Raadsvragen - Beantwoording POV - Inkoop- en aanbestedingsprocessen bijlage

Registratiekenmerk: 2214770 / 2214777 Onderwerp: Gemotiveerde afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de opdracht ter uitvoering van het cascoherstel Machinefabriek. Portefeuillehouder: S.F. Cracau Besluit 6 december 2022: Het college van B&W besluit: 1. tot het bekrachtigen van het gemotiveerd afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Vlissingen 2020 voor de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek en deze in de markt te zetten met een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure.

Bijlage(n) Doc 2214776: memo tbv gemeenteraad betreft aanbestedingsprocedure Machinefabriek. Vertrouwelijkheid Intern Reden voor geheimhouding N.v.t. Samenvatting De aanbesteding van de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek is in de markt gezet met een meervoudig onderhandse aanbesteding. Het college stemt hiertoe in met het gemotiveerd afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor deze opdracht. Inleiding Het college wil in de voorliggende periode de Machinefabriek herbestemmen. Om tot herbestemming te komen wordt aangevangen met het cascoherstel van de Machinefabriek. Ter uitvoering van de opdracht tot cascoherstel van dit industriële erfgoed, is op 14 maart 2022 door een externe partij een raming gemaakt ter waarde van € 4.151.241,92. Op basis van deze raming is de aanbestedingsprocedure voor de opdracht aangevangen en is een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure via de geëigende weg gevolgd, wat uiteindelijk heeft geleid tot gunning van de opdracht voor het casco herstel van de Machinefabriek aan Bouwgroep Peters B.V.

Auteur: R Scheffer Telefoonnummer: +31118487121

Registratienummer nota: 2214770 / 2214777

Het collega heeft binnen het inkoopbeleid de bevoegdheid om gemotiveerd af te wijken van de in het beleid voorgeschreven aanbestedingsprocedure, zolang de geraamde waarde van de opdracht het Europees drempelbedrag niet overschrijdt (dat voor een werk is vastgesteld op € 5.382.000). Bij de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek opdracht is het Europees drempelbedrag niet van toepassing, omdat de raming daar ruimschoots onder zat. Voor de volledigheid: voor het bepalen van de procedurekeuze is de raming die voorafgaand aan aanbesteding wordt opgesteld bepalend en niet de uiteindelijke aanneemsom. Er dient wel sprake te zijn van een reële raming. Uiteindelijk heeft Bouwgroep Peters B.V. de opdracht gekregen voor een bedrag van € 6.297.000,- ex. BTW. Motivatie afwijking inkoop- en aanbestedingsbeleid Voor de aanbesteding van de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek is gekozen om het werk niet nationaal aan te besteden, maar om een meervoudig onderhandse aanbesteding te volgen. De bouwwereld was ten tijde van de aanbesteding namelijk zeer overspannen en restauratiewerk is in de bouwwereld ook nog eens een specialisatie. Om die reden hebben wij eerst extern advies gevraagd om te bezien of er partijen bereid waren om deel te nemen aan de aanbesteding. Er zijn 8 partijen benaderd.

Daaruit bleek onder andere dat een geschikte partij aangaf alleen deel te willen nemen indien het aantal inschrijvingen beperkt zou zijn. Er was daarom een reële kans dat geschikte partijen die van deze opdracht op de hoogte komen via een nationale openbare procedure niet deel zouden nemen, omdat ze zich eerst moeten selecteren, vervolgens niet weten hoeveel partijen er meedoen en de kans uiteindelijk klein is dat ze de opdracht zullen krijgen. Dit terwijl er een behoorlijke inspanning moet worden geleverd om een goede inschrijving voor dit werk te doen en dat ook de nodige kosten meebrengt. Om die reden is ervoor gekozen om de aanbesteding meervoudig onderhands te laten plaatsvinden. Abusievelijk is deze keuze voor de te doorlopen procedure niet vooraf aan het college voorgelegd ter besluitvorming en dient dit nu via bekrachtiging plaats te vinden. Van de benaderde partijen is Bouwgroep Peters B.V. de partij geworden die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. Wat willen we bereiken? Met dit besluit bekrachtigd het college de procedure voor het cascoherstel Machinefabriek om deze middels een meervoudige onderhandse aanbesteding in de markt te zetten, met een gemotiveerde afwijking van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Daarmee vindt borging plaats van de rechtmatigheid en afronding van de aanbestedingsprocedure binnen het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Wat gaan we ervoor doen? Dit besluit dient ter bekrachtiging voor de keuze van de meervoudige onderhandse procedure. Daarnaast heeft de raad een memo, d.d. 28 juni 2022 (bijgevoegd 2213871 ontvangen waarbij de procedure en het verloop is uiteengezet. In de laatste alinea is daarin aangegeven dat het college binnen haar mandaat aangaande het inkoop- en aanbestedingsbeleid de procedure zal bekrachtigen; dat is wat nu voorligt ter besluitvorming. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Tijdens het doorlopen van de aanbestedingsprocedure, maar voor het moment van gunning werd geconstateerd dat de besluitvorming door het college om in afwijking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Vlissingen 2020 een meervoudig onderhandsaanbestedingsprocedure te doorlopen niet plaats had gevonden. Het voorliggende besluit ‘repareert’ deze interne procedurele omissie.

Blad 2 behorend bij 2214770 / 2214777

De gunning van de opdracht voor het cascoherstel van de Machinefabriek heeft plaatsgevonden en niemand heeft bezwaar aangetekend. Bouwgroep Peters BV heeft de werkzaamheden conform het gegunde bestek in uitvoering. Geleerde lessen Afwijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid dient vooraf te worden vastgelegd in plaats van achteraf bekrachtigd. Uit het doorlopen proces zijn in die zin lessen getrokken voor komende aanbestedingen. Deze zijn inmiddels verankerd in het werkproces rondom inkoop- en aanbesteding. Voor aanbestedingen die de drempel van meervoudig onderhands en openbare aanbestedingen (werken boven de €150.000 en diensten / leveringen boven de €50.000) kunnen overstijgen, wordt als onderdeel van de aanbestedingsdocumentatie een inkoopstartdocument opgesteld door de inkoopadviseur. Alle essentiële keuzes met betrekking tot de aanbestedingen worden daarin vastgelegd en moeten worden goedgekeurd (vaststelling afhankelijk van type aanbesteding, project en mandaat), alvorens de aanbesteding aan te vangen. Wanneer uit het inkoopdocumentatie in combinatie met de voorziene opdracht blijkt dat gemotiveerde afwijking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wenselijk geacht wordt, wordt dit conform de reeds vastgestelde procedure voor aanvang van de aanbesteding ter besluitvorming voorgelegd aan het college.

Wat mag het kosten? Aan de keuze voor een meervoudig onderhandse aanbesteding zijn geen kosten verbonden. Wat en hoe gaan we communiceren? Het voorliggende besluit is een afhandeling van een interne procedure. Daar de gemeenteraad middels de memo dd. 28 juni 2022 is geïnformeerd over de afronding van de aanbestedingsprocedure binnen het mandaat van het college zal ook richting de raad geen separate communicatie plaats meer vinden via een raadsinformatiebrief. Derhalve is geen verdere communicatie over dit besluit voorzien.

Blad 3 behorend bij 2214770 / 2214777