Rekenkamer - Aanbiedingsbrief rapport burgerparticipatie

REKENKAMER VLISSINGEN

Aan de gemeenteraad van Vlissingen d.t.v. de raadsgriffier i.a.a. college van B&W

Onderwerp Rapport Burgerparticipatie 24 november 2022 Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij zenden wij u het rapport van ons onderzoek naar burgerparticipatie in Vlissingen. De presentatie van dit rapport zal plaatsvinden op 8 december a.s. Er is dan ook gelegenheid tot het stellen van vragen over het rapport. In de aanloop naar de totstandkoming van dit rapport is wat reuring ontstaan t.a.v. de gevolgde procedure. Omdat we dit niet onbenoemd willen laten geven wij hierop een toelichting. Een van de redenen hiervoor is dat we de rapportpresentatie op 8 december a.s. over het rapport willen laten gaan, en niet over de werkwijze van de Rekenkamer. Wat vooraf ging Vanuit gemeentesecretaris en college is aangegeven dat een aparte fase van ambtelijk wederhoor (feitencheck) essentieel zou zijn. Bij het rapport Burgerparticipatie zou sprake zijn van een zodanig aantal feitelijke onjuistheden dat een goed bestuurlijk wederhoor (waarbij het college reageert op de conclusies en aanbevelingen) niet mogelijk zou zijn. Hierover is op 17 oktober jl. een apart gesprek gevoerd met de gemeentesecretaris en betrokken ambtenaren. Afgesproken is dat de Rekenkamer de geconstateerde punten zou beoordelen en als daar aanleiding toe was een ambtelijk wederhoor in zou passen. Immers, niemand is gebaat bij een rapport met veel onvolkomenheden.

Na ontvangst bleek dat de aangeleverde punten niet van dien aard waren dat deze de in het rapport opgenomen bevindingen, conclusies en aanbevelingen wezenlijk zouden hebben beïnvloed. Of iets een team of afdeling heet, of dat iets door het college is besloten verandert immers weinig aan de kern van de bevinding. Er is daarom voor gekozen de gebruikelijke procedure te volgen. U kunt e.e.a. zelf verifiëren in hoofdstuk 7 van het rapport, waarin wij hebben aangegeven hoe wij omgaan met ieder aangeleverd punt. Ten overvloede: wij maken ook gebruik van andere bronnen dan alleen wat de gemeente ons aanreikt.

1

Werkwijze Rekenkamer Ten aanzien van de gevolgde werkwijze het volgende: zoals u weet gaat de Rekenkamer over haar eigen werkwijze, conform Gemeentewet art. 81i. Het proces van de Rekenkamer is opgenomen in het document “Onze werkwijze - De werkwijze van de gemeentelijke Rekenkamer, Kapelle, Middelburg en Vlissingen, inclusief het reglement van orde”. Deze werkwijze is aan de raad gezonden en te vinden op de website van de Rekenkamer (https://www.rekenkamerkvm.nl ), ook te bereiken via de website van de gemeente Vlissingen. In de sectie Rapportage en wederhoor (paragraaf 3.2.4) van onze werkwijze is opgenomen dat het conceptrapport wordt aangeboden voor wederhoor aan het college van B&W, de bestuurlijke en ambtelijke (eind)verantwoordelijken, of de vertegenwoordigers van onderzochte verbonden partijen. Zij worden verzocht schriftelijk hun reactie te geven op bevindingen, conclusies en aanbevelingen. In het definitieve rapport wordt de reactie van het college op het conceptrapport integraal opgenomen en worden eventuele onderzoekstekortkomingen (feitelijke onvolkomenheden) verwerkt, of (indien de reacties niet worden overgenomen of de Rekenkamer een andere mening is toegedaan) opgenomen in het nawoord van de Rekenkamer. Ambtelijk wederhoor is géén aparte fase in onze werkwijze, maar kan wel worden ingezet als wij dat nuttig achten.

Het definitieve eindrapport wordt ter behandeling aan de gemeenteraad voorgelegd. Bij de behandeling van het rapport in de raad(scommissie) is de Rekenkamer vertegenwoordigd voor een presentatie en/of toelichting en het beantwoorden van eventuele vragen. Het is aan de raad om te bepalen of en zo ja welke aanbevelingen uiteindelijk worden overgenomen. Zorgvuldigheid De suggestie die in de wederhoorreactie wordt gewekt is dat er in het geheel geen ambtelijk wederhoor plaatsvindt. Dat is onjuist. Gaandeweg elk onderzoek worden interviewverslagen ter verificatie aangeboden aan de geïnterviewde en worden regelmatig teksten, feiten e.d. geverifieerd bij ambtenaren en anderen. Het is in niemands belang over één nacht ijs te gaan. Als er veel inhoudelijke mankementen in de conceptrapportage worden geconstateerd kan dat aanleiding vormen tot een tussenfase. Daar was bij dit rapport geen sprake van. Tenslotte: deze werkwijze werkt tot op heden prima, ook bij de andere gemeenten. Bij alles dat aan de gemeenteraad wordt gezonden dient zorgvuldigheid te worden toegepast; naar ons oordeel is dat hier in voldoende mate het geval geweest. Als de gemeenteraad daar aanleiding toe ziet, kan natuurlijk worden gesproken over de werkwijze. Hoogachtend,

ir. S.M. Hoven Voorzitter Rekenkamer Vlissingen hoven@rekenkamerkvm.nl Tel. (06) 8110 5208

2