RIB Informatie over onderzoek uitbreiding Gemeenschappelijk Regeling Zeeuws Archief

Gemeenteraad Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2284906 / 2343401

20 oktober 2023

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

BIJLAGEN

B Francke

Paul Krugerstraat 1

+31118487480

1

ONDERWERP

Informatie over onderzoek uitbreiding Gemeenschappelijk Regeling Zeeuws Archief

Geachte raad, Middels deze raadsinformatiebrief informeren wij u graag over het onderzoek van het Zeeuws Archief om de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Zeeuws Archief’ uit te breiden. In bijgaande externe memo van het Zeeuws Archief en onderstaand leest u meer. Aanleiding Het Zeeuws Archief is een Regionaal Historisch Centrum (RHC) en is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) waarvan de minister van OCW en de gemeente Middelburg en Veere lid zijn. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met de provincie, het waterschap en de gemeenten Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Kapelle. Door de uittreding van de minister, op of kort na 1 januari 2025, uit de GR wordt de bestuurlijke samenstelling van GR Zeeuws Archief erg smal. Er blijven twee partijen over (Veere en Middelburg). Zeeuws Archief is een grote organisatie die al veel dienstverlening doet voor andere gemeenten en partners. Het is ook voor Zeeland een belangrijke ontwikkeling dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt door meer partners te betrekken bij de publiekrechtelijke taak, om zo in de regio meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid te krijgen. Ook toekomstbestendigheid is hierin belangrijk.

Uitbreiding van de GR betekent ook minder kwetsbaarheid op bestuurlijk niveau als bijvoorbeeld Veere of Middelburg wil uittreden. Het doel is om uiteindelijk een gezonde, toekomstbestendige en krachtige GR Zeeuws Archief te vormen. Onderzoek Door de uittreding van de minister uit de GR en omdat een GR met slechts twee partijen als onvoldoende stevige basis wordt beschouwd, heeft het Zeeuws Archief eind 2022 verkennende gesprekken gevoerd met de gemeente Vlissingen. Tijdens dit gesprek heeft de gemeente Vlissingen een positieve grondhouding tot het verkennen voor de aansluiting bij de GR uitgesproken. Sinds maart 2023 komt er periodiek een ambtelijke werkgroep bijeen om de toetreding tot de GR te verkennen. Deelnemende partijen aan deze verkenning met het Zeeuws Archief zijn: • Bestaande deelnemers GR: Gemeente Middelburg en Veere; • Eventuele toetreders: Provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen, Gemeente Terneuzen, Vlissingen, en Schouwen-Duiveland (nu DVO’s met het Zeeuws Archief).

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Vanuit de ambtelijke werkgroep is geadviseerd de volksvertegenwoordigers van alle betrokken partijen, middels de bijgevoegde externe memo te informeren over de verkenning. De verkenning zal o.a. ook inzicht moeten opleveren m.b.t. de risico’s en de voor- en nadelen van een GR, zodat een eventuele (politieke) discussie op basis van inhoudelijke bevindingen kan plaatsvinden. Bestuurlijke aandachtspunten, risico’s en beheersmaatregelen Toetreden tot een nieuwe GR kan impliciet bestuurlijk gevoelig liggen vanwege ervaringen met andere Gemeenschappelijke Regelingen, zoals bestuurlijke drukte en financiële risico’s. Ervaringen vanuit huidige deelnemers schetsen dat de bestuurlijke drukte gering is. Het is een beleidsarme GR met zeer langdurige en niet veranderende taken. Daarnaast lopen deelnemers een financieel risico tot noodzakelijke aanvullende bijdragen. In de huidige DVO, waarin vooraf afspraken zijn gemaakt, is dit niet het geval. Belangrijke overweging voor deelname is het Zeeuws breed beter kunnen borgen van de wettelijke archieftaken van de Zeeuwse decentrale overheden. In de Archiefwet 1995 is het belang van overheidsinformatie vastgelegd ten aanzien van de uitvoering van de publieke taken, voor het afleggen van verantwoording en voor het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed. Het Zeeuws Archief speelt hierbij een belangrijke rol.

Het Zeeuws Archief is kennishouder op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Zij is belast met de langdurige bewaring, beschikbaarstelling en toegankelijkheid van analoge en digitale informatie van de Zeeuwse overheden aan de samenleving. Deelname betekent bestuurlijke betrokkenheid op de uitvoering van deze taken. Deelname met andere Zeeuwse overheden draagt tevens bij aan een robuuste organisatie met draagvlak in de regio. Tijdspad Na verkenning wordt rond januari 2024 een ambtelijk advies ter besluitvorming voorgelegd aan de betreffende colleges. In het traject om te komen tot een raadsbesluit worden ook de andere governance modellen, zoals een overheids-bv, een stichting of voortzetting van de huidige DVO-constructie, afgewogen. Hierin wordt onder andere een overzicht geleverd van de financiële, juridische, en bestuurlijke risico’s en verplichtingen. Daarnaast wordt de tekst geleverd van de (hernieuwde) GR. Na positief besluit door de colleges wordt de keuze voorgelegd aan de betreffende raden en staten, en het algemeen bestuur van het Waterschap. Beoogd wordt om het besluitvormingsproces medio juli 2024 af te ronden. In 2024 wordt ook uittreding van OCW en de aanpassing van de GR-tekst aan de Tweede Kamer voorgelegd. Dit met het oog op uittreding van OCW op of kort na 1 januari 2025.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke drs. A.R.B. van den Tillaar

Bijlage: 1. 30082023 memo informatie over aansluiting bij Zeeuws Archief (2344748)

Blad 2 behorend bij 2284906 / 2343401