RIB Formele aansluiting e-Depot Zeeuws Archief

Gemeenteraad Vlissingen Postbus 3000 4380 GV Vlissingen

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2303100 / 2376212

7 december 2023 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

B Francke

Paul Krugerstraat 1

+31118487480

ONDERWERP

Formele aansluiting e-Depot Zeeuws Archief Geachte raad, Middels deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de formele aansluiting op het eDepot van het Zeeuws Archief. Wij stellen u deze informatie beschikbaar op grond van onze verantwoordingsplicht als bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Vlissingen 2020; informatie verstrekken over de uitoefening van onze zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Onderstaand leest u meer over de aanleiding, aansluiting en kosten van het e-Depot. Aanleiding Steeds meer informatie is (alleen) digitaal beschikbaar of toegankelijk, zo ook bij gemeente Vlissingen. Naar aanleiding van die ontwikkeling is in 2015 een stuurgroep en ambtelijke werkgroep gevraagd een Zeeuwse oplossing voor een e-Depot te onderzoeken. Een eDepot biedt namelijk een duurzame voorziening voor het beheren en toegankelijk houden van digitale informatie. Op 9 september 2016 is in de vergadering van de VZG (Vereniging Zeeuwse Gemeenten) het eindadvies van de stuurgroep besproken. De VZG beveelt alle Zeeuwse overheden zich aan te sluiten bij de e-Depot-voorziening van het Zeeuws Archief. Op 29 november 2016 heeft het college van B&W positief ingestemd om aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot.

Hierbij werd aangegeven hierover een definitief besluit te nemen op basis van een verdere uitwerking van een scenario gericht op duurzame opslag en beschikbaarheid van digitale informatie en de financiële consequenties. Het eindadvies adviseerde de Zeeuwse overheden aan, om binnen 5 jaar de eigen informatiehuishouding zo goed mogelijk op orde te brengen. Hiermee zou een goede basis worden gelegd voor de overdracht van informatie naar een e-Depot. In januari 2017 heeft de gemeente Vlissingen hier de eerste stappen in genomen. Om te voorkomen dat er een hybride situatie ontstaat, is toen besloten definitief afstand te doen van het papieren archief. Hierbij worden de papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties (scans), waarna de vervangen papieren archiefbescheiden daadwerkelijk worden vernietigd. Hierdoor kan worden gesteld dat het archief van de gemeente Vlissingen sinds 2017 volledig digitaal werkt.

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Het veilig en toekomstbesteding (laten) beheren en beschikbaar houden van digitale informatie eist een andere werkwijze dan in het 'papieren tijdperk'. Ondanks het besluit in 2017 om volledig digitaal te werken, is in de navolgende jaren nog geen concrete invulling gegeven aan de aansluiting op het e-Depot. Dit, door o.a. de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem en een tekort aan personele capaciteit voor de aansluiting op het e-Depot. Het Zeeuws Archief adviseert in 2024 aan te sluiten op het e-Depot, zodat het vraagstuk wordt geborgd voor de eerste feitelijke overbrenging van digitaal archief in 2027. In de begroting van 2023, vanaf de jaarschijf 2024, is structureel budget voor de voorbereidende werkzaamheden, implementatie en aansluiting. Wat willen we bereiken? Het e-Depot is het digitaal archief, waarin informatie wordt bewaard en beheerd voor langetermijnopslag en toegankelijkheid. Het digitaal beschikbaar maken en toegankelijk houden van informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente Vlissingen zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch oogpunt. Met de aansluiting op het Zeeuws e-Depot is de gemeente Vlissingen verzekerd dat informatie, nu en in de toekomst, raadpleegbaar is en blijft voor de maatschappij.

Wat gaan we hiervoor doen? Het veilig en toekomstbestendig beheren en beschikbaar houden van digitale informatie vraagt om aparte expertise die de gemeente Vlissingen niet in huis heeft. Door aan te sluiten bij het Zeeuws e-Depot wordt gebruik gemaakt van de landelijke infrastructuur van het Nationaal Archief, waar die specifieke expertise is geborgd. De aansluiting en functionaliteiten zijn voor alle Zeeuwse organisaties, die aansluiten op het e-Depot, hetzelfde. Alle organisaties volgen het tienstappenmodel. De eerste fase van de aansluiting is gericht op de quickscan: op basis van een overzicht van toepassingen (applicaties), wordt een start gemaakt met de inventarisatie van de digitale archieven die bij de gemeente worden gevormd en welke informatieobjecten in aanmerking komen voor opname in het e-Depot. In de jaren daarna wordt de quickscan geprioriteerd. Hierbij wordt per applicatie een impactanalyse opgesteld, met als doel het verkrijgen van inzicht in de noodzakelijke vervolgstappen richting een "goede, geordende en toegankelijke staat" van de op te nemen informatieobjecten. Na het uitvoeren van een proefopname, wordt de digitale informatie middels een verklaring van overbrenging overgebracht naar het e-Depot. Kosten en dekking In de begroting 2023 is vanaf jaarschijf 2024 structureel € 85.000,- opgenomen voor de aansluiting bij het e-Depot Zeeuws Archief.

Door inflatie en het gestegen inwonersaantal is de in de dienstverleningsovereenkomst aangegeven bijdrage hoger, namelijk € 93.060,(prijspeil 2023). Om het tekort van € 8.000,- op te vangen wordt volgend jaar naar eventuele ruimte binnen de teambudgetten van A&O gekeken. Als daar geen sprake is van ruimte, nemen we het tekort op het budget als een nadeel mee in een bestuursrapportage 2023. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

Blad 2 behorend bij 2303100 / 2376212

drs. R.D.A. Wiskerke drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 3 behorend bij 2303100 / 2376212