Raadsvoorstel Machinefabriek - aanbesteding en gunning casco plus herstel

Registratiekenmerk: 2129535 / 2129555 Onderwerp: Machinefabriek - aanbesteding en gunning casco plus herstel conceptbesluit De raad besluit; 1. het budget voor het casco plus herstel met € 2,4 mln. te verhogen naar € 6,6 mln. en dit te verwerken in de jaarrekening 2021. Bijlage(n) 1 raadsbesluit budget casco plus herstel d.d. 30 september 2021 (docnr. 2129544); 2 definitief ontwerp casco plus herstel d.d. 10 februari 2022 (docnr. 2129545); 3 raadsinformatiebrief definitief ontwerp casco plus herstel d.d. 8 april 2022 (docnr. 2129547); Vertrouwelijkheid Intern Samenvatting De werkzaamheden voor het casco plus herstel van de Machinefabriek zijn, in lijn met het aanbestedingsbeleid, aangeboden aan de markt. De van de inschrijvers ontvangen aanbiedingen overschrijden het voor de werkzaamheden beschikbare budget. Wij stellen u voor om het beschikbare budget in de grondexploitatie Scheldekwartier met € 2,4 mln. te verhogen naar € 6,6 mln. Dit leidt tot een verslechtering van het exploitatieresultaat met circa € 2,9 mln. op eindwaarde. Als u met ons voorstel instemt, dan kunnen de casco plus werkzaamheden gegund worden. Inleiding Op 15 december 2020 hebben wij besloten om het casco plus herstel van de Machinefabriek wat realisatie betreft los te koppelen van het besluit over de definitieve invulling.

Ook hebben wij de projectleider van het Scheldekwartier de opdracht gegeven om het casco plus herstel van de Machinefabriek voor te bereiden, maar pas nadat uw raad zou besluiten om het benodigde budget voor het cascoherstel beschikbaar te stellen. Dat heeft U gedaan op 30 september 2021 (bijlage met docnr. 2129544). U heeft het voor het casco plus herstel benodigde budget in de grondexploitatie verhoogd met € 2,9 miljoen naar € 4,1 miljoen (prijspeil 2021). Dit is verwerkt in de tweede herziening grondexploitaties 2021. Definitief Ontwerp cascoplus herstelwerkzaamheden Na uw besluitvorming is voor het casco plus herstel een definitief ontwerp opgesteld. Dit definitief ontwerp is bijgevoegd (bijlage met docnr. 2129545). In het definitief ontwerp is exact opgenomen welke herstelwerkzaamheden (sloop en herstel) worden uitgevoerd. Voor een overzicht van de werkzaamheden wordt verwezen naar deze bijlage. Kostenraming werkzaamheden De werkzaamheden zoals opgenomen in het definitief ontwerp zijn begroot op circa € 4,15 miljoen (prijspeil 1 februari 2022). In de grondexploitatie is voor het cascoherstel een budget opgenomen van € 4,23 miljoen (prijspeil 1-1-2022). In april 2022 hebben wij u geïnformeerd over de start van het aanbestedings- en gunningstraject van het cascoplus herstel van de Machinefabriek (bijlage met docnr. 2129547).

Auteur: JJ van Houdt Telefoonnummer: +31118487427

Registratienummer nota: 2129535 / 2129555

De kosten voor het casco plus herstel zijn aan de voorkant zo goed als mogelijk begroot. Maar het casco plus herstel betreft geen ‘standaardwerk’. Risico is dat de inschrijvingen hoger liggen dan het beschikbare budget, des te meer geldt dit vanwege extra prijsstijgingen door de oorlog in Oekraïne. Vrijdag 13 mei is de inschrijvingstermijn van de aanbesteding gesloten. Er zijn twee partijen, die op basis van de aanbesteding een aanbieding gedaan hebben, maar die beiden helaas met een bedrag van om en nabij de € 6,3 miljoen het beschikbare budget overschrijden. De overschrijding is fors, dit zien we momenteel in alle sectoren van de bouw. Opvallend is dat de overschrijding van beide partijen dezelfde omvang heeft. De opbouw over de verschillende bestek posten verschilt echter sterk. Wat nu te doen? In overleg met de winnaar van de aanbesteding kunnen eventueel posten ter grootte van maximaal 15 % van de aanbieding geschrapt worden na gunning. Op zich is dat weinig zinvol, uiteindelijk gaat het dan om uitstel, want er zitten geen overbodige posten in het bestek. De reden van de overschrijding van het beschikbare budget is met name gelegen in de krapte op de arbeidsmarkt en de sterk gestegen bouwkosten, met name veroorzaakt door de oorlog in Oekraïne.

De enige reden waarom uitstel een goede zet zou zijn is gelegen in de aanname dat er een kans is dat de bouwkosten ook weer zakken. Hoe dan ook, zelfs in dat geval is er nog steeds sprake van overschrijding van het beschikbare budget. Als we kiezen voor het schrappen van posten dan moet er eerst op basis van de inschrijving, dus € 6,3 miljoen, gegund worden en dat kan pas als het budget verhoogd wordt. Er zijn dus maar twee keuzes: niet gunnen of wel gunnen. Niet Gunnen Als besloten wordt om niet te gunnen, dan moet daar een motief voor zijn en dat is er: we hebben een deugdelijke raming, die ver overschreden wordt door zeer specifieke marktomstandigheden. De vraag is wat dan? Dan zijn we helemaal terug bij af en hebben we een gebouw, dat zich in een slechte en gevaarlijke staat bevindt. Het dak lekt inmiddels in alle hallen als een gieter, toch zal de roep om een tijdelijke invulling weer oplaaien. Niet gunnen en het bestek opnieuw op de markt brengen is niet toegestaan. Bij opnieuw aanbesteden moet er sprake zijn van een zogenaamde wezenlijke wijziging. Dat is er niet, onze behoefte zal immers niet 'wezenlijk wijzigen'. Kortom, bij niet gunnen zijn we in zijn geheel terug bij af, met een grote inhoudelijke en financiële onzekerheid en risico’s.

De inschatting is een vertraging van 2 jaar, waardoor ook de verkoop van bouwplots zal vertragen doordat die qua parkeeroplossing gekoppeld zijn aan de oplevering van een parkeergarage in de Machinefabriek. Die vertraging zal alleen al leiden tot stijgende rentekosten van circa € 0,5 tot € 1,0 mln. afhankelijk van de totale vertraging. Wel gunnen Gezien de gevaarlijke situatie van het gebouw, de contractuele afspraken met ontwikkelaars over het parkeren, de parkeercompensatie van de ontwikkelplots 'Steenen Beer', 'Van Dishoeckhuis', 'bouwplot 2', 'Machineplein'en ‘Kleine Kappen is niet gunnen eigenlijk geen optie. De ontwikkeling van Scheldestad en Scheldewerf dreigt stil te vallen, met enorme (publicitaire en financiële) consequenties. We moeten door. Bij gunning kunnen we verder met de voorbereiding van de bouwopgave rond de machinefabriek en kan de zuidkant van het Dok op de markt gezet worden. Wel gunnen kan, maar alleen als de gemeenteraad instemt met een verhoging van het beschikbare budget. Er is sprake van een gestanddoeningstermijn, in dit geval van 30 dagen. In overleg met de winnaar kan deze termijn verlengd worden, maar niet tot na het zomerreces, actuele ontwikkelingen kunnen weer voor een totaal ander vertrekpunt leiden.

Blad 2 behorend bij 2129535 / 2129555

Willen we voortgang in het proces Machinefabriek houden dan vinden wij het wenselijk om u nog voor het zomerreces om aanvullende middelen te vragen zodat toch gegund kan worden op basis van de doorlopen aanbesteding. Op zijn vroegst zou dat kunnen op 7 juli 2022. Op dat moment vindt ook besluitvorming plaats over de eerste herziening grondexploitaties 2022 en de jaarrekening 2021.Gezien het feit dat bij een bijzonder gebouw als de Machinefabriek zich altijd onverwachte zaken kunnen voordoen stellen wij u voor een marge ter grootte van 5% van de inschrijving op te nemen. In totaal komt het tekort dan op € 2,4 mln. In de jaarrekening 2021 en de eerste herziening 2022 zijn deze aanvullende middelen verwerkt. Wat willen we bereiken? Het beschikbare budget voor de werkzaamheden voor het casco plus herstel van de Machinefabriek verhogen, zodat tot gunning overgegaan kan worden en de werkzaamheden daadwerkelijk kunnen starten. Wat gaan we ervoor doen? Het beschikbare budget voor de werkzaamheden casco plus herstel met € 2,4 mln. te verhogen naar € 6,6 mln. waarna tot gunning van de werkzaamheden overgegaan kan worden. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? • bij niet gunnen zijn we in zijn geheel terug bij af, met een grote inhoudelijke en financiële onzekerheid en risico’s. De inschatting is een vertraging van ca. 2 jaar.

• Bij niet gunnen geldt dat bij het zoeken naar een alternatief waarschijnlijk dezelfde marktsituatie aan de orde is en ook dan een overschrijding mag worden verwacht • Niet gunnen ontneemt ons de mogelijkheid om dezelfde werkzaamheden ongewijzigd nogmaals in de markt te zetten. • Bij wel gunnen zijn de risico’s beperkter dan bij niet gunnen. Aan het opstellen van het DO casco plus herstel is uitvoerig onderzoek gedaan naar de staat van de Machinefabriek. De bevindingen zijn verwerkt in het definitief ontwerp. Ook de inschrijvers hebben bij hun aanbieding uitvoerig onderzoek gedaan. • De marktpartijen op het Scheldekwartier kampen met dezelfde bouwkostenstijgingen. Aan hen vragen we desondanks om door te gaan met voorbereidingen en dat hun bouwplannen onaangepast tot uitvoering gebracht worden. Dit vraagt dan ook dat de gemeente zelf zoveel mogelijk doet om haar ambities waar te maken. Wat mag het kosten? Wij stellen u voor om het beschikbare budget in de grondexploitatie Scheldekwartier met € 2,4 mln. te verhogen naar € 6,6 mln. Dit leidt tot een verslechtering van het exploitatieresultaat met circa € 2,9 mln. op eindwaarde. Samen met andere mutaties in de eerste herziening 2022 grex Scheldekwartier komt de eindwaarde daarmee op € 94,6 mln negatief. U wordt gevraagd in te stemmen met een verhoging van het budget voor het casco plus herstel.

In de jaarrekening 2021 en de eerste herziening 2022 is dit verwerkt. Wat en hoe gaan we communiceren? De inschrijvers van de aanbesteding worden geïnformeerd over de uitkomst van de aanbesteding en de benodigde aanvullende besluitvorming. Voor het overige wordt een persbericht opgesteld.

Blad 3 behorend bij 2129535 / 2129555