RIB Integrale archiefinspectie 2024 gemeente Vlissingen bijlage

Gemeente Vlissingen zeeuwsArchief

3 1 DEC. 2024 Hofplein 16- Postbus70.4330ABMiddelburg

ONTV^ncfs]

[o 118) 67 88 00 ■ info@zeeuwsarchie£nl ■ www.zeeuwsarchieÉnP™”-

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

Datum Onderwerp Ons kenmerk Bijlagen

: 18 december 2024 : Integrale archiefinspectie 2024 gemeente Vlissingen : A-277/2024 : 1

Geacht college, Hierbij bied ik u het rapport 'Integrale archiefinspectie 2024' aan. In het kader van artikel 3 van de Archiefverordening Vlissingen 2020 voerde het Zeeuws Archief een integrale archiefinspectie uit. De wettelijke grondslag is te vinden in artikel 37 van de Archiefwet waarin het toezicht door de gemeentearchivaris op het informatiebeheer is geregeld. In het rapport worden aanbevelingen gedaan voor de verbetering van geconstateerde knelpunten en een beschrijving van de mogelijke risico's in de informatiehuishouding. Het is van belang dat de aanbevelingen verwerkt worden in een jaarplan om de opvolging ervan te borgen. In het rapport worden vijf aanbevelingen gedaan: 1. Versterk de integrale sturing op de duurzame toegankelijkheid van informatie 2. 3. 4. 5.

volgens de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 Borg de continuering van een sterk DIV-team Zorg dat het DIV-team meer regie krijgt op het informatiebeheer Krijg grip op informatiebeheer bij verbonden partijen Verbeter de archiefruimte

Desgewenst geven we graag een toelichting op de inspectie, de bevindingen en de aanbevelingen.

Met vriendelijke groet, 7]

Dr. J.L. Kooj^Blókrarto Directeur Zeeuws Archief

$

&

Integrale archiefinspectie gemeente Vlissingen 2024

zeeuws Arch i ef

COLOFON

Organisatie: Auteur: Datum: Versie:

Zeeuws Archief Rick Stoorvogel, Stefan Schrier, Annelies Kolijn 18 december 2024 1.0

Inhoudsopgave Inleiding

,3

1. Versterk de integrale sturing op de duurzame toegankelijkheid van informatie volgens de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 2.

3.

a.

3

Borg de continuering van een sterk DIV-team

.4

Zorg dat het DIV-team meer regie krijgt op het informatiebeheer

.4

Ontwikkel een kwaliteitssysteem

4

b. Maak inzichtelijk in welke applicaties geen archiefbeheer plaatsvindt en implementeer dit waar nodig 4

c.

Koppel kwaliteitscontroles terug naar de organisatie

.4

d.

Maak afspraken over het hanteren van een metagegevensschema

,4

e.

Vind zoekgeraakte analoge dossiers terug en stel een uitleenprocedure op

f.

Stel een uitdiensttredingsprocedure op

5 5

4.

Krijg grip op informatiebeheer bij verbonden partijen

.5

5.

Verbeter de archiefruimte

.5

Geraadpleegde stukken

.6

2 I 7

«

Inleiding Artikel 37 van de Archiefwet bepaalt dat de gemeentearchivaris belast is met het toezicht op nietovergebrachte archiefbescheiden. Het toezicht wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief als gemeentearchivaris van de gemeente Vlissingen. Dat is vastgelegd in de Archiefverordening Vlissingen 2020, artikel 3. In het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van 19 juni 2024 is aangekondigd dat in 2024 het toezicht wordt vormgegeven door middel van een integraal inspectierapport van het informatiebeheer. In dit rapport worden aanbevelingen gedaan voor de verbetering van geconstateerde knelpunten en een beschrijving van de mogelijke risico's. Het rapport dient te worden gebruikt als bestuurlijk verantwoordingsinstrument richting de gemeenteraad en richting het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). In het onderzoek zijn bureaustudies gedaan en interviews gehouden met medewerkers van de gemeente Vlissingen. Er is gebruikt gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Het raamwerk is een instrument om te toetsen of een overheidsorgaan voldoet aan de vereisten uit de archiefregelgeving. Ook zijn de kaders en randvoorwaarden getoetst die de gemeente Vlissingen hanteert in haar bedrijfsvoering om tot een transparante, controleerbare en beheersbare informatiehuishouding te komen.

De grote inzet en kennis van de medewerkers van Documentaire Informatievoorziening draagt sterk bij aan de stabiliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Vlissingen. Er worden risico’s gesignaleerd waar vijf aanbevelingen uit voortkomen die met name op strategisch niveau opgepakt dienen te worden. Het is van belang dat de aanbevelingen verwerkt worden in een jaarplan. Door dat te doen, krijgt de gemeente Vlissingen meer grip op het informatiebeheer.

1. Versterk de integrale sturing op de duurzame toegankelijkheid van informatie volgens de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 We signaleren dat IT en informatiebeheer als twee aparte disciplines worden benaderd, waarbij het informatiebeheer onvoldoende gewicht krijgt op strategisch niveau. Daarnaast zijn functies van de Idisciplines, zoals de chief information security officer (CISO), functionaris gegevensbescherming (FG), informatiemanager, functioneel beheerders en informatiebeheerders, verspreid in de gemeentelijke organisatie en de l&A-samenwerking, wat zorgt voor afstand tussen IT en informatiebeheer. IT en informatiebeheer (DIV) zijn onderdeel van de informatiehuishouding doordat beide gaan over informatie en applicaties. Het verschil is dat IT gaat over werkzaamheden met betrekking tot infrastructuur, automatisering en overige technische aspecten, terwijl informatiebeheer veel meer gaat over het duurzaam bewaren en beheren van informatie. IT is onder meer een middel om goed informatiebeheer te bewerkstelligen, zodat gemeentelijke informatie duurzaam toegankelijk is. De integrale benadering van de duurzame toegankelijkheid van informatie is in het l-domein onvoldoende aanwezig.

Verstevig daarom op strategisch niveau de regie op het informatiebeheer, conform de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020. Dat zorgt voor betere samenwerking tussen IT en informatiebeheer, waarbij het risico wordt vermeden dat er tegen elkaar in of naast elkaar gewerkt wordt. Integraal samenwerken is essentieel om de duurzame toegankelijkheid van informatie te borgen. Niet alleen voor specifieke doelen als datagedreven werken. Maar ook voor de efficiënte uitvoering van primaire processen, voor het afleggen van verantwoording en om onderzoek nu en in de toekomst mogelijk te maken.

3 I 7

X

2. Borg de continuering van een sterk DIV-team Medewerkers van team Administratie en Ondersteuning / Documentaire Informatievoorziening krijgen een grote verantwoordelijkheid. In de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 worden deze medewerkers concernbreed de verantwoordelijkheid gegeven voor advisering, ondersteuning, rapportering, reparatie, overdracht en het dagelijks beheer van informatie. Ervaren medewerkers gaan op korte en middellange termijn met pensioen. Daardoor loopt de gemeente het risico dat kennis en vaardigheden verloren gaan. Borg daarom de kennis en vaardigheden van het DIV-team en maak een strategische personeelsplanning. Het nakomen van alle verantwoordelijkheden, de continuïteit van het DIV-team en dus de kwaliteit van het informatiebeheer blijven zo geborgd.

3. Zorg dat het DIV-team meer regie krijgt op het informatiebeheer Om de medewerkers van team Administratie en Ondersteuning / Documentaire Informatievoorziening beter in staat te stellen opvolging te geven aan genoemde verantwoordelijkheden, worden de volgende aanbevelingen gedaan:

a. Ontwikkel een kwaliteitssysteem Volgens de Archiefregeling (artikel 16) moet de zorgdrager voor een kwaliteitssysteem zorgen. De gemeente Vlissingen heeft op dit moment echter geen applicatie of PDCA-cyclus om de kwaliteit van informatie structureel te controleren, te waarborgen en te verbeteren. Het ontbreken van het kwaliteitssysteem maakt het moeilijk om grip te houden op de grote hoeveelheid processen en daardoor op de kwaliteit van de informatie. Dit leidt tot inefficiëntie en fouten en heeft mogelijke juridische consequenties.

b. Maak inzichtelijk in welke applicaties geen archiefbeheer plaatsvindt en implementeer dit waar nodig. Er is in het applicatielandschap onvoldoende inzicht in welke systemen en applicaties archiefbeheer plaatsvindt. Denk hierbij aan het aanpassen van metadata, het vernietigen van informatie en de mogelijkheid om informatie te exporteren. Als er in een applicatie geen archiefbeheer mogelijk is vanwege technische beperkingen, is het belangrijk om toch creatieve oplossingen te bedenken om tot een werkbare aanpak te komen. Zo blijft er geen ongestructureerde informatie in applicaties achter, waarbij het risico bestaat dat informatie later minder goed te vinden, te vernietigen of te exporteren is.

c. Koppel kwaliteitscontroles terug naar de organisatie In het zaaksysteem Djuma worden kwaliteitscontroles door de DIV-medewerkers uitgevoerd. Zij verbeteren zelf de geconstateerde fouten en gaan niet de organisatie in met de uitkomsten van de controles. Koppel de resultaten als stuurinformatie terug naar behandelaren, teamleiders en directeuren, zodat er een lerend effect gecreëerd wordt en in de toekomst de werklast voor DIVmedewerkers wordt verminderd. Implementeer daarnaast ook kwaliteitscontroles bij informatie die niet in Djuma wordt gearchiveerd, aangezien de gemeente ook verantwoordelijk is voor de duurzame toegankelijkheid van die informatie. Voer de controles uit in samenhang met aanbevelingen 3a en 3b. Onderzoek of ook hier de samenwerking gezocht kan worden met andere IT-disciplines.

d. Maak afspraken over het hanteren van een metagegevensschema Er is geen metagegevensschema vastgesteld en geïmplementeerd. Volgens artikel 19 van de Archiefregeling hoort de zorgdrager dit wel te doen. In de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 krijgen medewerkers de verantwoordelijkheid in hun rol als procesbeheerder voor het creëren en beheren van accurate en complete werkprocesgebonden informatie, volgens vastgestelde kwaliteitseisen. Medewerkers kunnen die verantwoordelijkheid niet goed ten uitvoer brengen als het 4 | 7

onduidelijkheid is welke metagegevens gebruikt moeten worden. Dossiers krijgen dan mogelijk onvolledige of onjuiste metadata, waardoor de vindbaarheid van informatie in het geding komt. Maak hierover afspraken op (zaak)dossierniveau, maar ook op documentniveau. Hiermee wordt de duurzame toegankelijkheid van informatie beter geborgd.

e. Vind zoekgeraakte analoge dossiers terug en stel een uitleenprocedure op Er is een lijst van analoge dossiers die uitgeleend zijn. Het is onduidelijk of de dossiers zich ergens in het gemeentehuis bevinden of mogelijk thuis bij medewerkers van de gemeente. Met de renovatie van het stadhuis en met de aanstaande overbrenging is de urgentie zeer hoog om zo snel als mogelijk de dossiers op te vragen, te verzamelen en op de juiste manier te archiveren. Stel een uitleenprocedure inzake de omgang met dossiers op om dit in de toekomst te voorkomen.

f.

Stel een uitdiensttredingsprocedure op

Er is momenteel geen procedure voor het beheren van informatie waar medewerkers nog aan werken als ze uit dienst gaan. Medewerkers zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor (de archivering van) de informatie van hun werkzaamheden. Bij uitdiensttreding bestaat het risico dat niet alle relevante informatie is gearchiveerd in de aangewezen applicaties. Daardoor kan er informatie kwijtraken en kunnen dossiers incompleet zijn. Een uitdiensttredingsprocedure is extra urgent omdat het personeelsverloop hoog is in de organisatie.

4. Krijg grip op informatiebeheer bij verbonden partijen Er zijn onvoldoende of geen afspraken gemaakt met verbonden partijen over verantwoordelijkheden op het gebied van duurzame toegankelijkheid van informatie. Informatie waarvoor de gemeente verantwoording draagt en die is ondergebracht bij een verbonden partij, vormt een risico als afspraken onduidelijk zijn. Ook bij het wijzigen of aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat het informatiebeheer structureel geborgd wordt.

5. Verbeter de archiefruimte De gemeente Vlissingen gebruikt niet uitsluitend de archiefruimte zelf voor de archieven, maar ook de aangrenzende ruimten. Dit is problematisch omdat die ruimten niet ingericht zijn als archiefruimte. Er is dan minder grip op aspecten als hygiëne, klimaat en brandpreventie. Zorg ervoor dat alleen in de daadwerkelijke archiefruimte archieven worden bewaard. Het vooruitzicht is dat na de digitalisatie van de bouwdossiers in 2026 alle archieven in de archiefruimte worden gezet. Daarnaast is er geen calamiteitenplan voor de archiefruimte. Dat is nodig om schade te voorkomen en te beperken in geval van calamiteiten. Neem in het plan verantwoordelijkheden op en houd het plan actueel en onder de aandacht. Naar aanleiding van de KPI-rapportage Vlissingen 2021 zijn er aanbevelingen met betrekking tot de archiefruimte opgevolgd. Een aandachtspunt is dat er nog enkele gaten in de muur zijn, bijvoorbeeld bij stelling 29. Wat verder nog aandacht vereist, is de opvolging van het schoonmaakprotocol. De leidingen langs het plafond zijn stoffig en achter de planken die op de grond eindigen zijn stof en insecten gevonden. Haal die planken weg zodat ook daar goed schoongemaakt kan worden. Daarnaast is er textiel opgeborgen in de aangrenzende ruimte van de archiefruimte.

Dat is een onwenselijke situatie in verband met mogelijk ongedierte en schimmelsporen in het textiel.

5 I 7

♦

Geraadpleegde stukken 15072021 Checklist inrichting Griffieprocessen 20240226 Actualisatie afspraken met Vlissingen over vernietiging 20231030 Aanwijzing archief-hotspots en actualisatie archief-hotspotmonitor 2023 Adviesdocument migratie naar MS-Teams (3) Afspraken omtrent inzage (bouw)archief Afspraken opschoning bouwarchief Gemeente Vlissingen Algemeen bevoegdheden besluit Vlissingen Alle handleidingen Djuma Archief schoonmaak Archiefverordening Vlissingen 2020 Lokale wet- en regelgeving Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020 Lokale wet- en regelgeving Beschrijving publicatieproces Besluit tot Vervanging van papieren archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2020 wet- en regelgeving Bijlage pakket van eisen digitalisering bouwarchief Certificaten binnen de Djuma omgeving Checklist DIV bij nieuwe vakapplicaties Checklist nieuwe softwareapplicatie CHECKS DIV ARCHIEF Daglijst behandelaars 17-02-2022 zonder anonymous Daglijst behandelaars Fysiek 17-02-2022 Daglijst behandelaars Leef 17-02-2022 Daglijst behandelaars Sociaal 17-02-2022 DIV check Djuma BI Datakubus Versie 6.4.0 Dossiers bestuursarchief 1989-2000 met alle velden per 01-05-2024 Dossiers gesloopte panden 1986-2000 per 01-05-2024 DSP zaaktypenlijst Djuma DSP-Excel behandeltermijnen alle zaaktypen DSP-Excel werkprocessen compleet-excelrapportage 2024.07.17T10.25.37 Eisen digitalisering bouwarchief Gemeente

Vlissingen E-mail geen Calamiteitenplan Archiefruimte E-mail toevoegingen op interview, dd. 23 augustus 2024 Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2024 Handleiding anonimiseren en lakken van documenten gemeente Vlissingen Handleiding Politiek Portaal - NotuSFTP uploader Hotspotmonitor gemeente vlissingen 2023 I visie Gemeente Vlissingen (2021-1-4) Informatiebeheer MS265 gemeente Vlissingen Informatiebeleidsplan 2026 (1) Ingekomen stukken lste kwartaal 2024 Ingekomen stukken 2023 Jaarplan DIV 2024 Kopie van Archiefchecks ander datumkenmerk 13-3-24 Logboek registratie en archiefcontrole 2024 Logboek selectie vervanging controleren 2024 Logboek vernietigingscontrole 2024 Meldingenregistratie ivm problemen Djuma Mijlpalen handboek vervanging

Lokale

6 I 7

•v

Nota vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Vlissingen 2024 OpenstaandeZakenVerseonVTH 20240115 Organogram_gemeente_vlissingen_2024_def Pilot-project 'Aardgasvrije wijken'MS Teams-Djuma Poster bestanden Teams Presentatie informatiebeheer MS365 Procedure export import zaaktypes iNavigator Procedure werkwijze dagdozen vernietiging vervanging Procesbeschrijving vernietiging van informatie gemeente Vlissingen 1.0 Procesbeschrijving vernietiging van informatie gemeente Vlissingen Procesmodel beantwoorden artikel 34 vragen Procesmodel Opmaken verdagingsbericht artikel 34 vragen Procesmodel opstellen nota AOG Procesmodel verwerken ingekomen post Prullenbakzaak Publicatie besluit over hotspotmonitor in gemeenteblad Vlissingen 2023 Resultaattypen in Djuma STAPPE-l Training bestuurlijke besluitvorming 26 juni 2024 Uitvoeren aanbesteding aangepast Uitzondering vervanging burgerzaken-dossiers Publiekszaken Vernietiging zaken iBurgerzaken tm V-datum 2024-04-01 incl. Resultaat Vernietigingslijst (test, voorbeeld) Vernietigingsprocedure geintegreerd versie 2.2laatste versie Vernieuwd proces inkoop Vervangingsproces inkomend postproces en DIV-check Weekschema DIV-check augustus 2024 Weekschema DIV-check augustus 2024 Weekschema DIV-check juli 2024 Werkafspraken Djuma ALGEMEEN - def Werkafspraken Djuma BEHANDELEN VAN ZAKEN def Werkafspraken l-A Werkwijze WMO Zaaktypes in Leef

7 I 7