Document · PDF

Raad - Presentatie Deloitte - Managementletter

Informatiebijeenkomst 3 februari 2023, gemeente VlissingenBij agendapunt: Stukken1.202 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Presentatie managementletter 2022 Gemeente Vlissingen, 2 februari 2023

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne beheersing

• Interne beheersing van de voor de jaarrekening relevante processen van uw gemeente is vergelijkbaar met 2021 en van een voldoende niveau. • Een grote ontwikkelopgave is er op het gebied van digitalisering en innovatie. • De opbouw van het team Financiën en Control vraagt aandacht. De afhankelijkheid van externe krachten en individuele medewerkers maakt dit team kwetsbaar.

Samenvatting van voortgang afwikkeling bevindingen 2021

Bevindingen

2022

2021

Controle-omgeving (controle memoriaal boekingen)

Grondexploitaties (geen zichtbare interne controle exploitatieopzet)

«J

Materiele vaste activa (analyse van vastgoed naar maatschappelijke en bedrijfseconomische functie + vaststellen juiste waardering)

Controle-omgeving (gemeentelijke beheersmaatregelen liggen onvoldoende vast in eenduidige procesbeschrijvingen) Fraude en corruptie (ontbreken interne frauderisico analyse)

Personeel (controle op eindafrekeningen) Personeel (controle op urenregistratie)

Automatisering (teveel gebruikers met superuserrechten Beaufort)

Status bevindingen Nieuwe bevinding

O Aandachtspunt in het kader van de jaarrekeningcontrole ...

Financiële positie en artikel 12 uitkering

•

De artikel 12 inspecteur wenst de artikel 12 status vervoegd te stoppen. 1 i ।

• Het inspectierapport wordt in het voorjaar van 2023 verwacht.

©Bevinding opgelost

c J

J uJ u J

herder gerapporteerde bevinding, gedeeltelijk opgelost/opvolging onderhanden Q Eerder gerapporteerde bevinding, niet opgelost

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Grondexploitatie

• "Implementatie verbeterplan sturing en informatievoorziening herziening grondexploitaties" • Eerste invulling interne controlewerkzaamheden bij de 2e herziening 2022. Diepgang verder verbeteren door alle P's te behandelen (programmering, planning, prijs, plankosten en parameters). • Geen second opinion op de grondexploitaties door Ecorys. Inzet Deloitte Real Estate and Partnerships als onderdeel van de jaarrekeningcontrole. • Twee scenario's: midden en laag. Het lage scenario is de basis voor de waardering van grondexploitaties in de jaarrekening. • Verkopen blijven ver achter op de raming. Deze tendentie zichtbaar bij meerdere Zeeuwse gemeenten. Geen sprake is van afstel maar van uitstel.

Re ntetoe rekening Scheldekwartier

• Voor het Scheldekwartier geldt (nog) deels een projectfinanciering (€ 40 miljoen ultimo 2022). De rente projectfinanciering dient toegerekend te worden aan het Scheldekwartier. Het restant van de boekwaarde rente toerekening op basis van het percentage voor de integrale financiering.

Waarde grondtransacties bij interne leveringen

•

Bepalingen van de notitie grondbeleid van de commissie BBV worden gevolgd. Prijsstelling van interne leveringen tegen de boekwaarde grondexploitatie.

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Sociaal domein

Jeugdwet

• Positieve ontwikkeling ten aanzien van de aanwezigheid van beschikkingen in de dossiers WMO • Financieringssystematiek gewijzigd van een inspanningsgerichte uitvoeringsvariant (P*Q.) naar een lumpsum variant voor de producten huishoudelijke hulp, begeleiding en dagbesteding. Belangrijk om de prestatie-eisen te monitoren ten behoeve van de rechtmatigheid (waaronder het vaststellen van het recht op zorg en prestatielevering). • Positieve ontwikkeling ten aanzien van de aanwezigheid van beschikkingen in de dossiers

Vervoer • Geen controle op de prestatielevering (onderdeel rechtmatigheid).

Beschermd Wonen, vrouwenopvang en maatschappelijke opvang •

De uitvoering gemandateerd aan het CZW Bureau. Geen formeel mandaatbesluit ten grondslag aan de mandatering. Wederzijdse taken en verantwoordelijkheden van respectievelijk de gemeente Vlissingen, het CZW Bureau en het SWVO liggen niet eenduidig vast.

• Onrechtmatigheden bij het CZW bureau direct van invloed op de gemeente Vlissingen. Aandacht voor de tijdigheid van informatie.

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Wind in de Zeilen

• Financiële beheersing van de gelden "Wind in de Zeilen" middels een gedegen projectorganisatiestructuur. • Verantwoording over de voortgang via de begroting, bestuursrapportages en jaarverantwoording (waaronder de SiSa-bijlage).

Verdieping interne beheersing en informatievoorziening Orionis Walcheren

• Interne beheersing rondom Orionis Walcheren vanuit uw organisatie behoeft aandacht. Het is in dit kader van belang meer grip te krijgen op de planmatige actie door actief in overleg te treden en de realisatie van het plan van aanpak te monitoren.

inkoop en aanbesteding en naleving externe regelgeving: prestatie beoordeling, inkoopanalyse, rechtmatigheid

• Tussentijdse spendanalyse uitgevoerd. Geen nieuwe bevindingen, alleen doorlopende aanbestedingsfouten van voorgaande jaren. Aandacht voor het verder verbeteren van de preventieve beheersmaatregelen omtrent de naleving van de Europese aanbestedingsregels.

Hygiëne financiële administratie

• Project budget de baas, voortgang niet zoals gepland.

• Gedurende 2022 een O&O-verzoek (onontkoombaar en onuitstelbaar) met betrekking tot de 2e begrotingswijziging 2022 van Orionis Walcheren afgekeurd door de artikel 12 inspecteur.

• Documentatie van de levering van prestaties wordt afgedwongen door het systeem. Uit de interne controle blijken geen dossiers waarbij geen prestatieverklaring is gevoegd.

• Beperkte personele bezetting. • Veel correcties in de financiële administratie bij de jaarrekeningcontrole 2021. • Structurering processen moet leiden tot reductie van correctieboekingen.

Risicomanagement en beheersing frauderisico's

• In 2022 gestart met de actualisatie van de beleidsnota weerstandvermogen en risicomanagement (meer integrale aanpak). • Frauderisico-analyse opgesteld, nog niet vastgesteld.

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Systeemgerichte versus gegevensgerichte controle

•

Rechtmatigheidsverantwoording 2023

• Rechtmatigheidsverantwoording in 2023 wordt geborgd aan de hand van het intern controleplan en interne controle rapportages. • De controle- en financiële verordening zijn aangepast.

Automatiserings omgeving

• In december 2021 en januari 2022 zijn IT audit werkzaamheden uitgevoerd. Verschillende aanbevelingen heeft uw organisatie reeds opgevolgd. In afstemming met uw organisatie zullen wij de management reactie en opvolgingen van onze aanbevelingen op een later moment toetsen.

Cybersecurity

• Aandacht voor de wijze waarop de gemeente maatregelen treft op het gebied van cyber. De uitkomsten rapporteren wij in het accountantsverslag 2022.

Projectbeheersing bij majeure projecten

• Handboek en voetboek projectmatig werken.

Interne controle deels systeemgericht, maar voor grotendeels gegevensgericht.

• Meer systeemgerichte controle kan zorgen voor een efficiënte invulling van de interne controle, mede ten behoeve van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023.

• Grote verantwoordelijk voor de projectleider, hetgeen past binnen de in de gemeente gehanteerde managementfilosofie. • Geen onafhankelijke toets of projectleider en project "in control" is. Wij adviseren voor in ieder geval de majeure projecten projectcontrollers te benoemen.

Deloitte.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the "Deloitte organization"). DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, Consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in Capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte's more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general Information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023. For Information, contact Deloitte Netherlands.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12394528/1