RIB Cultuurwerf bijlage 2 plan 2024-2026

Plan 2024 - 2026

Inleiding De afgelopen jaren is Cultuurwerf in zwaar weer terechtgekomen. Het stopzetten van de structurele subsidie, toenemende eisen vanuit de overheid en fors stijgende kosten zijn daarvan de belangrijkste oorzaken. Op het moment van schrijven van dit plan wordt om die reden ook tegelijkertijd surseance van betaling aangevraagd bij de rechtbank. Toch blijft het bestuur van Cultuurwerf van mening dat culturele evenementen van belang zijn voor Vlissingen, en wil het een ultieme poging doen een haalbare toekomst te creëren voor Cultuurwerf, en daarmee voor een aantal voor Vlissingen belangrijke evenementen. Daarvoor is nodig dat Cultuurwerf intern een aantal zaken anders gaat doen. Maar ook is noodzakelijk dat er voldoende geld beschikbaar komt om die evenementen te kunnen realiseren. In dit plan verschaft Cultuurwerf haar belangrijkste subsidieverstrekker – de gemeente Vlissingen – inzicht in wat daarvoor nodig is vanuit de gemeente. Met de gevraagde extra middelen kijkt het bestuur met vertrouwen uit naar toekomstige jaren van succesvol georganiseerde culturele evenementen die belangrijke bijdragen leveren aan de stad. Cruciaal daarbij is voldoende middelen: indien deze niet beschikbaar (kunnen) worden gesteld zal het uitstel van betaling uitmonden in een spoedig faillissement. Indien er vragen zijn naar aanleiding van dit plan dan geven wij graag nadere toelichting.

Vlissingen, 13 augustus 2023 Het bestuur

2

Voorgeschiedenis De omstandigheden voor Cultuurwerf zijn de afgelopen jaren in negatieve zin gewijzigd. In 2008 werd door de gemeente Vlissingen nog een jaarlijkse subsidie verstrekt van € 1,3 miljoen voor de organisatie van het Bevrijdingsfestival Zeeland, Festival Onderstroom, Poppodium De Piek, Buro Beeldende Kunst en de Kunstuitleen. In 2016 was deze jaarlijkse subsidie teruggebracht tot € 600k. In de vier jaren daarna werd deze € 600k in vier gelijke stappen afgebouwd naar € 0. Als gevolg daarvan heeft het bestuur in 2018 alle medewerkers van Cultuurwerf moeten ontslaan. Daarmee werd een vaste kern van kundige en ervaren medewerkers vervangen door zzp’ers. Zo ontstond een ‘ad hoc’ projectorganisatie waar mensen slechts werden ingehuurd voor een afgebakende, beperkte taak. De huidige directeur werd – ook als zzp’er – aangesteld om deze projectorganisatie in goede banen te leiden en om alle taken die niet door de ingehuurde krachten werden opgepakt uit te voeren. Wrang genoeg was (juist door alle beperkingen) Cultuurwerf in staat de coronajaren positief af te sluiten, maar nu evenementen weer volledig georganiseerd mogen worden van de overheid is dat in de huidige structuur met de huidige financiering niet meer vol te houden. In 2022 werd het bestuur enigszins overvallen door opgelopen kosten die niet begroot waren.

De oorzaken daarvan waren voornamelijk (a) een zeer korte voorbereidingstijd (pas in februari 2022 werd vanuit de Rijksoverheid groen licht gegeven voor het organiseren van festivals), (b) kostenstijgingen van 35% die door verschillende grote leveranciers werden afgedwongen, en (c) toenemende eisen van de vergunningverstrekker op het gebied van veiligheid. Om te voorkomen dat het bestuur nogmaals verrast werd door grote begrotingsoverschrijdingen is zwaarder ingezet op financiële administratie en -verslaglegging. Helaas heeft het bestuur halverwege 2023 moeten constateren dat ook in 2023 de evenementen inhoudelijk succesvol waren, maar grote verliezen met zich meebrachten. Tegenvallende bezoekersaantallen bij Bevrijdingsfestival Zeeland door het afgeven van code geel door het KNMI en het afhaken van een aantal vaste subsidieverleners bij Festival Onderstroom waren hiervan (naast opnieuw onverwacht hoge kostenstijgingen) een belangrijke oorzaak. Dat alle regionale bevrijdingsfestivals in Nederland in hetzelfde schuitje zitten is daarbij een schrale troost die geen oplossing biedt. Inmiddels is er een zodanig gebrek aan liquide middelen dat het al genoemde betalingsuitstel is aangevraagd.

3

Lessons learned Terugkijkend op hoe de huidige situatie is ontstaan heeft Cultuurwerf de volgende lessen geleerd. Sturing en controle In het verleden beschikte Cultuurwerf over een vaste controller die dagdagelijks inzicht verschafte in kosten en opbrengsten en daarover gevraagd en ongevraagd de directie adviseerde. Na het ontslag van deze controller in 2018 is gepoogd deze rol door verschillende zzp’ers te laten invullen. Dat is niet gelukt: deze mensen kregen noodgedwongen te weinig tijd vergoed, waren (uit kostenoverwegingen) niet ‘zwaar’ genoeg en bevonden zich niet in de positie om voortdurend te analyseren en op basis daarvan te adviseren. Voor een projectorganisatie als Cultuurwerf is strakke financiële sturing van levensbelang om het duurzaam organiseren van betekenisvolle evenementen voort te zetten. Die rol moet dan ook professioneel worden belegd, waarbij voldoende tijd beschikbaar wordt besteld. Geduld Het bestuur heeft zich te geduldig opgesteld met betrekking tot verwachtingen die vooraf door de directie werden gewekt met betrekking tot kosten en bijdragen. Iedere keer opnieuw bleken kosten (nog) hoger, en vielen bijdragen tegen of bleven volledig uit. Het ging daarbij om meerdere relatief kleine bedragen, maar het hielp niet mee om resultaten beter te maken. Door tegenvallende resultaten in 2022 en 2023 werd dit pijnlijk zichtbaar.

Voorspellingen die in positieve zin afwijken van de ervaringen uit het verleden moeten goed onderbouwd worden om te kunnen leiden tot een goede besluitvorming door het bestuur. Goed van vertrouwen en naïef Vanaf 2016 heeft het bestuur van Cultuurwerf aangegeven dat het volledig wegbezuinigen van de organisatie op termijn slechts kon gaan leiden tot het stopzetten van het organiseren van de evenementen. Toch heeft het bestuur in de zeven jaar daarna ondanks alles de belangrijkste pijlers (Bevrijdingsfestival Zeeland en Festival Onderstroom) overeind gehouden. Zelfs in 2022 is het bestuur – tegen beter weten in – akkoord gegaan met het verzoek van de gemeente Vlissingen om in 2023 toch weer Bevrijdingsfestival Zeeland en Festival Onderstroom te organiseren. Met onvoldoende middelen kan Cultuurwerf geen culturele evenementen organiseren op het niveau zoals men dat gewend is. Indien onvoldoende middelen beschikbaar zijn moet de conclusie van het bestuur zijn: hier stopt het.

Toekomst Cultuurwerf wil ondanks de slechte situatie nog steeds door het jaar heen een aantal betekenisvolle evenementen organiseren die op duurzame wijze waarde toevoegen aan de stad, en hiermee de leefbaarheid en levendigheid verhogen. Hierbij haakt Cultuurwerf aan bij de (concept) evenementenvisie van de gemeente 1 Vlissingen. Daarin wordt de voor Cultuurwerf zeer herkenbare waarde van kwalitatieve (top)evenementen voor de stad beschreven en uitgewerkt in vier strategielijnen. Hieronder beschrijft Cultuurwerf hoe zij hieraan wil en kan bijdragen.

1

Vlissingen (2023). Vlissingen Ambitieuze Evenementenstad. 4

Strategielijn 1: Vlissingen Evenementenstad Niet alleen Bevrijdingsfestival Zeeland en Festival Onderstroom worden door Cultuurwerf georganiseerd, ook Vlissingen 1572 en een winterevenement zoals in het verleden Festival Wonderstroom zijn onderdeel van de programmering. Dat schept een belangrijk framework van grote kwaliteitsevenementen die verspreid over het jaar plaatsvinden. Daarbij is het aanbod van Cultuurwerf ook nu al gericht op meerdere doelgroepen, en zal Cultuurwerf zich in de komende jaren nog meer dan nu gaan richten op het aantrekkelijk maken van haar 2 evenementen voor jongeren (als bezoeker, maar ook als vrijwilliger). In 2022 heeft Cultuurwerf laten zien dat de organisatie vier (of meer) evenementen per jaar op hoog niveau kan organiseren. Daarnaast kan Cultuurwerf met een kleine vaste staf waardevolle hulp bieden aan andere organisaties die een evenement willen organiseren (zie hieronder bij strategielijn 2). Strategielijn 2: Gastvrije Evenementenstad De gemeente Vlissingen wil organisatoren optimaal faciliteren, zonder ‘op de stoel’ van de organisator te gaan zitten. Cultuurwerf kan met een kleine vaste staf waardevolle hulp bieden aan andere organisaties die een evenement willen organiseren. Daarbij wordt het ‘inhoudelijke deel’ van het evenement verzorgd door de evenementorganisator, en neemt Cultuurwerf de ‘organisatie daaromheen’ op zich.

Daarmee ontzorgt Cultuurwerf enerzijds de evenementorganisatoren door hen veel werk uit handen te nemen zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, en anderzijds de gemeente Vlissingen door de faciliterende rol zoals beschreven in de evenementenvisie voor een deel op zich te nemen voor belangrijke evenementen. De kosten/kwaliteit verhouding van een vaste staf wordt op deze manier veel gunstiger, zodat iedere gesubsidieerde euro meer waarde toevoegt. Strategielijn 3: Stad als podium Cultuurwerf heeft een goede naam waar het gaat om het gebruik van de stad als podium. Veel plekken – ook locaties die minder voor de hand liggen – zijn de afgelopen jaren als podium gebruikt voor evenementen. Festival Onderstroom heeft laten zien dat een kwalitatief goed cultureel festival op vele manieren kan worden georganiseerd. En bij alle evenementen zoekt Cultuurwerf de ontmoeting met bewoners, bezoekers en ondernemers. Cultuurwerf vindt dat van groot belang, om op die manier het draagvlak voor evenementen bij al deze groepen te blijven stimuleren. In plaats van dat inwoners en ondernemers overlast ervaren van evenementen, wil Cultuurwerf alle stakeholders het idee geven dat de georganiseerde evenementen ‘van ons allen’ zijn.

Een bijkomend effect daarvan is dat bezoekers een andere kijk op Vlissingen wordt geboden, waarmee de aantrekkingskracht van wonen en werken in Vlissingen wordt vergroot en het vestigingsklimaat nog verder wordt verbeterd. Door de ruime ervaring van Cultuurwerf met evenementen op uiteenlopende plekken in de stad wordt met vertrouwen gekeken naar de mogelijkheden die veranderingen in de ruimtelijke indeling (zoals meer woningen in de stad en wijzigingen op de boulevard) bieden. Strategielijn 4: Identiteitsversterkende evenementen Cultuurwerf verbindt evenementen van oudsher met de (identiteit van de) stad. Soms opgehangen aan een thema (zoals ‘vrijheid in Vlissingen’ tijdens en in aanloop naar het Bevrijdingsfestival Zeeland), soms juist gericht op onderwerpen die juist voortkomen uit de stad zelf (zoals bijvoorbeeld ‘Home is where the Scheldestraat is’ of de geschiedenis van de Willem Ruys tijdens Festival Onderstroom 2021).

2

Bevrijdingsfestival Zeeland en het Kick-off festival zijn daarvan duidelijke voorbeelden, maar door de juiste creatieve insteek ziet Cultuurwerf ook mogelijkheden bij andere evenementen (ook van derde partijen) meer jongeren aan te trekken. 5

Cultuurwerf kan met de juiste bezetting minstens drie beeldbepalende evenementen verspreid over het jaar organiseren (van oudsher passen Bevrijdingsfestival Zeeland en Festival Onderstroom in die categorie, en het winterevenement voegt Cultuurwerf graag daaraan toe), en ondersteuning geven aan meerdere sterevenementen.

Doelstellingen tot 2027 Het bestuur van Cultuurwerf heeft de volgende meetbare jaardoelstellingen voor de directie geformuleerd die minimaal moeten worden gehaald. Daarbij moet worden vermeld dat met een goede onderbouwing van met name de financiële aspecten ook extra evenementen en ondersteuning voor evenementen een plaats kunnen vinden binnen deze meerjarenplanning. Cultuurwerf biedt aan de (niet-inhoudelijke) organisatie op zich te nemen van ‘Vlissingen Maritiem’, ‘Vlissingen 1572’, het ‘Kick-off festival’ van de HZ University of Applied Sciences, Scalda en UCR, en ‘Vlissingen Zingt’. Deze doelstellingen zullen jaarlijks worden geëvalueerd door het bestuur en besproken met de directeur van Cultuurwerf. Voor de ‘kernevenementen’ van Cultuurwerf worden de doelstellingen als volgt geformuleerd. Bevrijdingsfestival Zeeland

2024

2025

2026

Type evenement

identiteitsversterkend

identiteitsversterkend

identiteitsversterkend

Aantal bezoekers

> 40.000

> 40.000

> 40.000

Financieel resultaat

positief

positief

positief

Festival Onderstroom

2024

2025

2026

Type evenement

identiteitsversterkend

identiteitsversterkend

identiteitsversterkend

Aantal bezoekers

> 20.000

> 20.000

> 20.000

Financieel resultaat

positief

positief

positief

Winterfestival

2024

2025

2026

Type evenement

ster

ster

ster

Aantal bezoekers

> 5.000

> 5.500

> 6.000

Financieel resultaat

positief

positief

positief

6

Cultuurwerf: de organisatie Zonder organisatie is het voor Cultuurwerf niet mogelijk (gebleken) om betekenisvolle evenementen op duurzame wijze – dat wil in dit geval zeggen zodanig dat kosten en opbrengsten met elkaar in evenwicht zijn – te organiseren. Daarom moet worden afgestapt van het zzp-model dat gebaseerd is op volledige flexibiliteit. Een kleine, professionele, vaste staf is noodzakelijk om door het jaar heen kwaliteit te kunnen leveren op zowel inhoudelijk vlak als op organisatorisch en financieel vlak. Daarom moeten de volgende functies door 3 vaste mensen worden ingevuld:     

4

directie (1 fte); projectmanagement (1 fte); assistent projecten (0,5 fte); financiële administratie (0,5 fte); control (0,2 fte).

In totaal gaat de vaste staf van Cultuurwerf daarmee uit 3,2 fte bestaan. De totale kosten ten behoeve van deze vaste staf worden voor 2024 ingeschat op € 170k. Ook de komende jaren zal Cultuurwerf op grote schaal gebruik blijven maken van vrijwilligers. Daarin zal ook (vooral tijd en aandacht) worden geïnvesteerd. Zo worden vrijwilligers niet alleen professioneler (en daarmee waardevoller voor Cultuurwerf en op termijn ook voor andere evenementen), ook de binding met Cultuurwerf wordt daarmee versterkt. Daarnaast kunnen vrijwilligers ervaring opdoen die te pas kan komen in (het zoeken naar) werk. Groeiende betrokkenheid van een grote groep vrijwilligers draagt bij aan een hoger welbevinden en leefbaarheid in de stad. De directie heeft (naast de dagelijkse verantwoordelijkheid en aansturing) nog twee hoofdtaken: het duurzaam (ver)binden van vrijwilligers aan Cultuurwerf, en het organiseren van (extra) inkomsten (sponsoren, fondsen, vrienden).

Subsidiebijdrage van de gemeente Vlissingen Om evenementen te kunnen organiseren is geld nodig. Om kwalitatief goede evenementen op verantwoorde wijze te organiseren is voldoende geld nodig. Voor het bestuur van Cultuurwerf is duidelijk dat met het huidige budget continuering niet mogelijk is. Daarom is voor de komende drie jaar begroot hoeveel geld nodig is voor (a) de vaste staf en (b) de uitvoeringskosten van de diverse evenementen. Daarbij merkt het bestuur op dat in de meerjarenbegroting hierna rekening wordt gehouden met een indexering van 3%, maar dat we inmiddels geleerd hebben dat de prijsindexeringen ook van toepassing zijn op evenementen. Daarom zal bij de definitieve jaarbegroting voor ieder jaar de CBS prijsindex consumentenprijzen (CPI) worden gehanteerd van 5 het jaar dat twee jaren voor het uitvoeringsjaar ligt. De subsidiebijdrage die Cultuurwerf vraagt aan de gemeente Vlissingen in 2024 bedraagt € 306k. Ook voor dit bedrag geldt dat in de meerjarenbegroting 3% is gehanteerd, maar dat de werkelijke prijsstijgingen op grond van de CBS prijsindex consumentenprijzen (CPI) mee dient te stijgen met de werkelijke inflatie en kostenstijgingen.

3

‘Vaste mensen’ wil niet zeggen dat deze mensen een dienstverband krijgen met Cultuurwerf. Ook op zzpbasis is een vaste staf samen te stellen waarbij de voordelen van ‘vast’ gecombineerd worden met de flexibiliteitsvoordelen van inhuurkrachten. 4 Opgemerkt wordt dat de directie ook een deel van het projectmanagement op zich neemt. 5 Bijvoorbeeld: in de definitieve begroting 2024 zal rekening worden gehouden met een prijsindex van het jaar 2022. 7

Meerjarenbegroting Samengevat ziet de meerjarenbegroting van Cultuurwerf er als volgt uit: Meerjarenbegroting (1.000 €)

2024

2025

2026

vaste kosten inclusief personeel

356

367

378

566

583

601

totaal kosten

922

950

979

subsidie gemeente Vlissingen

330

340

350

overige opbrengsten excl. horeca

332

342

353

horecaopbrengsten

260

268

276

totaal opbrengsten

922

950

979

resultaat

-

-

-

uitvoeringskosten evenementen

6

Negatief eigen vermogen Cultuurwerf heeft berekend dat het eigen vermogen aan het einde van 2023 ongeveer € 170k negatief zal bedragen indien op deze voet wordt doorgegaan. Omdat Cultuurwerf vrijwel niet beschikt over vaste activa en de vorderingen grotendeels geïnd zullen zijn, bestaat dat bedrag bijna volledig uit verplichtingen aan leveranciers (bedrijven en zzp’ers). Daarmee is het liquiditeitstekort aan het eind van 2023 dan ook ongeveer € 170k. Cultuurwerf ziet op eigen kracht niet de mogelijkheid om dit probleem op te lossen en heeft daarom surseance van betaling aangevraagd. De inschatting van het bestuur is dat hulp van de gemeente Vlissingen nodig is om dit probleem op te lossen. Cultuurwerf ziet verschillende mogelijkheden, en treedt hierover graag in gesprek met de gemeente Vlissingen.

6

In deze begroting is vooralsnog uitgegaan van drie evenementen: Bevrijdingsfestival Zeeland, Festival Onderstroom en het Winterfestival. 8