RIB Integrale archiefinspectie 2024 gemeente Vlissingen

Gemeenteraad Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2598630 / 2625217

20 maart 2025

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

BIJLAGEN

B Francke

Paul Krugerstraat 1

+31118487480

1

ONDERWERP

Integrale archiefinspectie 2024 gemeente Vlissingen Geachte raad, Als bijlage ontvangt u ter kennisname, op grond van de Archiefverordening Vlissingen 2020, het driejaarlijks inspectierapport van de gemeentearchivaris, zijnde het Zeeuws Archief. Dit inspectierapport gaat over de manier waarop het college van B&W zorgt voor (de organisatie met betrekking tot) het informatiebeheer. Het Zeeuws Archief stelt vast, dat de grote inzet en kennis van de medewerkers van Documentaire Informatievoorziening (DIV) sterk bijdraagt aan de stabiliteit van de informatiehuishouding van de gemeente. Zo zijn de meeste aanbevelingen uit de vorige integrale archiefinspectie opgevolgd en/of opgelost. Daarnaast heeft de gemeente grote stappen gezet in de aansluiting op het Zeeuws e-Depot, het opstellen van kaders en richtlijnen rondom informatiebeheer en het beschikbaar en openbaar maken van informatie op het gebied van de Wet open overheid. Ook zijn een aantal achterstanden en projecten (i.s.m. het Zeeuws Archief) opgepakt of reeds in uitvoering.

Wel signaleert het Zeeuws Archief risico's waar vijf aanbevelingen uit voortkomen die met name op strategisch niveau opgepakt dienen te worden, te noemen: - Versterk de integrale sturing op de duurzame toegankelijkheid van informatie volgens de Beheerregeling Informatiebeheer Vlissingen 2020; - Borg de continuering van een sterk DIV-team; - Zorg dat het DIV-team meer regie krijgt op het informatiebeheer; - Krijg grip op informatiebeheer bij verbonden partijen; - Aantal verbeteringen t.b.v. de archiefruimte. In het integrale inspectierapport (doc.nr. 2598441) is de volledige uitwerking, met onderbouwing, van de aanbevelingen te vinden. Deze aanbevelingen zullen wij laten integreren in de processen en de diverse actieplannen van de organisatie, met als doel dat ze voor de integrale inspectie in 2027 zijn verwerkt. Het college van B&W wordt jaarlijks geïnformeerd over de voortgang van de aanbevelingen via de jaarverantwoording van de gemeentearchivaris.

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Daarnaast zal u in de komende periode worden geïnformeerd over het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) op archief- en informatiebeheer. In dit kader heeft DocFactory voor de Provincie Zeeland een nulmeting uitgevoerd naar de staat van de informatiehuishouding. Verschillende aanbevelingen uit dit onderzoek komen overeen met die uit het rapport van de integrale archiefinspectie van de gemeentearchivaris, terwijl andere aanbevelingen verschillen. In de komende periode zal worden toegelicht hoe de actiepunten uit het onderzoek van DocFactory worden geïntegreerd in de diverse actieplannen. Daarbij wordt rekening gehouden met de aanbevelingen uit de integrale archiefinspectie van de gemeentearchivaris, zodat een samenhangende en effectieve aanpak wordt gewaarborgd. Met het beschikbaar stellen van de integrale archiefinspectie voldoen wij aan onze verantwoordingsplicht als bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordening Vlissingen 2020. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Bijlage: - Integrale archiefinspectie gemeente Vlissingen 2024 (doc.nr. 2598441)

Blad 2 behorend bij 2598630 / 2625217