Inkomend - VNG - Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek

Leden VNG

Datum

9 juni 2022 Kenmerk

TPW/U202200323 Telefoon

070 373 8393 Bijlage(n)

5

Onderwerp

Selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek

Geacht college,

Hierbij stellen wij u in de gelegenheid om aan te sluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022 (hierna: Ontwerpselectielijst e-mailbewaring). De ontwerpselectielijst e-mailbewaring is op verzoek van de gemeenten Den Haag en Rotterdam opgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven, daarbij optredend als Strategisch informatieoverleg conform de bepalingen in het Archiefbesluit 1995. Onder wordt de achtergrond en de werking van de selectielijst toegelicht en wordt aangegeven hoe u zich hierbij kunt aansluiten. Aanleiding Veel overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, worstelen met de archivering van emailberichten. E-mailberichten vallen onder de reikwijdte van Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 (hierna: Selectielijst 2020). Bedoeling is e-mails bewaard worden bij zaken; ze krijgen daarmee de bewaartermijn van de zaak waar ze bij horen. De uitvoering blijkt in de praktijk echter weerbarstig vanwege de bewerkelijkheid. E-mailberichten worden daardoor gebrekkig gearchiveerd. Bovendien wordt de inhoud van e-mailboxen van vertrokken functionarissen vaak na enkele maanden volledig gewist. Dat levert problemen op bij het voldoen aan Woo-verzoeken (voorheen: Wob-verzoeken), zoals ook verschillende gemeenten in het verleden hebben ondervonden.

Capstone (deksteen) - methodiek De zogenoemde Capstone-methodiek, ontwikkeld door de National Archives in de Verenigde Staten, biedt een praktische oplossing voor de archivering van e-mailberichten. De Rijksoverheid heeft deze benadering inmiddels overgenomen en is doende deze te implementeren. Volgens de Capstone-methodiek worden e-mailberichten van sleutelfunctionarissen permanent bewaard. Door

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

U202200323

PROD

de e-mailberichten onder deze Capstone (=deksteen) volledig te archiveren wordt de belangrijk(st)e informatie van de organisatie bewaard. Daarnaast levert dat een doorsnede op hoe een organisatie communiceert met burgers, bedrijven en haar (keten)partners; en een (cultuur-historisch) beeld over hoe de organisatie functioneert. Hiernaast worden e-mailberichten van overige medewerkers enige tijd aangehouden om aan Woo-verzoeken te kunnen voldoen. Sleutelfunctionarissen en bewaartermijnen In de ontwerpselectielijst e-mailbewaring worden op grond van de Capstone-methodiek in totaal 4 categorieën e-mailberichten onderscheiden met de volgende bewaartermijnen: 1. E-mailberichten van functionarissen op sleutelfuncties: Bewaren In de ontwerpselectielijst zijn als sleutelfunctionarissen aangemerkt: leden van het college van burgemeester en wethouders; ambtelijk topfuncties waaronder de secretaris, directeuren en managers; compliancy officers en enkele overige functies (de ombudsman en de jeugdombudsman; voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer; de raadsgriffier). 2. E-mailberichten van medewerkers zonder sleutelfunctie: Vernietigen 7 jaar na ontvangst of verzending 3. E-mailberichten uit gedeelde functionele e-mailboxen: Vernietigen 1 jaar na ontvangst of verzending 4.

E-mailberichten uit geautomatiseerde functionele e-mailboxen: Vernietigen 3 maanden na ontvangst of verzending of zoveel langer als nodig is voor de bedrijfscontinuïteit / het administratieve proces. Sms’en en tekstberichten De ontwerpselectielijst e-mailbewaring heeft geen betrekking op bewaring van sms’en en tekstberichten. Reden daarvoor is dat geautomatiseerde bewaring van tekstberichten nog in de kinderschoenen staat. Bovendien biedt de richtlijn ‘App met beleid niet over beleid’ een goede oplossing voor de problematiek van archivering van tekstberichten. Dit door het gebruik sterk te beperken en op te dragen om tekstberichten die van bestuurlijk belang zijn achteraf in het DMSsysteem in te voeren. Pilots Omdat met het werken met de Capstone-methodiek in de praktijk weinig ervaring is opgedaan, hebben de gemeenten Den Haag en Rotterdam pilots uitgevoerd om de haalbaarheid van de selectielijst in de praktijk te testen. Daarbij is aandacht uitgegaan naar de technische aspecten van de export naar een duurzame bewaaromgeving, de tijdige vernietiging van e-mail van nietsleutelpersonen en de tijdige verwijdering van e-mailberichten voor privédoeleinden. Daarnaast is aandacht besteed aan culturele aspecten van het implementatietraject. Conclusie van de pilots is dat de ontwerpselectielijst e-mailbewaring uitvoerbaar is.

1 Er zijn marktoplossingen beschikbaar om e-mailberichten van een Microsoft Exchange-omgeving naar een duurzame bewaaromgeving om te zetten. De technologie is bovendien voortdurend in ontwikkeling; in de toekomst zullen er meer en meer mogelijkheden om de Capstone-methodiek toe te passen komen.

1 De bevindingen zijn gepresenteerd in een webinar georganiseerd in het kader van de week van Grip op informatie. Zie

daarvoor de volgende link: https://youtu.be/YVIqpoerqdc

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/3

Implementatie Bij implementatie van de selectielijst dient de gemeente de sleutelfuncties te matchen aan de functionarissen die in de organisatie werkzaam zijn. Deze lijst van sleutelfuncties is limitatief: bij de toepassing van de selectielijst mogen geen andere sleutelfuncties worden toegevoegd. Gemeenten dienen verder: zorg te dragen voor de technische inrichting; voor de bewaring voldoende opslagruimte te reserveren; en een communicatietraject op te zetten om de werkvloer te informeren. Aansluiting De selectielijst e-mailbewaring is als innovatie ontwikkeld met de grote gemeenten, maar ook andere gemeenten kunnen hierop aansluiten. Als u wil aansluiten bij de ontwerpselectielijst emailbewaring moet u ons machtigen en goedkeuring aan het ontwerp verlenen. U treft daarvoor hierbij formulieren aan in twee versies: voor gemeenten en voor gemeenschappelijke regelingen met een eigen zorgdragerschap voor archiefbescheiden. Het verzoek is deze formulieren uiterlijk 15 september aanstaande ingevuld aan ons te doen toekomen. Na deze datum zullen wij de ontwerpselectielijst tezamen met de ontvangen machtigingen en goedkeuringen ter vaststelling aan het Nationaal Archief aanbieden. Procedure Na afronding van het overleg van het Nationaal Archief wordt de ontwerpselectielijst in het kader van de vaststellingsprocedure ter inzage gelegd.

Met verwerking van eventuele zienswijzen van burgers en andere partijen wordt de ontwerpselectielijst vastgesteld door de algemene rijksarchivaris namens de minister van OCW. Naar verwachting zal dit in de eerste helft van 2023 kunnen plaatsvinden. Slot en vragen De archivering van e-mailberichten vormt bij veel gemeenten een knelpunt en is daarom als prestatieveld opgenomen in het VNG Meerjarenplan om de Wet Open overheid (Woo) bij gemeenten te implementeren dat de komende jaren tot uitvoering wordt gebracht. Door de Selectielijst e-mailbewaring 2022 kan u controle over e-mail terugkrijgen. Wij raden u daarom van harte aan hierbij aan te sluiten. Indien u hiervoor niet kiest, is het alternatief de bewaring bij zaken volgens de methodiek van de vigerende Selectielijst 2020 te verbeteren. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief kunt u de secretaris van de Adviescommissie Archieven de heer Jawad benaderen via het e-mailadres archief@vng.nl. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

L.K. Geluk Algemeen directeur

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/3