Raad - Rapport Raadsinstrumenten definitief

Rekenkamer Vlissingen

Raadsinstrumenten in Vlissingen

Datum

: 11 augustus 2023

Versie

: Definitief rapport

Raadsinstrumenten

2 van 43

Samenvatting Geachte leden van de gemeenteraad, Dit onderzoek is uitgevoerd omdat meerdere fracties in de gemeenteraad hierom hebben verzocht. De raadsinstrumenten en het moment van inzetten hebben allen een eigen (politiek) karakter. De één weegt zwaarder dan de ander, waardoor het voor de raad soms lastig is te bepalen welk van deze instrumenten op welk moment het best gebruikt kan worden. Artikel 34- en 36-vragen, maar met name de Q&A-vragen zijn de raadsinstrumenten die veelvuldig worden ingezet. Wanneer het dualisme in de raad toeneemt zal dit een positief effect hebben op het aantal moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Het onderzoek heeft ook een beschrijvend karakter van de raadsinstrumenten waardoor het rapport door de raadsleden als naslagwerk kan worden gebruikt. Voor een aantal zaken was het voor de rekenkamer niet mogelijk om dit zelf objectief vast te kunnen stellen. Als voorbeeld willen wij noemen: - Onvoldoende kwaliteit van de antwoorden op de door raadsleden gestelde vragen; - De oorzaak van de verdaging. Hierbij is aangegeven dat dit veelal wordt veroorzaakt omdat informatie van derden moeten worden verkregen. Wij hebben wel vast kunnen stellen dat de kwaliteit van de antwoorden raadsbreed als onvoldoende wordt ervaren. Dit kan tot gevolg hebben dat er (onnodig) aanvullende vragen gesteld dienen te worden.

Zoals wij ook in de aanbevelingen hebben opgenomen is het wenselijk dat de raad en het college over de kwaliteit en de verdaging van antwoorden met elkaar het gesprek aangaan. Normaliter doen wij aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders en vragen hen om een bestuurlijke reactie. In dit geval vonden wij het meer passend om de aanbevelingen aan u, de raad te adresseren. Juist omdat het bij raadsinstrumenten gaat om hoe u deze wil inzetten en wat u verwacht van de afhandeling. Daarom bevat dit rapport geen bestuurlijke reactie. Wij hebben het conceptrapport wel aan de griffier aangeboden (en besproken) om te voorkomen dat er onjuistheden in dit rapport staan vermeld. De rekenkamer dankt de ambtelijke organisatie, de raadsfracties en met name onze contactpersoon voor de prettige en constructieve medewerking aan het onderzoek.

Raadsinstrumenten

3 van 43

Inhoud SAMENVATTING................................................................................................................................................ 3 INHOUD ................................................................................................................................................................ 4 1

INLEIDING ................................................................................................................................................... 6 1.1 1.2 1.3 1.4

AANLEIDING ........................................................................................................................................................... 6 REIKWIJDTE ONDERZOEK EN ONDERZOEKSVRAGEN ....................................................................................... 6 UITVOERING ONDERZOEK .................................................................................................................................... 6 LEESWIJZER ............................................................................................................................................................ 7

2

NORMENKADER ........................................................................................................................................ 8

3

BEVINDINGEN ............................................................................................................................................ 9 3.1 REGELGEVING EN VOORSCHRIFTEN RAADSINSTRUMENTEN.......................................................................... 9 3.1.1 Gemeentewet ..................................................................................................................................................... 9 3.1.2 Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017 9 3.1.3 Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019 ............................ 10 3.1.4 Processchema’s en procesbeschrijvingen ........................................................................................... 10 3.2 OVER WELKE RAADSINSTRUMENTEN BESCHIKT DE VLISSINGSE RAAD?...................................................

11 3.2.1 Overzicht raadsinstrumenten volgens het Reglement van Orde inclusief Q&A-vragen11 3.2.2 Budgetrecht ......................................................................................................................................................12 3.2.3 Amendement ....................................................................................................................................................12 3.2.4 Motie .................................................................................................................................................................... 13 3.2.5 Initiatiefrecht (voorstel)............................................................................................................................. 15 3.2.6 Raadsvoorstel (Collegevoorstel) ............................................................................................................. 16 3.2.7 Interpellatie...................................................................................................................................................... 17 3.2.8 Vragenrecht......................................................................................................................................................

18 3.3 OVERIGE INSTRUMENTEN ................................................................................................................................. 25 3.3.1 Toezeggingen .................................................................................................................................................. 25 3.3.2 Raadsinformatiebrief (RIB) ...................................................................................................................... 26 3.3.3 Agenderingsrecht .......................................................................................................................................... 26 3.3.4 Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning ................................................................................... 27 3.3.5 Volksvertegenwoordigende raadsinstrumenten............................................................................. 27 3.3.6 Recht van onderzoek .................................................................................................................................... 28 3.3.7 Rekenkameronderzoek ............................................................................................................................... 29 3.4 WERKGROEP ‘NIEUWE RAAD, NIEUWE KANSEN’......................................................................................... 30

4

BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN .................................................................................. 32 4.1

WORDEN ALLE RAADSINSTRUMENTEN DOOR DE GEMEENTERAAD VAN VLISSINGEN (VOLDOENDE) INGEZET? ........................................................................................................................................................................... 32 4.2 OVER WELKE RAADSINSTRUMENTEN BESCHIKT DE VLISSINGSE RAAD?................................................... 32 4.3 MET WELKE FREQUENTIE WORDT HET RAADSINSTRUMENTARIUM INGEZET? ....................................... 33 4.4 WAT ZIJN DE ERVARINGEN VAN DE RAADSLEDEN MET BETREKKING TOT DE VERSCHILLENDE RAADSINSTRUMENTEN? ................................................................................................................................................. 34 4.5 WAT ZIJN DE ERVARINGEN BINNEN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE MET DE INZET VAN DE BESCHIKBARE RAADSINSTRUMENTEN? ........................................................................................................................ 34

Raadsinstrumenten

4 van 43

4.6 4.7 4.8

WAT IS DE KWALITEIT VAN DE BEANTWOORDING VAN RAADSVRAGEN? ................................................. 34 WAT ZIJN MOGELIJKE VERKLARINGEN VOOR OVERSCHRIJDINGEN VAN DE BEANTWOORDINGSTERMIJN? 35 WELKE ROL HEEFT DE GRIFFIE BIJ DE INZET VAN HET RAADSINSTRUMENTARIUM? .............................. 35

5

AANBEVELINGEN ................................................................................................................................... 38

6

BIJLAGE 1: GEÏNTERVIEWDE PERSONEN ...................................................................................... 41

7

BIJLAGE 2: BEOORDELINGSKAART VOOR RAADSVOORSTELLEN ........................................ 42

Raadsinstrumenten

5 van 43

1

Inleiding

1.1

Aanleiding Dit onderzoek naar de inzet van de raadsinstrumenten is uitgevoerd omdat meerdere fracties in de gemeenteraad hierom hebben verzocht. De gemeenteraad heeft binnen de lokale democratie drie verschillende rollen, namelijk het vertegenwoordigen van inwoners, stellen van kaders, en het controleren van het college van B&W. Voor het uitvoeren van deze rollen hebben raadsleden diverse wettelijke instrumenten tot hun beschikking. In dit rapport geven wij ook inzicht in de raadsinstrumenten waarover raadsleden beschikken in de periode 2020 tot en met 2022.

1.2

Reikwijdte onderzoek en onderzoeksvragen In dit onderzoek is de centrale onderzoeksvraag: Worden alle raadsinstrumenten door de gemeenteraad van Vlissingen (voldoende) ingezet? Om de onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden zal ook antwoord worden gegeven op de volgende deelvragen: 1. Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? 2. Met welke frequentie wordt het raadsinstrumentarium ingezet? 3. Wat zijn de ervaringen van de raadsleden met betrekking tot de verschillende raadsinstrumenten? 4. Wat zijn de ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie met de inzet van de beschikbare raadsinstrumenten? 5. Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen? 6. Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijdingen van de beantwoordingstermijn? 7. Welke rol heeft de griffie bij de inzet van het raadsinstrumentarium?

1.3

Uitvoering onderzoek Het onderzoek bestond uit de volgende stappen: 1. Oriëntatie. In deze fase hebben we met de contactpersoon van de gemeente afgestemd welke stukken we willen inzien en met hem gesprekken gevoerd over de onderzoeksvragen. 2. Literatuurstudie. Wij hebben kennisgenomen van voor het onderzoek relevante stukken. 3. Gesprekken en interviews. Met enkele personen, die nauw zijn betrokken bij dit onderwerp, hebben wij interviews gehouden. Van deze interviews is een verslag gemaakt, dat ter accordering aan de geïnterviewden is voorgelegd. Het overzicht van de geïnterviewden is opgenomen in de bijlage 1. 4. Schrijven van het concept onderzoeksrapport dat is voorgelegd aan de griffier.

Raadsinstrumenten

6 van 43

5. Het definitieve rapport is aangeboden aan de gemeenteraad.

1.4

Leeswijzer Dit eerste hoofdstuk is een inleidend hoofdstuk. In de inleiding wordt het kader geschetst waarbinnen het onderzoek plaatsvindt. Concreet gaat het dan over de aanleiding (paragraaf 1), waar het onderzoek wel en niet op ingaat met daarbij de onderzoeksvragen (paragraaf 2) en de methode (paragraaf 3). In hoofdstuk 2 wordt het normenkader beschreven waarbij aan twee deelvragen normen zijn gekoppeld, zodat we kunnen toetsen op welke wijze aan de norm is voldaan. In hoofdstuk 3 zijn de bevindingen en conclusies per raadsinstrument opgenomen. In hoofdstuk 4 worden de onderzoeksvragen beantwoord. In hoofdstuk 5 zijn de aanbevelingen opgenomen.

Raadsinstrumenten

7 van 43

2

Normenkader Om de onderzoeksvragen te kunnen toetsen, passen we een normenkader toe. Het normenkader is leidend bij de uitvoering van het onderzoek en dus het richtsnoer bij de beantwoording van de onderzoeksvragen. Het normenkader geeft aan welke situatie je idealiter verwacht aan te treffen. Omdat het hier om een verkenning en inventarisatie gaat heeft het onderzoek een beschrijvend karakter. Bij twee deelvragen geeft de rekenkamer wel een oordeel, namelijk bij deelvraag 5 en 6. In het hierna vermelde normenkader geven we aan op grond van welke normen we deze twee deelvragen hebben beoordeeld. Deelvraag 5.

Norm Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen?

Toetsingscriteria 1. De raad krijgt antwoord op de vraag die ze aan het college heeft gesteld. 2. Het antwoord van het college leidt bij de raad niet tot nadere vragen.

6.

Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijdingen van de beantwoordingstermijn?

De schriftelijke vraag wordt binnen de termijn, zoals die is opgenomen in het Reglement van Orde, beantwoord door het college.

Raadsinstrumenten

8 van 43

3

Bevindingen Dit hoofdstuk geeft eerst aan welke regelgeving en voorschriften er aanwezig zijn. Het hoofdstuk is ingedeeld op volgorde van de deelvragen.

3.1

Regelgeving en voorschriften Raadsinstrumenten

3.1.1 Gemeentewet De instrumenten voor raadsleden staan omschreven in de Gemeentewet. Voor het uitvoeren van de rollen heeft de raad de volgende wettelijke instrumenten1: ⬥ Budgetrecht ⬥ Amendementen ⬥ Moties ⬥ Initiatiefrecht ⬥ Recht van interpellatie ⬥ Vragenrecht ⬥ Inlichtingenplicht van het college ⬥ Recht van onderzoek De eerste vier instrumenten kunnen worden ingezet voor de kaderstellende taak en de overige voor de controlerende taak van de gemeenteraad.

3.1.2 Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017 Naast de regelgeving in de gemeentewet kent de gemeente Vlissingen ook het ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ (hierna RvO). Hierin heeft de gemeenteraad de uitwerking van een groot aantal raadsinstrumenten vastgelegd. In hoofdstuk 3 van dit reglement zijn de onderstaande ‘instrumenten raadsleden’ opgenomen: ⬥ Artikel 29. Amendementen en subamendementen ⬥ Artikel 30. Moties ⬥ Artikel 31. Initiatiefvoorstel ⬥ Artikel 32. Collegevoorstel2 ⬥ Artikel 33. Interpellatie ⬥ Artikel 34. Schriftelijke vragen ⬥ Artikel 35. Inlichtingen

1 https://vng.nl/artikelen/raadgever-rollen-en-instrumenten-van-het-raadslid 2 Raadsvoorstel is feitelijk het raadsinstrument. Een raadsvoorstel kan van het college afkomstig zijn, maar ook van één of

meerdere raadsleden (raadsinstrument), of van het presidium.

Raadsinstrumenten

9 van 43

⬥ Artikel 36. Vragenhalfuur De Q&A-vragen, die rond 2014 zijn geïntroduceerd, zijn niet in het Reglement opgenomen. De hiervoor vermelde raadsinstrumenten van artikel 33 tot en met artikel 36 vallen onder het vragenrecht zoals in artikel 155 van de Gemeentewet is opgenomen.

3.1.3 Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019 In dit reglement is niets opgenomen met betrekking tot de inzet/uitwerking van raadsinstrumenten.

3.1.4 Processchema’s en procesbeschrijvingen Eind 2020 zijn binnen de gemeente Vlissingen door de proceseigenaar (bestuurssecretaris) ook de bestuurlijke/ambtelijke processen beschreven. De procesbeschrijvingen geven aan hoe er bestuurlijk en ambtelijk met betrekking tot elk raadsinstrument gehandeld dient te worden. Hiervoor was er een losse verzameling van afspraken. De proceseigenaar werkt zelf niet in het proces, maar vooral aan het proces. Hierdoor kan deze persoon geen oordeel geven over bijvoorbeeld de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen. Binnen de gemeente bestaat geen overzicht van de medewerkers die vragen beantwoorden en/of inlichtingen verstrekken m.b.t. een bepaald onderwerp. De teamleider bepaalt welke medewerker de vraag gaat behandelen. Tijdens ons onderzoek is medio februari 2022 het huidige zaaksysteem (Verseon) vervangen door Djuma. In dit nieuwe zaaksysteem wordt het zaakgericht werken doelmatiger ingericht. Hierdoor kunnen de medewerkers van DIV (Documentaire informatievoorziening) een meer controlerende taak uitvoeren, vooral gericht op het verloop van het proces en het beoordelen of de metagegevens goed worden ingevuld. DIV heeft werkinstructies opgesteld voor de registratie van een aantal zaken in Djuma, maar dat is niet compleet. Niet overal is de taakverdeling tussen DIV en griffie helder.

Raadsinstrumenten

10 van 43

3.2

Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? Hierna volgt een overzicht van de raadsinstrumenten zoals die zijn opgenomen in het RvO van de gemeente Vlissingen. Vervolgens gaan wij nader in op elk raadsinstrument en de wijze waarop het instrument gebruikt kan worden.

3.2.1 Overzicht raadsinstrumenten volgens het Reglement van Orde inclusief Q&Avragen Instrument

Globale omschrijving

Amendement

Een amendement is een voorstel tot wijziging/verbetering van een voorgesteld besluit.

Motie

Een motie is een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp, waarmee een oordeel, wens of verzoek aan het college of de raad wordt uitgesproken. Met een motie vraagt de gemeenteraad het college iets te doen/te regelen over een onderwerp of voorstel dat in de vergadering aan de orde is. Betreft een door een raadslid concreet vormgegeven voorstel voor een verordening, nieuw beleid, of aanpassing van kaders. Een initiatiefvoorstel is een vorm van actieve kaderstelling. Het raadsvoorstel (rvs) is feitelijk hét raadsinstrument. Een raadsvoorstel kan van het college afkomstig zijn, maar ook van één of meerdere raadsleden, het presidium of van burgers. Wanneer een raadslid tijdens een vergadering vragen wil stellen aan het college over een niet-geagendeerd onderwerp. Eventueel kan vervolgens via een motie een uitspraak van de raad worden verkregen. Raadsleden kunnen schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester om duidelijkheid te krijgen over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Deze worden omschreven als feitelijke/technische vragen of als ‘informele feitelijke vraag’. Vallen niet onder het vragenrecht, maar onder de inlichtingenplicht.

De mogelijkheid tot het stellen van (schriftelijke) vragen tijdens een commissie- of raadsvergadering over een NIET geagendeerd onderwerp Is een (schriftelijke) feitelijke en/of technische vraag over een geagendeerd onderwerp op de commissievergadering

Initiatiefvoorstel

Collegevoorstel

Interpellatie

Schriftelijke vragen Inlichtingen Vragenhalfuur Q&A-vraag

Raadsinstrumenten

Wettelijke grondslag Art. 29 RvO Art. 147b, GW Art. 30 RvO

Art. 31 RvO Art. 147a GW Art. 32 RvO

Art. 33 RvO Art. 155, lid 2 GW Art. 34 RvO Art. 155, lid 1 GW Art. 35 RvO Art. 169 en 180 GW Art. 36 RvO Niet in RvO Art. 155, lid 1 GW

11 van 43

3.2.2 Budgetrecht3 De bevoegdheid van de raad om financiële middelen beschikbaar te stellen. Hoe te gebruiken? Via raadsbesluiten (begroting) machtigt de raad het college om uitgaven te doen en inkomsten te verwerven. Het budgetrecht is een belangrijk instrument om politieke invloed uit te oefenen. De raad kan sturen, door meer of minder geld aan een bepaald doel toe te wijzen. De raad ziet erop toe dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. De raad kan hiervan afwijken indien aannemelijk is dat het structureel en reëel evenwicht in de begroting in de eerstvolgende jaren tot stand zal worden gebracht. Het college moet de raad daarvoor een ontwerpbegroting aanbieden. De begroting wordt door de raad vastgesteld en kan tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar door de raad worden gewijzigd. Bevindingen De financiële verordening is met name gericht op bepalingen met betrekking tot de begroting en verantwoording. In de financiële verordening kunnen raad en college aanvullende afspraken maken over de invulling van het budgetrecht van de raad. Van die mogelijkheid heeft de gemeente Vlissingen beperkt gebruik gemaakt. Andere gemeenten beschrijven die mogelijkheid veelal uitgebreider.

Het budgetrecht wordt voornamelijk bij de (jaarlijkse) begrotingsbehandeling en de bestuursrapportages ingezet, en incidenteel bij individuele raads- en initiatiefvoorstellen.

3.2.3 Amendement4 Een amendement is een voorstel tot wijziging/verbetering van een voorgesteld besluit, verordening, plan en/of beleidsnota dat door het college is voorgesteld en ter vaststelling bij de raad ligt. Hoe te gebruiken? Een amendement wordt schriftelijk bij de voorzitter van de raad ingediend, zolang de beraadslagingen van het voorstel nog niet zijn afgesloten. De voorzitter kan oordelen dat mondelinge indiening volstaat. Op een amendement kan ook weer een wijzigingsvoorstel worden ingediend, een zogenaamd subamendement. Het amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggend voorstel. Het amendement kan worden aangenomen, verworpen of ingetrokken.

3 Gemeentewet, artikel 189 4 Gemeentewet, artikel 147b

Raadsinstrumenten

12 van 43

Als een meerderheid van de raad het (sub)amendement steunt, wordt het oorspronkelijk voorgestelde raadsbesluit gewijzigd vastgesteld. Als een amendement door de raad wordt aangenomen, is dit bindend voor het college. Aangenomen amendementen worden in het dictum (van de besluitenraad) opgenomen. Een amendement gaat dus verder dan een motie en is dus een krachtiger instrument. Als een amendement door de raad wordt aangenomen kan het college dit niet negeren. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde zijn in artikel 29 de volgende bepalingen opgenomen: ⬥ Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. ⬥ Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Bevindingen Dit raadsinstrument wordt in Vlissingen slechts beperkt ingezet.

3.2.4 Motie Een motie is een korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp, waarmee een oordeel, wens of verzoek aan het college of de raad wordt uitgesproken, zonder dat daaraan rechtsgevolgen zijn verbonden. Aan de motie kan de initiatiefnemer een oproep aan het college of de raad toevoegen om tot actie over te gaan. Een motie is een dringend verzoek aan bijvoorbeeld het college, maar in tegenstelling tot een amendement kan het college een motie naast zich neer leggen als het daarvoor goede redenen heeft. Een motie betreft niet een wijziging van een (voorgesteld) raadsbesluit, maar een uitspraak over een onderwerp dat wordt besproken om het college uiteindelijk te verzoeken iets te doen of juist iets niet te doen. Hoe te gebruiken? Ieder raadslid kan tijdens een raadsvergadering een schriftelijke motie indienen bij de voorzitter van de raad. Deze motie wordt vervolgens tijdens een raadsvergadering besproken en als een meerderheid van de gemeenteraad voor de motie stemt, is deze ‘aanvaard’. Als de raad een motie aanneemt, is dit echter niet bindend. Het is geen wijziging van een besluit. Het is wel een door de raad gedragen politieke uitspraak. Een bijzondere vorm zijn moties van treurnis, afkeuring of wantrouwen. Bij de motie van wantrouwen wordt nadrukkelijk de vertrouwenskwestie aan de orde gesteld. Deze motie heeft daarmee een zware politieke lading.

Moties zijn er binnen de gemeente Vlissingen in 2 soorten: ⬥ Moties vreemd aan de orde van de dag Deze zijn NIET gekoppeld aan een agendapunt. De aangenomen moties worden door de griffie op de actiepuntenlijst geplaatst zodat de raadsleden de stand van zaken Raadsinstrumenten

13 van 43

kunnen zien. Dit totaaloverzicht komt 2 maal per jaar bij de raad langs om te toetsen of/hoe de moties zijn afgedaan. Bij de vaststelling van de jaarrekening en bij de vaststelling van de programmabegroting vormt dit een afzonderlijk agendapunt. ⬥ (Overige) Moties Deze zijn wel gekoppeld aan een agendapunt. Na vaststelling worden de moties toegevoegd aan de zaak van het raadsvoorstel en behandeld, via de actiepuntenlijst. Sinds ongeveer één jaar worden op de actiepuntenlijst ALLE (aangenomen) moties opgenomen. Voorheen alleen de moties vreemd aan de orde van de dag. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde zijn in artikel 30 de volgende bepalingen opgenomen: 1. Raadsleden dienen moties via de griffie schriftelijk in bij de voorzitter. 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft. 3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. 4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Processchema/procesbeschrijving Binnen de procesbeschrijving komen beide soorten moties voor. Bevindingen ⬥ Voor het indienen van moties wordt het standaard sjabloon veelal niet gebruikt.

Meerdere fracties gebruiken wel dezelfde lay-out. Het verhogen van de kwaliteit van ingediende moties betekent dat dergelijk kaderstellende uitspraken vaker leiden tot concrete maatregelen, waardoor het sturend vermogen van de raad wordt verhoogd. Om de kwaliteit en de kans van slagen van een motie te verhogen zijn door de rekenkamer in hoofdstuk 5, bij deelvraag 3, aanbevelingen opgenomen. ⬥ De moties worden door de griffie geregistreerd in Djuma. Indien de motie betrekking heeft op een agendapunt wordt de motie hieraan gekoppeld en toegevoegd aan het raadsvoorstel. Bij moties vreemd aan de orde van de dag wordt de motie als aparte zaak geregistreerd. In Djuma wordt een behandelaar aan de motie gekoppeld. ⬥ Er is geen vaste termijn waarbinnen een motie moet worden afgehandeld. De termijn hangt af van de aard van de motie. Ingediende moties worden net als vragen ook in de organisatie uitgezet. Ambtelijk wordt een reactie voorbereid voor de collegeleden. Voor de raadsvergadering wordt een intern ambtelijk (staf)overleg gehouden om deze zaken voor de portefeuillehouders voor te bereiden. ⬥ De gemeenteraad neemt in haar vergadering een besluit over een ingediende motie. Als een motie is aangenomen wordt deze door het college behandeld. ⬥ De Raad wordt door het college via een raadsinformatiebrief (RIB) of met een raadsvoorstel geïnformeerd over haar besluit m.b.t.

de aangenomen motie. ⬥ De griffie bewaakt de beantwoording van de aangenomen motie door deze te plaatsen op de actiepuntenlijst. Na behandeling van de beantwoording in de gemeenteraad wordt deze van de actiepuntenlijst verwijderd. Raadsinstrumenten

14 van 43

⬥ Tweemaal per jaar, bij de jaarrekening en de programmabegroting, gaat er een overzicht van de aangenomen moties naar de raad.

3.2.5 Initiatiefrecht (voorstel)5 Dit betreft een initiatiefvoorstel van een raadslid voor nieuw beleid, of aanpassing van kaders of een verordening. Meestal legt het college ontwerpbesluiten aan de raad voor, maar een raadslid kan dus ook zélf met een voorstel komen. Een initiatiefvoorstel is een vorm van actieve kaderstelling. Hoe te gebruiken? Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel indienen bij de raad en zo een opdracht aan het college geven voor bijvoorbeeld nieuw beleid of wijziging van een verordening. Hierdoor is de raad niet alleen afhankelijk van voorstellen van het college maar kunnen raadsleden ook zelf onderwerpen op de agenda zetten. Als de meerderheid van de gemeenteraad met een specifiek initiatiefvoorstel heeft ingestemd, kunnen de indieners deze zo nodig gaan uitwerken. Uiteindelijk wordt het voorstel ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. De raad neemt echter geen besluit over een voorstel voordat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde zijn in artikel 31 de volgende bepalingen opgenomen: 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk via de griffie in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college. 2.

Het college kan binnen een in overleg met de indiener overeengekomen termijn nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. Wanneer tussen het college en de indiener geen termijn kan worden overeengekomen bepaalt het presidium de termijn. 3. Een voorstel wordt nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de oproep hiervoor al is geplaatst. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst. Bevindingen Dit raadsinstrument wordt in Vlissingen slechts beperkt ingezet.

5 Gemeentewet, artikel 147a

Raadsinstrumenten

15 van 43

3.2.6 Raadsvoorstel (Collegevoorstel)6 Het raadsvoorstel (rvs) is feitelijk hét raadsinstrument. Een raadsvoorstel kan van het college afkomstig zijn, maar ook van één of meerdere raadsleden (raadsinstrument), het presidium of van burgers. In deze laatste gevallen spreken we van een initiatiefvoorstel of burgerinitiatief. Wanneer een voorstel wordt aangenomen is het een raadsbesluit. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde wordt in artikel 32 alleen gesproken over het collegevoorstel7. Hiervoor zijn de volgende bepalingen opgenomen: 1. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. 2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. Bevindingen ⬥ Via het zaaksysteem kan met behulp van een standaardmodel/format een raadsvoorstel worden opgesteld. ⬥ De griffie gebruikt een iets aangepaste versie van het aanwezige format in Djuma. ⬥ Raadsleden geven aan dat het niet altijd duidelijk is wat precies wordt gevraagd bij het maken van een initiatiefvoorstel en/of wordt bedoeld, en dat er regelmatig bepaalde zaken ontbreken in een raadsvoorstel.

Dit kan dan bijvoorbeeld weer leiden tot (onnodige) Q&A-vragen. Ook het college is van mening dat de raadsvoorstellen voor verbetering vatbaar zijn. ⬥ In bijlage 2 is een beoordelingskaart voor raadsvoorstellen opgenomen. De kaart is in de eerste plaats een hulpmiddel voor raadsleden. Hiernaast kunnen de vragen bij stap 2 in de kaart de griffie helpen om bestaande modellen voor raadsvoorstellen te verbeteren en leden van het presidium helpen te toetsen of een raadsvoorstel rijp is voor behandeling in de gemeenteraad. De kaart is gemaakt in opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden.

6 Raadsvoorstel is feitelijk het raadsinstrument. Een raadsvoorstel kan van het college afkomstig zijn, maar ook van één of

meerdere raadsleden (raadsinstrument), of van het presidium. 7 ‘Collegevoorstel’ is ook de benaming in de modelverordening van de VNG.

Raadsinstrumenten

16 van 43

3.2.7 Interpellatie8 Dit betreft het recht van een raadslid om een verzoek bij de raad in te dienen om het college of de burgemeester inlichtingen te vragen over een onderwerp dat niet op de agenda van de raadsvergadering staat. Interpellatie vloeit voort uit het vragenrecht. Hoe te gebruiken? Interpellatie is bedoeld om een essentieel actueel (politiek) onderwerp aan de orde te stellen, en daarover een collegelid of de burgemeester te bevragen. Ook kan het doel zijn om een inhoudelijk debat over dit onderwerp te voeren om een uitspraak van de raad hierover te verkrijgen. Dit is een ‘zwaarwegend’ instrument dat verder gaat dan het stellen van vragen. De interpellatie omvat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden gevraagd. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde de zijn in artikel 33 de volgende bepalingen opgenomen: 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen. 2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. 3. Als het verzoek ten minste 72 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt over het verzoek tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd.

In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. 4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Procesbeschrijving/processchema Hierin is interpellatie niet opgenomen omdat het een griffieproces is en geen ambtelijk proces. Bevindingen ⬥ De meerderheid van de gemeenteraad bepaalt of de interpellatie wordt toegestaan. ⬥ Interpellatie wordt weinig ingezet, doorgaans 1 à 2 maal per jaar. ⬥ Met een verzoek, in 2020, om een interpellatiedebat over de islamitische school heeft de meerderheid van de gemeenteraad niet ingestemd. ⬥ Dit instrument kan van toegevoegde waarde zijn wanneer dualisme binnen de raad aanwezig is. Interpellatie is dus niet alleen een instrument voor oppositiepartijen.

8 Gemeentewet, artikel 155, lid 2

Raadsinstrumenten

17 van 43

3.2.8 Vragenrecht9 Het recht van de raad om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat. Hoe te gebruiken? De raad bepaalt zelf hoe het vragenrecht verder wordt uitgewerkt en kan afspraken daarover vastleggen. Dit heeft in de gemeente Vlissingen plaatsgevonden in de artikelen 33 tot en met 36 van ‘het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’. 3.2.8.1

Artikel 34 - Schriftelijke vragen Raadsleden kunnen schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester om duidelijkheid te krijgen over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Hoe te gebruiken? Het doel van het stellen van artikel 34-vragen is om informatie van het college te krijgen over een (actueel) onderwerp. Het onderwerp van de vraag moet niet op dat moment al worden onderzocht in een raadsonderzoek of reeds op de agenda staan voor een raadsof commissievergadering op korte termijn. Wat zegt het Reglement van Orde? Hierin zijn de volgende bepalingen opgenomen: ⬥ De vragen dienen bij de griffier te worden ingediend; ⬥ Schriftelijke beantwoording binnen 20 dagen nadat deze zijn ingediend; ⬥ Schriftelijke antwoorden worden door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden en geagendeerd in de eerstvolgende vergadering; ⬥ De vragensteller kan bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende besluitenraad nadere inlichtingen vragen over het gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. Processchema/procesbeschrijving De behandelaar van de artikel 34-vraag houdt een voorbespreking met de portefeuillehouder, en stuurt hierna de antwoordbrief, ter agendering voor het college, door naar de bestuursondersteuning. Het college besluit over het definitieve antwoord.

In de procesbeschrijving is opgenomen dat de schriftelijke antwoorden worden geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering (vast agendapunt). Bevindingen ⬥ De artikel 34-vragen worden door de griffie in het zaaksysteem geregistreerd. ⬥ De griffie registreert de vragen ook in een eigen bestand.

9 Gemeentewet, artikel 155 lid 1

Raadsinstrumenten

18 van 43

⬥ De staf stuurt op tijdige beantwoording van artikel 34-vragen (20 dagen). Dit betreft 20 kalenderdagen. In het zaaksysteem is een rappellijst voor de artikel 34-vragen die naar de teamleiders gaat. Wanneer beantwoording niet binnen de termijn kan plaatsvinden wordt er, via de griffie, een verdagingsbericht naar de vragensteller (raadslid) gestuurd. ⬥ De andere raadsleden kunnen via de actiepuntenlijst van de griffie kennisnemen van de ingediende en verdaagde vragen. ⬥ Volgens de ontvangen gegevens uit het zaaksysteem blijkt dat in 2021 er 45% van de antwoorden zijn verdaagd en in 2022 in 17% van de gevallen. ⬥ Door meerdere fracties wordt aangegeven dat er in 2023 veel van de ingediende vragen worden verdaagd. Het ontvangen overzicht van de griffie, van de ingediende vragen in de periode 1-1-2023 tot 13-3-2023, bevestigt dit. Van de 29 vragen zijn er 24 verdaagd. Dit is 83%. ⬥ In het verdagingsbericht wordt niet altijd de reden vermeld. Als oorzaak van verdaging wordt regelmatig aangegeven dat informatie van derden moet worden verkregen. ⬥ Veelal wordt wel aangegeven voor welke datum de beantwoording zal plaatsvinden (bijvoorbeeld na de collegevergadering van d.d.). ⬥ In het zaaksysteem wordt als datum van afhandeling opgenomen de datum waarop de (fysieke) brief aan de griffie is gezonden. ⬥ Het ambtelijk apparaat stelt de antwoorden op.

In het college worden de antwoorden besproken. Regelmatig vinden daarbij correcties plaats (bij ca. 25%-50%). Men kijkt daarbij vooral of de kern van de vraag goed in het antwoord is verwerkt en of het antwoord binnen de afgesproken politieke lijn blijft. Daarbij ziet het college het wel als hun plicht om (desnoods herhaaldelijk) zaken uit te leggen. Controle op de kwaliteit van de beantwoording vindt niet (meer) plaats bij de ondertekening van de beantwoording door de secretaris en de burgemeester. ⬥ Het antwoord wordt via e-mail aan alle raadsleden gezonden. Tevens wordt het antwoord opgenomen in de vrijdagzending. ⬥ Meerdere fracties hebben aangegeven dat zij de kwaliteit van de antwoorden onvoldoende, vlak en/of ontwijkend vinden. Dit kan dan weer leiden tot (onnodige) extra (vervolg) vragen. In de interviews wordt als mogelijke oorzaak genoemd onvoldoende dossierkennis bij nieuwe ambtenaren. ⬥ De agendering van de schriftelijke antwoorden vindt plaats voor de eerstvolgende raadsvergadering. Uit het Reglement van Orde blijkt dit niet, omdat daar een vergadering staat vermeld.

Raadsinstrumenten

19 van 43

3.2.8.2

Artikel 35 - Inlichtingen (feitelijke/technische vragen) Deze worden omschreven als feitelijke/technische vragen of als ‘informele feitelijke vraag’. Hoe te gebruiken? Wanneer een raadslid behoefte heeft aan (meer) achtergrondinformatie over een onderwerp, gevoerd beleid of een procedure dan kan deze bij het college worden opgevraagd, ongeacht of dit op de agenda staat. Het college moet niet alleen inlichtingen verstrekken op verzoek van een raadslid (passieve informatieplicht), maar ook uit zichzelf moet het college alle inlichtingen verstrekken die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (actieve informatieplicht). Wat zegt het Reglement van Orde? In artikel 35 zijn de volgende bepalingen opgenomen: ⬥ Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid10, en 180, derde lid11, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier; ⬥ De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van het college of de burgemeester; ⬥ De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 10 dagen nadat het verzoek is ingediend.

Processchema/procesbeschrijving Bij een (vermoeden van) een politieke impact wordt het antwoord vooraf afgestemd met de betreffende portefeuillehouder en zal de indiener, via de griffie, geïnformeerd worden om de vraag in de vorm van een artikel 34-vraag te stellen. Bij een politiek gevoelig onderwerp, dat door de behandelaar is afgestemd met de portefeuillehouder, dient het antwoord in het zaaksysteem te worden vastgelegd. De behandelaar verzorgt een integraal antwoord, mondeling of schriftelijk, aan de vraagsteller en stelt hiervan de portefeuillehouder en de griffie in kennis. Bevindingen ⬥ Binnen de ambtelijke organisatie (procesbeschrijving) spreekt men, in tegenstelling tot artikel 35 RvO, niet over ‘Inlichtingen’, maar over ‘Informele feitelijke vraag’. Dit maakt het verwarrend. ⬥ In het RvO is opgenomen dat de inlichting binnen 10 dagen aan de raad wordt verschaft. In het processchema is opgenomen dat aan de beantwoording geen deadline is verbonden.

10 Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan

in strijd is met het openbaar belang. 11 Hij geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in

strijd is met het openbaar belang.

Raadsinstrumenten

20 van 43

⬥ De vraag komt doorgaans bij de griffie binnen, maar kan ook rechtstreeks aan de ambtenaar worden gesteld. De vraag wordt niet in het zaaksysteem vastgelegd. De griffie maakt gebruik van een afzonderlijk mapje in de mailbox. ⬥ De vragen worden direct afgehandeld zonder tussenkomst van het bestuurssecretariaat. De portefeuillehouder wordt wel altijd geïnformeerd. ⬥ Soms is er direct contact tussen ambtenaren en raadsleden zonder tussenkomst van de griffie. ⬥ Artikel 35-vragen worden door fracties (veel) gebruikt om vragen van inwoners direct na te vragen bij het college of ter voorbereiding van een artikel 34-vraag of motie. ⬥ De ervaring van de fracties is dat binnen de termijn van 10 dagen wordt gereageerd. 3.2.8.3

Artikel 36 – Vragenhalfuur De mogelijkheid tot het stellen van (schriftelijke en mondelinge) vragen tijdens een commissie- of raadsvergadering over een niet geagendeerd onderwerp. Hoe te gebruiken? Hiervoor wordt een standaardformulier gebruikt. Wat zegt het Reglement van Orde? In artikel 36 zijn de volgende bepalingen opgenomen: ⬥ Tijdens de vergadering is er een vragenhalfuur, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan het presidium bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenhalfuur eindigt. ⬥ Raadsleden die tijdens het vragenhalfuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp en ten minste 36 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter. ⬥ De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld. ⬥ De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige raadsleden. ⬥ Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. ⬥ Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

⬥ Vervolgens kan de voorzitter aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. ⬥ Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Raadsinstrumenten

21 van 43

Processchema/procesbeschrijving Het processchema is identiek aan dat van de Q&A-vragen. Vragen van raadsleden die tijdens de commissie- of raadsvergadering (vragenhalfuur) besproken worden, moeten 48 uur voor aanvang van de vergadering bij de griffie zijn ingediend (voor woensdag 12:00 uur). De organisatie verzorgt een antwoord in overleg met de portefeuillehouder. De behandelaar moet het afgestemde antwoord uiterlijk om 11.30 uur op donderdag aanleveren bij bestuursondersteuning. Zij geven in één totaaloverzicht op donderdag 12:00 uur alle antwoorden aan de griffie. Artikel 36- (en Q&A-) vragen worden niet afzonderlijk in het zaaksysteem of door de griffie geregistreerd. DIV registreert de gebundelde beantwoording in het zaaksysteem. Dit vraag-antwoord-overzicht wordt geagendeerd voor de raadsvergadering op donderdagavond. De griffie deelt het vraag-antwoord-overzicht met de commissie, gemeenteraad en het college en publiceert het overzicht op het raadsinformatiesysteem ten behoeve van de commissie-/raadsvergadering. Vanaf 2021 wordt het overzicht als vergaderdocument geregistreerd en aan de betreffende vergadering gekoppeld. Bevindingen ⬥ Aan de hand van de vraag-antwoord-overzichten is het aantal beantwoorde vragen bepaald zoals in onderdeel 3.3 is opgenomen.

⬥ In de praktijk blijkt dat de artikel 36-vragen (schriftelijk) voor woensdag 12:00 uur moeten worden ingediend waarop deze dan uiterlijk voor donderdag 12:00 uur moeten zijn beantwoord (binnen 24 uur). Tijdens ons onderzoek is vastgesteld dat dit doorgaans in de praktijk ook gebeurt. ⬥ In het RvO is opgenomen dat de termijn voor het indienen van een vraag ten minste 36 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter moet worden ingediend. Echter volgens het processchema dient de vraag 48 uur voor aanvang bij de griffie te worden ingediend. Deze termijn zal worden aangepast, zodat er overeenstemming is met het RvO. ⬥ In de praktijk blijkt dat vragen uitsluitend mondeling tijdens een commissie- en raadsvergadering mogen worden gesteld als het een actualiteit betreft die is ontstaan na woensdag 12:00 uur. In het RvO is hierover niets opgenomen, dus ook niet de definitie van ‘actualiteit’. ⬥ Tijdens ons onderzoek is gebleken dat het in de praktijk veelal als een ‘actualiteit’ wordt aangemerkt wanneer het onderwerp de afgelopen 24 uur media-aandacht heeft gekregen. De voorzitter bepaalt initieel of het een actualiteit betreft. De raad/commissie kan dat aanpassen, ze gaan immers over hun eigen orde.

Raadsinstrumenten

22 van 43

3.2.8.4

Q&A-vraag Een Q&A-vraag is een schriftelijke feitelijke- en/of technische vraag over een geagendeerd onderwerp op de commissievergadering. Hoe te gebruiken? Voor de te stellen Q&A-vragen tijdens de commissievergaderingen, ten aanzien van een onderwerp/raadsvoorstel, wordt een standaardformulier gebruikt waarop de vragen en antwoorden (van de betreffende wethouder) zijn weergegeven. Dit standaardformulier komt niet geheel overeen met het formulier dat voor de artikel 36-vragen wordt gebruikt. Wat zegt het Reglement van Orde? In het Reglement van Orde is de Q&A-vraag niet opgenomen. Processchema/procesbeschrijving Het processchema is identiek aan dat van artikel 36-vragen. Een Q&A-vraag is een schriftelijke feitelijke- en/of technische vraag over een geagendeerd onderwerp op de commissie- of raadsvergadering. Aanleverdeadline voor de vragen is woensdag 12.00 uur bij de griffie. De vragen worden niet individueel in het zaaksysteem geregistreerd. De organisatie verzorgt een antwoord in overleg met de portefeuillehouder. De behandelaar moet het afgestemde antwoord uiterlijk om 11.30 uur op donderdag aanleveren bij bestuursondersteuning. DIV geeft in één totaaloverzicht op donderdag 12:00 uur alle antwoorden aan de griffie en registreert de gebundelde beantwoording in het zaaksysteem.

Notitie ‘Nieuwe Raad, nieuwe kansen’12 In de notitie ‘Nieuwe Raad, nieuwe kansen’ heeft de werkgroep onder andere de onderstaande 2 passages “Q&A-vragen” en “Vragen stellen” opgenomen: ⬥ “Q&A-vragen” De raad heeft het recht om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat (artikel 155 lid 1 Gemeentewet). Dit is verder uitgewerkt in het Reglement van Orde. Q&A-vragen zijn feitelijke en technische vragen. Deze vragen worden uiterlijk 36 uur voorafgaande aan de commissievergadering schriftelijk gesteld. Er worden geen Q&A-vragen gesteld aangaande raadsvoorstellen voor een raadsvergadering. Als er feitelijke vragen worden ontvangen door de griffie worden deze vragen als informele vragen behandeld. Het mondeling stellen van complexe, technische vragen aangaande de raadsvoorstellen tijdens de commissievergadering is niet toegestaan. In de huidige situatie vraagt de voorzitter aan de steller tijdens de commissievergadering of de schriftelijk beantwoorde Q&A-vragen voldoende zijn beantwoord. De steller van de vragen mag een korte reactie geven. Aanvullende vragen vanuit andere fracties zijn 12 Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen, 28 november 2022

Raadsinstrumenten

23 van 43

niet toegestaan. Het is echter niet de bedoeling dat het stellen van raadsvragen uitmondt in een debat. Indien het onderwerp dusdanig belangrijk is, kan het geagendeerd worden. De werkgroep stelt voor om de voorzitter niet meer te laten informeren of de Q&Avragen voldoende zijn beantwoord. De steller van de vragen kan hier immers zelfstandig op terug komen in de eerste spreektermijn. ⬥ “Vragen stellen” De raad heeft het recht om aan het college mondeling of schriftelijk vragen te stellen, voor zover het om de eigen bevoegdheden van het college gaat (artikel 155 lid 1 Gemeentewet). Het vragenrecht is verder uitgewerkt in het ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ en de vergaderorde van de commissies is vastgelegd in het ‘Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019.’ Tijdens de commissievergaderingen kunnen de leden mondeling aanvullende informatievragen aan het college stellen. De commissies bereiden de besluitvorming van de gemeenteraad voor. In de vergaderingen van de commissies komen de fases beeldvorming en oordeelsvorming naar voren. In de raadsvergadering vindt het debat plaats tussen raadsleden. De rol en inbreng van collegeleden is beperkt. In de eerste termijn van de commissievergadering gaat het om beeldvorming en mogen per fractie maximaal 3 vragen worden gesteld.

In het tweede termijn is er sprake van oordeelsvorming. Er is één woordvoerder per fractie (dat mag een andere woordvoerder zijn dan in de eerste termijn). Er wordt nadrukkelijk geen betoog gehouden. De overige deelnemers mogen in de 2e termijn interrumperen en een vraag stellen. Tijdens de raadsvergadering is er sprake van oordeelsvorming en uiteindelijk besluitvorming. De fase van beeldvorming is gepasseerd. De werkgroep acht het daarom in principe niet wenselijk om technische vragen te stellen over een raadsvoorstel in de raadsvergadering als het voorstel niet is gewijzigd na behandeling in de commissie. In de raad moet debat plaatsvinden en is de rol en inbreng van collegeleden beperkt. Bevindingen ⬥ Deze vragenvorm is rond 2014 geïntroduceerd. Q&A-vragen zijn echter niet in het Reglement van Orde opgenomen. Deze vragenvorm komt wel voor in de procesbeschrijving. Het voornemen bestaat dit in de komende versie aan te passen. ⬥ Q&A-vragen hebben betrekking op een geagendeerd onderwerp/raadsvoorstel voor een commissievergadering. In de procesbeschrijving is ten onrechte opgenomen dat dat Q&A vragen ook bij een raadsvergadering kunnen worden ingezet. ⬥ Volgens de procesbeschrijving mogen Q&A-vragen uitsluitend schriftelijk worden gesteld. In de commissievergadering mogen de leden ook mondeling vragen stellen.

Volgens de notitie ‘Nieuwe raad, nieuwe kansen’ is het stellen van mondelinge vragen ook toegestaan. ⬥ Aan de hand van de vraag-antwoord-overzichten is door de griffie het aantal beantwoorde vragen bepaald zoals in de tabel in onderdeel 4.3 is opgenomen.

Raadsinstrumenten

24 van 43

⬥ Dit raadsinstrument wordt het meest ingezet. Een oorzaak kan de toename van het aantal fracties zijn, maar vooral de onvolkomen- en onduidelijkheden van de raadsvoorstellen. ⬥ Het vraag-antwoord-overzicht wordt geagendeerd voor de commissievergadering op donderdagavond. De griffie deelt het vraag-antwoord-overzicht met de leden van de commissie, gemeenteraad en het college en publiceert het overzicht op het raadsinformatiesysteem ten behoeve van de commissievergadering. ⬥ Op de besluitenlijst van de commissie wordt een verwijzing gemaakt naar beantwoorde Q&A-vragen. ⬥ Als een vraag niet wordt beantwoord wordt deze als een toezegging aangemerkt. Door de griffie worden toezeggingen op de actiepuntenlijst geplaatst. Actiepuntenlijsten worden in het zaaksysteem geregistreerd. Toezeggingen lopen in zijn geheel via de griffie.

3.3

Overige instrumenten Naast de in het RvO vermelde instrumenten is er nog een aantal instrumenten dat de raad ter beschikking heeft. Deze worden hieronder behandeld.

3.3.1 Toezeggingen Een toezegging zelf is geen raadsinstrument, maar kan uit de inzet van een raadsinstrument voortvloeien. Voor de behandeling van een toezegging is wel een procesbeschrijving opgesteld. De griffie legt de toezegging vast in de toezeggingenlijst (actiepuntenlijst) en mailt de toezegging naar de behandelaar en de portefeuillehouder. De lijst van de griffie wordt ook door het ambtelijk apparaat gebruikt. Op de toezeggingenlijst (actiepuntenlijst) worden door de griffie genoteerd: ⬥ De toezeggingen van burgemeester en wethouders tijdens het Presidium, en de commissie- en raadsvergaderingen. ⬥ De ingediende artikel 34-vragen worden per jaar doorlopend genummerd en voorzien van de: - Ingediende datum - Naam van de indienende fractie - Het onderwerp - De portefeuillehouder - De deadline - Datum afhandeling/verdaging ⬥ Alle aangenomen moties. Er kan geantwoord worden via de actiepuntenlijst of via een raadsinformatiebrief (RIB). De behandelaar zendt de actiepuntenlijst, met de beantwoording aan de griffie en de portefeuillehouder. In de vrijdagzending wordt de meest actuele actiepuntenlijst verzonden naar de raadsleden.

Raadsinstrumenten

25 van 43

Voor beantwoording in de vorm van een RIB, met een B&W-nota, wordt gekozen wanneer de portefeuillehouder heeft bepaald dat het hier geen feitelijke, maar een politiek-bestuurlijke toezegging betreft. De griffie haalt de toezegging van de actiepuntenlijst na de besluitenraad. Voor toezeggingen wordt geen aparte rappellijst gebruikt; de staf gebruikt daarvoor de lijst van de griffie. De griffie schoont de lijst op na elke besluitenraad.

3.3.2 Raadsinformatiebrief (RIB) Een RIB is een proactieve schriftelijke informatieverstrekking vanuit het college aan de gemeenteraad. In de aanwezige procesbeschrijving wordt ook aangegeven dat een door de raad aangenomen motie aanleiding kan zijn voor het opstellen van een RIB. De griffie verzendt de RIB, direct na ontvangst, naar alle raadsleden en plaatst de RIB op vrijdag in het raadsinformatiesysteem. Bevindingen ⬥ Door meerdere raadsfracties wordt aangegeven dat de RIB ook wordt ingezet als reactie op mondelinge vragen waarop geen direct antwoord kan worden gegeven. Tevens wordt aangegeven dat de inzet en het gebruik van de RIB voor hen niet duidelijk is. Wanneer mag je een RIB verwachten?

3.3.3 Agenderingsrecht Het eigen agenderingsrecht van de raad komt in beide RvO niet voor. In het document ‘eigen agenderingsrecht raadsleden in een commissie’ zijn de werkafspraken opgenomen. Deze afspraken zijn afgestemd met de commissievoorzitters (agendacommissie) en met het presidium. In het document komen twee vormen van agendering voor namelijk: ⬥ Agendering van de beantwoording op artikel 34-vragen; ⬥ Eigen onderwerp agenderen. Aan het agenderen van een eigen onderwerp zitten geen restricties. De agendacommissie kijkt niet naar de inhoud van het verzoek, maar wel naar de totale werkdruk van de commissies. Zij kan bepalen dat het bijvoorbeeld een spoedeisende kwestie is en hierdoor een ander agendapunt doorschuiven. Van de indienende fractie wordt een begeleidend schrijven/een toelichtende memo verwacht. Bevindingen ⬥ De griffie heeft aangegeven dat bij de update van de reglementen het agenderingsrecht hierin opgenomen gaat worden. ⬥ Uit interview is gebleken dat alle agenderingsverzoeken zijn gehonoreerd, echter niet altijd op het gewenst tijdstip van de indiener. ⬥ Niet bij alle raadsleden is het gebruik van het agenderingsrecht bekend/duidelijk.

Raadsinstrumenten

26 van 43

3.3.4 Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Binnen de gemeente Vlissingen bestaat ook de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vlissingen 2020’. Binnen deze verordening bestaat voor een raadslid de mogelijkheid voor: ⬥ Artikel 2 Verzoek om informatie Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de vakambtenaar of de gemeentesecretaris verzoeken om openbare feitelijke informatie waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie. De informatie dient zo spoedig mogelijk te worden verstrekt maar uiterlijk binnen 4 weken. De verstrekking kan éénmaal voor ten hoogste 4 weken worden verdaagd. ⬥ Artikel 3 Verzoek om inzage in of afschrift van schriftelijke stukken en ander materiaal Een raadslid kan, al dan niet via de griffier, de vakambtenaar of de gemeentesecretaris verzoeken om inzage in of afschrift van openbare bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie. De informatie dient zo spoedig mogelijk te worden verstrekt maar uiterlijk binnen 4 weken. De verstrekking kan éénmaal voor ten hoogste 4 weken worden verdaagd. Bevindingen ⬥ Het verzoek om informatie (artikel 2) komt veel overeen met het verzoek om inlichtingen op basis van artikel 35 RvO.

Bij artikel 2 ligt de nadruk meer op het verstrekken van informatie (bescheiden) aan een raadslid. Dit dient binnen 4 weken plaats te vinden. ⬥ Bij een omvangrijk onderwerp met een uitgebreid dossier kan deze verordening worden ingezet. Uit interview is gebleken dat dit in de praktijk niet vaak voorkomt.

3.3.5 Volksvertegenwoordigende raadsinstrumenten De raadsinstrumenten die hiervoor zijn weergegeven behoren tot de kaderstellende en/of controlerende rol die de raad heeft. Raadsinstrumenten die tot de volksvertegenwoordigende rol van de raad behoren zijn: ⬥ Werkbezoeken ⬥ Informatiebijeenkomsten ⬥ Hoorzittingen ⬥ Raadplegend referendum ⬥ Raadswerkgroepen ⬥ Burgerinitiatief ⬥ Insprekers Met behulp van deze instrumenten krijgt de raad zicht op wat er leeft in de samenleving. Hierdoor kan de raad een visie ontwikkelen en vroegtijdig een politieke lijn bepalen.

Raadsinstrumenten

27 van 43

Bevindingen ⬥ Tijdens ons onderzoek hebben raadsleden aangegeven dat het voor hen niet is toegestaan om aanwezig te mogen zijn bij: - Een thema-avond in het stadhuis voor een bepaalde doelgroep; - Het structureel overleg van het college/(ambtelijke) organisatie met de wijktafels; - Wanneer actiegroepen zich melden op het stadhuis. ⬥ Als mogelijke oorzaak hiervoor wordt door raadsleden aangegeven dat het college dit ziet als uitvoeringsactiviteiten, die niet bestemd zijn voor raadsleden. Wanneer raadsleden er om verzoeken kunnen ze wel een verslag of uittreksel ontvangen van een bijeenkomst die heeft plaatsgevonden. ⬥ Tijdens ons onderzoek is gebleken is dat het college en/of ambtelijke organisatie van mening is dat niet alle bijeenkomsten zich lenen voor deelname van raadsleden, bijvoorbeeld omdat de burger dan het gevoel kan krijgen om niet vrijuit te kunnen spreken. ⬥ Zoals ook in een recent uitgebracht rekenkamerrapport13 is opgenomen is er voor de gemeenteraad een belangrijke rol weggelegd bij participatie en is onder andere aanbevolen om de mening van de burger op te zoeken, op te pakken en toe te laten in participatietrajecten. ⬥ De gemeenteraad heeft inmiddels initiatieven14 genomen om zichzelf meer in stelling te brengen door invulling te geven aan de beeldvormende fase voor de besluitvorming.

Hiervoor worden bijeenkomsten georganiseerd voor informatieverzameling en beeldvorming.

3.3.6 Recht van onderzoek15 Op voorstel van één of meerdere raadsleden kan de raad een onderzoek instellen naar het beleid van het college. Een meerderheid van de raad zal hiermee in moeten stemmen. Het onderzoek kan op verschillende manieren: door een extern bureau, een onafhankelijke commissie of via een raadsonderzoek. Bij het instellen van een raadsonderzoek is de steun van een meerderheid van de raad vereist. Hoe te gebruiken? Het raadsonderzoek is een ‘zwaar’ instrument. Uit eigen gelederen stelt de raad een onderzoekscommissie in met een voorzitter en een vicevoorzitter. Deze commissie zal hoorzittingen organiseren. Tijdens deze hoorzittingen zal de commissie specialisten en getuigen horen. Zo nodig gebeurt dat onder ede. Ook worden betrokkenen en specialisten opgeroepen schriftelijk te reageren. Op basis van het eindverslag met de uitkomsten van het onderzoek beslist de raad wat de consequenties van het onderzoek zijn.