PSR - Burgerbrieven

Fractie PSR

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

ONS KENMERK

DATUM

2403904 / 2404386

1 februari 2024 BIJLAGEN

BEHANDELD DOOR

BEZOEKADRES

TELEFOON

MPM Volleman

Paul Krugerstraat 1

+31118487096

ONDERWERP

Beantwoording art 34 RvO vragen fractie PSR inzake burgerbrieven Geachte heer/mevrouw, Naar aanleiding van de door uw fractie ingediende vragen ex artikel 34 RvO informeren wij u als volgt. Uw inleiding Regelmatig horen wij van onze burgers, dat zij een brief met daarin een vraag of verzoek naar het stadhuis hebben gestuurd en dat een reactie heel lang op zich laat wachten en soms ook zelfs uitblijft. Uiteraard betreurt PSR deze gang van zaken. Ondanks dat wij niet denken dat dit moedwillig gebeurt, zijn wij wel van mening dat deze gang van zaken niet bijdraagt aan een vertrouwen in de overheid en politiek. Daarom hebben wij de volgende vragen: Vraag 1: Wat is de procedure omtrent de afhandeling van burgerbrieven? Graag uitgebreide toelichting. Ons antwoord De fysieke brieven komen iedere werkdag binnen bij de gemeente. Alle brieven, waar een zogeheten handeling op wordt gevraagd van de gemeente, worden dezelfde dag geregistreerd in het zaaksysteem. Daarnaast wordt er op dezelfde dag een ontvangstbevestiging verstuurd naar de briefschrijver. De geregistreerde brieven worden vervolgens toegewezen aan het desbetreffende team. Het secretariaat wijst de brief toe aan de desbetreffende behandelaar. Vervolgens krijgt de briefschrijver binnen 6 tot 8 weken een inhoudelijke reactie. Met uitzondering van bezwaarschriften waarbij de termijn langer dan 8 weken is.

Het volledige proces (inclusief het antwoord op de brief) wordt geregistreerd in het zaaksysteem. Vraag 2: Hoe wordt gecontroleerd of deze procedure gevolgd wordt?

POSTBUS 3000, 4380 GV VLISSINGEN TELEFOON 0118-487000 EMAIL GEMEENTE@VLISSINGEN.NL FAX 0118-410218 IBAN: NL36BNGH0285008889 BIC: BNGHNL2G

Ons antwoord: Deze procedure wordt tot nu toe steekproefsgewijs gevolgd. Daarnaast is de gemeente overgeschakeld op een nieuw zaaksysteem Djuma waarin vanaf eind Q1 2024 frequenter gemonitord kan worden of de procedure gevolgd wordt. Vraag 3: Hoe en binnen welke termijn wordt naar de indiener gecommuniceerd? Ons antwoord: Dezelfde dag, na ontvangst van de brief, stuurt de gemeente een ontvangstbevestiging met een zogeheten zaaknummer waaronder de brief is geregistreerd en contactgegevens voor informatie. Na ontvangst van de brief krijgt de briefschrijver binnen 6 tot 8 weken (wettelijke termijn en servicenorm) een inhoudelijke reactie. Vraag 4: Hoe vaak kwam het voor dat deze termijn niet gehaald werd? Ons antwoord: Vanuit de steekproef (15 brieven in 2023) komt naar voren dat ruim 80% van de ingekomen brieven volgens de algemene servicenormen wordt afgehandeld. Vraag 5: Is het college het met de PSR eens, dat een goede afhandeling bijdraagt aan een goed vertrouwen in het functioneren van de gemeente en in de politiek? Ons antwoord: Ja Vraag 6: Ziet het college mogelijkheden voor verbetering van deze procedure? Zo ja, welke Ons antwoord: De gemeente Vlissingen is voortdurend bezig met het verbeteren van de processen rondom dienstverlening. Dit vanuit de Visie op Dienstverlening 2022-2025.

Met de komst van het zaaksysteem Djuma en de mogelijkheden van monitoring binnen het systeem zal in 2024 de frequentie van monitoring worden verhoogd. Afhankelijk van de uitkomsten worden de nodige verbeteringen doorgevoerd.

Blad 2 behorend bij 2403904 / 2404386

Wij gaan ervan uit u hiermee in voldoende mate te hebben ingelicht. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Vlissingen, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.D.A. Wiskerke

drs. A.R.B. van den Tillaar

Blad 3 behorend bij 2403904 / 2404386