Inkomend - VRZ - Terugkoppeling ab vrz bijlage 3 Nota Activeren waarderen en afschrijven 2023

Nota Investeren, activeren, waardering en afschrijving van vaste activa 2023

18-10-2023 20-10-2023

Inleiding Het Algemeen Bestuur heeft een kader stellende rol met betrekking tot het financieel beleid van VRZ. In de ‘Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) VRZ 2023’ is de volgende tekst opgenomen over investeren, activeren, waardering en afschrijving van vaste activa:

Artikel 13. Beleidsnota's 1. Het Algemeen Bestuur stelt de kaders waarbinnen het financieel beleid moet passen vast in beleidsnota's 2. Het Algemeen Bestuur stelt ten minste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota's vast: a. Investeren, waardering en afschrijving vaste activa Artikel 14. Investeren, waardering en afschrijving vaste activa 1. Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting en verantwoord in de jaarrekening. 2. Het Dagelijks Bestuur bieden het Algemeen Bestuur eens in de 4 jaar een nota investeren, waardering en afschrijving vaste activa aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval: a. de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per onderdeel. b. de wijze van afschrijven. c. de wijze van waarderen van activa 3. Indien de investering vertraging oploopt of versnelt wordt uitgevoerd, blijft het investeringsbudget intact en beschikbaar over de jaargrens heen, zolang het beschikbare budget niet wordt overschreden. Het Algemeen Bestuur wordt hiervan in kennis gesteld middels de bestuursrapportage/begrotingswijziging en/of jaarverslag. In deze nota worden de regels en uitgangspunten vastgesteld die VRZ wil hanteren voor investeren, activering, waardering en afschrijving van vaste activa.

De regels voor waardering en afschrijving zijn redelijk afgebakend binnen het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De spelregels voor VRZ met betrekking tot investeren, waardering en afschrijving in deze nota zijn hiervan afgeleid. Kennis van en inzicht in de voorschriften van het BBV, de juiste interpretatie en consequente en consistente toepassing ervan zijn belangrijk voor het bepalen van de financiële positie van VRZ. Daardoor dienen deze voorschriften niet alleen een boekhoudkundig maar ook een bestuurlijk belang. Belangrijke uitgangspunten hierin zijn dat het afschrijvingsbeleid resultaatonafhankelijk moet zijn en dat er een bestendige gedragslijn moet worden toegepast. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om de afschrijvingstermijnen jaarlijks te herzien. De uitwerking van uitgangspunten in deze nota worden onder andere zichtbaar in de begroting en de jaarrekening en worden jaarlijks getoetst door de accountant. De uitgangspunten zijn verder geheel in lijn met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) waar provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zich bij het begroten en verantwoorden van de financiële positie wettelijk aan moeten houden.

Als de wetgever de uitgangspunten voor investeren, activeren, waarderen en afschrijven van vaste activa wijzigt, wordt deze wijziging automatisch van kracht voor VRZ zonder dat de nota hoeft te worden aangepast.

2

Begrippen en uitgangspunten Activeren: is het op de balans opnemen van de waarde van investeringen die de VRZ doet. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen ofwel vaste activa. Materiële vaste activa: de materiële bezittingen van VRZ, die zij langdurig gebruikt voor haar beleidsrealisatie en bedrijfsvoering. VRZ heeft het economisch eigendom. Enkele voorbeelden: kantoorgebouwen, bedrijfsauto’s, machines, persoonlijke beschermingsmiddelen. ICT-middelen enz. Financiële vaste activa: vertegenwoordigen een financiële waarde of een bezit (aandelenkapitaal) en moeten altijd worden geactiveerd, maar worden – gezien hun aard (waardevastheid) – niet afgeschreven. Wel kan de waarde wijzigen doordat bijvoorbeeld op de leningen wordt afgelost. Financiële vaste activa worden onderscheiden naar kapitaalverstrekkingen en leningen (uitzettingen) Investeringen: uitgaven (of het produceren) van vermogensobjecten om een doel te bereiken waar VRZ meerjarig (tenminste 2 jaar) nut van heeft. Hierbij dient sprake te zijn van juridisch en/of economisch eigendom. Investeringen in de materiële sfeer leiden tot kapitaalgoederen; Omvangscriterium: uit het oogpunt van het in de hand houden van de administratieve lasten beveelt de Commissie BBV aan om een ondergrens te hanteren in termen van minimumbedrag en/of minimale levensduur.

De grens van het activeren van investeringen bedraagt € 10.000 inclusief btw. Investeringen in “Gronden en terreinen” worden daarentegen altijd geactiveerd. Wanneer er gegronde redenen zijn om af te wijken van het grensbedrag, zal dit in een bestuursvoorstel worden toegelicht. Waarderingsgrondslagen: bepalen de administratieve waarde van een bezit. De waarde van een object is de prijs die betaald is om het object aan te kopen of de kosten om het zelf te vervaardigen. Op de oorspronkelijke waarde vindt jaarlijks afschrijving plaats die parallel loopt met de waardedaling door veroudering en slijtage. Bij de bepaling van de waarderingsgrondslag voor vaste activa wordt door VRZ het BBV gevolgd. Indirecte kosten: zijn kosten die gemaakt worden voordat overgegaan wordt tot het aanschaffen of vervaardigen van een actief. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van bodemonderzoek, de kosten van een onderzoeksbureau of architect en de voorbereiding (uren) van personeel. VRZ rekent in principe geen indirecte kosten toe aan investeringen maar brengt deze direct ten laste van de exploitatie. Dit is in lijn met de BBV wel mogelijk, hier moet dan bij een investeringsbeslissing uitdrukkelijk toe worden besloten. Waardeverminderingen: kunnen zich voordoen bij nieuwe inzichten in de gebruiksduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.

Onder bepaalde voorwaarden zijn bijzondere waardeverminderingen toegestaan of zelfs verplicht. Het betreft hier bijvoorbeeld waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de technische of economische levensduur, bijvoorbeeld als gevolg van schade of milieuvervuiling. VRZ hanteert de voorschriften voor afwaardering van activa het BBV. Schattingswijzigingen: zijn wijzigingen van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. VRZ hanteert bij schattingswijzigingen de richtlijnen van het BBV.

3

Desinvesteren: is het afstoten, verkopen, inruilen of buiten gebruik stellen van activa. Een voorbeeld is het inruilen van een bedrijfsauto bij het kopen van een nieuw exemplaar. Bij het desinvesteren heeft een actief, na eerder te zijn afgeschreven, nog een bepaalde boekhoudkundige waarde. De verkoopopbrengst zal in eerste instantie worden aangewend als dekking voor het volledig afschrijven van de restant boekwaarde van het actief. Mogelijke boekwinst- de verkoopprijs is dan hoger dan de boekwaarde- wordt conform de richtlijnen van het BBV niet in mindering gebracht op een eventuele nieuwe investering. Afschrijvingen: het zichtbaar maken van waardevermindering (door technische slijtage of economische veroudering) in de jaarlijkse exploitatie. De verwachte toekomstige gebruiksduur van activa is ingeschat in een afschrijvingstermijn, deze zijn voor VRZ vastgelegd in een afschrijvingstabel (zie bijlage 1). Verder wordt rekening gehouden met een eventuele restwaarde van een actief. De door VRZ gehanteerde uitgangspunten bij het afschrijven zijn conform het BBV. Restwaarde: is de schatting, tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname, van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.

Bestendige (=consequente) gedragslijn: slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen, dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt dan conform het BBV in de toelichting op de balans uiteengezet. Startmoment van afschrijven: de VRZ kiest ervoor om de afschrijvingslasten te starten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. geleverd wordt. Afschrijvingsmethode: is de wijze waarop de jaarlijkse waardevermindering van het actief wordt berekend. De meest voorkomende methoden zijn lineair en annuïtair. Lineaire afschrijving: is waardedaling die wordt berekend op basis van een vast percentage per jaar. Het afschrijvingsbedrag blijft jaarlijks even hoog, maar doordat de boekwaarde daalt, nemen de rentelasten jaarlijks af. Tijdens de economische levensduur dalen de totale kapitaallasten (afschrijvingen + rente) van jaar tot jaar. Annuïtaire afschrijving: is waardedaling die niet in een rechte lijn wordt berekend maar afhankelijk van de rentekosten en gezamenlijk in vaste bedragen per jaar. In de beginjaren is de boekwaarde nog hoog en zijn de rentelasten hoger. De hogere rentelasten worden gecompenseerd door minder snel af te schrijven. In de laatste jaren daalt de boekwaarde snel door grotere afschrijvingsbedragen. De rentelasten zijn dan evenredig laag.

De totale kapitaallasten blijven gelijk gedurende de hele economische levensduur. VRZ hanteert in beginsel de lineaire methode. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn het feit dat de afschrijving constant blijft, deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode, de stijgende onderhoudslasten bij veroudering en de methode is over de gehele gebruiksduur bezien goedkoper, omdat de rente jaarlijks daalt. Groot onderhoud: is het uitvoeren van correctieve maatregelen, als gevolg van slijtage na een langere periode van gebruik, om een actief in goede staat te houden of te brengen. Groot onderhoud is planbaar, is veelal ingrijpend van aard, betreft een groot of belangrijk deel van het actief en is niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruiksduur van het actief. VRZ volgt het BBV dat onderhoudskosten niet geactiveerd mogen worden maar in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. 4

Bijlage 1: Afschrijvingstabel De afschrijvingstabel geeft invulling aan de betreffende uitgangspunten uit de nota investeren, waardering en afschrijving. De genoemde termijnen zijn maximale termijnen, richtinggevend en niet bindend. Wanneer wordt afgeweken van de aangegeven afschrijvingstermijnen is dit een onderdeel van het investeringsbesluit. De tabel is niet limitatief en kan aangevuld worden met nieuwe soorten activa en hun maximale afschrijvingstermijnen. a. b. c.

d. e.

f.

g. h. i. j. k. l.

maximaal 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen, groot gereedschap, vaartuigen S&R (model KNRM); maximaal 20 jaar: liften, haakarmvoertuigen, dompelpompunits/watertransportsystemen, redvoertuigen na (midlife) revisie, (haakarm)containers, hulpverleningsvoertuigen, waterwagens, ademluchtcilinders; maximaal 17 jaar: tankautospuiten, bepakking tankautospuiten; maximaal 15 jaar: nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen, dakbedekking, luchtbehandelingsinstallaties, cv-installaties, elektrische installaties (gebouwen), productiemachines en/of apparatuur, vaartuigen, redvoertuigen (hoogwerkers en autoladders); maximaal 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, verbindingen, overige elektrische installaties, kantoormeubilair, groot onderhoud bedrijfsgebouwen, kozijnen, netwerkbekabeling, glasvezelverbinding, verlichtingsvoorzieningen, hydraulische redmiddelen, ademluchtvulstations, klim- en hijsmiddelen, valbeveiliging, personen- en materiaalbussen, personenauto’s, aanhangwagens, (test) ademluchtapparatuur, kleding jeugdbrandweer, bluspakken, blushelmen, gaspakken, vuilwerkpakken, zaagkleding, redvesten, survivalsuits, kettingzagen, aggregaten, duikapparatuur/materiaal, stralingsmeetapparatuur; maximaal 8 jaar: hefmiddelen, CO-meetapparatuur, explosiemeetapparatuur, handlampen oplaadbaar, vluchtmaskers,

paxtassen/AED’s; maximaal 7 jaar:, warmtebeeldcamera’s, portofoons/mobilofoons, airbaghoezen; maximaal 5 jaar: lichte motorvoertuigen, software, alarmontvangers/pagers, laarzen en handschoenen; maximaal 4 jaar: apparatuur t.b.v. kantoorautomatisering; maximaal 2 jaar: (mobiele) telefoons; niet: gronden en terreinen.

5