Raad - Rapport Raadsinstrumenten definitief

13 Vlissingen samen meer participatie; Uitvoering van burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Vlissingen, pag. 33 14 Notitie: “Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen”, 28 november 2022 15 Gemeentewet, artikel 155a -155f

Raadsinstrumenten

28 van 43

Het raadsonderzoek is een ‘zwaar’ instrument vanwege de arbeidsintensiteit, de consequenties voor de betrokkenen en de mogelijke politieke gevolgen. Verder zal een raadsonderzoek niet in alle gevallen tot een verheldering van de feiten kunnen leiden, bijvoorbeeld als er derden bij zijn betrokken. Deze derden zijn niet verplicht om mee te werken aan een raadsonderzoek. Het is dus raadzaam om niet te snel gebruik te maken van het recht van onderzoek en eerst andere alternatieven te beoordelen.

3.3.7 Rekenkameronderzoek De rekenkamer (RK) is een belangrijke hulptroep voor de raad. Het raadswerk is complexer geworden doordat: ⬥ Het Rijk meer taken aan de gemeente heeft overgedragen; ⬥ Door toename van samenwerkingsverbanden (gemeenschappelijk regelingen) Wat doet de rekenkamer precies? De rekenkamer levert een bijdrage aan de transparantie van de lokale overheid en de publieke verantwoording aan de inwoners. Ook heeft zij de wettelijke taak de raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende rol. De rekenkamer doet onderzoek naar het bestuur van de gemeente. ‘Bestuur’ mag daarbij heel breed worden opgevat. Het kan gaan om onderzoek naar de uitwerking van beleid, of naar de onderbouwing van (voorgenomen) beleid, maar bijvoorbeeld ook naar de samenwerking tussen raad en college. De rekenkamer onderzoekt volgens de Gemeentewet “de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur”. In haar onderzoeken geeft de rekenkamer antwoord op de vraag of het geld van de gemeente zinnig, zuinig en/of zorgvuldig is besteed.

⬥ Doeltreffend: in hoeverre dragen de inspanningen en uitgaven van de gemeente bij aan het realiseren van het nagestreefde doel? ⬥ Doelmatig: wat is de verhouding tussen de kosten en de opbrengsten? ⬥ Rechtmatig: in hoeverre houdt de gemeente zich aan de geldende wetten, regels en besluiten? Soort onderzoeken ⬥ Ex ante onderzoek – onderzoek vooraf, naar voorgenomen beleid- is gericht op de kaderstellende rol. Wat is de mogelijke doorwerking van gemeentelijk beleid naar de toekomst? ⬥ Ex durante onderzoek - vindt plaats tijdens de uitvoering van het beleid, project of programma. Je voert deze vorm van onderzoek uit als je tussentijds wilt weten wat de voortgang is van een project, activiteit of beleidsprogramma. Zo is het ook mogelijk om tijdig bij te sturen. ⬥ Ex post onderzoek -onderzoek achteraf, naar gerealiseerd beleid is meer geschikt om de gemeenteraad te ondersteunen in zijn controlerende rol.

Raadsinstrumenten

29 van 43

Wat mag de raad van een rekenkamer verwachten? De gemeenteraad mag van de rekenkamer verwachten dat zij onafhankelijk, kritisch en objectief onderzoek doet en dat het eindproduct van de rekenkamer van voldoende technische en inhoudelijke kwaliteit is. Wat goede kwaliteit wordt gevonden, is maatwerk. Het eindproduct moet bruikbaar zijn bij de (beleids) afweging en het debat in de commissie- en raadsvergadering. Processchema/procesbeschrijving De rekenkamer gaat over haar eigen werkwijze. Die is uitgeschreven, aan de raad aangeboden en ook beschikbaar op de website van de rekenkamer. Volgens de procesbeschrijving is de werkwijze dat het definitieve rapport, inclusief de wederhoorreactie van het college op het conceptrapport, aan de gemeenteraad wordt aangeboden. De rekenkamer presenteert het rapport in de commissievergadering. Na behandeling in de gemeenteraad heeft het college twee maanden de tijd een raadsvoorstel ter besluitvorming aan de gemeenteraad aan te bieden. Bevindingen ⬥ De procesbeschrijving stemt niet geheel overeen met de praktijk. Na behandeling van het definitieve rapport in de commissievergadering dient het college binnen twee maanden een raadsvoorstel ter besluitvorming aan de gemeenteraad aan te bieden. In de praktijk werkt men met een termijn van drie maanden.

⬥ In de praktijk wordt er ook wel voor gekozen om voor de presentatie van het rapport een informatiebijeenkomst te beleggen. Dit om het onderwerp/rapport meer tot zijn recht te laten komen. De rekenkamer vindt dit een goede ontwikkeling. Uit de interviews met de raadsfracties is wel naar voren gekomen dat niet voor alle raadsleden duidelijk is dat de informatiebijeenkomst dezelfde status heeft als behandeling in een commissievergadering. ⬥ De rekenkamer is verder van mening dat het opstellen van een raadsvoorstel door het college niet wenselijk is. Het college heeft in haar wederhoorreactie al gereageerd op het rapport. Om een objectieve discussie in de raad en om het dualisme te verhogen dient de raad, middels een eigen raadsvoorstel, te besluiten welke opdracht aan het college wordt gegeven. ⬥ Na besluitvorming door de gemeenteraad dient het college tot uitvoering over te gaan.

3.4

Werkgroep ‘Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen’ Om de kwaliteit van besluitvorming te vergroten is de werkgroep ‘Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen’ geformeerd. De werkgroep heeft zich gebogen over drie onderwerpen die aandacht vragen: Beeldvorming, vergaderorde en omgangsvormen. De werkgroep heeft zijn aanbevelingen geformuleerd in de notitie Nieuwe Raad, Nieuwe kansen die in de raadsvergadering van 15 december 2022 is behandeld. Bij het eerdere traject ‘de raad is de baas’ is besproken om de raad vooraf meer te betrekken, o.a. via ‘benen op tafel-sessies’.

Raadsinstrumenten

30 van 43

Bevindingen ⬥ Tijdens dit onderzoek heeft de rekenkamer geconstateerd dat de raad nog onvoldoende vooraf wordt betrokken en dat raadsfracties van mening zijn dat ze te laat worden betrokken. Het kan van grote toegevoegde waarde zijn om de raad in een eerdere (beeldvormende) fase te betrekken in plaats van pas bij de besluitvormende fase. Bij de voorbereiding voor de invoering van de Omgevingswet is de raad wel vooraf betrokken. ⬥ Uit de gesprekken met raadsfracties is naar voren gekomen dat bepaalde raadsinstrumenten (motie/amendement/initiatiefvoorstel), met name vanuit de oppositie, niet worden ingezet “omdat er toch geen meerderheid zal worden gehaald (het is kansloos)”. Conclusie De rekenkamer is van mening dat het afzien van de inzet van bepaalde raadsinstrumenten geen goede ontwikkeling is. Een motie/amendement/initiatiefvoorstel dient op zijn eigen merites te worden beoordeeld, ongeacht door wie deze is ingediend. De praktijk leert dat het anders kan lopen dan wellicht op voorhand is te verwachten. Een voorbeeld hiervan is de tijdens ons onderzoek ingediende motie vreemd aan de orde van de dag “huisvesting asielzoekers op schip in Vlissingen”.

Het verzoek aan het college om aan Binnenlandse Zaken te laten weten dat de komst van een schip en ±1.000 asielzoekers geen goedkeuring van de gemeenteraad krijgt werd door een kleine meerderheid weggestemd, waardoor de komst ‘veilig’ was gesteld. Een week na de behandeling van de motie heeft het college besloten om toch geen goedkeuring te verlenen aan de komst van het schip. Als één van de (belangrijkste) redenen is door het college aangegeven “de bedenkingen die door raadsfracties op tafel zijn gelegd”.

Raadsinstrumenten

31 van 43

4

Beantwoording Onderzoeksvragen In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de beantwoording van de vragen die we vooraf gesteld hebben en beantwoorden we de centrale onderzoeksvraag.

4.1

Worden alle raadsinstrumenten door de gemeenteraad van Vlissingen (voldoende) ingezet? Er zijn vele soorten vragen, waarbij er ook overlap en dubbelingen zijn in de verschillende instrumenten. Er worden veel vragen gesteld. Wanneer raadsleden eerder worden geïnformeerd en/of worden betrokken kan dit een daling van het aantal vragen tot gevolg hebben. Bovendien kan er eerder worden bijgestuurd, wat veel effectiever is dan wanneer men aan het eind van een traject zaken moet gaan wijzigen naar aanleiding van de input van raadsleden. Ditzelfde geldt overigens ook voor burgerparticipatie; wat voor een burger geldt, geldt ook voor een raadslid. Sommige vragen worden ook voor politiek-tactische redenen gebruikt. Dat is een fact of life waaraan je weinig kan veranderen. Wanneer het dualisme binnen de raad kan worden bevorderd zal de inzet van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen toenemen. Dat gebeurt nu onvoldoende.

4.2

Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? In paragraaf 3.2.1. van dit rapport zijn de raadsinstrumenten opgenomen die in het Reglement van Orde zijn opgenomen. Naast de instrumenten die in het Reglement van Orde zijn opgenomen beschikt de raad nog over de volgende instrumenten die ook in dit rapport zijn opgenomen: ⬥ Q&A-vragen ⬥ Budgetrecht ⬥ Agenderingsrecht ⬥ Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning ⬥ Volksvertegenwoordigende raadsinstrumenten ⬥ Recht van onderzoek ⬥ Rekenkameronderzoek De benamingen raadsvoorstel en collegevoorstel worden door elkaar gebruikt. In het Reglement van Orde komt het collegevoorstel (artikel 32) wel voor, maar raadsvoorstel niet. Bij de Q&A-vraag spreekt men over een raadsvoorstel. Dit is erg verwarrend omdat het twee verschillende zaken zijn. Een voorstel aan de raad kan van het college afkomstig zijn (collegevoorstel), maar ook van één of meerdere raadsleden, het presidium of een groep burgers door middel van een (burger)initiatiefvoorstel.

Raadsinstrumenten

32 van 43

4.3

Met welke frequentie wordt het raadsinstrumentarium ingezet? In de hiernavolgende tabel is de door DIV/griffie geregistreerde inzet van de raadsinstrumenten in de jaren 2020 tot en met 2022 vermeld die in het Reglement van Orde zijn opgenomen alsmede de Q&A-vragen, zoals ook vermeld in het overzicht in paragraaf 3.2.1. Raadsinstrumenten Amendementen; art. 29 Moties; art. 30 Initiatiefvoorstel; art. 31 Collegevoorstel Interpellatie; art. 33 Schriftelijke vragen; art. 34 Inlichtingen; art. 35 Vragenhalfuur; art. 36 Q&A-vragen *waarvan 28 aangenomen **waarvan 22 aangenomen

Verseon 2020

Griffie 2020

Verseon 2021

Griffie 2021

Ver./Djuma 2022

Griffie 2022

2

7

11

21

12

6

36 6

52* 0

13 6

42** 0

35 15

86 1

695 n.b. 80

? 82

729 n.b. 74

? 76

647 n.b. 103

? 103

n.b. n.b. n.b.

? 219 769

n.b. n.b. n.b.

? 163 973

n.b. n.b. n.b.

? 221 642

n.b. = niet beschikbaar ? = DIV verwijst naar griffie

Ontvangen toelichting op de gegevens in de tabel: Collegevoorstel: 2020: 629 collegevoorstellen en 66 raadsvoorstellen aan de raad gericht 2021: 634 collegevoorstellen en 95 raadsvoorstellen aan de raad gericht Bevindingen De raadsinstrumenten die door raadsleden worden ingezet worden doorgaans door de griffie ontvangen. De geregistreerde aantallen raadsinstrumenten door DIV en de griffie stemmen niet met elkaar overeen. Ook is van een aantal raadsinstrumenten niet bekend hoe vaak deze zijn ingezet. Mede door overgang naar een nieuw systeem is een overzicht over lange termijn moeilijk te creëren. De raadsinstrumenten die veelvuldig worden ingezet vallen onder het vragenrecht en dit betreffen de volgende 4 mogelijkheden: ⬥ Artikel 34. Schriftelijke vragen; Het onderwerp staat NIET op de agenda ⬥ Artikel 35. Inlichtingen (informeel feitelijke/technische vragen) ⬥ Artikel 36. Vragenhalfuur (actualiteit) ⬥ Q&A-vragen (onderwerp op de commissievergadering); Conclusie Doordat er vier vragenvormen zijn is het onvoldoende overzichtelijk voor de raadsleden wanneer welke vorm kan worden ingezet.

Raadsinstrumenten

33 van 43

4.4

Wat zijn de ervaringen van de raadsleden met betrekking tot de verschillende raadsinstrumenten? De ervaringen zijn wisselend. Opvallend is dat de meeste fracties zich concentreren op de instrumenten die gaan over het stellen van vragen in enigerlei vorm. De wens voor meer dualisme en initiatief vanuit de raad wordt gevoeld en uitgesproken, maar de weg er naartoe is niet glashelder. Ook is er een behoefte aan een betere invulling van de volksvertegenwoordigende rol. Bij de begrotingsbehandeling (2021) zijn er vrijwel geen amendementen of moties ingediend. Tijdens de behandeling heeft de oppositie wel haar teleurstelling uitgesproken over het gebrek aan dualisme binnen de gemeenteraad in Vlissingen waardoor de oppositie het gevoel krijgt dat hun inbreng er niet (meer) toe doet.

4.5

Wat zijn de ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie met de inzet van de beschikbare raadsinstrumenten? De instrumenten van de raad zijn grotendeels geformaliseerd in de procesbeschrijvingen die helder zijn. Wel stemt deze niet volledig overeen met de praktijk en de beschrijving in de Reglementen van Orde. Binnen de gemeentelijke organisatie ziet men dat vragen voor politieke redenen worden ingezet. Wanneer de antwoorden onvoldoende politiek bruikbaar zijn wordt de kwaliteit (soms ten onrechte) als onvoldoende aangemerkt. Er ‘moet’ door het college een relatief hoog percentage (bij ca. 25%-50%) van de antwoorden door het ambtelijk apparaat, van met name de artikel 34-vragen, worden verbeterd/aangepast. Doordat de raad zich via de notitie “Nieuwe Raad, Nieuwe Kansen” meer in stelling brengt in de beeldvormende fase van de besluitvorming is de verwachting dat het aantal vragen zal afnemen en het aantal (initiatief)voorstellen vanuit de raad zal stijgen.

4.6

Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen? Norm Deelvraag 5. Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen?

Toetsingscriteria De raad krijgt antwoord op de vraag die ze aan het college heeft gesteld. Het antwoord van het college leidt bij de raad niet tot nadere vragen.

Conclusies Onvoldoende

Veel raadsleden, zowel van oppositie- als coalitiepartijen, zijn niet tevreden over de kwaliteit van de antwoorden. Zij geven aan dat de antwoorden onvoldoende, vlak en/of kort en ontwijkend zijn. Dit leidt doorgaans tot (onnodige) extra (aanvullende) vragen waaruit mede de onvoldoende kwaliteit van de antwoorden wordt onderschreven. Ook wordt aangegeven dat antwoorden onjuistheden bevatten. In de interviews is als mogelijke oorzaak van gebrek aan kwaliteit van de antwoorden genoemd het gebrek aan kennis bij de betreffende (nieuwe) ambtenaar. Dat effect wordt

Raadsinstrumenten

34 van 43

versterkt door de hoge roulatie (instroom) van medewerkers. In de afgelopen 1,5 jaar zijn er ongeveer 175 nieuwe medewerkers ingestroomd. Vanuit de ambtelijke organisatie is, medio mei 2023, aangegeven dat naar aanleiding van de klachten van raadsleden er nu meer aandacht wordt geschonken aan de kwaliteit van de antwoorden. De griffie geeft ook aan dat de kwaliteit van de beantwoording wisselend is. Zij zien geen verschil in de kwaliteit van beantwoording van vragen gesteld door oppositie dan wel coalitie. De griffie bespreekt haar constateringen met regelmaat met de burgemeester en de gemeentesecretaris. De griffie ziet geen verbetering in de beantwoording. De behandelaar (ambtenaar) stelt het antwoord op. Controle op de kwaliteit van de beantwoording ligt binnen het ambtelijk apparaat (teamleider). In het college worden de antwoorden besproken. Regelmatig vinden daarbij correcties plaats (bij ca. 25-50%). Men kijkt daarbij vooral of de kern van de vraag goed in het antwoord is verwerkt. Controle op de kwaliteit van de beantwoording vindt niet (meer) plaats bij de ondertekening van de beantwoording door de secretaris en de burgemeester.

4.7

Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijdingen van de beantwoordingstermijn? Norm Deelvraag 6. Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijdingen van de beantwoordingstermijn?

Toetsingscriteria De schriftelijke vraag wordt binnen de termijn, zoals die is opgenomen in het RvO beantwoord door het college.

Conclusies Het aantal antwoorden dat de beantwoordingstermijn overschrijdt is te hoog.

Volgens de ontvangen gegevens uit het zaaksysteem blijkt dat in 2021 er 45% van de antwoorden zijn verdaagd en in 2022 in 17% van de gevallen. In de periode van 1-1-2023 tot 13-3-2023 zijn van de 29 art. 34 vragen er slechts 5 binnen twintig dagen beantwoord. Verdaging gebeurt in 83% van de gevallen. Mogelijke verklaringen zijn: ⬥ Informatie moet van derden worden verkregen; ⬥ Toename van het aantal vragen; ⬥ Hoge wisseling binnen de ambtelijke organisatie.

4.8

Welke rol heeft de griffie bij de inzet van het raadsinstrumentarium? Tot de taken/rol van de griffie behoren onder andere: ⬥ Het ondersteunen en begeleiden van de gemeenteraad zodat zij zich optimaal kan inzetten om zodoende maximaal effectief te zijn.

Raadsinstrumenten

35 van 43

⬥ Stimuleert, gevraagd en ongevraagd, de professionalisering van de raad en de door de raad ingestelde commissies inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. ⬥ Het ondersteunen, adviseren en faciliteren van de raad en raadsfracties bij hun professionalisering. ⬥ Is eindverantwoordelijk voor een adequate ondersteuning en advisering van (individuele) raadsleden bij uitoefening van hun taken en rechten, zowel gevraagd als ongevraagd. ⬥ Het toezien op gelijke mate en wijze van ondersteuning van de verschillende raadsfracties en raadsleden. ⬥ Het terugbrengen tot overzienbare proporties van de veelheid aan en complexiteit van de informatie die dagelijks aan de raadsleden wordt aangeboden. Bevindingen ⬥ De griffier heeft ultimo 2019 een opfriscursus georganiseerd over de aanwezige raadsinstrumenten, Hierbij is het A4 ‘Overzicht instrumenten voor de raad(sleden)’ als basis gebruikt. De raadsleden die niet aanwezig konden zijn heeft zij individueel ‘bijgepraat’. ⬥ Tijdens het startprogramma voor de nieuwe raad (2022) heeft de griffier de raadsinstrumenten (mondeling) toegelicht. Verder is vanuit de griffie het document ‘ken je instrumenten’ via de vrijdagzending aan raadsleden ter beschikking gesteld. ⬥ De griffie ziet haar taak als een meer procesmatige. Zij zullen altijd meedenken en handvatten geven.

Bij de inzet van de griffie met betrekking tot de raadsinstrumenten is tijdens ons onderzoek gebleken dat: - De moties niet door de griffie worden beoordeeld. - Op de amendementen is meer controle en bijsturing. - De griffie hulp biedt aan de raadsleden om het juiste raadsinstrument in te zetten. ⬥ Door de recente ‘uitbreiding’ met 0,5 FTE is de formatie van de griffie weer teruggebracht op het niveau van 2006. De medewerkers verrichten uitsluitend werkzaamheden voor de griffie. ⬥ Uit de interviews met raadsfracties zijn de volgende zaken naar voren gekomen: - Proactieve houding/ondersteuning vanuit de griffie wordt zeer op prijs gesteld; - Men wil meer advies/meedenken over de inzet van raadsinstrumenten om te bepalen wat passend is voor wat een raadslid wil bereiken; - Door betere ondersteuning kan de kwaliteit van de raads- en initiatiefvoorstellen worden verbeterd. ⬥ Door toename van het aantal fracties, maar ook door de (extra) werkzaamheden die zijn verplaatst naar de gemeente is niet alleen de werklast voor de raadsleden, maar ook voor de griffie toegenomen.

Raadsinstrumenten

36 van 43

⬥ Uit het in juni 2022 verschenen “Trendrapport 2022 -de griffier kijkt in de spiegel-”16 blijkt onder andere dat: - De hoge werkdruk op de griffies heeft geleid tot tijdgebrek ten aanzien van de professionalisering van de griffie; - De verwachting van de griffiers dat het takenpakket uitbreidt en het aantal gevraagde vaardigheden toeneemt; - Een goede (griffie) ondersteuning de democratie sterk maakt. ⬥ In de optiek van de rekenkamer kan de uitbreiding van de griffie met 1 fte op HBOniveau de gewenste ondersteuning en verder professionalisering van de griffie verder vorm worden gegeven, waardoor de raad beter kan worden ondersteund.

16 https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/trendrapport-2022-de-griffier-kijkt-de-spiegel

Raadsinstrumenten

37 van 43

5

Aanbevelingen De aanbevelingen zijn per deelvraag opgenomen. Centrale onderzoeksvraag: Worden alle raadsinstrumenten (voldoende) ingezet? Bevorder het dualisme binnen de raad en initiatieven vanuit de raad. Hierdoor zal de inzet van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen toenemen. Door de aanbevelingen bij de deelvragen op te volgen kan het aantal vragen vanuit de raad afnemen. Dit kan dan zowel een verlaging van de werkdruk van de raadsleden als de ambtelijke organisatie tot gevolg hebben in relatie met verbetering van de kwaliteit van de beantwoording. Deelvraag 1: Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? Actualiseer ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ met behulp van het VNG-model. De actualisatie is inmiddels in gang gezet. Neem alle raadsinstrumenten op in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Beoordeel hierbij tevens of ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, wat nu in een afzonderlijke verordening is vastgelegd, hierin kan worden opgenomen. Betrek bij de actualisatie ook: ⬥ Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019; ⬥ Notitie: ‘Nieuwe raad, nieuwe kansen’; ⬥ Procesbeschrijvingen van de ambtelijke organisatie om uniforme werkwijze en benamingen goed op elkaar af te stemmen.

Dit mede voor de uniformiteit en om doublures te verwijderen/voorkomen. Gebruik in alle documenten dezelfde benamingen. Zorg dat de termijn voor indiening en beantwoording met elkaar overeenstemmen. Voor de duidelijkheid en om misverstanden te voorkomen bevelen wij aan om de dag met tijdstip op te nemen i.p.v. het aantal uren voor een vergadering. Stem de terminologie zoals collegevoorstel/raadsvoorstel beter op elkaar af in het Reglement van Orde en de procesbeschrijving. Vervang in het Reglement van Orde de benaming collegevoorstel door raadsvoorstel. Deelvraag 2: Met welke frequentie wordt het raadsinstrumentarium ingezet? Beoordeel kritisch wat de toegevoegde waarde van elke vragenvorm is (artikel 34, 35, 36 en de Q&A-vragen) en beoordeel of enkele vragenvormen samengevoegd kunnen worden. Leg de taakverdeling tussen de griffie en DIV vast. Die is er nu deels, maar is nog niet compleet. Maak afspraken over een sluitende registratie van de raadsinstrumenten. Geef de griffie de registrerende functie van alle raadsinstrumenten aangezien zij deze doorgaans van de raadsleden ontvangen. Hierbij is het aan te bevelen om alle raadsinstrumenten op één plaats te registreren (in het zaaksysteem

Raadsinstrumenten

38 van 43

Djuma). Aan DIV kan dan de controlerende/bewakende functie worden toebedeeld. Q&A-vragen en artikel 35-vragen; Registreer deze ook, en/of koppel ze aan een vergadering. Neem de Q&A-vragen ook op in het Reglement van Orde en geef hierin duidelijk aan wanneer en waarvoor mondelinge vragen mogen worden gesteld. Artikel 34-vragen; Vermeld bij verdaging altijd een reden van verdaging en datum waarvoor beantwoording is te verwachten. Zend ontvangen artikel 34vragen en het (eventuele) verdagingsbericht naar alle raadsleden. Rekenkameronderzoek; Laat niet het college, maar de raad (zelf) een raadsvoorstel opstellen met de opdracht aan het college over welke aanbevelingen, binnen welk tijdsbestek, uitgevoerd dienen te worden. Deelvraag 3: Wat is de ervaring van de raadsleden m.b.t. de raadsinstrumenten? Moties/initiatiefvoorstellen; Om de kwaliteit en de kans van slagen te verhogen bevelen wij aan om: ⬥ De motie/het voorstel zo concreet mogelijk te formuleren; ⬥ Geef aan, indien van toepassing, welke dekkingsbron het college kan benutten; Maak als raad actief gebruik van de griffieondersteuning.

De griffie kan technische ondersteuning bieden bij het opstellen van een goede motie/initiatiefvoorstel en het zoeken naar dekking; ⬥ Gebruik een standaard sjabloon dat kan bijdragen tot kwaliteitsverhoging van een motie/initiatiefvoorstel; ⬥ Verzoek het college om zorgvuldigheid in de wijze waarop deze met moties en initiatiefvoorstellen omgaat. Wanneer de raad een concrete wens/verzoek uitspreekt, dat dan niet zonder goede redenen kan worden verwezen naar bijvoorbeeld bestaand beleid (“dat doen we al”). Deelvraag 4: Wat zijn de ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie? Laat de gemeentelijke organisatie een overzicht opstellen van de medewerkers die, per beleidsterrein, vragen beantwoorden en/of inlichtingen kunnen verstrekken. Dit kan bijdrage aan een snellere en betere toewijzing van de vragen en bij wisseling van medewerkers blijkt direct wie hiervoor in de plaats komt. Tevens kan de wens van de ambtelijke organisatie om meer technische toelichting te kunnen geven beter vorm worden gegeven wat dan tevens minder vragen tot gevolg kan hebben. Deelvraag 5: Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen? Ga met het college in gesprek over de kwaliteit van de antwoorden. Geef aan, bijvoorbeeld met enkele voorbeelden, waar meer aandacht aan moet worden geschonken bij de beantwoording. Wees ook kritisch op een goede formulering van de vragen.

Raadsinstrumenten

39 van 43

Deelvraag 6: Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijding beantwoordingstermijn? Zie de aanbeveling bij deelvraag 4 en verzoek het college het proces zodanig in te richten dat overschrijding van de beantwoordingstermijn meer uitzondering dan regelmaat moet zijn. Deelvraag 7: Welke rol heeft de griffie bij de inzet van de raadsinstrumenten? Ga als gemeenteraad met de griffie in gesprek over onder andere: ⬥ Het type griffie(r) dat je wilt; ⬥ Welke ondersteuning gewenst is en; ⬥ De kwaliteit van de ondersteuning. ⬥ Stem vervolgens de omvang van de griffie hierop af. De griffie dient de raadsleden te informeren dat de status van een informatiebijeenkomst, waarin het definitieve rapport van de rekenkamer wordt gepresenteerd en behandeld dezelfde status heeft dan een commissievergadering. Vervaardig, in samenspraak met de raad, een standaardmodel/ format voor een raadsvoorstel. Geef per ‘kopje’ ook een korte toelichting wat er in elk geval opgenomen dient te worden. Evalueer het format na een korte tijd van gebruik. Geef voorlichting over de inzet van het agenderingsrecht Evalueer het agenderingsrecht na 1 jaar Overige aanbevelingen De rekenkamer acht het wenselijk dat er afspraken tussen de raad en het college worden gemaakt over deelname aan bijeenkomsten en activiteiten met burgers zoals genoemd bij par. 3.3.5.

Hierbij kunnen dan ook afspraken worden gemaakt over de rol van raadsleden (bijvoorbeeld luisteren en stellen van verhelderende vragen). Door hierover het gesprek met elkaar aan te gaan kan dit leiden tot verbetering van het onderlinge vertrouwen, begrip voor elkaars standpunten en tot (verdere) verbetering van de onderlinge verhoudingen. Het geeft dan tevens een goede invulling aan de titel van het coalitieakkoord 2022-2026 ’Samen kunnen we meer’.

Raadsinstrumenten

40 van 43

6

Bijlage 1: Geïnterviewde personen

Naam Mevrouw F. Vermeulen (contactpersoon) De heer L. Scholten De heer R. Schiettekatte De heer A.R.B. van den Tillaar Mevrouw L. Worm, de heren R.J. Suurmond en G. Blom Mevrouw B. Busink-Kooijman, de heren W.B. Kraan, R. Kleefman, R. Brunke Mevrouw L. Janse, de heer C. Tromp De heren K. van Wezel, H. Jansen, G.Ruëdisuëli Mevrouw A. Werner Mevrouw F. Oreel en de heer H. Stevoski De heren J. Dooms en C. van Dalen

Raadsinstrumenten

Functie/fractie Griffier Adviseur DIV Bestuurssecretaris Burgemeester PSR POV SGP 50 plus FvD PvdA LPV

41 van 43

7

Bijlage 2: Beoordelingskaart voor raadsvoorstellen

Colofon Uitgave: Informatie:

Rekenkamer Vlissingen De heer ir. S.M. Hoven: hoven@rekenkamerkvm.nl De heer mr. W.K. Fonteine: fonteine@rekenkamerkvm.nl https://www.rekenkamerkvm.nl

Raadsinstrumenten

43 van 43