RIB Cultuurwerf bijlage 8 Analyse toekomstplan CultuurWerf

Cultuurwerf, plan 2024-2026.

Toekomstbestendig, of niet, en hoe verder.

16-08-2023. Conclusie en aanbevelingen in opdracht van de gemeente Vlissingen.

Toekomstplan Cultuurwerf, analyse en aanbevelingen. Vlissingen, 16-08-2023

1

Inleiding. De vraag van de gemeente om te adviseren over het toekomstplan van de Cultuurwerf, ingediend door het bestuur van de Stichting Kunst&Cultuur, Vlissingen is niet eenvoudig als we ons realiseren dat alle betrokkenen zich met de beste intenties en met hart voor de stad, voor deze mooie evenementen en de Cultuurwerf hebben ingezet. Anderzijds, is het doel te komen tot toekomstbestendige evenementen door een organisatie die deze evenementen duurzaam voor de gemeente Vlissingen organiseert, dat vraagt een zakelijke analyse. Dit impliceert dat vaststellingen om verduidelijking vragen, dit kan als confronterend worden ervaren, het verzoek is hiermee vertrouwelijk om te gaan en deze notitie niet zonder afstemming te delen.

conclusie. De meerjarenbegroting “samengevat”, geeft onvoldoende inzicht doordat verdichtingen ontbreken. Voeg hierbij dat men uitgaat van een neutraal resultaat zonder enige reservering voor tegenvallers. Er wordt geen inzicht gegeven in de toekomstige plannen en conceptuele (door)ontwikkelingen van de evenementen, dit maakt het onmogelijk hier een waardeoordeel over te geven. Er wordt geen toelichting op de rol van het bestuur op basis van de geleerde lessen gegeven, het plan biedt geen inzicht in duurzame afspraken met de directie, in concrete taakstellingen, de organisatie, in de rapportages en de controlemodellen als ook in de overlegstructuren. Op dit moment beoordeel ik deze versie van het plan Cultuurwerf 2024-2026 als niet voldoende om te kunnen vaststellen dat de met subsidie te ondersteunen evenementen door de gemeente Vlissingen, in de toekomst, duurzaam door de Cultuurwerf worden georganiseerd.

Vlissingen, 16-08-2023

2

Doel. -

Onderzoeken of het ingediende plan Cultuurwerf 2024-2026, vertrouwen geeft dat de evenementen en de organisatie toekomstbestendig zijn. Biedt het plan voldoende basis om de door de gemeente Vlissingen te subsidiëren evenementen in de komende jaren duurzaam en succesvol te kunnen organiseren.

Uitgangspunten. - " Plan 2024-2026 Cultuurwerf ", ingediend op 14-08-2023, door Bestuur Stichting Kunst & Cultuur Vlissingen. - de gevoerde interviews en gesprekken in de maand juli en de eerste week augustus, met een delegatie van het bestuur, de directeur Pieter Vemtevogel, met de voorzitter Maarten Janssens en met de penningmeester Niels Lindenbergh. - tussentijdse exploitatieoverzichten evenementen 2023, t/m mei en juni 2023, aangereikt door de directeur. Verloop. Op verzoek van de gemeente heb ik de directie van de Cultuurwerf aangeboden te ondersteunen in het maken van haar plan. Er zijn diverse ondersteunende gesprekken met de directie gevoerd waarbij in alle gesprekken de gesubsidieerde evenementen het uitgangspunt vormden. Hierbij zijn bijvoorbeeld diverse indicatoren gedeeld te benutten in de begrotingen, er is gesproken hoe efficiënt om te gaan met personeelsinzet, voortgangscontroles, etc. Maar ook wat zijn de belangrijke zaken en onderwerpen die terug dienen te komen in het door Cultuurwerf te maken toekomstplan. Daarbij is een luisterend oor geboden en zijn veel ervaringen en praktijkvoorbeelden gedeeld die de directie zou kunnen benutten om tot een goed plan te komen. Verder is er een bijeenkomst geweest met een delegatie van het bestuur waarin het bestuur haar versie van de ontstane situatie heeft geschetst.

Hier bleek dat er veel frustratie is bij bestuursleden over de rol van de gemeente en het “systematisch“ terugbrengen van de subsidies. Aansluitend heb ik nog 2 maal mobiel contact gehad met de voorzitter maar niet over de inhoud van het plan. Mijn indruk is dat het plan uiteindelijk zelfstandig door het bestuur is opgesteld zonder prominente inbreng van de directie. Dat het plan vervolgens direct aan de gemeente is aangeboden zonder dat hier volgens afspraak een begeleidend advies kon worden bijgevoegd.

Vlissingen, 16-08-2023

3

Huidige situatie. Betekenis. De Cultuurwerf heeft een lange historie als organisator van culturele evenementen in de gemeente Vlissingen, evenementen die passen in het beleid van de gemeente. Evenementen van betekenis voor de gemeente Vlissingen, haar inwoners, de lokale economie, het maatschappelijk en geestelijk welzijn. De gemeente ondersteunt deze evenementen met subsidies, naast de gemeente zijn er meerdere instanties die deze evenementen ondersteunen met een subsidie. Surseance van betaling Na het gesprek met de gemeente begin juli, in aanwezigheid van wethouder Cracau, de aansluitende interviews en gesprekken met een externe adviseur van de gemeente, is er door bestuur en directie versneld actie ondernomen in het inzichtelijk maken van de actuele financiele situatie. De geprognosticeerde schuld aan leveranciers, bedrijven, en zzp'ers bedraagt naar verwachting 170k, einde 2023. Het argument dat de subsidies in de afgelopen jaren significant zijn teruggelopen staat feitelijk los van de verantwoordelijkheden die aan een bestuur en directie worden toegekend en die geacht worden hiernaar te handelen. Dat is hier onvoldoende gebeurd. Dit bevestigt het bestuur ook in haar plan onder, ”lessons learned”., Noot; het totaal aan ontvangen evenementensubsidies in 2023 voor BF bedraagt; 219.043 euro.

Voor FOS bedraagt het totaal aan ontvangen evenementensubsidies in 2023; 163.244 euro. Het behoeft geen toelichting dat er geen adequate controle is uitgeoefend, dat er aan de verkeerde mensen verantwoordelijkheden zijn toegekend en dat het bestuur op een te grote afstand acteerde. Het bestuur heeft zich onvoldoende verdiept in de kwaliteit van de financiele verslaglegging en de kwaliteit van de onderliggende budgetten. De directeur heeft geen affiniteit met cijfers en heeft hier, met deze zelfkennis, ook structureel te weinig aandacht aan gegeven. De directie heeft zonder concrete eigen taakstelling geacteerd. Er zijn bevoegdheden aan inhuurkrachten toevertrouwd, zonder concrete taakstelling, zonder verplichte terugkoppeling, er was geen fiatteringsprocedure, er is geen vinger aan de pols gehouden met de actuele begroting. De bezetting administratieve krachten, zzp'ers, was kwalitatief te mager, daarmee heeft men een onverantwoord risico genomen, eveneens is er te veel meegegaan in de veronderstelling, gebaseerd op optimisme, feitelijk de positieve blik van de directie. Daarbij was er geen overleg- en communicatiestructuur ingericht die past bij het werken met veel verschillende mensen en werktijden Het plan Cultuurwerf 2024-2026.

Inhoud Het plan beschrijft de betekenis van de Cultuurwerf voor Vlissingen in het organiseren van culturele evenementen, duidt de betekenis van de evenementen en de noodzaak van een goede organisatie. Er wordt gerefereerd aan de aflopende subsidiegelden, de tegenvallers, de gestegen kosten na COVID, de onverwachte weersomstandigheden en het feit van het algemene beeld dat alle bevrijdingsfestivals in Nederland het moeilijk hebben. Er wordt stilgestaan bij de geleerde lessen die de huidige situatie hebben doen ontstaan. Hierbij wordt de hand in eigen boezem gestoken maar ontbreekt de onderkenning en feitelijke erkenning dat de situatie die is ontstaan het gevolg is van meer uitgeven dat je hebt en niet actueel anticiperen op wat je hebt, of niet krijgt waarvan je had verwacht dat je het zou ontvangen.

Vlissingen, 16-08-2023

4

Tot slot verwijst het bestuur nog naar het feit dat er met onvoldoende middelen geen cultureel event kan worden georganiseerd. Hier had de conclusie van het bestuur ook kunnen zijn, te besluiten de evenementen niet te organiseren door de evenementensubsidie als te beperkt te kwalificeren. Op een hoog abstractieniveau worden de 4 strategielijnen behandeld, een belangrijk aantal speerpunten uit de evenementenvisie worden meegenomen. Wat ontbreekt is enige verdieping hoe e.e.a. gaat worden gerealiseerd.

Doelstellingen tot 2027. De genoemde bezoekersaantallen in de matrix worden door het bestuur als meetbare jaardoelstellingen geduid. De gemeente heeft de intentie om komend jaar de bezoekersbewegingen en aantallen van evenementen te gaan meten, hierdoor ontstaat er een objectiever beeld over de werkelijke betekenis. Het bestuur verwacht positieve financiele resultaten die gecumuleerd zijn vertaald in een meerjarenbegroting. Deze samenvatting wordt niet ondersteunt door een verdichting wat het niet mogelijk maakt om een financieel oordeel te geven over de evenementen die de gemeente met subsidie ondersteunt. Inhoudelijk wordt niet ingegaan op de (door)ontwikkeling van de 2 belangrijkste evenementen, over de kwaliteit van deze aanpak kan geen beeld worden gevormd. Onduidelijk is wat het exacte subsidiebedrag is dat de Cultuurwerf voor 2024 vraagt, in de meerjarenbegroting wordt een bedrag van 330k genoemd voor het eerste jaar, 2024. Onder het deel “subsidiebijdrage van de gemeente Vlissingen” vraagt men 306k. Voor wat de organisatie betreft wordt er terecht aangegeven af te willen stappen van het zzp-model, om continuiteit en kennisbehoud te realiseren. Men gaat uit van de inzet van 2,5fte, wat een goede bezetting is voor het aantal evenementen.

Wat ontbreekt is een visie op de interne organisatie en een toelichting hoe dit efficiënt te organiseren en of er wordt ingezet op taakstellende afspraken met adequate rapportages. In het overzicht “de organisatie” valt verder op dat men inzet op 0,7fte voor financiele administratie en control, dit is ruim 28 uur per week, dit is onnodig. Zeker als je bedenkt dat de accountantskosten, die volgens de directie jaarlijks ca. 10k bedragen voor het opmaken van de jaarrekening, zijn voorzien in de vaste kosten. Het bestuur geeft terecht aan dat vrijwilligers onmisbaar zijn en dat men deze wil binden door actief met hen aan de slag te gaan, het is niet zichtbaar of deze aanpak kosten met zich brengt. Daarbij dicht het bestuur zich de taak toe actief sponsoren te gaan verbinden, eveneens een waardevolle toevoeging, het is niet mogelijk de waarde van deze inspanningen te beoordelen daar de resultaten van deze inspanningen niet te herleiden zijn uit de meerjarenbegroting. Tot slot valt op dat men geen positief resultaat voorziet anders dan, dat er geen verlies wordt voorzien. Er is geen post onvoorzien opgenomen en er wordt niet opgemerkt dat men ruimte heeft ingebouwd voor onvoorziene tegenvallers. Dit vertrekpunt is naar mijn mening, mede gezien de historie en actuele situatie, te risicovol.

Vlissingen, 16-08-2023

5

Conclusie. Zoals hierboven al beschreven had de huidige situatie van de cultuurwerf voorkomen kunnen worden door een adequate controle, periodieke verslaglegging, fiatteringsprocedures, het toebedelen van de passende verantwoordelijkheden en een actiever betrokken bestuur. Het volharden in de insteek dat de gemeente de Cultuurwerf, de organisatie, subsidieert om evenementen te organiseren is onjuist. Dit geldt ook om te besluiten om toch deze evenementen te gaan organiseren als het bestuur van mening is dat de toegekende subsidie hiervoor niet toereikend is. Deze vaststelling had tenminste dienen te leiden tot een verscherpte controle door het bestuur op uitgaven en aan verplichtingen die waren aangegaan. Daarbij heeft het bestuur onvoldoende geanticipeerd op de sterke en mindere kwaliteiten van de directeur waardoor men eerst na afloop van de evenementen zich in de exploitatieresultaten is gaan verdiepen. De meerjarenbegroting “samengevat”, geeft onvoldoende inzicht doordat als onderlegger de verdichtingen ontbreken. Voeg hierbij dat men uitgaat van een neutraal resultaat zonder enige reservering voor tegenvallers. Er wordt geen inzicht gegeven in de toekomstige plannen en conceptuele (door)ontwikkelingen van de evenementen, dit maakt het onmogelijk hier een waardeoordeel over te geven.

Een toelichting op de rol van het bestuur op basis van de geleerde lessen, over duurzame afspraken met directie, taakstellingen, de organisatie, de rapportages en de controlemodellen, de overlegstructuren, wordt niet gegeven. Op dit moment beoordeel ik deze versie van het plan Cultuurwerf als niet voldoende om te kunnen vaststellen dat de met subsidie te ondersteunen evenementen door de gemeente Vlissingen, in de toekomst, duurzaam door de Cultuurwerf worden georganiseerd.

Vlissingen, 16-08-2023

6

Mogelijke oplossingsrichtingen. Het is voor de gemeente van belang dat verstrekte subsidies voor evenementen, in lijn van de Evenementenvisie, duurzaam worden besteed door een professionele evenementenorganisator. Op dit moment zie ik 3 opties. Een mogelijke nieuwe start* van de Cultuurwerf als organisator van door de gemeente gesubsidieerde evenementen. (*we spreken hier niet over een doorstart bij faillissement maar over een nieuwe start waarbij de gemeente weer de beschikking krijgt over haar eigendommen, de evenementen en bijhorende data en middelen. Feitelijk is hier de naam Cultuurwerf een belangrijk aspect.). Wanneer hier sprake van is, dan is mijn advies de directeur te behouden maar deze een andere, meer projectmatige, verantwoordelijkheid aan te bieden. Er bestaat binnen de Cultuurwerf veel kennis en netwerk wat in de afgelopen jaren is opgebouwd in de vorm van persoonlijke contacten en data, dit moet zeker worden gesteld. Alvorens de vraag te kunnen beantwoorden of het wenselijk is door te zetten met het huidige Stichtingsbestuur gezien de historie met de gemeente en bovengenoemde conclusie is het aan te bevelen met de bestuurders gesprekken te voeren om vast te stellen of er voldoende wederzijds vertrouwen bestaat. In gesprek gaan met de Kopgroep van evenementenorganisatoren uit Vlissingen.

Nagaan of hier de bereidheid is om als organisator of als collectief van organisatoren tegen nader te bepalen afspraken en te formuleren doelstellingen, BF en FOS te organiseren. Belangrijk om eveneens de bereidheid te inventariseren om nieuwe events, denk aan een winterevent te willen ontwikkelen en te gaan organiseren. Voordeel van deze optie is de aanwezige kennis, de betrokkenheid bij de stad, en de al aanwezige infrastructuur en organisatie. Nadeel kan zijn de gewortelde kritische houding naar de gemeente in vergunningen en evenementenbeleid. Als derde optie het uitschrijven van een pitch en of zoekopdracht, feitelijk op zoek naar een geheel een nieuwe start. Het selecteren van een organisatiebureau dat drie evenementen BF, FOS en te ontwikkelen winterevent, kan gaan organiseren. De gemeente kan ook overwegen zelf het initiatief te nemen in de totstandkoming van een dergelijk organisatiebureau dat voornamelijk evenementen voor de gemeente te organiseren. Afwegingen. Inzetten op een nieuwe start van Cultuurwerf is de kortste klap, de vraag is of dit mogelijk is zonder in een doorstartscenario te geraken met allerlei verplichtingen. Deze vorm heeft als voordeel snel te kunnen starten, gebruikmaken van de aanwezige infrastructuur en de persoonlijke netwerken.

Deze keuze heeft als consequentie dat de gemeente verantwoordelijkheid neemt of delegeert in het tot stand komen van een vernieuwde organisatie, taakstellingen, resultaatafspraken, goede rapportage- en controlemodellen en meekijkt naar de content. Als de gemeente subsidies* verstrekt voor BF, FOS en Winterevent dan is een vaste bezetting met 2fte en een pte van ca. 20-24 uur per week, afdoende om deze evenementen op een uitstekende wijze te kunnen organiseren. Op het moment dat e.e.a. naar vertrouwen is ingericht en ontwikkeld dan kan de wenselijke afstand worden genomen met passende controleafspraken. *ervan uitgaande dat de huidige evenementensubsidies met 35% worden verhoogd en er ca. 60k beschikbaar komt als subsidie voor het winterevent. Noot; afhankelijk van op welk van de scenario’s uiteindelijk de keuze valt, er zal een klein budget beschikbaar moeten worden gesteld om weer op te starten en te gaan voorbereiden. Inschatting 30-40k. De 2de optie is evenals de 3de optie een optie waarbij gebruik gemaakt kan worden van bestaande infrastructuren van organisatiebureaus, de aanwezige kennis en bezetting. Vlissingen, 16-08-2023

7

Feitelijk is deze mogelijkheid het minst risicovol, instappen op een rijdende trein en aanhaken bij een professionele organisatie. De evenementen worden onder voorwaarden in licentie uitgegeven en per evenement wordt een passende subsidie verstrekt, daarbij worden er resultaatafspraken gemaakt. Conclusie en advies. Mijn advies is scenario 2 te onderzoeken en als blijkt dat hier onvoldoende belangstelling is of er is geen overeenstemming te bereiken is over de voorwaarden, direct door te schakelen naar optie 3. Aanvullend op de toelichting over optie 1, deze keuze draagt de afhandeling van het huidige tekort met zich mee waarbij er niet te voorkomen valt dat negatieve associaties en frustraties impact hebben op een nieuwe start. Tot slot; een overzicht van op te nemen onderwerpen in de afspraken met het organisatiebureau. - het vastleggen eigendom - meerjarenafspraken inzake te verstrekken event-subsidies - organisatie en samenwerkingsafspraken maken die voor een aantal jaren gelden - inzetten op meerjarenafspraken met overige subsidieverstrekkers. - een ontwikkel- en organisatieplan per evenement. - een separate meerjarenbegroting per evenement. - formuleren van resultaatafspraken - het leveren van periodieke voortgang- en exploitatieoverzichten, dit betreft specifiek de gemeentelijke evenementen als ook, ter inzage, de overall resultaten.

- een overall sponsorplan evenementen - structurele samenwerking met HZ m.b.t. de evenementen van de gemeente. - toepassen van bezoekersonderzoeken, ook naar aantallen.

Vlissingen, 16-08-2023

8

Vlissingen, 16-08-2023

9