RIB geanonimiseerde openbaarmaking concept-auditrapport De Tweemaster - bijlage 1 het auditrapport
Tekst van het document
DEC
Geel
: artikel
5.1
lid 2 onder
e
Woo
Groen: artikel 5.1 lid 2 onder i Wo Rood: artikel 5.2 lid 1 Woo
VLISSINGEN
2023
(geanonimiseerd)
VOORWOORD De nieuwbouw van de Tweemaster-Kameleon in Oost-Souburg zal voor altijd bekend staan als de omgedraaide gebouwde school. Het heeft de landelijke publiciteit gehaald en heeft een grote negatieve impact op het imago van de gemeente Vlissingen. De omgedraaide gebouwde school
is hersteld maar het proces en de gemaakte keuzes zijn zoals ze zijn gemaakt. De gemeente Vlissingen is een gemeente die fouten herkend en hiervan wilt leren. Het doel is om in de toekomst dergelijke situaties te voorkomen en processen aan te passen waar dit nodig is. ,
Het college heeft in april 2023 het verzoek gedaan om een onderzoek uit te voeren naar de procesgang omtrent de omgedraaide gebouwde nieuwe school Tweemaster-Kameleon te Oost- Souburg. Het betreft hier een feitenonderzoek naar het proces van de aanbesteding tot het moment dat geconstateerd is dat de nieuwe school omgedraaid stond
(bouwfout 1). Het auditrapport wat voor u ligt is het resultaat van het uitgevoerde onderzoek. Het onderzoek heeft in verband met werkzaamheden voor de kadernota 2024 en begroting 2024 vertraging opgelopen. Wij
hebben tijdens het onderzoek gemerkt dat de omgedraaide gebouwde school voor iedereen als een schok is ervaren. De vraag “hoe heeft dit kunnen gebeuren?” is voor vele medewerkers lastig te beantwoorden. Belemmerd voor het onderzoek is de dossiervorming. Wij hebben geen volledig dossier ontvangen en medewerkers zijn momenteel nog bezig om het dossier volledig te maken. Tenslotte willen wij de betrokken medewerkers bedanken voor hun medewerking en openheid. Dit heeft zeker geholpen in de totstandkoming van dit auditrapport.
2
INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING
. .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . ..
MANAGEMENTREACTIE
.. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . ..
4 5
INLEIDING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1. TIJDSLIJN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2. DE AANBESTEDING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3. PROJECTMATIG WERKEN . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4. HET PROJECTDOSSIER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5. DE ROL VAN DE PROJECTLEIDER ALS BUDGETHOUDER
. .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . .
13
6. DE VERSCHILLENDE OVERLEGVORMEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 7. OVERIGE RELEVANTE ONDERWERPEN 8. CONCLUSIES
. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . .
16
.. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . . . .. . . .. . . .. . . .. . . .. . .
18
9. AANBEVELINGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3
Onderzoeksvraag
SAMENVATTING
In dit
auditrapport doet verslag van het onderzoek naar de rol van de gemeente Vlissingen bij de totstandkoming van de nieuwbouw van de Tweemaster Kameleon te Oost-Souburg. Het onderzoek richt zich op het proces van de aanbesteding tot aan het moment van de constatering dat er sprake is van de omgedraaide gebouwde school (bouwfout 1). Het
rapport geven
we
antwoord
op de centrale vraag in dit onderzoek:
Dit
betreft
een
Er is geen onderzoek uitgevoerd naar wie is waar eventueel aansprakelijk Interne documentatie heeft duidelijk gemaakt da (geanonimiseerd)
voor.
hier de gemeente in adviseert
ondersteunt.
en
Naast
omgedraaide gebouwde school, zijn in september en 3 geconstateerd (de school 4 meter te ver naar De
feitenonderzoek
Er is geen
reden
Á
hiervoor
uitgevoerd
is dat ten
onduidelijkheden zijn over
naar
bouwfout
1, de
2022
de bouwfouten
2
voren
en
4 meter te
ver
de bouwfouten
2 en
3.
dit onderzoek nog te veel tijde de feiten van deze bouwfouten. van
de
Het onderzoek
is uitgevoerd door
(geanonimiseerd) : LL conform opdracht het college.
de gemeente
Vlissingen.
is van de
er
Belangrijkste conclusies Het uitgevoerde onderzoek kan geen directe aanleiding geven op de vraag ‘hoe heeft het kunnen gebeuren dat er sprake is van een omgedraaide gebouwde school®'. Dit komt door de scope van het onderzoek, er enkel medewerkers van de gemeente Vlissingen zijn gesproken en het dossier niet compleet is. Op basis van het uitgevoerde onderzoek kan wel worden geconcludeerd dat de gemeente onvoldoende goverance heeft toegepast. De gemeente Vlissingen heeft met ‘project matig werken’ een methode om goverance toe te passen. In de praktijk is dit, bij de totstandkoming van de nieuwe school Tweemaster-Kameleon, conclusies zijn hierdoor van toepassing:
(geanonimiseerd) MO
van
constatering sprake omgedraaide gebouwde (bouwfout 1) verlopen? Op welke gebieden kan de gemeente Vlissingen hiervan leren?
1. Onvoldoende
Auditteam
dat
school
feitenonderzoek.
Buitenscope
opzij).
Hoe is het proces van de aanbesteding van de nieuwe school Tweemaster-Kameleon te Oost-Souburg tot aan het moment
monitoring
en
onvoldoende toegepast. De onderstaande
toezicht door de gemeente
is niet op orde. 3. Projectmatig werken is in de praktijk niet toegepast. 4. De rol en verantwoordelijkheden van de bouwmanager
Vlissingen.
2. Dossiervorming
Dit
zijn onvoldoende duidelijk.
van
Uitgangspunten onderzoek Wij hebben dit onderzoek uitgevoerd verbeteren.
Door
het stellen
van
In hoofdstuk
vanuit het
vragen
en
principe van
het betrekken
leren
en
van
medewerkers
bij het onderzoeksproces wordt het inzicht van medewerkers elkaars prestaties vergroot: wat doet de organisatie goed, eigen wat kunnen we van elkaar leren en waar zijn verbeteringen mogelijk. in de
en
Medewerkers worden denken
mee
in
meer
bewust
mogelijkheden
tot
van
kritische stappen
verbetering.
in processen
en
8 is
een
nadere
toelichting van
de conclusies te lezen.
Belangrijkste aanbevelingen Hieronder volgen de belangrijkste aanbevelingen van het auditteam. 1. Zorgdragen voor monitoring en toezicht management. 2. Zorgdragen voor monitoring en toezicht door de medewerkers. 3. Zorgdragen voor een juiste dossiervorming. 4. Zorgdragen voor dejuiste uitvoering van projectmatig werken. 5. Zorgdragen voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden bouwmanager. In hoofdstuk
9 is
een
nadere
toelichting van
de
aanbevelingen
te lezen.
MANAGEMENTREACTIE Wij hebben kennisgenomen van het auditrapport. Als directie hebben ook wij de omgedraaid gebouwde school als een schok ervaren. We betreuren dat dit heeft plaatsgevonden en dat de leerlingen nog steeds gebruik moeten maken van tijdelijke huisvesting. Als gemeente willen we leren van de conclusies en aanbevelingen die worden gedaan in het auditrapport. De school is nog niet gereed. Intussen zijn we in een afrondende fase beland. De bouwfout heeft het vertrouwen van de schoolbesturen in de gemeente doen afnemen. Om het project tot een goed einde te brengen hebben we geïnvesteerd in capaciteit en ondersteuning van het projectteam en is er ruim aandacht voor overleg met de schoolbesturen. Daarnaast zullen de methodiek projectmatig werken , en daarmee monitoring en toezicht door management en medewerkers , dossiervorming , rollen en verantwoordelijkheden en risicobeheersing , de komende
periode nadrukkelijk onze aandacht krijgen.
Door onze aandacht voor het principe van leren en verbeteren wordt het inzicht van medewerkers en management in de eigen en elkaars prestaties vergroot: wat doen we goed , wat kunnen we van elkaar leren en waar zijn verbeteringen mogelijk. Maart 2024.
5
Buitenscope
INLEIDING september 2022 is aan de Raad via een Raadsinformatiebrief gecommuniceerd dat er is besloten om het onderzoek naar de oorzaak van de omgedraaide gebouwde school niet zelf te doen, maar uit te laten voeren door een onafhankelijk bureau. Dit vanwege de eerder genoemde diverse rollen die we als gemeente hebben. Vanwege de hoge kosten bij een extern onderzoek, heeft het college echter besloten om dit onderzoek In
intern te laten uitvoeren door
het auditteam.
(geanonimiseerd) heeft in opdracht NN
van
het
college
in april 2023
aan
het auditteam
gevraagd om een onderzoek te starten naar de procesgang de draaiing van de nieuwe school Tweemaster-Kameleon te Oost-
omtrent
Souburg.
Het onderzoek heeft
kadernota
2024
en
begroting
in verband 2024
werkzaamheden
voor
de
vertraging opgelopen.
de gemeente
in adviseert
en
Het doel
van
dit onderzoek is het in beeld
het proces van de nieuwe school Tweemaster-Kameleon te Oost-
de
aanbesteding van Souburg tot het moment
er
sprake
van
hoe
omgedraaide gebouwde school. Dit wordt ook wel bouwfout 1 genoemd. Het onderzoek brengt in beeld welke stappen er allemaal zijn doorlopen op het gebied van o.a. communicatie, dossiervorming en besluiten. Onderzoeksvraag De onderzoeksvraag
dat
brengen
is van de
(geanonimiseerd) gE 1,
ondersteunt.
Naast bouwfout
de
voor
hier
omgedraaide
Er is geen
feitenonderzoek
uitgevoerd
hiervoor is dat ten
tijde
van
de feiten
deze
bouwfouten.
over
van
de bouwfouten
naar
dit onderzoek
nog
te veel
2
en
3. De reden
onduidelijkheden zijn
Werkwijze Het onderzoek
is uitgevoerd door het auditteam
in de
volgende
drie fases:
Fase 1 Het vooronderzoek We
hebben de beschikbare
Op
basis
van
interne documenten
het vooronderzoek hebben
vastgesteld
we
opgesteld.
opgezocht en bestudeerd. het plan van aanpak van dit De onderzoeksopdracht
is
(geanonimiseerd)
door de
Fase 2 Feitenonderzoek
Deze fase bestaat uit het opvragen van ontbrekende documenten, een nader dossieronderzoek en het voeren van interviews. We hebben de overige beschikbare documenten
onduidelijkheden zijn
bestudeerd
verzameld
en
en
beoordeeld.
dienden
als
input
Openstaande vragen voor
te
of
voeren
interviews. in dit onderzoek
luidt:
Hoe
is het proces van de aanbesteding van de nieuwe school Tweemaster-Kameleon te Oost-Souburg tot aan 4
aansprakelijk
gebouwde school, zijn er in september 2022 de bouwfouten 2 en 3 geconstateerd (de school 4 meter te ver naar voren en 4 meter te ver opzij).
onderzoek (onderzoeksopdracht)
Doel
5
Er is geen onderzoek uitgevoerd naar wie waar eventueel is. Interne documentatie heeft duidelijk gemaakt
We
hebben interviews
gehouden
medewerkers die per heden betrokken de Tweemaster-Kameleon. Doel was om onder met
constatering dat er sprake is van de omgedraaide gebouwde school (bouwfout 1) verlopen? Op welke gebieden kan de gemeente Vlissingen hiervan
zijn bij de nieuwbouw andere duidelijkheid te krijgen hoe bepaalde processen zijn verlopen en om onduidelijkheden weg te nemen. Het was niet mogelijk om alle medewerkers, met uitzondering van 3 medewerkers, die ten tijde van de onderzoeksperiode (aanbesteden tot constatering omgedraaide gebouwde school) betrokken
leren?
waren
het moment
van
de
van
te interviewen.
Werkwijze vervolg Fase 3 Conclusies en aanbevelingen Aan de hand van de bevindingen hebben we conclusies getrokken over de onderzoeksvraag. Tot slot hebben we aanbevelingen gedaan om bij toekomstige soortgelijke aanbestedingen dergelijke situaties te voorkomen. Op het auditrapport is hoor- en wederhoor toegepast.
Leeswijzer Dit auditrapport bevat een samenvatting een inleiding en een weergave van een tijdslijn over het proces van aanbesteding tot en met bouwfout 1 is verlopen. Deze tijdslijn vormt de basis om de onderzoeksvraag te beantwoorden. Dit zal gebeuren in hoofdstuk 2 tot en met hoofdstuk 7. In deze hoofdstukken worden de aanbesteding het projectteam het projectdossier de rol van de projectleider de verschillende overlegvormen en overige relevante onderwerpen behandeld. Deze hoofdstukken worden afgerond met een overzicht van de conclusies in hoofdstuk 8. Tenslotte zal in hoofdstuk 9 een overzicht worden weergegeven van de aanbevelingen. ,
,
,
,
,
,
7
1. TIJDSLIJN Onderstaand
is een
tijdslijn weergegeven met de belangrijkste momenten van het proces van de aanbesteding tot aan het moment van de constatering van de omgedraaide gebouwde school (bouwfout 1). Om een goed beeld te vormen is ook weergegeven welke momenten er na bouwfout 1 hebben plaatsgevonden. HEVO:
HEVO: Aan
Aanbesteding advisering ondersteunen aanbesteden nieuwe
besteding begeleiden
Rathuiten: Aanbesteding architectuur schaol
en
school
gegund
en
gvrnzaal
vastgesteld
gesigna-
bouw school
t nieuwbouw
schalen
Bouw fout 1school
Aanbesteding gegund
Rathuizen: in gebreke/
aansprakelijk gesteld
Start erisis overleg
aan BUKO. Start bouw.
gegund
auKo:
werken: Projectopdrach
BUKO: in
gebreke)
opgeleverd
Build-fase
gegund
Project matig
Terrein door
gemeente
vervolg traject Engineer &
leerd door
conciërge schaal
daor gemeente
Raadsinformatie brief over stand van
zaken
aansprake Tijk gesteld
Ontstaan bouwfout 2 en 3 school te ver naar
Archipel
voren
door
Start afbraak/her stellen school
HEVO-
in
gebreke) aansprakelijk gesteld daar
gemeente
in
DT
periode na afronding van de aanbestedingen (10 augustus 2021) tot aan de start van de bouw (22 februari 2022) is een periode vol o nduidelijkheden. Deze periode is ook geel weergegeven. Er loopt op dit moment een aansprakelijkheidsonderzoek, waarbij de focus vooral op deze periode ro (geanonimiseerd) adviseert en ondersteunt de gemeente Vlissingen hierin. In dit onderzoek wordt hier verder niet op ingegaan. De
In de komende
hoofdstukken zal wel worden
worden in de komende
hoofdstukken
overige relevante onderwerpen, gehandeld.
de
omschreven wat de rol van de gemeente Vlissingen zelf is geweest. Om hierop een antwoord te kunnen geven, aanbesteding, het projectteam, het projectdossier, de rol van de projectleider, de verschillende overlegvormen en
onderzocht. Hierdoor
krijgen we
een
beeld hoe de gemeente
Vlissingen
qua
organisatie, monitoring
en
toezicht heeft
2. DE AANBESTEDING Design & Build ingetrokken Er hebben een tweetal aanbestedingen van de nieuwe scholen Parelburcht, Tweemaster- Kameleon en de gymzaal plaatsgevonden. De 1° aanbesteding Design & Build is begeleid door een externe partij (Marsaki) en is eind 2019 ingetrokken. Er waren geen geldige inschrijvingen. Bij Design & Build is 1 partij verantwoordelijk voor zowel het ontwerp als de uitvoering van het bouwproject. De opdrachtnemer draagt de verantwoordelijkheid voor zowel de kwaliteit als de kosten en het tijdspad. Het risico voor de gemeente Vlissingen wordt hiermee geminimaliseerd. De
1° aanbesteding
Begeleiding
2° aanbesteding
Er is besloten
besteden.
Engineer & Build de opdracht advisering en ondersteunen
aanbesteden
onvoldoende
was
om
Er
was
ondersteunen
aanbesteden
keer
gekozen
om
Wat
is Engineer & Build?
de
vertrouwen
nieuwe scholen
aanbesteding
door
een
in Marsaki. Dit
Parelburcht, externe
vooral
Tweemaster-
partij te laten
nieuwe scholen van
Parelburcht,
toepassing en gymzaal gegund
Kameleon
uitvoeren.
Tweemaster-
bij de schoolbesturen. aan
Kameleon
gymzalen opnieuw aan te is de opdracht advisering en Op januari De gemeente Vlissingen heeft hierdoor twee 31
en
2020
(geanonimiseerd)
Het is
begrijpelijk dat wanneer er geen geldige inschrijvingen zijn bij de 1° aanbesteding Design & Build, dat er bij een nieuwe aanbesteding wordt onderzocht passend alternatief is. Engineer & Build is hiervan een alternatief. De gemeente Vlissingen heeft, mede op advies va (geanonimiseerd) rvoor gekozen om de 2° aanbesteding te kiezen voor Engineer & Building (de eerste keer voor de gemeente Vlissingen). Dit is via een niet openbare Europese aanbesteding verlopen, welke in juli 2021 is gegund aan Buko. De aanbesteding omvatte een drietal percelen: De Parelburcht, Tweemaster-Kameleon en Gymzalen. De Parelburcht en de Tweemaster-Kameleon zijn gegund aan Buko. De gymzalen zijn gegund aan bouwbedrijf De Delta. In het projectdossier is een analyse met een waarom er bijbehorende conclusie uiteindelijk is gekozen voor Engineer & Build aanwezig. Dit is mede belangrijk omdat de keuze voor Engineer & Build de eerste keer was voor de gemeente Vlissingen. wat
een
Bij Engineer
maakt de gemeente Vlissingen als opdrachtgever zelf een ontwerp. Dit is gedaan met Rothuizen Architecten (aanbesteed) en het Dit heeft geresulteerd in een voorlopig ontwerp. Op basis van dit voorlopig ontwerp, neemt de opdrachtnemer (Buko) de opdracht over. Buko
& Build
schoolbestuur.
is verantwoordelijk
detailengineering van het project en de realisatie ervan. Detailengineering is de fase in een bouwproject waarin alle praktische bod komen. concrete producten geselecteerd, zoals de toestellen, leidingen, installatiemateriaal en alle andere aspecten van de vragen installatie. Met die gegevens kunnen dan niet alleen gedetailleerde plannen (technisch en uitvoerend ontwerp) getekend worden. Ook de prestaties van de installatie, zoals het energieverbruik en de inregeldynamiek, kunnen concreet berekend en gesimuleerd worden. Belangrijk is dan wel dat er voor de opdracht duidelijkheid is over de eisen en kwalificaties waaraan het gebouw moet voldoen, op welke risico's gestuurd moet worden en welke werkzaamheden vrij zijn om naar eigen inzicht uitgevoerd te worden. Bij de keuze voor Engineer & Build heeft de gemeente Vlissingen de UAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen) toegepast. Dit zijn de aangewezen algemene voorwaarden. De gemeente Vlissingen heeft hierdoor ook een aantal acceptatie- en goedkeuringsmomenten overeengekomen. Buko dient bijvoorbeeld een toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en een aan
voor
de
Er worden
acceptatieplan voor te leggen aan de gemeente Vlissingen. Hiermee kan de gemeente Vlissingen een signaal afgeven dat men bijvoorbeeld niet akkoord is met de uitwerking van het ontwerp. In het projectdossier is het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en acceptatieplan niet aangetroffen. Het onderzoek heeft duidelijk gemaakt dat beide plannen ook niet zijn opgesteld. Het is daarbij niet duidelijk in hoeverre de gemeente Vlissingen hierop heeft gestuurd om deze wel te ontvangen
en
waarom
Buko door mocht
gaan
met
haar werkzaamheden.
Kostenraming Engineer & Build Een analyse van de kostenraming heeft de gemeente Vlissingen bij de start van de 2° aanbesteding uitgevoerd. Het risico dat het beschikbare budget eventueel onvoldoende zou zijn, wordt benoemd. Er wordt hierbij wel benoemd dat het budget op dat moment voldoende zal moeten zijn voor een sobere en doelmatige onderwijshuisvesting. Door de extreme stijging van de grondstofprijzen ten tijde van de 2° aanbesteding Engineer & Build, bleek het budget na het onvoldoende uiteindelijk ontvangen van de inschrijvingen. Dit is later ook besproken met de winnende inschrijvers. Er is gekozen om het college een tweetal scenario’s voor te leggen. Scenario 1 is niet gunnen en opnieuw aanbesteden. Scenario 2 is gunnen onder voorbehoud dat de raad het aanvullend benodigd krediet zal vaststellen. Scenario 2 is gekozen en dit is vervolgens ook opgenomen in de overeenkomst met Buko. Buko is hiermee akkoord gegaan. Op 5 oktober 2021 heeft de raad het aanvullende krediet van € 2,2 min vastgesteld en hierdoor was de gunning daadwerkelijk definitief. Gunning
aanbesteding Engineer & Build bedrijven (Winters, Delta, Buko en Schrijver) heeft de gemeente Vlissingen een inschrijving ontvangen. De gunningscriteria waren 75% prijs en 25% Kwaliteit (Plan van Aanpak ontwikkel- en realisatiefase en presentaties). Het is in het projectdossier onduidelijk waarom deze afweging van de gunningscriteria heeft plaatsgevonden. Dg (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) 1 van zat namens de gemeente Vlissingen in de beoordelingscommissie. Van
een
2°
viertal
:
de 4 personen
die
een
stemrecht hadden. Er
waren
daarnaast 9 personen
die
een
adviserende rol hadden.
Dit
beoordelingsformulier aangetroffen, Vlissingen. projectdossier blijkt heeft gekregen. De gunningsfase van de aanbesteding is daarnaast ook niet in Tenderned uitgevoerd. aanbestedingsbeleid van de gemeente Vlissingen. Het is in het projectdossier onduidelijk waarom Tenderned overeenkomsten opgesteld en ondertekend door zowel de gemeente als Buko. In het
is geen totaal
waaruit
dat Buko
was
1 medewerker
namens
de gemeente
de
gunning op basis van de gunningscriteria Dit is niet in lijn met het inkoop- en niet is gebruikt.
Medio
juli 2021 zijn de
Aanstellen
bouwmanager bijbehorende collega nota over het gunningsbesluit is als besluitpunt opgenomen dat het bouwmanagement 1 op 1 zal worden gegund aan (geanonimiseerd) BM pt een Er om van had normaal gesproken via is gekozen af te wijken het eigen inkoop-en meervoudig onderhandse aanbesteding moeten plaatsvinden. aanbestedingsbeleid. Dit is ook de bevoegdheid van het college. De onderbouwing is gebaseerd op het zorgdragen voor continuïteit, geen kennis die verloren is voor de opdracht van het begeleiden van de bouw van de 2 scholen gaat en vertrouwen. Er ontbreekt een analyse en onderbouwing waarom (geanonimiseerd) en De van een een andere type opdracht. gymzaal (bouwmanager). opdracht van het begeleiden aanbesteding is Op 10 augustus 2021 wordt de opdrachtbrief van de opdracht begeleiden vervolgtraject Engineer & Build fase en meerwerk De Parelburcht, De TweemasterKameleon en gymzaal verstuurd naan (geanonimiseerd) het projectdossier is het onduidelijk welk mandaat de bouwmanager Op basis van de offerte en (geanonimiseerd) heeft de opdrachtbrieven de bouwmanager geen mandaat. Bij de
BM geschikt
vanhee
10
3. PROJECTMATIG Na de
WERKEN
1°
aanbesteding, welke eind 2019 is ingetrokken, heeft de gemeente Vlissingen besloten om de 2° aanbesteding via projectmatig werken te organiseren. Op 13 augustus 2020 heeft de (geanonimiseerd) de projectopdracht nieuwbouw beide scholen en gymzaal Souburg Zuid vastgesteld. Ambtelijk opdrachtgever was (geanonimiseerd) en de eerste projectleider was (geanonimiseerd) In de bijbehorende projectopdracht wordt duidelijk er een projectleider, project assistente en een ambtelijke werkgroep is. Op papier oogt dit als een projectteam die de focus op het project kan hebben. In de praktijk is dit anders verlopen.
ecn
Projectleiders Het project heeft tot op heden een viertal verschillende projectleiders gekend. De eerste 2 projectleiders waren medewerkers van de gemeente Vlissingen. De 1° projectleiders was de) (geanonimiseerd) Deze medewerker in het 24° halfjaar 2020 uitgevallen. De 2°° projectleider was een (geanonimiseerd) Deze medewerker is net voor bouwfout 1 (maart 2022) uitgevallen. De projectleider is vervolgens ingevuld door externen. De 39° projectleider is kort werkzaam (6 maanden) geweest bij de gemeente Vlissingen. De huidige 4° projectleider is gestart op 1 oktober 2022. De 3 bouwfouten waren toen al geconstateerd. De projectleiders tot en met bouwfout 1 hebben niet de volledig focus op het project kunnen leggen. Zij hadden naast dit project ook andere werkzaamheden. Zij hebben geen projectteam ervaren en hebben hun werkzaamheden gedaan binnen hun mogelijkheden. De heeft in de waarde gehad ambtelijke
(geanonimiseerd) nn nn ie an
(geanonimiseerd)
Project assistente Bij de start van het project is er gekozen voor een project assistente. Dit waren in de praktijk geen fulltime werkzaamheden. Het project heeft tot op heden een drietal project assistenten gekend. De taken van de project assistente waren in de beginfase het maken van opdrachtbrieven op basis van offertes en het verzorgen van dossiervoering. Dossiervorming was al snel niet meer aan de orde en waren de werkzaamheden enkel nog het maken van afspraken. Projectrapportages Onderdeel van projectmatig werken zijn de projectrapportages. Hierin wordt de voortgang gerapporteerd. De eerste projectrapportage is van 31 december 2020. Er waren geen bijzonderheden. Bij de eerstvolgende projectrapportage van 30 april 2021 werd gerapporteerd dat ondanks alle inzet, het project gebukt gaat onder capaciteitsgebrek op diverse vakgebieden. Deze vakgebieden zijn planologen en bouwheerschap. Deze werkzaamheden zijn op dat moment onder gebracht bij de projectleider. Ten aanzien van communicatie wordt gerapporteerd dat er door het capaciteitsgebrek op dit project onvoldoende tijd is om alle communicatie op het wenselijke niveau te onderhouden, onder andere met omwonenden. Naar aanleiding van bovenstaande zijn er in het projectdossier geen acties gevonden, welke bovenstaande capaciteitsproblematiek, gaat aanpakken.
Daarnaast is de eerst volgende projectrapportage pas in januari 2023 vastgesteld door het college. Dit betreft de 2° projectrapportage 2022. De 3 bouwfouten waren toen al geconstateerd. Het projectdossier maakt duidelijk dat er geen projectrapportages zijn aangetroffen tussen de periode 30 april 2021 tot 19 mei 2022.
11
4. HET
PROJECTDOSSIER
Bij de start van
het onderzoek
geen volledig projectdossier met alle benodigde informatie en documenten (o.a. overeenkomsten, tekeningen, notulen van verschillende menten zijn verspreid overlegvormen) beschikbaar. Er is na afronding van dit onderzoek nog geen volledig projectdossier. Informatie e van en in mailboxen medewerkers is hier ten tijde van de Verseon, (shared aanwezig zijn Djuma, H:schijven, Bricsys map). Bricsys voornamelijk dn was
er
(geanonimiseerd)
aanbesteding 2° begeleiding mee gestart en heeft dit ook opgelegd Vlissingen hielden ook geen volledig projectdossier bij. Het feit dat
er
ingehuurd
om
De start
aan
BUKO
om
dit te
gebruiken.
De
projectleider en projectassistente
van
de gemeente
geen volledig projectdossier aanwezig is, heeft de gemeente na de bouwfouten 1 tot en met 3 erkend. Een externe medewerker is vervolgens het volledige dossier in beeld en op orde te brengen. De externe medewerker wordt sinds 1 augustus 2023 ingehuurd voor 8 uur in de week.
het
projectdossier volledig te maken,
(geanonimiseerd) namen
De bouwmanager heeft na zijn vertrek eind 2022 een dropbox van de bouwmanager dropbox met informatie en documentatie achter gelaten voor de gemeente Vlissingen. Deze dropbox is op het moment van overdragen niet gecontroleerd Naast deze dropbox controleert de op volledigheid door een medewerker van de gemeente Vlissingen. Dit wordt nu gedaan door de extemé medewerker. externe medewerker ook het platform Bricsys. Bricsys is ten tijde van de nieuwbouw gebruikt om inf Denk hierbij aan het technisch ontwerp en uitvoerend ontwerp. Binnen de gemeente Vlissingen is er (geanonimiseerd) binnen de in dit dossier maken betrokkenen gemeente Vlissingen gebruik (geanonimiseerd) MDe van dit inlogaccountant. Op het gebied van informatiebeveiliging is dit niet wenselijk. Tenslotte is het in Bricsys niet te herleiden of bepaalde informatie en documenten zijn verwijderd. om
is de
(geanonimiseerd) pee
Naast de
dropbox
en
Bricsys worden
informatie
en
documenten
uit Verseon,
Djuma
en
H:schijven
gecontroleerd
en
verzameld. Alle beschikbare informatie
en
(geanonimiseerd)
12
5. DE
ROL VAN
DE PROJECTLEIDER
ALS
BUDGETHOUDER
belangrijke rol van de projectleider is het budgethouderschap. Naast de bevoegdheden van een projectleider, conform het algemeen bevoegdhedenbesluit Vlissingen, is het goedkeuren van de facturen een belangrijke taak en verantwoordelijkheid van de projectleider. Op basis van onder andere tussentijdse monitoring en gesprekken moet de projectleider bepalen of de afgesproken werkzaamheden ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Als dit het geval is, dan kunnen de facturen worden betaald. Een
Facturen
Buko
Buko heeft de onderstaande facturen Factuur 1: Datum:
Engineer:
uitwerken
ingediend bij de gemeente Vlissingen:
t/m technisch ontwerp (€ 253K
ex
BTW)
15-12-2021
Projectleider: akkoord termijnbedrag obv bijgevoegde overeenkomst. Prestatiebeoordelaar factuur: getekende ovk en conform termijnstaat. Bijlage bij factuur: De basisovereenkomst BUKO. Opmerking auditteam: Het technisch ontwerp is niet toegevoegd als bijlage. Factuur 2: Datum:
Engineer:
uitwerken
t/m uitvoerend ontwerp (€ 253K
ex
Een
verwijzing
naar
een
basisovereenkomst is niet
wenselijk.
BTW)
04-01-2022
Projectleider: termijnfactuur
conform
overeenkomst, akkoord bij factuur.
Prestatiebeoordelaar factuur: conform
termijnstaat. Bijlage bij factuur: Geen overeenkomst of uitvoerend ontwerp toegevoegd als bijlagen. Opmerking auditteam: Het projectdossier maakt duidelijk dat er heel veel onduidelijkheid bestaat over de uitvoerend ontwerp. Welke versie de juiste en waar is de laatste uitvoerend ontwerp versie. Het is dan ook onduidelijk waarom deze factuur is goedgekeurd en betaald. Factuur 3: Build: Fatum:
start
realisatie,
start fundatie
(€ 660K
termijnfactuur obv contract, zie akkoord Prestatiebeoordelaar factuur: conform termijnstaat. Bijlage bij factuur: 30 maart
Opmerking waarom
uiteindelijk nu
BTW)
30-03-2022
Projectleider:
op
ex
is
Er is geen
termijnstaat
en
geen
als
bijlage.
specificatie van
de werkzaamheden.
Er is wel
een
2022.
auditteam:
Bouwmanager
deze factuur akkoord
heeft geen
mandaat als het gaat
om
het goedkeuren
van
akkoord
van
de
(geanonimiseerd) bouwmanagerlke
facturen. Er ontbreekt
een
onderbouwing
mail ontvangen met
bijlagen
is.
13
Factuur 4: Build:
casco
gereed (€ 833K
ex
BTW)
12-01-2023
Datum:
Projectleider: Graag
met voorrang voldoen Prestatiebeoordelaar factuur: zie emailbevestiging.
Bijlage factuur: geen specificatie dat het casco daadwerkelijk juist is afgerond. Opmerking auditteam: Bouwfout 1 tot en met 3 zijn al geconstateerd. In het goedgekeurd. Factuur 5: Build: Datum:
Ruwbouw
installaties (€ 499K
ex
beschikbare dossier ontbreekt
een
onderbouwing
waarom
deze factuur is
een
onderbouwing
waarom
deze factuur is
BTW)
17-04-2023
Projectleider: betalingsschema
is bijgevoegd.
Prestatiebeoordelaar factuur: conform
termijnstaat.
juist
Bijlage factuur: geen specificatie dat het onderdeel ruwbouw installaties daadwerkelijk is afgerond. Opmerking auditteam: Bouwfout 1 tot en met 3 zijn al geconstateerd. In het beschikbare dossier ontbreekt goedgekeurd.
mi” e
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd) maandelijks
facturen
ingediend bij de gemeente Vlissingen. Facturen hebben betrekking op de begeleiding vervolgtraject Engineer & Build. De projectleider op basis van een maandstaat (uren verantwoording) betaald. Na het signaleren van bouwfout 1 worden de facturen bouwfout 1 maandelijks betaald.
facturen worden door de aan
(gMN eanonimise rd) -o-:s
voor
14
6. DE VERSCHILLENDE
OVERLEGVORMEN
afronding van de 2° aanbesteding zijn er verschillende overlegvormen gestart. Deze overleggen of de gemaakte afspraken worden nagekomen en eventueel te kunnen bijsturen als dat nodig is. Na
hebben
als doel
om
de voortgang
te
bewaken, beoordelen
volgende overlegvormen zijn ten tijde van het bouw van de Tweemaster-Kameleon van toepassing: 1) projectgroep nieuwbouw, 2) bouwteam overleg, 3) gebruikersoverleg, 4) ontwerpteam, 5) stuurgroep overleg en 6) bestuursoverleg. Alle overleggen hebben hun eigen doel. Bijvoorbeeld in het ontwerpteam worden de ontvangen ontwerpen van Buko door verschillende deelnemers besproken en voorzien van advies. In het gebruikersoverleg worden allerlei onderwerpen omtrent de school besproken. De
In de verschillende
overleggen zijn de gemeente Vlissingen, schoolbestuur/directie vertegenwoordigd.
de
(g anonimise rd) boumanacel
aannemer
Buko, architect Rothuizen, overige installateurs,
en
Het
projectdossier maakt duidelijk dat agenda's en notulen van bovenstaande overlegvormen ontbreken. Er zijn wel een aantal agenda's en notulen aanwezig. Tot en met bouwfout 1 wordt duidelijk in de beschikbare agenda's en notulen van de overleggen, dat de aanwezigheid van de projectleider van de het feit dat de gemeente Vlissingen een gemeente Vlissingen niet vaak voorkomt. Dit komt mede door he en (geanonimiseerd) In had het is communicatie vanuit de aangetroffen bouwmanager aangesteld. projectdossier geen bouwmanager naar de projectleider van de gemeente over de in de Dit vooral als er Vlissingen besproken onderwerpen overlegvormen. belangrijk bepaalde zaken worden toegezegd door de bouwmanager. De bouwmanager heeft zoals eerder vermeld geen mandaat. Het bouwteam
overleg
is een
belangrijk overleg. De beschikbare notulen van de bouwvergaderingen tot en met bouwfout 1 maken duidelijk dat de gemaakte afspraken niet SMART zijn. Er zijn daarnaast geen signalen dat de bouw mogelijk niet juist verloopt. Het is in het projectdossier onduidelijk, mede door het ontbreken van communicatie, wat de projectleider van de gemeente Vlissingen tot en met bouwfout 1 van deze afspraken vond.
15
7. OVERIGE
RELEVANTE
ONDERWERPEN
uitzettekening uitzettekening wordt gebruikt om een gebouw uit te zetten op de betreffende locatie (in het veld). Dit gebeurt middels het markeren van de hoekpunten van het gebouw (middels houten piketten). Op de uitzettekening staan de coördinatoren waar dit moet gebeuren. Voordat de uitzettekening kan worden gemaakt, stuurt de bouwer/aannemer (in dit geval BUKO) de opgemaakte tekeningen digitaal door naar inspecteur bouw en woningtoezicht van de gemeente Vlissingen. Hier worden de tekeningen gecontroleerd op o.a. bouwkundige aspecten. Indien alles correct is, stuurt de inspecteur bouw en woningtoezicht de tekeningen door naar de stedenbouwkundig ontwerper/tekenaar van de gemeente Vlissingen. De
De
In de
Da
dat de
uitzettekening
(geanonimiseerd) de werkzaamheden medewerker
de Tweemaster-Kameleon
uit te
Er was
moest worden
gemaakt,
in deze
| MEE (geanonimiseerd)
periode ook geen vervanger aanwezig. De gemeente Vlissingen werkt al jaren samen met basis van een opgestelde uitzettekening door de gemeente Vlissingen worden door de medewerker van de Geodienst, en de betrokken bouwer/aannemer, de coördinatoren uitgezet op de locatie waar zal worden gebouwd. Alle voeren.
Op inspecteur bouw en woningtoezicht aanwezigen ondertekenen vervolgens de bijbehorende uitzettekening. een
van
de Geodienst.
van
de
afwezigheid van medewerker stedenbouwkundig ontwerper/tekenaar en het gegeven dat er geen vervanger was, heeft medewerker van de gebdlarstdeuitttekening namen deemeente unne ec: (geanonimiseerd) hierover per mail geïnformeerd. In het dossier ontbreekt een zichtbare goedkeuring voor deze gekozen oplossing. Het is daarnaast onduidelijk wie de opgestelde uitzettekening namens de gemeente Vlissingen heeft gecontroleerd en in hoeverre de projectleider binnen de gemeente Vlissingen is geïnformeerd. Er is in dit onderzoek niet onderzocht of de uitzettekening correct is opgesteld. Dit valt buiten de scope van dit onderzoek. Door
De De
de
N=:
inspecteur bouw en woningtoezicht inspecteur bouw en woningtoezicht heeft
Een voorbeeld
hiervan is het coördineren dat
bouwlocatie aankomen. De 1.
2. ge 4.
Dit
was
in het geval
een
coördinerende
de bouwmaterialen
rol en
en
heeft de
verantwoordelijkheid dat alles goed verloopt op het gebied van veiligheid. (heistelling, grote en lange transporten) op een veilige manier op de hele uitdaging.
vooral materieel
bij de Tweemaster-Kameleon
een
inspecteur bouw en woningtoezicht heeft daarnaast de volgende verantwoordelijkheden: Ontvangt van de bouwer/aannemer (in dit geval BUKO) de opgemaakte tekeningen digitaal. De tekeningen worden gecontroleerd op o.a. bouwkundige aspecten. Indien alles correct is, stuurt de inspecteur bouw en woningtoezicht de tekeningen door naar de stedenbouwkundig ontwerper/tekenaar van de gemeente Vlissingen. Is aanwezig bij het uitzetten van de coördinatoren conform de uitzettekening. Is aanwezig bij het boren van de palen conform het palenplan. Controleert de wapening (bekisting).
16
De inspecteur bouw en woningtoezicht die betrokken is geweest bij de Tweemaster-Kameleon heeft de bouwmanager nooit gesproken en nooit gezien op de momenten dat hij op de bouwlocatie aanwezig was. Contact met medewerkers van BUKO heeft bij aanwezigheid op de bouwlocatie wel plaatsgevonden. De inspecteur bouw en woningtoezicht heeft geen signalen van bewoners ontvangen dat er mogelijk iets niet goed zou gaan bij de bouw. Door de rechthoekige vorm van de school heeft hij zelf ook niet gesignaleerd dat de school omgekeerd stond. Vanuit de projectleider van de gemeente Vlissingen heeft er geen (proactief) contact plaatsgevonden over de status van de werkzaamheden (uitzettekening palen in de grond bewapening en ,
,
,
coördinatie/veiligheid).
17
8. CONCLUSIES In dit hoofdstuk met
en
zijn de conclusies
per hoofdstuk opgenomen.
De
conclusies
zijn gebaseerd
op de
bevindingen
zoals opgenomen
in de hoofdstukken
2 tot
7.
Conclusies de 1,
aanbesteding projectdossier is een analyse en onderbouwing aanwezig waarom er is gekozen voor een aanbesteding Engineer en Build. De keuze voor een aanbesteding Engineer en Build heeft de gemeente Vlissingen voor de allereerste keer gemaakt. De begeleiding van de aanbesteding heeft de gemeente Vlissingen in beide aanbestedingen uitbesteed en overgelaten aan externen. Er is geen totaal beoordelingsformulier in het projectdossier aanwezig, waaruit blijkt dat Buko de gunning op basis van de gunningscriteria heeft gekregen. De aanbesteding is niet via Tenderned uitgevoerd. Er ontbreekt in het projectdossier een onderbouwing waarom dit niet is gebeurd. De afweging 75% prijs en 25% kwaliteit is niet aangetroffen in het projectdossier. Het is aannemelijk dat het criteria kwaliteit bij de keuze voor Engineer & Building belangrijk is. Het budget ten tijde van het gunnen van de 2° aanbesteding bleek, mede gezien de inschrijvingen, onvoldoende. Dit heeft geresulteerd in de keuze om de aanbesteding niet te gunnen en opnieuw aan te besteden of een tijdelijke gunning met een voorbehoud dat de raad een aanvullend krediet zou goedkeuren. In het 1 op 1 gunnen van het begeleiden van de bouw van de 2 scholen en gymzaal (bouwmanager) eee een analyse en onderbouwing waaro hiervoor geschikt is.
De bouwmanager ee: geen mandaat en het is in het projectdossier onduidelijk hoe de gemeente Vlissingen dit heeft geregeld. voor de keuze Bij Engineer & Build heeft de gemeente Vlissingen de VAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen) toegepast. Een toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en acceptatieplan zijn hier belangrijk onderdeel van. In het projectdossier is het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en acceptatieplan niet aangetroffen. Het is daarbij ook niet duidelijk in hoeverre de gemeente Vlissingen hierop heeft gestuurd om deze wel te ontvangen en waarom Buko door mocht gaan met haar werkzaamheden. In het
2: 3. 4
On
(geanonimiseerd)
.
(geanonimise rd) aan.
(geanonimiseerd) ark
Conclusies 1,
projectmatig werken praktijk niet gewerkt met een projectteam. De medewerkers (1 projectleider en 1 projectassistente) die onderdeel maakte van het projectteam konden niet de volledige focus leggen op de werkzaamheden horende bij het project. Het projecttea steding vele wisselingen meegemaakt in projectleiders, project assistenten en ambtelijke EI opdrachtgevers In de projectrapportage van 30 april 2021 wordt gesproken over capaciteitsproblemen. In het projectdossier zijn geen acties aangetroffen hoe het capaciteitsprobleem wordt opgelost. Er in de
(geanonimiseerd)
18
4.
Erzijn geen projectrapportages over de voortgang in de periode 30 april 2021 de gemeente Vlissingen (o.a. aan het DT en college) is gerapporteerd.
tot
en
met
19
mei 2022
aanwezig.
Het is hierdoor
onduidelijk
hoe intern
binnen
Conclusies het 1.
projectdossier volledig projectdossier aanwezig bij de start van dit onderzoek. Informatie en documentatie is verspreid opgeslagen. De projectleider en projectassistente hielden ook geen volledig projectdossier bij. Een externe medewerker is ingehuurd om het volledige dossier in beeld en op orde te Eris geen
brengen.
2
(geanonimiseerd) EN
ten
tijde van
opgedragen
3.
aan
De overdracht
de 2°
aanbesteding begeleiding gestart
met
informatie
en
documentatie op te slaan in
Bricsys (shared map)
BUKO.
van
de
bouwmanager, waarbij er sprake
is van
dropbox
met
informatie
en
(geanonAimise rd) ee: dit ook
documentatie, is niet gecontroleerd door een medewerker
van
de
gemeente Vlissingen. 4.
(geanonimiseerd) waar informatiebeveiliging is dit niet wenselijk.
Conclusies de rol 1. 2.
de
binnen
de gemeente
Vlissingen gebruik
van
maken.
Op
het
gebied
van
projectleider als budgethouder
de gemeente Vlissingen hebben mandaat om de facturen te betalen. De bouwmanager heeft geen mandaat. projectleiders De beoordeling van de facturen van Buko laat tekortkomingen zien. Er is geen juiste onderbouwing inclusief verantwoording bij de facturen. Het is hierdoor onduidelijk waarom bepaalde facturen zijn betaald. Er ontbreekt bijvoorbeeld een juiste versie van het uitvoerend ontwerp, wat een aanleiding De
van
geweest 3.
van
alle betrokkenen
Na
voor
bouwfout
het signaleren
facturen
van
Buko
van en
1, maar de factuur
voor
het uitvoerend
de bouwfouten 1 tot en met 3 ontbreekt
ontwerp een
(geanonimiseerd) te betalen. Dit geldt voor factuur 4 en 5
grondige analyse/onderbouwina van
is
is wel betaald. Buko
en
alle facturen
in
(geanonimise rd) ari
het beschikbare dossier
waarom
het
passend
is om
Conclusies de verschillende 1. 2.
3.
4.
overlegvormen projectdossier zijn niet alle agenda's en notulen van de verschillende overlegvormen aanwezig. De gemaakte afspraken ten tijde van het bouwteamoverleg zijn niet SMART. Het is daarbij onduidelijk wat de projectleider van de gemeente Vlissingen tot en met bouwfout 1 hiervan vond. Dit geldt ook voor eventuele aanpassingen en toezeggingen die zijn gedaan door de bouwmanager. De bouwmanager heeft geen mandaat om dit goed te keuren. De projectleider van de gemeente Vlissingen is niet tot minimaal aanwezig geweest bij de verschillende overlegvormen. Dit heeft vooral betrekking op de bouwteam en ontwerpteam overleggen. De bouwmanager was altijd aanwezig bij de verschillende overlegvormen. Er is in het projectdossier geen communicatie aangetroffen tussen de bouwmanager en de projectleider van de gemeente Vlissingen over de voortgang en bepaalde ontwikkelingen. Inhet
19
Conclusies overige relevante onderwerpen 1. 2
heeft de uitzettekening niet gemaakt. (geanonimiseerd) Er heeft de door de medewerker geen
zichtbare
controle
plaatsgevonden
op
gemaakte uitzettekening
van
de Geodienst,
door
een
medewerker
van
de
gemeente Vlissingen. Er is geen documentatie aangetroffen dat de projectleider van de gemeente De inspecteur bouw en woningtoezicht hee de bouwmanager nooit gezien
Nv
Vlissingen
op de
hoogte is gesteld dat de uitzettekening is opgesteld. en nooit gesproken ten tijde van zijn aanwezigheid op de bouwlocatie. De inspecteur bouw en woningtoezicht hee zelf niet kunnen signaleren dat de school omgekeerd stond. Vanuit de projectleider (projectteam) binnen de gemeente Vlissingen is er geen contact opgenomen met de inspecteur bouw en woningtocht over de status van de werkzaamheden (uitzettekening, palen in de grond, bewapening en coördinatie/veiligheid).
20
9. AANBEVELINGEN In dit hoofdstuk Het auditteam
zijn de aanbevelingen opgenomen. De aanbevelingen zijn gebaseerd op de conclusies zoals opgenomen heeft met het DT de oorzaakanalyse gedaan, wat de basis was voor de opgestelde aanbevelingen.
1. Zorgdragen
voor
monitoring
toezicht management
en
Probleem
Aanbeveling
Er zijn geen projectrapportages over de voortgang in de periode 30 april 2021 met 19 mei 2022 aanwezig. Het is hierdoor onduidelijk hoe intern binnen de
gemeente Vlissingen (o.a. Het
projectteam
het
en
van
aan
Il
(geanonimise rd) opdrachtgevers]
In de projectrapportage van 30 april 2021 wordt gesproken over capaciteitsproblemen. In het projectdossier zijn geen acties aangetroffen hoe het capaciteitsprobleem wordt opgelost. Aanbesteding: Er is gekozen voor de gunningscriteria 75% prijs en 25% kwaliteit. Een onderbouwing hierover ontbreekt. De betrokkenheid van medewerkers van de gemeente Vlissingen is beperkt. Er was slechts 1 medewerker van de gemeente Vlissingen in de beoordelingscommissie van de aanbesteding. De beoordelingscommissie bestond uit 4 personen. Daarnaast had er 1 medewerker een adviserende
2.
tot en
college) is gerapporteerd. de 2° aanbesteding vele wisselingen assistenten en ambtelijke
DT
heeft vanaf de start
(geanonimiseerd) e
Zorgdragen
rol had. Er
in totaal 9 personen
waren
monitoring
voor
en
die
een
Zorgdragen datje als directieteam, bestuurlijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever wordt geïnformeerd over de voortgang (o.a. planning, medewerkers, risico's) van de projecten. Frequentie afhankelijk van het project. 2. Kaders en richtlijnen vastleggen hoeje als directieteam, bestuurlijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever wilt worden geïnformeerd als het project wordt begeleid door externe partijen. 3. Tijdig bijsturen (proactief) op ontvangen signalen en het uitblijven van onder andere projectrapportages. 4. Invullen rol/functie van projectcontroller. 1.
adviserende rol hadden.
toezicht door de medewerkers
Probleem
Aanbeveling
De gemeente Vlissingen heeft geen monitoring werkzaamheden van de bouwmanager. Er werd
bouwmanager.
Dit
van
geldt
ook
en
toezicht
gedaan
naar
de
voor
1.
volledig vertrouwd op de externe medewerkers, zoals de
overige (uitzettekening). Projectleiders waren niet tot minimaal aanwezig bij de verschillende overleggen. totaal 6 verschille erleggen. Facturen Buko en ijn zonder de juiste prestatielevering en een zichtbare kritische kanttekening door de projectleider betaald. De inspecteur bouw en woningtoezicht heeft de bouwmanager nooit gezien en gesproken ten tijde van zijn aanwezigheid op de bouwlocatie. medewerker
in hoofdstuk 8.
Zorgdragen
projectleden (o.a. de projectleider en projectassistenten) zich op het project. 2. Opstellen van de juiste monitoringsinformatie, welke kan worden gedeeld met het management (DT, bestuurlijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever). Hierbij ook zorgdragen voor een juiste frequentie. voldoende
de Geodienst
In
dat de
kunnen focussen
(geanonimise rd)
21
3.
Zorgdragen
voor
een
juiste dossiervorming
Probleem e
.
Aanbeveling
volledig projectdossier aanwezig. _ (geanonimiseerd) heeft bepaald om te werken met Bricsys (shared map). Eris
2. De
(geanonimiseerd) Deze is op van
een
medewerker, in dit geval d
projectdossier volledig maken. regie over de dossiervorming als gemeente behouden. Een externe bepalen hoe wij als gemeente Vlissingen de dossiervorming doen. 1. Het
geen
naam
niet laten
(geanonimiseerd) De
betrokkenen
binnen de gemeente Vlissingen in dit dossier maken gebruik van dit inlogaccountant. Op het gebied van informatiebeveiliging is dit niet wenselijk. e e
_ Het aanbestedingsdossier is niet volledig en niet in TenderNed opgenomen. _ Er ontbreken onderbouwingen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt (o.a.
(geanonimiseerd)
e
gunningscriteria, keuze voor _ Het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en acceptatieplan is niet ontvangen. Het is daarbij ook niet duidelijk in hoeverre de gemeente Vlissingen hierop heeft gestuurd om deze wel te ontvangen en waarom Buko door mocht gaan met haar werkzaamheden.
e
_ Het overgedragen dossier van de bouwmanager is niet gecontroleerd door de gemeente Vlissingen.
4.
Zorgdragen
voor
de juiste uitvoering
van
Projectmatig werken
Probleem e
e
hadden
5.
Aanbeveling
Vlissingen heeft de 2° aanbesteding conform projectmatig werken _ georganiseerd. Op papier is hieraan invulling gegeven, echter in de praktijk niet. Er was geen sprake van een projectteam, maar van 1 projectleider (welke ook andere werkzaamheden had) en 1 projectassistente. _ Projectleiders hebben zich niet volledig kunnen focussen op het project, maar De gemeente
Projectmatig werken evalueren en aanpassingen doorvoeren waar dit nodig is. Zorgdragen dat er conform de kaders van projectmatig werken wordt gewerkt. Medewerkers informeren/opleiden en sturen op het juist uitvoeren van projectmatig werken. 1. 2.
ook andere werkzaamheden.
Zorgdragen
voor
duidelijke
rollen
en
verantwoordelijkheden bouwmanager
Probleem Er is door de gemeente Vlissingen In de opdrachtbrieven naar
(geanonimiseerd) ik
(geanonimiseerd) marsen
gekozen om te werken me offerte geen afs (geanonimiseerd) Men welde getekende wat de en niet kan (mandaat). In de aangetroffen bouwmanager qua bevoegdheid offerte komt wel naar voren voor welke werkzaamheden de getekende duidelijk bouwmanager dient uit te voeren.
Aanbeveling 1.
Opstellen kaders/richtlijnen voor rollen en verantwoordelijkheden sprake is van een externe begeleiding (o.a. bouwmanager).
indien
er
22
Toelichting grondslagen In dit document kunt u secties vinden die onleesbaar zijn gemaakt. Deze informatie is achterwege gelaten op basis van de Wet open overheid (Woo). De letter die hierbij is vermeld correspondeert met de bijbehorende grondslag in onderstaand overzicht.
J Art. 5.1 lid 2 sub e Het belang van de openbaarmaking van deze informatie weegt niet op tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen
N Art. 5.1 lid 2 sub i Het belang van de openbaarmaking van deze informatie weegt niet op tegen het belang van het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen
R Art. 5.2 lid 1 De informatie uit documenten betreft persoonlijke beleidsopvattingen. Onder persoonlijke beleidsopvattingen worden verstaan ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad, niet zijnde feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief of andere onderdelen met een overwegend objectief karakter