, studiezaal, archiefcafé en receptie, het investeren in de software voor het regelen van de depots en het lager instellen van de thermostaatknoppen van de verwarmingen.

Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten voor beheer en onderhoud zijn hoger dan begroot doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn lager dan begroot omdat minder inhuur van een extern bureau nodig was voor het opstellen van het beleidsplan informatiebeheer en het informatiebeheerplan.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur: naam

functie

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2022 2022

Totaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsm axim um

2022

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2021 2021

Totaal

2021

J.J. Aalberts tot 15 mei 2022

penningmeester AB en DB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

C. Dekker tot 15 mei 2022

lid AB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

E. Smit per 15 mei 2022

lid AB en DB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

R. Schonis per 15 mei 2022

lid AB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

M.M.D. Vermue per 1 januari 2022

lid AB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

R.J. van der Zw aag

lid AB en DB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

F.W. Weisglas A.J. Koppejan per 1 januari 2022 van lid naar voorzitter G.W. van Montfrans-Hartman tot 1 januari 2022

lid AB

€

1.428

n.v.t. €

1.428

€

21.600 €

705

n.v.t. €

705

voorzitter AB en DB

€

1.944

n.v.t. €

1.944

€

32.400 €

2.407

n.v.t. €

2.407

n.v.t.

€

32.400 €

1.531

n.v.t. €

1.531

J.L. Kool Blokland

directeur

€

117.020

23.012

€ 140.031

€

216.000 €

111.930

voorzitter AB en DB

n.v.t. €

€

22.642

€ 134.572

*Betreft w erkgeversdeel pensioenvoorziening

De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2022 t/m 31-12-2022 o.b.v. 1,0 fte.

74 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 27 maart 2023 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.

RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling ‘Zeeuws Archief’ staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2022 Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 140.665,- als volgt te verdelen: • Toevoegen aan een voorziening voor het verlofsparen vanaf 2023 een bedrag van € 84.808,• Toevoegen aan de bestemmingsreserve digitalisering een bedrag van € 55.857,-

75 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief A. Verklaring over de jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022, op pagina 54 tot en met pagina 75, van het Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van het Zeeuws Archief per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling tot stand zijn gekomen. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2022; 2. de staat van baten en lasten over 2022; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012) en het controleprotocol WNT 2022. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie “Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening”. Wij zijn onafhankelijk van het Zeeuws Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags-en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Materialiteit De bij de controle toegepaste materialiteit bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale kosten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze materialiteit is ontleend aan het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012).

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. MIDDELBURG T: (0118) 678900

GOES T: (0113) 242628

TERNEUZEN T: (0115) 683449

ZIERIKZEE T: (0111) 420344

BARENDRECHT T: (0118) 647155

Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden, gedeponeerd onder nummer 4081496 bij de Kamer van Koophandel te Utrecht, liggen ter inzage op ons kantoor en worden op verzoek toegezonden.

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT- plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die onder andere bestaat uit: - de programmaverantwoording - andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de informatie in het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijking bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720.

Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de Financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde bedragen. Dit houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en de met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de organisatie in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel

moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen.

De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: -

het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies

zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven; -

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Middelburg, 29 maart 2023

Rijkse accountants & adviseurs M. Baas MSc RA

SPEFICIATIE MATERIËLE VACTE ACTIVA SPECIFICATIE MATERIELE VASTE ACTIVA aanschafw aarde

investeringen

afboeking volledige afschrijving

aanschafw aarde

afschrijvings cum ulatieve afschrijving % afschrijving

afboeking volledige afschrijving

cum ulatieve afschrijving

1-1-2022

2022

31-12-2022

1-1-2022

2022

31-12-2022

2022

boekw aarde boekw aarde

1-1-2022

31-12-2022

M ateriële vaste activa Inrichting kantoor

€

Depotinrichting

€ 1.017.484 €

145.814 €

5.804 €

€

151.618

€

35.982 €

14.795 €

€

50.777 €

109.831 €

100.841

€

1.017.484

€

879.755 €

40.699 €

€

920.453 €

137.729 €

Apparatuur diversen

€

97.031

19.139 €

16.537 €

€

35.676

€

1.458 €

4.859 €

€

6.317 €

17.681 €

Inrichting restauratie en behoud

29.359

€

7.050 €

€

7.050

€

1.469 €

705 €

€

2.174 €

5.581 €

4.876

Apparatuur studiezaal en kantoor

€

41.408 €

€

41.408

€

9.440 €

8.282 €

€

17.722 €

31.967 €

23.686

Inrichting kantine

€

8.930 €

6.951 €

€

15.881

€

2.971 €

2.584 €

€

5.555 €

5.959 €

10.326

Inrichting studiezaal

€

27.002 €

2.603 €

€

29.605

€

5.028 €

2.895 €

€

7.924 €

21.973 €

21.681

Expositieruimte

€

772 €

€

-772 €

€

772 €

Apparatuur restauratie en behoud

€

32.720 €

€

-19.925 €

12.795

€

26.875 €

Digitaliseren bestanden BS

€

77.550 €

€

-77.550 €

€

77.550 €

Hardw are 5 jaar

€

299.890 €

24.611 €

-7.994 €

316.506

€

147.713 €

Softw are 5 jaar

€

103.803 €

12.870 €

€

116.674

€

49.055 €

27.794 €

€

76.850 €

54.748 €

39.824

Totaal m ateriële vaste activa

€ 1.781.562 €

69.376 €

-106.242 €

1.744.697

€ 1.238.069 €

162.584 €

-106.242 €

1.294.409 €

543.494 €

450.288

€

-772 €

1.280 €

-19.925 €

€

-77.550 €

58.692 €

-7.994 €

198.410 €

€

8.229 € €

€

5.846 € -

€

152.177 €

4.566 118.096

80 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/13601244/1