Rekenkamer - Rapport Vlissingen samen meer participatie - Uitvoering van burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Vlissingen.

Rekenkameronderzoek Participatie

28

voor het te voeren participatieproces en het loslaten van het flowschema is de gemeente weer terug bij af. Proces komende tijd Bureau MA.AN en gemeente spreken partijen apart. Naar aanleiding hiervan worden schetsen gemaakt en weer voorgelegd. Dit wordt dan omgezet naar een gebiedsvisie. Er volgen dan nog enkele inspraakrondes om in het 4e kwartaal van 2022 een definitieve visie aan college en raad voor te leggen. Het benodigde budget voor het project bedraagt € 52.500,-. Hiervan wordt € 45.000,- in 2022 besteed en € 7.500,- in 2023. De kosten worden gedekt uit het budget Leefbaarheid Nollebos en Arsenaal (612302). Conclusie Rekenkamer De Rekenkamer constateert dat het participatietraject omgevingsvisie Arsenaal te lang duurt. Gedurende deze periode zijn in het gebied door enkele stakeholders in het proces aanpassingen gedaan en mogelijk gemaakt welke direct onder een omgevingsvisie zouden zijn gevallen als deze er was geweest. Verder werd halverwege het traject het proces veranderd. Dit alles geeft aanleiding tot een onbetrouwbaar gevoel voor weer andere stakeholders, in dit geval de inwoners. Dit gevoel appelleert direct aan het gevoel van wantrouwen naar de overheid en schaadt de participatie-inzet, dat uitgaat van samen maken, het thema van de gemeente. We zijn van mening dat het vasthouden aan het gekozen proces belangrijk is.

De nu ingeslagen weg kan het beste vastgehouden worden. Mochten er veranderingen in het proces nodig zijn dan kan dat alleen in overleg met de stakeholders, op basis van burgerparticipatie.

Rekenkameronderzoek Participatie

29

5

Kwalificaties en aanbevelingen In dit hoofdstuk kijken we terug op de centrale onderzoeksvraag en deelvragen. De centrale onderzoeksvraag luide: Hoe geeft de gemeente Vlissingen invulling aan het vastgestelde beleid en de ambities voor het samenspel tussen de gemeenschap en de gemeente en is deze invulling toekomstbestendig met inachtneming van de nieuwe wetgeving? De bevindingen die gedaan zijn en daaruit voortgekomen aanbevelingen zijn behandeld in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 4 zijn de onderzoeksvragen en -bevindingen verweven met elkaar en niet altijd te onderscheiden. In onderstaand hoofdstuk zijn in tabelvorm de onderzoeksvragen (paragraaf 1.3) direct gekoppeld aan de bevindingen en belangrijkste aanbevelingen uit hoofdstuk 4. Hierdoor ontstaat een overzichtelijke verhandeling van de mogelijke vervolgstappen die de raad en/of college kunnen nemen. Hoofdstuk 5 is alleen te lezen met Hoofdstuk 4 als toelichting en motivatie van de bevindingen en aanbevelingen. We hanteren bij dit onderzoek de volgende kwalificaties en normen: Kwalificatie + aanbeveling24

Norm

geen verbetering nodig

aan de norm is voldaan

enige verbetering mogelijk

aan de norm is deels voldaan

veel verbetering mogelijk

over de norm is informatie aangetroffen, maar op belangrijke punten ontbreekt informatie of de informatie voldoet niet geheel aan de norm

niet meetbaar

over de norm is geen informatie aangetroffen of de informatie is onjuist, of de procedure/wet wordt niet nageleefd

24 Aanbeveling indien relevant wat betreft de aangegeven kwalificatie

Rekenkameronderzoek Participatie

30

5.1

Kwalificaties en aanbevelingen in relatie tot ambitie, visie en beleidsdoelen

Deelvraag

Norm

Bevinding

Kwalificatie + aanbeveling

1. Wat verstaan we onder participatie (definiëren van het begrip)?

Ambitie, visie en doelstellingen op het gebied van participatie is vastgelegd.

De ambitie is vastgelegd in diverse documenten.  Participatiebeleid (concept)  Leefbaarheidsvisie 2015  Programmabegroting 2022 – 2025  Strategische visie / Toekomstvisie 2040 (2021)  Coalitieakkoorden

Er is aan voldaan.

5.2

Kwalificaties en aanbevelingen in relatie tot beleidskader en instrumenten

Deelvraag

Norm

Bevinding

Kwalificatie + aanbeveling

2-3. Welke gemeentelijke wet- en regelgeving en beleidskaders zijn van toepassing op participatie? Is participatie vastgelegd ?

Er is een beleidskader vastgesteld om participatie te regelen.

Participatiebeleid is in concept beschikbaar. Participatieverordening is in de maak.

Goed. Gemeente ligt op schema.

Er zijn instrumenten voor het betrekken van inwoners bij planvorming voor gemeentelijk beleid.

 

Er zijn instrumenten om initiatieven vanuit de samenleving te stimuleren.

Instrumenten zijn:  Inspraak  Uitleg participatie op website

Omgevingsvisie is in ontwikkeling met raadswerkgroep.



Participatieleidraad, in concept Verdeeld in wijken (-teams, tafels, -plan), sinds 2016 Oproep projecten en toegang wijkcoördinatoren (o.a.) via website

Er wordt veel eigen kunde en kennis van de burger gevraagd. Dit kan gefaciliteerd worden. Nu nog niet veel burger-animo maar dat kan groeien als dit laagdrempelig genoeg is.

Rekenkameronderzoek Participatie

Goed. Het oordeel is niet ‘donkergroen’ omdat de leidraad nog in concept is en omdat sommige wijken niet aangehaakt zijn.

Matig. Maak dit laagdrempeliger. Bied hulp aan. Geef de wijkcoördinatoren een grotere rol. Daarmee meer facilitatie. Raad: oppakken volksvertegenwoordigende rol.

31

Deelvraag

Norm

Bevinding

7. Wat is de omvang van het budget voor participatie en hoe is dit budget gealloceerd?

Er is budget opgenomen als aparte post of duidelijk opgenomen in andere posten van de begroting.







De Rekenkamer heeft een totaalbedrag aan financiering gevonden, beheerd door de ambtenaar verantwoordelijk voor participatie. De aanwezigheid van de afdeling “communicatie en participatie” is een indirecte extra financiering in personeelsuren. Voornemen voor extra wijkcoördinator.

Kwalificatie + aanbeveling Goed.  Er is een budget beschikbaar.  Door de naam van het team “communicatie en participatie” en de aanwezigheid van iemand van dit team in elk project.  3 Wijkcoördinatoren.

5.2.1 Kwalificaties en aanbevelingen in relatie tot participatie hier en nu bij de gemeente Vlissingen Deelvraag

Normen

Bevinding

Kwalificatie + aanbeveling

4. Welke activiteiten heeft de gemeente de afgelopen jaren ondernomen op het gebied van participatie?

Worden burgers betrokken bij gemeentelijk planvorming?

De burgers zijn betrokken bij het opstellen van de strategische- en Omgevingsvisie.

Goed.

Burgers worden bij trajecten betrokken zodat ze ook gaan samenwerken.

Vanwege wijken, wijktafels en wijkcoördinatoren heeft de gemeente veel ervaring.

Goed.

Sommige wijken werken actief mee. Sommige wijken blijven afwezig.

Strategische visie 2040. Ondanks tegenslag in de communicatie vanwege Corona is participatie in dit traject prima gedaan.

Uitdaging is om ook de groepen en wijken te verleiden die nu niet meedoen.

Toegang via websites: (Aankondiging) projecten  Wijken en coördinatoren  Uitleg participatie  Omgevingswet en Toekomstplan De burger pakt nog niet overal de verleiding tot samenwerking op. 

Rekenkameronderzoek Participatie

32

Deelvraag

Normen

Bevinding

Kwalificatie + aanbeveling

5. Wat gebeurt bij de gemeente Vlissingen op het gebied van participatie die uit burgers zelf voort komt (maatschappelijke initiatieven)?

De doelen die met participatie worden beoogd, zijn in de praktijk gerealiseerd voor burgerinitiatieven.

Er zijn wijktafels en wijkcoördinatoren.

Niet duidelijk.

Er is een participatie leidraad (in concept) die ook toegankelijk is voor burgers. Dit is vooral ingericht op initiatieven van de gemeente, nog niet voor ideeën vanuit de burgers. Dat is nog onderontwikkeld.

6. Wat betekent participatie voor de rol van de gemeente en de verschillende actoren (raad, college, burgemeester en ambtenaren)?

Participatie wordt doorleefd in alle gelederen van de gemeente: raad, college en ambtenaren.

Lijkt niet op netvlies te staan. Aandacht en beschrijven hoe de gemeente omgaat met ideeën die beginnen bij de burger Grotere rol wijkcoördinatoren.

Er wordt regelmatig gebruik gemaakt van spreekrecht. Dit voldoet aan behoefte aanwezig bij de burger.

Goed.

Een ieder is voorstander van samenwerken / participatie.

Slecht, raad pakt rol niet.

De gemeenteraad: Pakt niet zijn rol. Laat zich faciliteren o.a. tijdens scholing van de raad (passieve houding). Ze hoeven alleen iets te vinden.  Is te stellig in “alleen raadgevend”. Ambtenaren zijn erg goed en betrokken.  

College ziet belang maar te berustend in niet participerende wijken

Rekenkameronderzoek Participatie

De raad moet zich bezinnen over de missie en doelen van participatie bij elk project afzonderlijk (ook de mate van participatie), en zo kaders aangeven om controlerende functie op te pakken. De raad moet de mening van de burger actief opzoeken, oppakken en toelaten in participatietrajecten. Wellicht is daar een rol voor de wijkcoördinatoren. Ambtenaren hebben goede basis met communicatie, wijken en documenten gecreëerd. Accepteer niet de berusting dat niet iedereen meedoet.

33

Deelvraag

Normen

Bevinding

Kwalificatie + aanbeveling

8. Hoe zag één specifieke casus van kop tot staart eruit? Hoe verhoudt dit zich tegenover het beleid en de gemeentelijke doelstelling van burgerparticipatie?

Participatie is ingevoerd passend bij de missie en doelstellingen van de gemeente.

Het participatietraject is on-going.

Burgerparticipatie is vooraf niet goed doordacht.

Het duurt te lang.

Gedurende de rit werden aanpassingen gemaakt.

De methode is halverwege aangepast. Er worden buiten dit proces besluiten genomen die het gebied en daarmee de visie aangaan. Dit resulteert in onbegrip bij Stakeholders.

Rekenkameronderzoek Participatie

Hou nu vast aan gekozen en gecommuniceerde proces. Veranderingen in proces in vervolg op basis van participatie.

34

6

Wederhoor college van burgemeester en wethouders

Rekenkameronderzoek Participatie

35

Rekenkameronderzoek Participatie

36

Rekenkameronderzoek Participatie

37

Rekenkameronderzoek Participatie

38

Rekenkameronderzoek Participatie

39

Rekenkameronderzoek Participatie

40

Rekenkameronderzoek Participatie

41

7

Reactie Rekenkamer Vlissingen (nawoord) De Rekenkamer heeft kennis genomen van de wederhoorreactie van het college (15 november 2022) op het rapport “Vlissingen samen meer participatie — uitvoering van burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Vlissingen”. De bestuurlijke reactie geeft geen aanleiding om de conclusies en aanbevelingen uit het rapport te herzien. De reactie geeft aanleiding om enige schriftelijke informatie gegeven in de wederhoorreactie op te nemen in het rapport als zijnde aanpassing en/of aanvulling. Onderstaand reageren wij chronologisch en puntsgewijs op de wederhoorreactie zoals ontvangen op 15 november 2022. Onze reactie is opgenomen in blauw.

1. Wij betreuren het proces dat u als Rekenkamer doorloopt. Onze gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de voorzitter van de Rekenkamer voor een gesprek uitgenodigd op 17 oktober jl., waarin u bent gewezen op feitelijke onjuistheden en omissies in het conceptrapport. Na afloop is u een overzicht hiervan toegestuurd. Helaas hebben wij moeten constateren dat het concept-rapport niet is gecorrigeerd. Wij geven daarom nogmaals de feitelijke onjuistheden en omissies aan u terug. De aangeleverde correcties van onjuistheden waren niet van dien aard dat deze de in het rapport opgenomen bevindingen, conclusies en aanbevelingen wezenlijk zouden hebben beïnvloed. Er is daarom voor gekozen de gebruikelijke procedure te volgen. Wijkcoördinatie Wij zijn blij met het feit dat de Rekenkamer zich positief heeft uitgesproken over de ambitie, visie en doelstellingen op het gebied van participatie in Vlissingen en dat de enige reden dat we hier niet op het hoogste niveau scoren ligt in het feit dat de beleidskaders nog niet zijn bekrachtigd door de gemeenteraad. De reden hiervoor was de verkiezingen en de tijd die de nieuwe raad nodig heeft om zich in te werken in haar werkzaamheden. Deze “omissie” zal in januari 2023 zijn opgelost, wanneer de raad het participatiebeleid en de verordening inspraak en participatie zal worden voorgelegd ter besluitvorming.

Wel hebben wij enkele inhoudelijke onvolkomenheden in het rapport opgemerkt. 2. Wijkteams zijn gremia waar onze buurgemeente Middelburg mee werkt, maar die wij in Vlissingen niet hanteren. In de gemeente Vlissingen wordt ook samenwerking met inwoners gezocht, maar dit zijn groepen inwoners die vrijwillig hun schouders onder leefbaarheid willen zetten door een wijk- of dorpsplan in samenwerking met de rest van de wijk/dorp te ontwikkelen. Dit kan een wijk- of dorpsraad zijn, maar dat hoeft niet. Vaak zien

Rekenkameronderzoek Participatie

42

wij dat uit zo’n initiatief nieuwe groepen ontstaan die meer praktisch aan de leefbaarheid werken op een specifiek thema (zoals verkeer, veiligheid, milieu etc.). Het initiatief voor het maken van een wijkplan of opzetten van een werkgroep komt vanuit de bewoners. Soms ervaren bewoners minder noodzaak tot het verbeteren van de leefbaarheid, of lukt het bewoners om dit soort initiatieven zonder ondersteuning van de gemeente tot stand te brengen. Dit is de reden dat niet in iedere wijk een wijkplan is. Het woord “wijkteam” is in het rapport gewijzigd in “wijktafel”. 3. Naast deze initiatieven vanuit de samenleving constateren wij zelf, of onze professionele samenwerkingspartners (bijv. de politie of woningbouwvereniging), soms ook knelpunten in de leefbaarheid. Dit is het moment dat de gemeente het initiatief neemt om een wijktafel te organiseren. Deze wijktafel heeft een afgebakend onderwerp en wanneer het knelpunt in de leefbaarheid is opgelost, wordt de wijktafel weer ontbonden. Voor kennisgeving aangenomen. Omgevingsvisie 4. In het rapport komt meerdere keren terug dat de raad voor alle projecten van de gemeente het participatieniveau heeft vastgesteld op raadplegend. Dit is niet juist. Dit heeft de raad alleen gedaan voor de strategische visie en daarmee ook voor de omgevingsvisie (omdat beide participatietrajecten in elkaar overlopen).

Voor elk project wordt apart bekeken welk participatieniveau het best passend is. De gemeente onderscheidt verschillende typen projecten. De gemeenteraad is alleen opdrachtgever van majeure projecten en heeft daarin ook zeggenschap over participatie. De overige projecten voert de gemeente uit onder verantwoordelijkheid van het college of de directie. Wij constateren dat er nu (nog) geen beleidskader (nota) participatie is. Wij hebben geen stukken gezien waarbij het participatieniveau anders is dan raadgevend. 5. Overigens spreekt de Rekenkamer in de laatste alinea van de samenvatting over een raadgevende rol van de raad. Ook dit woord is niet passend. Het betreft de zin: “De raad heeft zich uitgesproken om participatie te beperken tot een raadgevende rol”. Er staat niet “raadgevende rol van de raad”. De zin is aangepast naar “De raad heeft zich uitgesproken om participatie te beperken tot een raadgevende rol vanuit de samenleving”. 6. De naamswijziging afdeling Communicatie naar afdeling Communicatie en Participatie wordt positief beoordeeld. De gemeente bestaat echter uit teams i.p.v. afdelingen (pagina 16). Het woord “afdeling” is gewijzigd in “team”. 7. De strategische visie is niet opgesteld onder begeleiding van bureau Citisens (pagina 17). Citisens heeft enkel een onderzoek gedaan naar onze inwoners en hoe we hen het beste kunnen betrekken bij projecten.

Dit onderzoek is gebruikt in de uitwerking van de participatieaanpak.

Rekenkameronderzoek Participatie

43

Het woord “begeleiding” is veranderd in “met inbreng van”. 8. Pagina 19 onderaan: “wijkcoördinatoren zijn deel van het team Communicatie en Participatie. Dit team heeft eenmaal per dag contact (iedereen present)”  dit was tijdens de lockdowns, waarbij er geen fysieke ontmoetingen mogelijk waren en medewerkers niet tijdens hun werkzaamheden automatisch informatie overdroegen. Zodra aanwezigheid op het stadhuis weer mogelijk was, is de frequentie teruggeschroefd naar 3 en later 2x per week. Nu werkt iedereen 50% op kantoor en is er 1x per week een vast overleg waarbij iedereen fysiek aanwezig is. Voor kennisgeving aangenomen. 9. Pagina 19: informatie over participatie is te vinden via de redirect www.vlissingen.nl/participatie. Let op! Dit is voor de Omgevingswet! En dus niet voor alle participatie. De meeste projecten hebben een eigen pagina op de website, waarop ook informatie staat over participatie (bijvoorbeeld www.vlissingen.nl/spuikom). Het digitaal participatie platform; Doe Mee Vlissingen (Pagina 20) is in oktober 2022 in gebruik genomen. Betekent dit dat er meerdere soorten participatie zijn en daarmee werkwijzen? NB: Het digitale platform (Doe Mee Vlissingen 10-2022) is onbekend bij de Rekenkamer. Ten tijden van rapportage (zomer-2022) is dit niet teruggevonden in interviews of andere bronnen.

NB: Vervallen met deze implementatie van “Doe mee Vlissingen” alle andere mogelijkheden (zoals webpagina’s bij diverse wijken op de gemeentewebsite)? 10. Pagina 24: via de website van de gemeente hebben burgers toegang tot sites van hun eigen wijk  Het zijn geen aparte websites van de wijken, maar pagina’s op de gemeentelijke websites met gemeentelijke informatie per wijk over projecten, werkzaamheden, bestemmingsplannen en participatie (wijkschouw en wijktafels). Het woord “website” is veranderd in “pagina”. 11.  Er staat ook nog een zin over een aantal wijken dat intensief gebruik maakt van deze faciliteiten (incl. laagdrempelige toegang tot de wijkcoördinator), maar wij bieden het niet aan zoals de Rekenkamer het interpreteert. Voor kennisgeving aangenomen. 12. De raadswerkgroep die nu actief is (pagina 25), is alleen aangesteld in het kader van de Omgevingswet. Het lijkt nu of dit een permanente werkgroep is die actief is bij meerdere projecten. De bijeenkomsten van de raadswerkgroep omgevingswet zijn niet voorbereid en begeleid noch zijn toelichtingen verzorgd door externe deskundigen. Het traject is verzorgd door medewerkers van de gemeente. Uit interviews is anders gebleken.

Rekenkameronderzoek Participatie

44

Casusstudie Arsenaalvisie ontwikkeling 13. Pagina 26: In paragraaf 4.3.2 beschrijft de Rekenkamer een casusstudie: Arsenaal. De Rekenkamer noemt dit in de eerste zin “wijkvisie Arsenaal”. Het college heeft op 16 juni 2020[1] de opdracht Visie Arsenaalgebied vastgesteld (op pagina 27 staat 11 juni 2020, dat was het DT besluit). Ook het parkeerterrein Stenen Beer is in de opdracht als onderdeel van het visiegebied genoemd. Dit ontbreekt in de opsomming van de Rekenkamer. Parkeerterrein Stenen Beer is toegevoegd en “wijkvisie Arsenaal” is veranderd in “Visie Arsenaalgebied”. 14. Pagina 26: De Muur van Altena is eigendom van Waterschap Scheldestromen en wordt in opdracht het waterschap (i.p.v. de provincie) gerestaureerd. Het Arsenaalgebouw heeft nog geen andere invulling gekregen. De aanvraag omgevingsvergunning om een hotel in het Arsenaal te vestigen, is nog in behandeling. Pagina 26 onderaan, “In december 2019 is door de gemeente aangegeven…” waar komt de quote vandaan? Er staat geen bron vermeld. Het betreft hier geen quote van de gemeente. De apostrofs kunnen onterecht deze indruk wekken. Het betreft een samenvatting van tekst (+bijlage) uit een gemeentelijk document met kenmerk 1158038. De samenvatting daarvan is een openbare publicatie die is overgenomen in het Rekenkamerrapport.

De Rekenkamer vindt deze publicatie een juiste interpretatie en samenvatting van het deel uit 1158038. 15. Pagina 27, 3e alinea: college consulteert belanghebbenden m.b.t. vraag over doorgaan visietraject zinvol is nu waterschap dijkonderzoek gaat uitvoeren.  het college heeft daarbij aangegeven[2] dat zij in januari 2020 op basis van een goede afweging van alle belangen een definitieve knoop doorhakt over het vervolg van het participatieproces voor de visie voor het Arsenaalgebied. En er zal een infobijeenkomst voor de raad worden georganiseerd. Deze aanvulling ontbreekt in het rapport van de Rekenkamer. Voor kennisgeving aangenomen. 16. Pagina 27: hier ontbreekt het collegebesluit[3] n.a.v. de consultatie van de stakeholders over voortzetting van het visietraject i.v.m. dijkonderzoek door het waterschap. In de samenvatting van de collegenota staat “Op 17 december 2019 heeft uw college besloten de stakeholders te raadplegen over de gevolgen van de doorrekening van de waterkeringen voor het participatieproces Visie Arsenaalgebied. De stakeholders zijn van mening dat er op korte termijn gestart moet worden met het visietraject en dat het waterschap nadrukkelijk bij het visieproces betrokken moet worden.

Wij adviseren uw college het visietraject verder op te starten en in overleg met het waterschap en de stakeholders te komen tot een logische startdatum voor het traject.” Voor kennisgeving aangenomen.

Rekenkameronderzoek Participatie

45

17. Pagina 27, voetnoot 22: belanghebbenden zijn bewoners, ondernemers en overheidsorganisaties die een belang binnen het gebied hebben.  in bijlage 2 van de collegeopdracht staat “Het proces start met een besloten sessie met de direct belanghebbenden. Dit zijn de eigenaren van het Arsenaaltheater, Carrousel, Het Arsenaal, Comité Beschermd Stadsgezicht Vlissingen, de eigenaren van de ondernemingen op het De Ruyterplein, het waterschap en de gemeente Vlissingen.” Voor kennisgeving aangenomen. 18. Pagina 27: “deze digitale bijeenkomsten waren geen succes, partijen gaven niet de ruimte om te luisteren”. Het is onduidelijk waar dit vandaan komt, er staat geen bronvermelding in. En het tegenovergestelde is waar. Doordat de overleggen online werden gedaan, was er juist meer tijd om naar elkaar te luisteren. Elk online overleg duurde langer dan gepland, omdat er geluisterd werd naar elkaars standpunten. En er waren meer overleggen nodig dan aanvankelijk was gedacht om de geplande onderwerpen te behandelen. Tijdens elke bijeenkomst werden vorderingen gemaakt. Er is gezamenlijk een virtuele wandeling door het gebied gemaakt, waar sterke en zwakke punten zijn aangedragen door alle stakeholders. Op een groot aantal onderdelen werden gezamenlijke standpunten ontdekt en/of bepaald.

Wegens de geldende coronamaatregelen zijn de sessies met de stakeholders langer doorgegaan dan vastgelegd was in het participatieproces. Dit is gebeurd in overeenstemming met de stakeholders. En middels een collegebesluit is het participatieproces hierop aangepast. Dit ontbreekt in het rapport van de Rekenkamer. Daarin wordt op pagina 28 geconstateerd dat het proces op dit moment nog steeds in stap 1 zit. Dit is niet juist. De Rekenkamer heeft de in het rapport gemaakte constatering opgemaakt uit de gehouden interviews. 19. Pagina 28, voortgang proces: hier wordt opgemerkt dat opvalt dat sinds december 2019 beslissingen zijn genomen die niet in het participatieproces zijn opgenomen, maar wel betekenis hebben voor de visie van het gebied.  Dit kan niet. De collegeopdracht, inclusief participatieproces is pas op 16 juni 2020 vastgesteld. Het betreft het gehele proces, niet specifiek vanaf de vaststelling maar ook daarvoor, tijdens en daarna. 20. Pagina 28: collegebesluit februari 2022. Nut en noodzaak van wijzigen opdracht aan MA.AN. is de Rekenkamer niet helder. In de B&W nota en rib wordt dit uitgelegd. Dit is de aanpassing van het participatieproces (die u als Rekenkamer niet erkent).

De Rekenkamer verwoordt dit ook onderaan in de tekst bij Ad (ii): “het bevreemdt ons dat het college aanvangt met alle belanghebbenden en overstapt naar traject afzonderlijk met belanghebbenden. De Rekenkamer is op de hoogte van deze nota en aanpassing in de nota. Wij ontkennen geen nota; wij uiten onze bevreemding over de inhoud.

Rekenkameronderzoek Participatie

46

21. Pagina 28: een na laatste alinea: “uitsluiten van kritische stakeholders”. Wie wordt hiermee bedoeld? Er zijn juist mensen aan de schetssessies toegevoegd (bewoners flat). Idem punt 20. 22. Pagina 28. Verwijzingen naar (i) en (ii) zijn niet terug te herleiden en na nr 22 stoppen de voetnoten dus het is niet aangegeven waar de tekst op is gebaseerd. i en ii aangepast naar 1 en 2. Er zijn geen verdere voetnoten na nr. 22 (in de wederhoor-versie). 23. Pagina 28/29: Rekenkamer is van mening dat duidelijke kaders voor het participatieproces ontbreken en dat het flowschema is losgelaten.  Het participatieproces is aangepast middels een collegebesluit. Er is steeds over alle stappen in het proces gecommuniceerd met de stakeholders. Aan het einde van elke (online) bijeenkomst is door de projectleider verteld wat de volgende stap zou zijn en wanneer het college een besluit moest nemen over aanpassen van het proces. Alleen het besluit om de bewoners van de flat voor de schetssessie uit te nodigen is niet vooraf met stakeholders besproken. Voor kennisgeving aangenomen. 24. Pagina 29: buro MA.AN en gemeente spreken partijen apart.  ook dit is een collegebesluit geweest. Voor kennisgeving aangenomen. 25. Pagina 29. Conclusie: enkele stakeholders hebben aanpassingen gedaan en mogelijk gemaakt die onder de visie zouden zijn gevallen. Als er een visie was geweest.

 Gemeente is verplicht aanvragen te toetsen aan geldend bestemmingsplan ….  Cie ruimte 6/10 en raad nov Voor kennisgeving aangenomen. Tijdlijn Vanaf 2018

2019 – Eind 2019

Gemeente voert gesprekken met stakeholders (eigenaren van Arsenaaltheater, Caroussel en Arsenaal en hun adviseurs en Comité Beschermd Stadsgezicht Vlissingen). Soms sluiten andere partijen aan: o.a. waterschap, externe gespreksleider. Doel: overeenstemming bereiken over het participatieproces om te komen tot een visie voor het Arsenaalgebied. Bepaling van het gebied en de thema’s die tijdens het proces aan de orde komen. En gesprekken over hoe de participatie wordt vormgegeven. Dijkversterking gaat in deze gesprekken een rol spelen. Stakeholders zijn geïnformeerd over beoordeling waterkeringen. Gemeente vraagt hen

Rekenkameronderzoek Participatie

47

Maart 2020

Juni 2020 – t/m juli 2021

Oktober 2021 December 2021 Januari 2022

Februari/maart 2022

April 2022 September 2022

belangen kenbaar te maken en mee te denken over de gevolgen voor de start van het participatieproces Visie Arsenaalgebied. College besluit op basis van raadpleging van stakeholders de voorbereidingen voor start participatieproces door te zetten. College stelt projectopdracht, inclusief participatieproces vast. Projectteam en Buro MA.AN hebben online bijeenkomsten met stakeholders. Belangen van alle partijen worden uitgewisseld. Gezamenlijk maken we in meerdere sessies digitale rondwandelingen door het gebied. Sterke en zwakke punten worden benoemd. De online bijeenkomsten nemen meer tijd in beslag dan fysieke bijeenkomsten. Over bebouwing en wensen voor toekomstige bebouwing en functies zitten de stakeholders niet op 1 lijn. Het moment om dit visueel te maken wordt bereikt. Tekenen in online sessies is lastig en fysieke bijeenkomsten zijn nog best spannend (Covid-19). De projectleider meldt de stakeholders terug te gaan naar het college om het participatieproces aan te passen en individuele schetssessies te organiseren, gevolgd door een gezamenlijke schetssessie. Dit is ook het moment waarop we spreken over toevoegen van aantal stakeholders: loodswezen, Brasserie Evertsen en Henks Viskraam. Projectleider krijgt andere taken. Nieuwe projectleider bekend. B&W besluit tot aanpassen participatieproces (individuele schetsessies) en opdrachtverlening aan Buro MA.AN.

Schetssessies vinden plaats. Voor de eerste keer nodigt de gemeente alle bewoners van Résidence Maritime uit, omdat zij via de VVE eigenaar zijn van de flat en een afvaardiging van het Comité liet blijken weinig vertrouwen te hebben in de handelswijze van de gemeente. College stuurt rib over deze keus. Bijeenkomst over dijkversterking.

Voor kennisgeving aangenomen.

Rekenkameronderzoek Participatie

48

Ten slotte 26. Voetnoot 19 werkt niet en na 22 ontbreken de voetnoten. De voetnoot werkt bij ons wel. Een mogelijke oplossing is de link te kopiëren en in de zoekbalk van de browser te plakken. 27. Er wordt aangegeven dat er gesproken is met de verantwoordelijk wethouder voor participatie. Er heeft echter geen interview met de portefeuillehouder plaatsgevonden. Er is alleen een toelichting gegeven op 3 augustus 2022 over het toen voorliggende conceptrapport. De portefeuillehouder heeft vooraf ook geen kennis kunnen nemen van het conceptrapport. Voor kennisgeving aangenomen, zie ook punt 1. 28. De naam van de geïnterviewde medewerker is onjuist gespeld. Het moet zijn S. Kaland. Aangepast. 29. Tot zover de aan de Rekenkamer toegezonden opsomming. Wij maken daarbij de aantekening dat deze opsomming niet volledig is en slechts de grote lijnen raakt. Als Rekenkamer voert u een controlerende taak uit voor de gemeenteraad en dan mag van u zorgvuldigheid worden verwacht. Wij hebben in dit onderzoek deze zorgvuldigheid gemist. Dit brengt niet alleen u, maar ook ons als gemeente schade toe. Dit is een zienswijze die wij niet delen. Zoals de lezer zelf kan verifiëren zijn de door de gemeente gemaakte opmerkingen beoordeeld, en is geoordeeld dat deze weinig substantieel zijn voor de inhoud en conclusies van het rapport.

Of iets een team of afdeling heet, of dat iets door het college is besloten verandert immers weinig aan de kern van de bevinding. Overigens berust de controlerende taak bij de gemeenteraad; de Rekenkamer onderzoekt (Gemeentewet art. 81 en 181-185). 30. Participatie betekent niet dat iedereen het eens moet zijn of worden. Vaak zijn er juist tegengestelde belangen en het is de taak van de overheid om die belangen af te wegen. Daarbij mag het algemeen belang niet uit het oog worden verloren. In uw beschrijving van de casus Visie Arsenaalgebied, zien wij die afweging onvoldoende terug. In uw rapport ontbreken enkele cruciale collegebesluiten, die steeds met de gemeenteraad en de stakeholders in het visieproces zijn gedeeld. Wij zitten middenin dit proces, waar de belangen (deels) tegengesteld zijn en de emoties soms hoog oplopen. De stappen die wij zetten, delen wij open en transparant met alle betrokkenen. U gaat hier in uw rapport volledig aan voorbij en doet voorkomen alsof de gemeente haar eigen ding doet zonder de stakeholders te horen. Elke stap koppelen wij terug. Wanneer wij bij afzonderlijke stakeholders informatie ophalen, koppelen we die terug naar alle deelnemers. En juist op een gevoelig dossier als dit, waar wij een zorgvuldig participatieproces doorlopen, weigert u een correcte weergave van feiten en volgorde van besluiten te geven in uw rapport.

Rekenkameronderzoek Participatie

49

Bovenstaand is een zienswijze en aanname van de afzender van brief 2156377, gestuurd als wederhoorreactie van B&W. 31. Doordat u ons formeel geen mogelijkheid tot ambtelijk wederhoor biedt en u het conceptrapport niet op feitelijke onjuistheden en omissies corrigeert, voelen wij ons gedwongen bestuurlijk te reageren. Dit was niet nodig geweest als u ambtelijk wederhoor had toegestaan. Graag zouden wij dit in de toekomst anders zien. De samenwerking tussen de gemeentelijke organisatie en de Rekenkamer zou veel vanzelfsprekender moeten zijn. Wij zullen een brief sturen naar de gemeenteraad, waarin wij verzoeken de werkwijze van de Rekenkamer tegen het licht te houden en de mogelijkheid tot ambtelijk wederhoor terug te brengen. Wanneer er een goede relatie is met de Rekenkamer, kan gezamenlijk bepaald worden wanneer ambtelijk wederhoor niet nodig is. In onze brief aan de gemeenteraad delen wij de aanleiding voor ons verzoek en wij zullen deze wederhoorreactie als bijlage bij de brief voegen. Conform Gemeentewet art. 81i gaat de Rekenkamer over haar eigen werkwijze. Als de gemeenteraad behoefte heeft aan een discussie over onze werkwijze gaan we daar graag op in, los van de behandeling van dit rapport. 32. In uw aanbiedingsbrief schrijft u dat de u toegestuurde opsomming met feitelijke onjuistheden en omissies geen aanleiding vormt de conclusies in het rapport aan te passen.

Ter kennisgeving aangenomen. 33. Hoewel de conclusies van de Rekenkamer aantonen dat wij als gemeente met participatie op de goede weg zijn, vinden wij de inhoud van uw rapport niet acceptabel. Wij onthouden ons dan ook van een inhoudelijk oordeel op uw conclusies en aanbevelingen. Ter kennisgeving aangenomen. Zoals in onze werkwijze aangegeven zal het rapport met de door ons gedane aanpassingen n.a.v. de wederhoorreactie worden gefinaliseerd en aan de gemeenteraad worden aangeboden. De volledige brief van uw wederhoor wordt bij het rapport bijgesloten. We vinden het jammer dat de gemeenteraad daarbij geen toelichting van u op de adviezen krijgt.

Rekenkameronderzoek Participatie

50

Bijlage I: Personen waarmee gesproken is

Naam

Functie

J. Elliott

Namens D66

H. Jansen / K. van Wezel

Namens 50plus

L. van Oudenaren

Projectleider Omgevingswet voor de gemeente

S. Kaland

Communicatieadviseur gemeente

M. Kaptein

Beleidsmedewerker (tevens contactpersoon gemeente voor Rekenkamer in dit onderzoek)

J. Wattel

Teamleider

E. Jasperse

Beleidsmedewerker RO

A.R.B. van den Tillaar

Burgemeester

M. de Vos

Projectleider RO

R. Versloot

Projectleider RO (schriftelijk)

J. Portier

Wethouder namens GroenLinks, portefeuillehouder participatie

Rekenkameronderzoek Participatie

51