Rekenkamer - Brief college

ir. S.M. Hoven Voorzitter Rekenkamer Vlissingen hoven@rekenkamerkvm.nl

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

29 maart 2024

Beantwoording artikel 2443741 / 2443746 34-vragen

ONS KENMERK

DATUM

18 april 2024

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

BIJLAGEN

R.W. Schiettekatte

Paul Krugerstraat 1

+31118487213

ONDERWERP

Brief voorzitter Rekenkamer beantwoording artikel 34-vragen Geachte heer Hoven, Allereerst dank voor het door u gedane aanvullende onderzoek naar de afdoening van artikel 34 vragen. Wij zijn het met u eens dat het voor de uitvoering van zowel de volksvertegenwoordigende rol, maar ook voor de kaderstellende en controlerende taak van de raadsleden van cruciaal belang is dat de antwoorden juist, tijdig en volledig zijn. Wij zijn van mening dat de juistheid en volledigheid van de antwoorden op dit moment voldoende aandacht krijgen. Met betrekking tot de tijdigheid van de beantwoording zijn wij het met u eens dat dit in de door u onderzochte periode niet conform de afgesproken normen heeft plaatsgevonden. Wij hebben dit eerder zelf ook al geconstateerd en de directie gevraagd hierin verbetering te brengen. Dit heeft geresulteerd in een aantal maatregelen in de organisatie: 1. Meer controle via teamleiders en directie op de afdoeningstermijnen. Wekelijks wordt het overzicht van openstaande vragen geagendeerd en besproken in het directie overleg en in de staf overleggen. 2. Voor alle leidinggevenden is de stand van zaken van de afdoening dagelijks te volgen in een overzicht dat door de directiesecretaris actueel wordt gehouden in de teams omgeving. 3.

Er zijn afspraken gemaakt bij interne vraagtekens over de manier van beantwoording, eerder op te schalen naar de portefeuillehouders binnen ons college. 4. Behandelaars worden door de directiesecretaris actief aangeschreven op moment dat vragen buiten de beantwoordingstermijn dreigen te komen met verzoek tijdig te verdagen indien beantwoording niet binnen de de 20 dagen termijn plaats kan vinden. 5. Periodieke monitoring m.b.t. de afdoeningstermijnen vanuit de directie. De eerste positieve resultaten van deze genomen maatregelen zijn zichtbaar. In de periode 1 januari t/m/ 16 april 2024 is het aantal binnen de termijn beantwoordde vragen toegenomen ten opzichte van de door u onderzochte periode. Van de 45 ontvangen art 34 vragen zijn er:

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

-

26 binnen de termijn beantwoord of tijdig verdaagd; 19 nog niet tijdig beantwoord of verdaagd.

Het blijft soms onvermijdelijk de beantwoordingstermijn te verdagen. Dit heeft mede te maken met de toenemende werkdruk in de organisatie, de complexiteit van sommige vragen en evt. benodigde externe informatie voor de juiste en volledige beantwoording. Ook het toegenomen aantal vragen speelt hierbij een rol. Wij zullen de afdoeningstermijnen nadrukkelijk blijven monitoren en ook steeds scherp blijven op de toetsing van de volledigheid en juistheid van de antwoorden. Wij gaan er van uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 2 behorend bij 2443741 / 2443746