Inkomend - Zeeuwland - Jaarverslag 201

1 Volkshuisvestelijk verslag

23

1.3.4 Duurzaam en kwalitatief goed wonen

Wanneer is onze ambitie waargemaakt/ wanneer doen we het goed?

Deze ambitie heeft betrekking op de kwaliteit van woningen en de verduurzamingsopgave.

De tevredenheid over de woning en buurt is een 8. We voldoen aan de convenanten rond duurzaam en kwalitatief goed wonen die we met onze netwerkpartners hebben afgesloten.

We staan voor duurzaam en kwalitatief goed wonen. Verduurzamen van de woningen is hierbij een opgave. Belangrijke opgave die nu al benoemd is, is het hebben van een CO2 neutrale woningvoorraad in 2050. We kiezen ervoor om qua verduurzaming nu te doen wat nodig is, maar ook om nú geen koploper te zijn. We gaan niet voor snel resultaat als het gaat om het energiezuiniger maken van onze woningen, maar om het op termijn meest verstandige en duurzame resultaat. Onze woningen hebben een passende basiskwaliteit. Dit is voor het wooncomfort van onze huurders, maar ook om de waarde van ons vastgoed hoog te houden en de exploitatiekosten laag.

Realisatie 2021 Volgens de Aedes Benchmark is het oordeel ven onze huurders over de kwaliteit van de woning een 7,3 (2020: 7,52). Vertaald is dat een score B. Zeeuwland beschikt niet over onderliggende informatie om de afnemende score te kunnen analyseren. De energie-index van onze woningen bedraagt 183,56 EP2 (NTA 8800). Hiermee voldoen we aan de afspraken uit het convenant Energiebesparing huursector. Hierin staat dat onze woningen gemiddeld een B-label (160,01 < EP2 < 190) moeten hebben aan het eind van 2021. Deze doelstelling is reeds een jaar eerder behaald.

Onze woningen staan in een goede woonomgeving. We zetten in op leefbare straten en buurten samen met bewoners en onze partners. Bewoners zijn in eerste instantie zélf verantwoordelijk voor de leefbaarheid in hun directe woonomgeving. Wij zullen ons samen met partners inzetten voor de leefbaarheid in gebieden - waar wij een substantieel aantal woningen hebben – en er grotere opgaven zijn rondom leefbaarheid.

Totaal:

1.935

Aantal woningen in 2021 voorzien van zonnepanelen 291 eengezinswoningen 286 appartementen (totaal 8 gebouwen)

1 Volkshuisvestelijk verslag

24

Aantal woningen met minimaal A-label en B-label 67.8% 71.5% 70.1% Schouwen-Duiveland 2.613 (totaal woningen 3.852)

Energie Index

Veere 785 (totaal woningen 1.097)

Gemeente

Energie Index (EI)

Energielabel

Schouwen-Duiveland

1,27

B

Veere

1,18

A

Vlissingen

1,25

B

Vlissingen 469 (totaal woningen 669) EI 0,81 - 1,20

A

EI 1,21 - 1,40

B

971 woningen

buitenschilderwerk en onderhoud aan gevels en daken

Planmatig onderhoud

480 woningen

cv ketels vervangen

Totaal uitgegeven energieboxen: 3.722 Bespaarbox Warmte-win box Ga-voor-groen box

1.726

521 511

Schouwen-Duiveland

405

121 87 Veere

224

67 60

Vlissingen

1 Volkshuisvestelijk verslag

25

Hoe hebben we dit bereikt/wat hebben we gedaan in 2021 Het verduurzamen en behouden en verbeteren van de kwaliteit van onze woningen bereiken we door het aanbrengen van energetische maatregelen, aanbieden van zonnepanelen en het planmatig onderhoud. Een deel van onze activiteiten op gebied van verduurzaming is reeds beschreven bij het programma “duurzame kernen”.

Energetische verbeteringen In 2021 was het laatste jaar van ons energieproject, waarbij we in grote aantallen onze woningen energetische maatregelen hebben aangepast. Hiermee hebben we in 2020 reeds de doelstelling bereikt om onze woningen eind 2021 gemiddeld een label B te laten hebben. In 2021 hebben we in totaal bij 647 woningen energetische verbeteringen aangebracht. • 370 woningen op Schouwen-Duiveland • 135 woningen in de gemeente Veere • 142 woningen in de gemeente Vlissingen In 2022 staat allen nog een klein aantal woningen in de wijk Malta in de planning om mee te nemen in dit project.

Planmatig onderhoud Naast deze energiebesparende maatregelen zijn er ook planmatige werkzaamheden uitgevoerd om de kwaliteit van onze woningen op peil te houden of te verbeteren. In totaal is er planmatig onderhoud in 2021 uitgevoerd aan 971 woningen. Dit onderhoud bestond voornamelijk uit buitenschilderwerk en onderhoud aan de buitenschil (gevels en daken). Er zijn in 480 woningen cv ketels vervangen voor nieuwe cv ketels. In de toekomst kunnen deze cv ketels als hybride systeem in combinatie met groen gas en een warmtepomp functioneren. Hiermee stimuleren wij de ontwikkeling van alternatieven voor de huidige cv ketels en bereiden wij ons voor op een CO2 neutraal bezit in 2050.

Bij de ontwikkeling van de plannen voor aanpassing van de gemeenschappelijke ruimten in appartementengebouw De Tienden zijn diverse stakeholders betrokken. Het gaat om de bewoners, de dorpsraad, zorgaanbieder SVRZ, Welzijn Veere en de gemeente. In overleg met de stakeholders is in oktober een gezamenlijke ontwerpdag georganiseerd. Hier is het idee ontstaan om verder te kijken dan alleen naar de functies in de algemene ruimten. Ook de mogelijkheid tot uitbreiding van het gebouw wordt onderzocht. Het doel is om hiermee te voorzien in de behoefte van zowel de huidige als de toekomstige huurders uit Zoutelande en omgeving. Op basis van de ideevorming vindt in 2022 een nadere uitwerking plaats. De uitvoering is hiermee voorlopig uitgesteld naar 2023.

Planmatig onderhoud dorpshuizen Met gemeente Schouwen-Duiveland en Stichting Dorpshuizen zijn afspraken gemaakt over de te realiseren verbeteringen in de diverse dorpshuizen. Buitenschilderwerk is uitgevoerd aan dorpshuizen Brouwershaven, Dreischor en Scharendijke. Bij 2 dorpshuizen hebben de vloeren in de grote zaal onderhoud gehad. In Noordgouwe zijn de dakbedekking en de geluidsinstallatie vervangen. In Burgh Haamstede zijn werkzaamheden aan de ventilatie en aan het pannendak verricht. In Dreischor is een deel van de vloerafwerking vervangen. In Ellemeet, Noordgouwe en Serooskerke is verlichting vervangen door LED verlichting. In diverse dorpshuizen zijn kleine werkzaamheden uitgevoerd.

Inspelen op actuele ontwikkelingen Eind 2021 zijn we gestart met het onderzoek hoe we onze huurders tegemoet kunnen komen in de energielasten veroorzaakt door de hoge gasprijs. Dit onderzoek heeft geleid tot het in 2022 aanbieden van zonnepanelen aan bewoners in een woning met een goed energielabel. Ook wijzen we de huurders op de mogelijkheid om een aansluiting voor elektrisch koken aan te laten leggen.

Verbeteren kwaliteit appartementengebouwen Naast de maatregelen voor de individuele woningen hebben we de appartementengebouwen De Saele in Oosterland en De Tienden in Zoutelande aangepakt. • De modernisering van De Saele is onderverdeeld in een drietal projecten, waarvan het laatste in 2021 is uitgevoerd. • Hierbij is de verbouwing van het atrium gecombineerd met het op orde brengen van de brandveiligheid, scootmobielberging, planmatig onderhoud en energiebesparende maatregelen. • In De Tienden in Zoutelande zijn in 2021 twee deelprojecten voorbereid: 1. vernieuwing entree en de toeloop naar de entree; 2. onderzoek toekomst atrium.

Opening atrium en scootmobielberging appartementengebouw De Saele

1 Volkshuisvestelijk verslag

26

2 Bestuurlijk verslag

27

2.1 Goede organisatie

Om in de toekomst de gewenste kwaliteit te kunnen waarborgen is het van belang dat we ons oriënteren op intensievere vormen van samenwerking en schaalvergroting. We stellen normen voor onze financiële ratio’s 20% strenger, dan de landelijke normen voor woningcorporaties. Dit geeft ons tijd en ruimte om tijdig bij te sturen indien dit nodig is.

Zeeuwland is een organisatie die zich blijft ontwikkelen om wendbaar te blijven in een snel veranderende wereld. Dit doen we voor onze klanten. De investeringen en activiteiten die we daarvoor doen staan beschreven bij de programma’s digitalisering/datakwaliteit en organisatieontwikkeling.

Wanneer is onze ambitie waargemaakt/ wanneer doen we het goed?

Onder onze ambitie goede organisatie vallen de onderwerpen good governance, cultuur van de organisatie en financiën. Uitgangspunt is dat wij, als Zeeuwland, op zowel korte als op lange termijn onze doelgroep betaalbaar kunnen blijven huisvesten en onze dienstverlening positief gewaardeerd wordt. Daarom zorgen wij ervoor dat de inkomsten en uitgaven zowel op de korte als lange termijn in balans blijven. Dat vraagt dat onze organisatie klaar is voor de uitdagingen van nu en de toekomst, zoals verduurzaming en veranderende bevolkingssamenstelling. We vinden dat we daarom voldoende financiële ruimte moeten houden om ook in de toekomst zelfstandig in deze opgaven te kunnen voorzien.

Kengetal

We voldoen aan onze intern vastgestelde financiële ratio’s. De tevredenheidsmeting onder onze medewerkers heeft een resultaat van een 8. We voldoen aan de geldende wet- en regelgeving (compliant). Voor de bedrijfslasten gaan wij uit van een bedrag lager dan de gemiddelde lasten behorende bij de B-status bij de Aedes benchmark. Er wordt gestreefd naar zo laag mogelijke kosten, waardoor we op termijn weer bij de 33% goedkoopste corporaties gaan behoren.

Resultaat 2021 Onze financiële ratio’s voldoen eind 2021 aan de gestelde externe en interne normen:

Externe norm

Interne norm

Resultaat 2021

Resultaat 2020

Interest Coverage Ratio

> 1,4

> 1,7

2,1

2,2

Solvabiliteit

> 15%

> 24%

53%

46%

Loan-to-value

< 85%

< 60%

45%

51%

Dekkingsratio

< 70%

< 56%

36%

42%

Netto bedrijfslasten per vhe € 846

€ 772

€ 803

2021 Zeeuwland

2021 2021 Bovengrens Sector A-score gemiddelde

€ 828

€ 735

€ 780

2020 Zeeuwland

2020 2020 Bovengrens Sector A-score gemiddelde

2 Bestuurlijk verslag

28

In de resultaten is zichtbaar dat de financiële positie in 2021 sterk verbeterd is ten opzichte van 2020. Dit komt door de wijze waarop onze woningen en ander vastgoed gewaardeerd worden in onze jaarrekening. In 2021 is de marktwaarde toegenomen met € 114 miljoen en de beleidswaarde met € 83 miljoen. Hierdoor verbeteren de ratio’s solvabiliteit, loan-to-value en dekkingsratio. De interest coverage ratio gaat daarentegen over de inkomsten en uitgaven en daar zien we dat 2021 in lijn ligt met voorgaand jaar. Meer informatie over onze toekomstige financiële positie, recente ontwikkelingen, scenario analyses en een toelichting op de ratio’s is te lezen in het hoofdstuk financiële continuïteit.

overdrachtsbelasting, aanbrengen rookmelders volgens het bouwbesluit en de woningwet. Het lukt de organisatie om tijdig de wijzigingen in beeld te brengen en hierop actie te ondernemen. Hoe we dit doen staat beschreven in de paragraaf managen van risico’s. Onze uitkomsten in de Aedes Benchmark 2021 waren heel goed. We zijn ronduit trots op het feit dat we ondanks de overgang naar een nieuw ERP systeem toch stijgende scores kunnen laten zien op de klanttevredenheid (score A, zie de ambitie tevreden klant) en we ook nog steeds een A score hebben op het onderdeel bedrijfslasten. En deze A op het onderdeel bedrijfslasten was niet vanzelfsprekend omdat we forse investeringen doen in het kader van het programma digitalisering/datakwaliteit op orde. Door organisatiebreed bewust met onze uitgaven om te gaan is het ons gelukt om de netto bedrijfslasten laag te houden. De gegevens van de Aedes Benchmark 2021 zijn gebaseerd op de netto bedrijfslasten van 2020.

Begin 2020 zijn de resultaten van het laatste medewerkersonderzoek gepresenteerd. De uitkomsten op de onderdelen bevlogenheid, betrokkenheid, tevredenheid en werkgeverschap waren allen boven de 8. In 2022 zal opnieuw het medewerkersonderzoek gehouden worden. De wet- en regelgeving voor corporaties blijft onverminderd complex en aan verandering onderhevig. Voorbeelden van afgelopen jaar waren de

Over onze organisatie

De activiteiten binnen de afdelingen en de programma’s voeren we uit met 58 deskundige en gemotiveerde medewerkers. Deze worden vertegenwoordigd door een actieve ondernemingsraad. Onze organisatie is als volgt ingedeeld:

RvC CONCERN CONTROL

KLANT & OMGEVING In de afdeling klant & omgeving zijn alle klantprocessen van Zeeuwland gebundeld. Het werkgebied is verdeeld in drie multidisciplinaire gebiedsteams met elk ongeveer 2.000 woningen: • team Walcheren; • team Zierikzee; • team Schouwen-Duiveland. De gebiedsteams worden ondersteund door de klantadviseurs, medewerkers klantcommunicatie en de wooncoaches. In 2021 is binnen de afdeling klant & omgeving het onderdeel klantinformatie ontwikkeld tot een volwaardig klantcontactcentrum door ook de implementatie van digitale middelen, zoals een nieuwe telefooncentrale en een digitaal klantportaal. Hierover kunt u meer lezen bij de programma’s digitalisering/datakwaliteit en organisatieontwikkeling.

BESTUUR

STAF

STRATEGIE & MIDDELEN De afdeling strategie & middelen is divers samengesteld en richt zich op de voorwaardenscheppende processen, beleidsprocessen en verantwoordingsprocessen. Binnen de afdeling zijn de volgende taakvelden ondergebracht: • financiën; • vastgoed; • beleid; • inkoop; • informatisering & automatisering. De afdeling staf is divers samengesteld en richt zich op de ondersteuning van de directie en afdelingen. Binnen afdeling staf zijn de volgende taakvelden ondergebracht: • control; • directiesecretariaat; • HRM; • kwaliteitsmonitoring. 2 Bestuurlijk verslag

29

Personeelsstatistieken 31-12-2021

31-12-2020

Aantal fte begroot

45,89

44,27

Aantal fte bezetting (incl trainees)

47,69

45,11

Aantal medewerkers

58

54

Instroom

6

2

Uitstroom

2

3

Vacatures

0

0

31 vrouwen / 27 mannen

28 vrouwen / 26 mannen

Gemiddelde leeftijd

47

48

Gemiddelde diensttijd

14

15

Ziekteverzuimpercentage

0,85

3,79

Kort verzuim

0,28

0,09

Middellang verzuim

0,08

0,42

Lang verzuim

0,49

3,28

Aantal ziekmeldingen

18

33

Ziekmeldingsfrequentie

0,28

0,37

Opleiding en scholing

€ 61.376

€ 77.255

Loopbaanontwikkelingsbudget

€ 3.070

€ 7.790

2,2%

3%

Verhouding man/vrouw

Opleidingskosten als percentage van de (fiscale) loonsom

2 Bestuurlijk verslag

30

Personeelsverloop

Op 1 januari 2021 zijn we gestart met 54 medewerkers. In 2021 zijn zes medewerkers in dienst gekomen bij Zeeuwland. In de loop van 2021 namen we afscheid van twee medewerkers. Beide medewerkers zijn met pensioen gegaan. Het aantal fte’s is toegenomen in 2021 door de uitbreiding van de formatie met een procesverbeteraar en de inzet van trainees. We zijn voortdurend alert op talenten die aantrekkelijk zijn voor Zeeuwland. Dat betekent dat we in voorkomende gevallen tijdelijk bovenop de formatie talenten aan ons willen binden, mits er uitzicht is op permanente inzetbaarheid en indien financiële dekking aanwezig is.

Vanuit de CAO geldt een verplichting voor de medewerker om minimaal 12 uur per jaar aan zijn eigen ontwikkeling te besteden. Als werkgever stimuleren we dit en geven we de medewerker hiervoor voldoende ruimte.

Doorkijk naar 2022

De krapte op de arbeidsmarkt is aan het toenemen. We blijven daarom alert op talenten door bijvoorbeeld de deelname aan het traineeship van Talent voor Zeeland. Door de ontwikkelingen in het speelveld van de corporaties verwachten we een verdere uitbreiding van de formatie naar de toekomst toe. Hierbij zien we ook kansen om de samenwerking met Beveland Wonen en Woongoed Middelburg te intensiveren.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage over 2021 is 0,85. Dit is aanmerkelijk lager dan de voorgaande jaren en ruim onder de gestelde norm van 4,2%. Deze daling in het verzuim wordt veroorzaakt doordat het langdurig verzuim van een aantal medewerkers is beëindigd. Het kort verzuim is iets gestegen, maar de meldingsfrequentie is lager dan het voorgaande jaar. Medewerkers hebben zich over het algemeen weinig en kort ziekgemeld.

Impact coronavirus en maatregelen

De impact van het coronavirus hebben we ook in 2021 allemaal gevoeld. De crisis en de hierop door de overheid getroffen maatregelen hebben de nodige impact op onze klanten en op onze organisatie. We hebben onze bedrijfsprocessen aangepast en afgestemd op de door het RIVM en de Rijksoverheid afgegeven richtlijnen en maatregelen. Nieuwe richtlijnen en ontwikkelingen monitort het coronateam continu en volgen we op. Onze maatregelen zijn erop gericht om de gezondheid van onze medewerkers, bewoners en relaties te beschermen en de dienstverlening aan onze bewoners zoveel mogelijk te continueren. Medewerkers zijn als gevolg van het virus niet langdurig uitgevallen en in 2021 waren er gelukkig ook weer momenten waarop de collega’s elkaar wel weer konden ontmoeten. In 2021 hebben we ook vorm en inhoud gegeven aan de mogelijkheden om thuis te werken (ook na coronatijd).

Opleiding en inzet loopbaanontwikkelingsbudget

De uitgaven voor opleiding en scholing zijn in 2021 iets lager dan in 2020. Dit heeft te maken met de coronaperiode die ervoor zorgde dat heel 2021 geen opleidingen op locatie georganiseerd zijn. We zijn al bij de start van de coronaperiode in 2020 overgestapt op e-learning en online trainingen maar deze zijn niet altijd de geschikte vorm voor een opleiding. Ook heeft in 2021 de nadruk vooral gelegen op de implementatie van nieuwe applicaties, zoals een nieuwe versie van ons ERP systeem, een nieuw klantportaal en documentmanagementsysteem. Om deze applicaties goed te gebruiken hebben onze medewerkers daar hun vaardigheden in ontwikkeld als onderdeel van het programma digitalisering. Het loopbaanontwikkelingsbudget werd gebruikt door 19 medewerkers (2020: 21). De meeste collega’s hebben dit besteed aan het volgen van workshops en (online) trainingen georganiseerd door Zuidwestsamen Werkt.

2 Bestuurlijk verslag

31

2.2 Verslag van de ondernemingsraad 2021 was voor de Ondernemingsraad (OR) een vernieuwend jaar. De OR breidde uit naar 6 leden en de gezamenlijke oproep met de bestuurder leidde tot 3 aanmeldingen voor de verkiezingen. Ook in 2021 had de coronacrisis een impact op de OR. Opnieuw werd er bijvoorbeeld minder live vergaderd en werden bijeenkomsten vaak niet of digitaal georganiseerd.

Visie ondernemingsraad

Een goed functionerende organisatie is een organisatie die streeft naar een cultuur die open en eerlijk is. De ondernemingsraad ervaart dit ook in zijn relatie met de directeur-bestuurder. Wat doet de OR? De OR behartigt de belangen van het personeel en bewaakt daarbij het organisatiebelang. De OR streeft naar een professionele aanpak. De OR is actief betrokken bij de totstandkoming van beleid. Doordat hij vroegtijdig geïnformeerd wordt, is hij in staat om op een goede en informele manier invloed uit te oefenen op de inhoud van nieuw of te wijzigen beleid. De leden van de OR zijn gekozen door het personeel van Zeeuwland. Daarom vindt de OR het vanzelfsprekend om de collega’s zoveel mogelijk te betrekken bij de onderwerpen die worden besproken. Tijdens het inloopspreekuur, een achterbanbijeenkomst, een OR-klankbordgroep, het werkoverleg en nieuwsbrieven geeft de OR een toelichting op zijn rol in de totstandkoming van nieuw of te wijzigen beleid. Ook wordt er aangegeven op welke manier de mening van collega’s over de onderwerpen gevraagd wordt om tot een goed besluit te kunnen komen. Daarnaast is tijdens voornoemde momenten de mogelijkheid voor collega’s om zaken onder de aandacht te brengen en een gesprek hierover aan te gaan. In 2021 is hier minder gebruik van gemaakt. De OR merkt dat corona hierin een beperkende rol speelt.

De communicatie naar de collega’s hebben we nu als speerpunt gedefinieerd voor 2022. Om alle medewerkers de gelegenheid te geven beter kennis te laten maken met de OR-werkzaamheden en de sfeer waarin de OR en de bestuurder overleggen, hebben we in 2019 en 2020 de mogelijkheid geboden om “op visite bij de OR” te komen. Hierbij kan bij iedere overlegvergadering met de bestuurder één medewerker als actieve toehoorder deelnemen. In 2021 hebben we dit tijdelijk gepauzeerd, omdat digitaal vergaderen hierin een beperkende factor bleek. In 2022 willen we hier opnieuw invulling aan geven zodra fysiek vergaderen weer structureel mogelijk is. Het wekelijkse inloopspreekuur is in 2021 gecontinueerd. Hiervan is enkele keren gebruik gemaakt door de collega’s. In 2021 is de klankbordgroep eenmaal middels digitale communicatie bijeen gekomen. Onderwerpen die in de klankbordgroep zijn besproken waren: • Intensievere samenwerking Beveland Wonen, Woongoed en Zeeuwland (BWZ) • Thuiswerken en vergoeding & declaratiesysteem • Zeeuwland Zomer • Digitale strategie

Samenstelling

De samenstelling van de OR was in 2021 als volgt: • Jan-Joris Jooss (voorzitter) • Pierre Ruyssenaars (vicevoorzitter) • Evelein Mesman (secretaris) • Gérard van Wanrooij (OR-lid) • Saskia van der Nat (OR-lid) • Nico Donselaar (OR-lid) • Jaco Meijers (secretaris) (tot 1-2-2021) • Sabine Kumps (OR-lid) (tot 1-2-2021)

Overleg OR met directeur-bestuurder

In 2021 is acht keer overlegd met de directeur-bestuurder in een reguliere overlegvergadering. Daarnaast is er eenmalig tussentijds een overleg ingepland. De agendapunten werden vooraf door de directeur-bestuurder en de OR opgegeven.

Onderwerpen van gesprek met directeur-bestuurder • • • • • • • • • • • • • • • • •

Intensievere samenwerking BZW Digitale strategie, conversies en implementaties Leeftijdbewust beleid Bedrijfsauto’s Corona Thuiswerken en ARBO omstandigheden Thuiswerkvergoeding KCC (in 2021 Klant Advies Centrum) Zeeuwland zomer (incl. evaluatie) Werkdruk en balans Traineeship(s) Begroting / financiële meerjarenprognose 2022 Jaarverslag 2020 Managementletter 2021 externe accountant Invulling vacatures Inrichting kantoor Ontwikkeluren en Zuidwest Samen Werkt Academie

Advies- en instemmingsaanvragen

De OR is betrokken geweest bij de evaluatie van een aantal regelingen. In enkele gevallen zijn er kleine aanpassingen in de tekst van de regelingen doorgevoerd. Deze hadden geen wezenlijke invloed op de werking van de betreffende regelingen en is in de notulen van het overleg met de bestuurder vastgelegd. Dit betreft: • Arbeidsvoorwaardenpakket • Agressie en Veiligheidsprotocol • Faciliteiten en vergoedingen OR • Bedrijfskleding • Werving en selectiebeleid • Integriteitcode • Klokkenluidersregeling

2 Bestuurlijk verslag

32

Adviesaanvragen

In 2021 is er 1 adviesaanvraag ontvangen: • Verkenning intensivering samenwerking Beveland Wonen, Woongoed en Zeeuwland en inhuur van & opdracht aan KPMG. De adviesaanvraag is door de directeur-bestuurders gezamenlijk aan de OR-en van Beveland Wonen, Woongoed en Zeeuwland toegelicht. In de overleggen met de directeur-bestuurder is er verder over doorgesproken. De OR heeft ook met de afvaardiging van de andere ondernemingsraden gesproken. Daarna is de adviesaanvraag behandeld door de OR waarbij we ons hebben laten adviseren door een extern bureau. De door de OR gestelde vragen zijn behandeld en/of bediscussieerd in de overlegvergadering. Aanvullende suggesties zijn waar mogelijk en noodzakelijk verwerkt in de definitieve stukken.

Instemmingsaanvragen

Er zijn in 2021 geen instemmingsaanvragen ontvangen.

Overleg OR met raad van commissarissen

2.3 Verantwoord besturen Zeeuwland is een private onderneming die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoert. De organisatie is zich ervan bewust dat we in het publieke domein werken. Onze doelstelling is een open, integere, transparante en verantwoorde bedrijfsvoering. Dit doen we onder professioneel toezicht van de raad van commissarissen en met advisering van de ondernemingsraad en de huurdersorganisatie SHZ. Ons bestuur volgt de Governancecode Woningcorporaties en past de beginselen uit deze governancecode toe. De governancecode wordt gebruikt bij de inrichting van de bestuurlijke organisatie.

Governancestructuur

Zeeuwland is een Stichting waarvan in de statuten het doel en het taakveld van de woningcorporatie zijn vastgelegd. In de statuten zijn ook de taken en bevoegdheden benoemd en toegekend aan het bestuur en andere organen binnen Zeeuwland.

In maart 2021 is er overleg geweest met de raad van commissarissen. De agendapunten van dit overleg waren: • Voorstelrondje en rolverdeling binnen de RvC • Terugblik op één jaar corona • Samenwerking bestuurder en OR • Toekomstvisie Zeeuwland

Onze governance, de sturing en beheersing, is vastgelegd in een aantal statuten en reglementen. In 2021 zijn een aantal daarvan geëvalueerd en geactualiseerd. Een overzicht van de externe spelregels (wet- en regelgeving, richtlijnen), de interne spelregels van Zeeuwland (statuten, reglementen), alsmede de besturingskaders en beheersinstrumenten staat opgenomen in het verslag van de raad van commissarissen.

Overleg met OR-platform

In 2021 hebben het bestuur en de raad van commissarissen een visie op besturen en toezicht houden opgesteld. Deze visie beschrijft de missie van Zeeuwland, de wijze waarop het bestuur zich dagelijks inzet voor het verwezenlijken van deze missie en de rolopvatting van de raad van commissarissen als intern toezichthouder. De visie is te vinden op de website.

Het OR-platform wisselt ervaringen uit, bespreekt ontwikkelingen in de sector, doet aan deskundigheidsbevordering en deelt informatie. Het OR-platform bestond in 2021 uit OR-afgevaardigden van de volgende Zeeuwse corporaties: • Clavis • l’escaut woonservice • Beveland Wonen • Woongoed Middelburg • Woongoed Zeeuws-Vlaanderen • Zeeuwland In 2021 is het OR-platform eenmaal bijeengekomen. Onderwerpen van gesprek waren: • Hybride werken • Strategisch personeelsbeleid

Deskundigheidsbevordering

In 2021 heeft de OR zich (op maat) laten adviseren door een externe adviseur met name bij de adviesaanvraag voor het onderzoek naar de intensievere samenwerking. Daarnaast hebben de nieuwe OR-leden een beginnerscursus gevolgd en heeft de voltallige OR een cursus gericht op organisatieveranderingen gevolgd. Deze sloot aan op de cursus welke in 2020 was gevolgd.

Verkiezingen

In 2021 zijn er verkiezingen georganiseerd. Uiteindelijk zijn er geen verkiezingen gehouden omdat er evenveel kandidaten als vacatures waren.

Het bestuur

Het bestuur geeft leiding aan Zeeuwland en is eindverantwoordelijk voor de resultaten. Het bestuur ontwikkelt de strategische koers en realiseert de strategische positie, de maatschappelijke prestaties, de strategische doelen, de identiteit, de (financiële) continuïteit, maakt de missie waar en heeft de algehele leiding. Daarnaast is het bestuur ook verantwoordelijk voor: • het bepalen van de uitgangspunten voor de organisatiestructuur; • het naleven van wet- en regelgeving en interne regelingen (compliance); • het personeels- en remuneratiebeleid; • een adequaat en effectief intern risicobeheersings- en controlesysteem; • het aansturen en coördineren van processen en activiteiten. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van Zeeuwland in het licht van haar volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van stakeholders af. Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van commissarissen. Daarvoor geeft zij de raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht.

2 Bestuurlijk verslag

33

De besluitvorming door het bestuur vindt plaats op grond van de statuten. De statuten geven regels aan het bestuur en beschrijven de taken en de bevoegdheden van het bestuur en de verantwoording door het bestuur. De statuten geven ook informatie over besluiten die het bestuur ter goedkeuring moet voorleggen aan de raad van commissarissen.

Raad van commissarissen

De raad van commissarissen houdt toezicht op het algehele functioneren van Zeeuwland. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad. De raad adviseert daarnaast het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van het bestuur en stelt de beoordeling en arbeidsvoorwaarden van de bestuurder vast. De besluitvorming wordt voorbereid en gefaciliteerd door twee commissies, te weten de selectie- en remuneratiecommissie en de auditcommissie. De raad geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken. De samenstelling en verantwoording van de raad zijn nader beschreven in het verslag van de raad over 2021.

Externe accountant

De wettelijke controle van het verslagjaar 2021 is uitgevoerd door Ernst & Young Accountants LLP. Per 1 januari 2020 is Zeeuwland een Organisatie van Openbaar Belang (OOB) geworden. Onze huidige accountant heeft de benodigde vergunning om de jaarrekeningcontrole te mogen uitvoeren. De controle van een OOB kent strengere eisen, kantoorroulatie is er daar één van. Maximaal tien aaneengesloten boekjaren mag de wettelijke controle uitgevoerd worden door dezelfde externe accountant. Ook de Governancecode Woningcorporaties stelt een maximale termijn van tien jaar aan de benoemingsduur. De governancecode voegt daaraan toe dat deze termijn in geval van een fusie niet opnieuw ingaat. Hierdoor hebben wij onze huidige accountant nog kunnen benoemen tot en met verslagjaar 2022.

Toezichthouder Aw en WSW

In juni 2021 is de Autoriteit woningcorporaties (Aw) op bezoek geweest voor een governance-inspectie. Dit gebeurt in het kader van een vierjaarlijkse cyclus. De Aw concludeert dat de kwaliteit van de documentatie (opzet governance) goed op orde is voor de omvang van Zeeuwland. Daarnaast is er ook continu aandacht voor de verantwoordelijkheid en het bewustzijn onder de medewerkers (werking governance). Een mooi voorbeeld daarvan vormt het risicomanagement. Zeeuwland is actief op het gebied van stakeholders en het onderwerp integriteit. De Aw heeft in haar rapportage twee mogelijke risico’s gesignaleerd op het gebied van Kracht & Tegenkracht (themaonderzoek van de Aw). De Aw heeft twee toezichtsafspraken gemaakt: • tijdens de eerstvolgende zelfevaluatie expliciet reflecteren op het thema tegenkracht; • de nieuwe visie op “besturen en toezicht houden” toesturen wanneer gereed. Het jaarlijkse onderzoek op basis van het gemeenschappelijk beoordelingskader Aw-WSW (de toezichtbrief 2021) geeft geen aanleiding om een nader onderzoek uit te voeren. De risico inschatting is laag op alle onderdelen van het beoordelingskader. Het WSW concludeert na de jaarlijkse actualisatie van het risicoprofiel op basis van het gezamenlijk beoordelingskader dat het profiel van Zeeuwland

ongewijzigd laag-midden blijft.

Visitatie

Visitatie is een belangrijk instrument om het maatschappelijke presteren van corporaties te beoordelen en te verbeteren. Een visitatie vindt elke vier jaar plaats door een onafhankelijk, extern bureau. Zeeuwland is gevisiteerd in 2019 over de jaren 2014-2018. Het visitatierapport is gedateerd 4 september 2019. Het visitatierapport en onze bestuurlijke reactie is te vinden op onze eigen website en op www.visitaties.nl. Zeeuwland scoorde op elk van de vier onderzochte perspectieven goed. De verbeterpunten die uit de visitatie komen waren: 1. verdere schaalvergroting om de doelmatigheid te vergroten; 2. verbetering op het gebied van de maatschappelijke opvang in samenwerking met gemeenten en de relevante zorgpartijen; 3. bijzondere aandacht voor de doelgroep jongeren. In de jaarverslagen over 2019 en 2020 rapporteerden we al over de opvolging die gegeven is aan de verbeterpunten. In 2021 zijn we, als onderdeel van de samenwerking binnen Zuidwest Samen, op hetzelfde primaire systeem gaan werken als nog drie andere corporaties. Daarnaast is besloten tot een onderzoek naar een verdergaande samenwerking met Woongoed Middelburg en Beveland Wonen. In het kader van de verbetering op het gebied van de maatschappelijke opvang en de samenwerking met gemeenten en zorgpartijen hebben we in 2020 het convenant “weer thuis” voor Schouwen-Duiveland ondertekend.

Dit zijn samenwerkingsafspraken tussen gemeenten, zorgpartijen en corporaties om mensen uit beschermde woonvormen te huisvesten in reguliere woningen. In 2021 hebben we ook voor Walcheren het initiatief genomen om deze werkwijze hier te introduceren. De convenanten zullen hiervoor in 2022 ondertekend worden. Daarnaast werken we in diverse nieuwbouwprojecten samen met zorgpartijen zoals met Emergis in Mdina Zierikzee, met Gewoon Wonen in Oost-Souburg en met Philadelphia in Hof Kromwege Oost-Souburg.

Tiny Houses in Renesse

In 2021 hebben we in Renesse veertien Tiny Houses opgeleverd voor starters en werknemers van recreatie-en horecaondernemers, nadat er in 2020 al tien waren opgeleverd. In Bruinisse zijn we in contact met jongeren en starters om te onderzoeken of wij een rol kunnen spelen bij het vervullen van hun woonwensen. Ook hebben we in 2021 ons verkoopbeleid aangepast ten gunste van jongeren door met een vaste vraagprijs te werken en Kopen naar Wens in te zetten.

2 Bestuurlijk verslag

34

Externe klachtencommissie

Een klacht over de dienstverlening van Zeeuwland kan worden gemeld op basis van de interne klachtenprocedure. Klachten van huurders en ook niet-klanten worden dan in eerste instantie door betrokken medewerker en management in behandeling genomen. In de meeste gevallen worden klachten dan al opgelost. Mocht dit niet afdoende zijn, dan is het mogelijk om de klacht in te dienen volgens de regionale klachtenprocedure. Om te voorkomen dat de indiener met een ontevreden gevoel blijft zitten of gedwongen wordt om een juridische procedure te starten, bestaat er een onafhankelijke Regionale klachtencommissie Zuid West. Deze klachtencommissie onderzoekt en beoordeelt de klachten en geeft daarover advies aan de directie van de betreffende woningcorporatie. Door de toetreding van Beveland Wonen en Oost-West Wonen in 2021 is de gezamenlijke regionale klachtencommissie Zuid West ontstaan. Deze samenwerking maakt het voor de aangesloten corporaties nog meer mogelijk om de krachten te bundelen. De nodige kennis en ervaring om een advies uit te brengen blijft hierdoor op peil. In 2021 heeft de klachtencommissie ook een nieuw reglement opgesteld. In 2021 is er één klacht gemeld bij de klachtencommissie die betrekking had op Zeeuwland. Deze klacht is door de commissie niet ontvankelijk verklaard.

Integriteit

Het is van groot belang dat iedereen die bij Zeeuwland werkt zich volstrekt integer gedraagt. In 2021 is de integriteitscode en de klokkenluidersregeling geëvalueerd door zowel het managementteam als de ondernemingsraad. Hieruit zijn een aantal kleine aanpassingen gekomen. Jaarlijks besteden we aandacht aan het thema integriteit. In 2021 hebben we dit gedaan door gebruik te maken van een online module. Een dilemmatraining volgen de medewerkers eerst digitaal en vervolgens vindt een verdieping van de lastige dilemma’s plaats in de werkoverleggen.

2 Bestuurlijk verslag

35

2.4 Verslag van de raad van commissarissen Dit jaarverslag wordt geschreven in een tijdperk wat zijn weerga niet kent en na de Tweede Wereldoorlog voor onmogelijk werd gehouden. Allen, wereldwijd, zijn we opgeschrikt door een vreselijke, humanitair grensoverschrijdende oorlog. De beelden die tot ons komen spreken van onnoemlijk leed en oorlogsmisdaden. Ook Zeeuwland doet zijn uiterste best om vluchtelingen uit de Oekraïne op te vangen. Zoals in elk jaarverslag dat nu verschijnt, wordt gerefereerd aan de gevolgen van de nog steeds heersende pandemie. Ook in onze organisatie werden we afgelopen jaar getroffen door allerlei maatregelen. Met name het thuiswerken en de noodzakelijke contacten met huurders zorgden voor de nodige problemen. Terugziend mogen we onze medewerkers bijzonder bedanken dat het werk grotendeels door kon gaan. De klanttevredenheid bleef hoog scoren. Zonder de problemen als gevolg van allerlei overheidsmaatregelen te bagatelliseren zijn we trots op de inzet van al onze medewerkers en zeker niet minder de veerkracht van onze huurders.

Wat dat voor ons zal betekenen moet worden afgewacht. Hopelijk wordt er terdege rekening gehouden met belangen in de regio. Gelukkig is onze organisatie bestuurlijk en financieel genoegzaam flexibel ingericht om adequaat te reageren. Wat de RvC wel terdege in de gaten houdt, zijn de zorgen van de individuele huurder. Als we zien dat de energieprijzen en de gevolgen van de inflatie onze huurders in het algemeen maar sommige huurders in het bijzonder voor grote financiële problemen stelt dan zullen we daar intensief naar moeten blijven kijken. Nee kijken is niet genoeg, we zullen vooral moeten doen. George van Heukelom Voorzitter raad van commissarissen

Ons land heeft een nieuw kabinet met een minister voor volkshuisvesting en ruimtelijke ordening. Let op : een minister VOOR en niet een minister VAN. Een minister voor valt onder een minister van. De minister voor volkshuisvesting en ruimtelijke ordening valt onder de minister van Binnenlandse zaken. De laatste is dus eindverantwoordelijk. Daarnaast zijn er ook nog staatssecretarissen. Een bestuurlijk ingewikkelde constructie die zeer vertragend kan werken. De nieuwe minister heeft in de Tweede Kamer aangekondigd dat de afschaffing van de verhuurdersheffing, waar we al jaren voor pleiten, niet eerder dan de zomer in werking treedt. Eerst zal hij met een set aan prestatie-afspraken komen, die dus gekoppeld worden aan de afschaffing. Natuurlijk zullen daar afspraken in staan over verduurzaming, veiligheid en leefbaarheid. Ook de noodzakelijke samenwerking met de verschillende stakeholders zullen een plaats krijgen.

2 Bestuurlijk verslag

36

Onze visie op toezicht en toetsing

De raad van commissarissen (RvC of raad) van Zeeuwland houdt toezicht op het functioneren van de bestuurder en de algemene gang van zaken binnen Zeeuwland. De RvC adviseert de bestuurder daarnaast gevraagd en ongevraagd en vervult de werkgeversrol richting de bestuurder. De RvC houdt onder andere toezicht op: • realisatie van de doelstellingen van Zeeuwland; • realisatie van de volkshuisvestelijke opgaven; • strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van Zeeuwland; • opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen; • kwaliteitsbeleid; • kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording; • financieel verslaggevingsproces; • naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.

Dit toezicht strekt zich tevens uit tot de met Zeeuwland verbonden ondernemingen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC zijn beschreven in de statuten van Zeeuwland en verder uitgewerkt in het reglement voor de RvC. De RvC heeft twee commissies ingesteld: een auditcommissie en een selectie- en remuneratiecommissie. In de paragraaf over toezicht op financiële en operationele prestaties wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de auditcommissie verder toegelicht. In de paragraaf verslag vanuit werkgeversrol wordt het aantal vergaderingen en de onderwerpen van de selectie- en remuneratiecommissie verder toegelicht. De raad houdt toezicht vanuit een duidelijke visie. Deze visie bestaat uit vier verschillende onderdelen: het externe kader, het interne kader, het beoordelingskader en het toezichtskader. Zie ook onderstaande figuur.

Interne spelregels

Externe spelregels • Woningwet • BTiV • Governancecode • • • • •

Woningcorporaties Beleidsregels Aw Beleidsregels WSW Gezamenlijk beoordelingskader Aw/WSW RTiV Wet Normering Topinkomens

Rolinvulling RvC • • • • •

Missie en uitgangspunten Rolinvulling Gedrag Invulling rollen Werkwijze

Extern kader

Besturingskaders • • • • • • •

Ondernemingsstrategie Zeeuwland Portefeuillestrategie 2021-2030 Samenwerkingsovereenkomsten met gemeenten Overzicht stakeholders Begroting en jaarplan 2021 Financiele meerjarenprognose 2021-2030 Treasuryjaarplan 2021

Intern kader

Toezicht- en toetsingskaders 2021

Beoordelingskader

Vanuit deze toezicht- en toetsingskaders zijn door de RvC in 2021 besluiten genomen, bestuursbesluiten beoordeeld en heeft de bewaking van de realisatie van de doelstellingen plaatsgevonden. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website www.zeeuwland.nl. U vindt hier onder andere de statuten en reglementen, de visie op besturen en toezicht houden en de profielschets van de RvC.

Governancecode Woningcorporaties De governancecode kent vijf principes. De principes vullen elkaar aan en moeten in samenhang worden bezien. De RvC van Zeeuwland onderschrijft de code en neemt deze als uitgangspunt voor zijn werkzaamheden.

Toezichtskader

• • • • • • • • • •

Statuten Reglement RvC Reglementen commissies Reglement financieel beleid en beheer Treasuryreglement Investeringsreglement Verbindingenreglement Profielschets RvC Integriteitscode en klokkenluiderregeling Samenwerkingsovereenkomst SHZ

Besturingsinstrumenten • • • • • • • • •

Managementrapportages Bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag Accountantsverslag Managementletter externe accountant Controleverklaring externe accountant Beoordelingsbrieven externe toezichthouders (Aw en WSW) Aedes-benchmark Visitatierapport Risicorapportages

We voldoen aan alle bepalingen.

Governance in het verslagjaar De raad had in 2021 nog één actiepunt af te ronden naar aanleiding van de per 1 januari 2020 geactualiseerde governancecode woningcorporaties, namelijk het opstellen van een gezamenlijke visie op besturen en toezicht houden. Trainee Rogier de Lint heeft, als onderdeel van zijn traineeship van de Leergang aankomende commissaris, dit samen met de bestuurder en de commissarissen vormgegeven door middel van interviews en een gezamenlijke terugkoppeling met discussie. De visie is op 14 september 2021 vastgesteld.

2 Bestuurlijk verslag

37

In het verslagjaar zijn kleine wijzigingen aangebracht in het reglement van de RvC en het reglement van de selectie- en remuneratiecommissie naar aanleiding van een evaluatie.

Verslag vanuit toezichthoudende rol Toezicht op strategie Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, heeft de RvC zich regelmatig door de bestuurder laten informeren over de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, de ontwikkelingen met betrekking tot de projecten en de relevante externe ontwikkelingen waar Zeeuwland mee geconfronteerd werd. Dit jaar was dat voornamelijk de actieagenda wonen en woningmarktcrisis, huurbevriezing en de Wet eenmalige huurverlaging maar ook de casus Vestia en deelname aan de leningruil. Ook dit jaar heeft de raad aan het begin van het jaar met de bestuurder gesproken over de ondernemingsstrategie. Centraal stond de vraag of de ondernemingsstrategie nog actueel is. Vervolgens zijn de prioriteiten besproken voor de begroting van het volgende jaar en de biedingen aan de gemeenten. Ook heeft de raad het overzicht met stakeholders besproken met de bestuurder en de wijze waarop zowel de raad als de bestuurder de relatie onderhouden met de betreffende belanghebbende. De raad vindt dat de bestuurder de juiste prioritering in de ambities heeft aangebracht door middel van de programma’s die centraal staan. Voor het programma duurzame kernen is de raad afgelopen jaar betrokken geweest bij de uitgangspunten voor de portefeuillestrategie.

In de discussies met de bestuurder ging het over de eigen koers van de corporatie en de wensen van de verschillende gemeenten, de groeiende vraag naar koopwoningen in het werkgebied vanuit de randstad en de huisvesting van statushouders. Op 15 juni 2021 is de portefeuillestrategie door de raad goedgekeurd. Het programma digitalisering en datakwaliteit draaide dit jaar op volle versnelling door de implementatie van meerdere nieuwe applicaties. De raad heeft zich over de voortgang en impact op de organisatie periodiek laten informeren door middel van een rapportage. De RvC heeft in het afgelopen jaar overleg gehad met de externe, onafhankelijke accountant, de SHZ en de ondernemingsraad om zich op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in het speelveld van Zeeuwland. Ook zijn rondom specifieke onderwerpen regelmatig medewerkers van Zeeuwland te gast bij vergaderingen van de raad. Bredere oriëntatie op de externe ontwikkelingen vindt plaats aan de hand van vakliteratuur en via de lokale, regionale en landelijke media. Daarnaast hebben leden van de RvC, zowel individueel als collectief, externe bijeenkomsten bijgewoond. De raad heeft gedurende het jaar met de bestuurder en met de ondernemingsraad, gesproken over de intensivering van de samenwerking met Beveland Wonen en Woongoed Middelburg.

De raad is, mede op eigen verzoek, vroeg betrokken in het traject en heeft ook het gesprek met de RvC’s van de twee andere corporaties aangemoedigd. Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 28 september 2021. De raad is positief over de ontwikkeling in de samenwerking. Deze kan de kwetsbaarheid van de organisatie verminderen en de kwaliteit verhogen. Een eventuele kostenbesparing komt wat de raad betreft ten goede aan de huurders.

Toezicht op financiële en operationele prestaties De raad heeft zich gedurende 2021 op verschillende momenten en naar aanleiding van diverse onderwerpen beziggehouden met de inzet van het vermogen en de financiële continuïteit. Een voorbeeld hiervan is het gesprek over de portefeuillestrategie. De financiële ruimte die naar buiten toe gepresenteerd wordt lijkt nu ruim maar met de duurzaamheidsopgave die Zeeuwland heeft blijkt deze ruimte snel op te zijn als het perspectief na 10 jaar bekeken wordt. De raad vindt dat Zeeuwland extra moet inzetten op de transformatie van de woningvoorraad nu alle seinen ook bij de gemeente op groen staan en er mogelijk grond beschikbaar komt. De raad heeft zich drie keer via de managementrapportages laten informeren over de voortgang van alle relevante facetten in de bedrijfsvoering van Zeeuwland. De raad is tevreden over de behaalde A-status op zowel de klanttevredenheid als de bedrijfslasten in de Aedes benchmark. De raad heeft een auditcommissie ingesteld. De auditcommissie is onder meer belast met het adviseren van de RvC omtrent het toezicht op de significante financiële risico’s, op de financiële informatieverschaffing door Zeeuwland, de naleving van de aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant en de beoordeling van het functioneren van de externe accountant.

De auditcommissie heeft bij iedere vergadering een vooroverleg met de concerncontroller zonder aanwezigheid van de bestuurder. Voor de uitvoering van haar taken heeft de auditcommissie in 2021 vergaderd op 25 februari, 20 april, 15 juni, 19 oktober en 16 november. De belangrijkste onderwerpen die aan de orde kwamen zijn: • de managementrapportages en projectenrapportages; • voortgangsrapportage digitale strategie; • risicomanagementrapportages; • selectietraject externe accountant; • treasuryrapportages en verslag treasurycommissie; • het bestuursverslag, volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2020; • jaarverslagen van verbindingen 2020; • (concept) accountantsverslag en concept controleverklaring 2020; • uitgangspunten begroting 2022; • financiële strategie portefeuillestrategie; • de begroting 2022, financiële meerjarenbegroting 2022-2031 en treasuryjaarplan 2022; • het controleplan en opdrachtbrief 2021 van de externe accountant; • het functioneren van de externe accountant; • het concept controleplan 2022 en functie concerncontroller; • managementletter externe accountant 2021. De bevindingen en aanbevelingen over deze onderwerpen zijn gerapporteerd aan de RvC in de vorm van een advies.

De raad heeft op 18 mei 2021, na de jaarrekeningcontrole, zonder aanwezigheid van de bestuurder gesproken met de extern accountant over de kennis en kunde bij medewerkers en de ruimte voor tegenkracht in de organisatie als onderdeel van de soft controls. De raad heeft in dezelfde vergadering, na een positieve evaluatie door de auditcommissie, de intentie uitgesproken om de opdracht aan EY te continueren voor de verslagjaren 2021 en 2022. 2 Bestuurlijk verslag

38

Bestuursverslag, jaarrekening en accountantsverslag Op 20 april 2021 heeft de auditcommissie het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2020 van Zeeuwland besproken met de bestuurder en de externe accountant. Tijdens de vergadering is ook het accountantsverslag en de concept controleverklaring besproken met de externe accountant. Op 18 mei 2021 heeft de raad het bestuursverslag, het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening besproken met de bestuurder en de externe accountant. Vervolgens heeft de raad deze stukken vastgesteld. Op 15 juni 2021 heeft de raad gesproken met de externe accountant over de belangrijkste risico’s en het controleplan en de opdrachtbevestiging voor het verslagjaar 2021. Managementletter De auditcommissie heeft de managementletter 2021 van de externe accountant besproken met de externe accountant op 16 november 2021. Er zijn geen nieuwe bevindingen en de opvolging van punten van vorig jaar zijn geadresseerd of onderhanden. De externe accountant geeft mee dat de organisatie heel serieus omgaat met de interne beheersing en benoemd hierbij ook specifiek de informatiebeveiliging, waar vooral positieve observaties zijn gedaan. Er zijn geen zaken geconstateerd die tot een verhoogd risico leiden. Daarna is de managementletter besproken in de raad op 30 november 2021.

Controleplan 2022 De auditcommissie heeft met de concerncontroller en de bestuurder uitgebreid gesproken over de invulling van de onafhankelijke controlfunctie binnen Zeeuwland. Het controleplan geeft een andere, nu gewenste, richting weer waar de invulling van de functie naartoe zou moeten komend jaar. De focus van de concerncontroller komt dan meer te liggen bij het uitvoeren van audits. Begroting 2022, financiële meerjarenprognose 2022-2031 en treasuryjaarplan 2022 Op 30 november 2021 is de begroting en de financiële meerjarenprognose 2022-2031 besproken in de raad. De auditcommissie heeft deze stukken besproken op 16 november 2021 en positief geadviseerd over de goedkeuring ervan door de raad. De raad heeft met de bestuurder gediscussieerd over de ruimte in de begroting en mogelijke benutting daarvan op kortere termijn. Daarbij moet rekening worden gehouden met de tijdelijkheid van deze ruimte, want uitgaande van de ingerekende investeringen in vervanging van de woningen en duurzaamheiduitgaven dan komt de bodem van de spaarpot in 2038 in zicht. De opgave is door de vernieuwde portefeuillestrategie duidelijk geworden en om structureel gezond te blijven is een afschaffing van de verhuurdersheffing noodzakelijk. Dit is overigens een herkenbaar beeld in de gehele corporatiesector en werd al duidelijk in het rapport ‘Opgaven en middelen corporatiesector’.

Begin 2022 zal de auditcommissie het onderwerp duurzaam bedrijfsmodel verder uitdiepen met de bestuurder. In de bespreking zijn een vijftal slechtweerscenario’s en één positief scenario gepresenteerd. De raad constateert dat de financiële continuïteit van Zeeuwland is aangetoond en dat het in de financiële meerjarenraming opgenomen investeringsprogramma recht doet aan de mogelijkheden van

de organisatie. De raad juicht het toe dat de bestuurder gaat anticiperen op een mogelijke afschaffing van de verhuurdersheffing, het moment is nu gunstig om te investeren.

Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties De raad heeft zich regelmatig door de bestuurder laten informeren over de (financiële) resultaten in relatie tot de beoogde doelen, de ontwikkelingen met betrekking tot de projecten en de uitvoering van de uitgebrachte biedingen in de gemeenten Schouwen-Duiveland, Veere en Vlissingen. De raad heeft de biedingen aan de drie gemeenten waarin Zeeuwland werkzaam is op 15 juni 2021 goedgekeurd. In 2021 keurde de raad vijf investeringsbesluiten goed, waarvan drie groter dan € 1 miljoen. Ondanks de stijgende bouwkosten constateert de raad dat het gelukt is om zes projecten met meer dan 60 woningen of tiny houses op te leveren dit jaar. De raad volgt de vorderingen in de nieuwbouw via de projectenrapportage. Bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag Op 18 mei 2021 heeft de raad het bestuursverslag en volkshuisvestingsverslag 2020 besproken met de bestuurder. De raad heeft geconstateerd dat het verslag een volledig beeld geeft van zaken die voor het toezicht van belang zijn. De raad is tot vaststelling overgegaan op 26 mei 2021. Klachtenbehandeling Zeeuwland hanteert een procedure voor de afhandeling van klachten van klanten.

De RvC wordt drie keer per jaar via de managementrapportage door de bestuurder geïnformeerd over het aantal en de aard van de klachten die door de Regionale Klachtencommissie Zuid West zijn behandeld. De bestuurder brengt jaarlijks verslag uit aan de RvC over de werkzaamheden van de externe Regionale Klachtencommissie Zuid West door middel van het door haar uitgebrachte jaarverslag. De klachtenprocedure en het reglement van de klachtencommissie zijn beschikbaar via de website www.zeeuwland.nl. In de managementrapportage is de raad ook geïnformeerd over de klachten die bij de organisatie binnenkomen en gericht zijn aan het management en gaan over de uitvoering van de dienstverlening en/of de toepassing van het beleid van Zeeuwland. De raad vindt de aard van de klachten en de wijze waarop Zeeuwland deze afhandelt een belangrijk onderwerp. Visitatie Visitatie is een belangrijk instrument om het maatschappelijke presteren van corporaties te beoordelen en te verbeteren. Een visitatie vindt elke vier jaar plaats door een onafhankelijk, extern bureau. Zeeuwland is gevisiteerd in 2019 over de jaren 2014-2018, het visitatierapport is gedateerd 4 september 2019. De raad stelt vast dat de verbeterpunten die uit de visitatie komen door de bestuurder worden opgepakt.

De verbeterpunten waren: • verdere schaalvergroting om de doelmatigheid te vergroten; • verbetering op het gebied van de maatschappelijke opvang in samenwerking met gemeenten en de relevante zorgpartijen; • bijzondere aandacht voor de doelgroep jongeren. 2 Bestuurlijk verslag

39

Toezicht op risicobeheersing In 2021 heeft de raad drie keer een risicorapportage ontvangen met de belangrijkste risico’s en hun beheersmaatregelen, waarover met de bestuurder en concerncontroller is gesproken. De raad vindt dat het zo adequate informatie krijgt over de belangrijkste risico’s en dat de wijze waarop de bestuurder de risico’s beheerst past bij de risicobereidheid. De raad heeft waar nodig verdieping gevraagd aan de bestuurder over de risico’s, in 2021 was dit de brandveiligheid in gebouwcomplexen en het aanbrengen van rookmelders in woningen. De raad heeft de bestuurder, in het kader van risicobeheersing, gevraagd om gedurende het programma digitalisering op de hoogte te worden gehouden van de voortgang.

Opdrachtgeverschap externe accountant De auditcommissie heeft besloten een start te gaan maken met een selectietraject omdat de maximale opdrachtduur van tien jaar nadert bij EY. Het selectietraject is opgestart en heeft ertoe geleid dat eind 2021 drie offertes zijn ontvangen en begin 2022 gesprekken zullen plaatsvinden waarna de auditcommissie haar advies zal geven aan de raad voor de aanstelling vanaf verslagjaar 2023. De jaarlijkse evaluatie van de huidige externe accountant door de raad is positief en de raad heeft daarom besloten om de opdracht te continueren met EY voor de verslagjaren 2021 en 2022.

Verslag vanuit werkgeversrol Invulling werkgeversrol voor bestuur De RvC is verantwoordelijk voor een goed bestuur en heeft om die reden de mogelijkheid om de bestuurder te benoemen, schorsen, ontslaan en het functioneren van de bestuurder te beoordelen. De raad heeft een selectieen remuneratiecommissie ingesteld. Deze commissie is onder meer belast met de voorbereiding van de selectie en benoeming van de leden van de RvC en bestuurder en met het beloningsbeleid en de beoordeling van de bestuurder. In 2021 is de commissie één keer bij elkaar gekomen voor overleg naast regelmatige afstemming via de e-mail en telefonisch. De commissie heeft de zelfevaluatie van de RvC georganiseerd en voorbereid. Deze evaluatie heeft begin 2022 plaatsgevonden, net als het jaargesprek met de bestuurder waarin zijn beoordeling over het verslagjaar is besproken. Topstructuur en benoeming Het bestuur van Zeeuwland bestaat uit één directeur-bestuurder, zijnde een man. In 2021 is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. De directeur-bestuurder is benoemd per 1 januari 2021 tot 1 januari 2025. Dit is zijn tweede benoeming van vier jaar. Met de huidige directeur-bestuurder is een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd overeengekomen en geldt een opzegtermijn van twee maanden, de RvC moet een opzegtermijn van vier maanden in acht nemen.

Beoordelingskader en beoordeling Ook dit jaar heeft de selectie- en remuneratiecommissie een jaargesprek gevoerd met de bestuurder om zijn functioneren over het afgelopen jaar te evalueren en beoordelen.

De RvC heeft dit gesprek zoals gebruikelijk voorbereid door de eigen ervaringen met de bestuurder aan te vullen met informatie zoals de aandachtspunten uit het vorige jaargesprek en de geformuleerde doelstellingen uit de begroting 2021, maar ook met informatie uit externe rapportages en bevindingen zoals de Aedes benchmark bedrijfskosten, de managementletter van de accountant, de correspondentie van Aw en WSW en de rapportage van de Governance inspectie die in de zomer van 2021 heeft plaatsgevonden. De bestuurder heeft het gesprek voorbereid door voorafgaand aan het gesprek zijn zienswijze over de afgelopen periode in een notitie te verwoorden. Naast het onderwerp behalen van de (financiële) doelstellingen, is op een open wijze gesproken over de leiderschapsstijl van de bestuurder, de cultuur en structuur van de organisatie, de relatie en samenwerking met de gemeenten, SHZ, ondernemingsraad, externe accountant, collegawoningcorporaties en de RvC, de persoonlijke ontwikkeling van de bestuurder en hoe beide gesprekspartners de toekomst zien.

In het gesprek is concreet aan de orde geweest de digitale transformatie, een ingrijpend project voor de organisatie van Zeeuwland, de wijze waarop de bestuurder de stakeholders betrekt bij de ontwikkelingen, de samenwerking met de RvC in gewijzigde samenstelling, hoe de bestuurder feitelijk leiding geeft aan de organisatie en uiteraard de gevolgen van de pandemie in het afgelopen jaar voor alle betrokkenen. De RvC constateert in het gesprek dat de bestuurder ook in het afgelopen jaar heeft laten zien dat hij over de goede competenties beschikt om alle benodigde rollen goed in te vullen. De RvC concludeert dat de bestuurder de organisatie in zakelijk opzicht goed in control heeft en op passende wijze ervoor zorg draagt dat zowel de huurders als de medewerkers van Zeeuwland tevreden zijn. De samenwerking binnen het MT, met de ondernemingsraad, de huurdersvereniging SHZ, de RvC en andere stakeholders verloopt goed. De bestuurder is in staat om binnen deze relaties voldoende tegenkracht te organiseren, een aandachtspunt vanuit de Governance inspectie. De RvC complimenteert haar bestuurder dan ook met de behaalde resultaten en de kwaliteit van zijn functioneren en hoopt de samenwerking met de bestuurder nog een periode voort te kunnen zetten.

Beloningskader en beloning De RvC heeft in 2017 een besluit genomen over de bezoldigingsklasse van Zeeuwland voor de Wet Normering Topinkomens na een voorstel hierover van de selectie- en remuneratiecommissie. De bezoldigingsklasse F, met een bezoldigingsmaximum van € 175.000 voor 2021, is van toepassing voor Zeeuwland op basis van het aantal verhuureenheden en de omvang van de gemeenten. In het beloningskader is geen sprake van een variabel salaris. De directeur-bestuurder neemt deel aan de bij Zeeuwland geldende en voor hem van toepassing zijnde Flexpensioenregeling van de Stichting Pensioenfonds voor de Woningcorporaties (SPW). De verdeling van de pensioenpremie tussen Zeeuwland en de directeur-bestuurder is gelijk aan de premieverdeling van werknemers op wie de cao-woondiensten van toepassing is. Daarnaast heeft Zeeuwland een auto ter beschikking gesteld.

2 Bestuurlijk verslag

40

Het salaris van de directeur-bestuurder zal bij goed functioneren jaarlijks geïndexeerd worden overeenkomstig het indexcijfer van de WNT. Bij excellent functioneren of bijzondere prestatie kan de raad besluiten een eenmalige of structurele beloning toe te kennen. Bij onvoldoende functioneren kan de raad besluiten geen salarisverhoging toe te kennen. In januari 2021 is het salaris verhoogd met 4,17%, zijnde de indexering van de WNT-bezoldigingsmaxima. Over 2021 heeft de bestuurder de volgende beloning (opgesteld volgens de Wet Normering Topinkomens) ontvangen: Naam

Functie

Beloning plus belastbare onkostenvergoeding

Beloningen betaalbaar op termijn

Totaal*

Marco van der Wel

Bestuurder

€ 152.998

€ 18.230

€ 171.228

* zie voor een toelichting op de beloning de jaarrekening onder de toelichting op de winst-en-verliesrekening. Permanente educatie In de Governancecode Woningcorporaties is opgenomen dat bestuurders van woningcorporaties in drie jaar tijd 108 PE-punten dienen te behalen. Dit is gebaseerd op 108 studiebelastingsuren, zoals vastgesteld door de geaccrediteerde opleidingsaanbieder. In 2021 heeft het bestuur het volgende aantal PE-punten behaald: Naam