Inkomend - Vereniging van Griffiers - Kamerbrief Versterking decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen

Zijne Excellentie De heer H.M. de Jonge Ministerie van BZK Postbus 20011 2500 EA Den Haag

Den Haag: Betreft:

23 april 2024 Uw kamerbrief 2023-0000419189

Geachte minister, De Vereniging van Griffiers (VvG) heeft met belangstelling kennisgenomen van uw kamerbrief1 over de versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen van 4 september 2023. Wij delen het belang dat u hecht aan het decentrale bestuur en de noodzaak van versterking door het verbeteren en doorontwikkelen hiervan. Naar aanleiding van een aantal onderzoeken, zoals het ROB-rapport Goede ondersteuning, sterke democratie constateert u dat op bepaalde punten het decentrale bestuur versterking verdient. U refereert daarbij nadrukkelijk aan de rol en het belang van de griffier. Het door u geïnitieerde onderzoek naar manieren om de positie van de griffier te versterken, hebben wij dan ook met bijzondere belangstelling gelezen en besproken. De VvG is blij met het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk, Nieuwe spelregels voor sterkere griffie(r)s. De hoofdlijn van het rapport, het stevig verankeren van de eigenstandige rol van de griffier, onderschrijven we en heeft ook brede steun binnen de beroepsgroep en onze vereniging. In reactie op uw brief en het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk wil de VvG aan de hand van de daarin gedane aanbevelingen concrete voorstellen aan u doen om de ondersteuning van raden en staten te versterken en de positie van de griffier daarbij steviger te verankeren.

De afgelopen maanden heeft een speciale werkgroep het advies intensief bestudeerd, besproken en becommentarieerd. Dit heeft geleid tot een nadere duiding van de aanbevelingen, die als reactie op dit advies aan u ter implementatie worden aangeboden. Paulides, Binnema en Boogaard focussen in hun rapport op pullfactoren ter versterking van de positie van de griffier. Onze voorstellen richten zich dan ook op die thema’s uit het advies die naar onze mening evident zijn voor een versterking van de decentrale volks-

1 Kenmerk 2023-0000419189.

Pagina 1 van 5

vertegenwoordiging én de positie van de griffier daarbij. De codificering van de strategische elementen van de griffiersfunctie is daarbij ook ons vertrekpunt. De griffier als hoeder van democratische waarden Naast de burgemeester, die als onafhankelijk bestuurder de hoeder is van de lokale democratie2, is ook de griffier als eerste adviseur van de volksvertegenwoordiging hiervoor in beeld. Wij vinden dat de griffier in deze rol niet slechts in dienst van de raad, maar in dienst van de decentrale democratie staat. De griffier hanteert daarbij een aantal waarden, zoals deliberatie, inclusiviteit, tegenkracht, legitimiteit, representativiteit en toegankelijke informatie. Waarden die belangrijk zijn voor de raden en staten als instituten. De kwetsbaarheid van de griffier op dit punt dient ondervangen te worden door verankering van de term ‘hoeder van democratische waarden’ in de wet en niet enkel, zoals nu het geval is, in de modelinstructie voor de griffier. Deze opvatting van de ambtsplicht moet niet alleen gebaseerd zijn op de lokale omstandigheden en heeft een stevige juridische basis nodig, zodat de griffier geen belemmeringen ervaart wanneer hij/zij zich uitspreekt of actie onderneemt. Positionering van strategische griffiers In het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk wijzen de onderzoekers op het belang van de werving van strategische griffiers met ambities.

De VvG onderschrijft het voorstel om vanuit het gewenste profiel voor de gemeente of provincie een ideale rol voor de volksvertegenwoordiging te bepalen en daaruit de profielen voor de burgemeester én de griffier af te leiden. Daarnaast adviseren de onderzoekers professionele ontwikkeling aan te moedigen, een geaccrediteerd scholingsaanbod uit te breiden en te investeren in de instroom van nieuwe griffiers. Oplossingen die door de Vereniging van Griffiers al actief worden opgepakt en aangeboden. Daarbij vragen wij u om de uitrol van het generiek functieprofiel van de griffier (anders gezegd het profiel van de strategische griffier), dat in 2022 door de VNG is omarmd, actief te bevorderen richting gemeenten en provincies. Hiermee kan dit profiel, als ware het soft law, breder ingevoerd en toegepast worden. Inschaling en functiewaardering Tegelijkertijd dient de discussie over inschaling en functiewaardering beslecht te worden, zodat werkgeverscommissies en HR-adviseurs duidelijkheid krijgen over de inschaling van de griffier (naar gemeentegrootte) als onderdeel van de driehoek. In het rapport constateren de onderzoekers terecht dat bemoeienis van buiten onontbeerlijk blijkt om daadwerkelijk tot gelijkwaardige verhoudingen binnen de driehoek en de aanstelling van meer griffiers met ambities te komen.

De VvG vindt dat met het centraal normeren van de inschaling van griffier ongewenste discussies op decentraal niveau kunnen worden voorkomen en pleit er bij u voor dit voortvarend ter hand te nemen.

2 Pagina 10 kamerbrief Kenmerk 2023-0000419189

Pagina 2 van 5

Eigenstandige rechtspositie van de griffier In uw brief verwijst u naar het ROB advies Goede ondersteuning, sterke democratie, waarin geconstateerd wordt dat gemeenteraden en provinciale staten handelingsverlegenheid kennen ten aanzien van het investeren in de eigen ondersteuning. Aanvullend merkt u terecht op dat de positie van de griffier kwetsbaar is in relatie tot de driehoek en het politieke orgaan raad en staten. De griffier dient geen speelbal van de politiek binnen de raad of staten te worden. In het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk wordt de spanning tussen functionele onafhankelijkheid en institutionele afhankelijkheid van de griffier ook (h)erkend. Om de eigenstandigheid van de griffier te bevorderen, wordt het centraliseren van de rechtspositie voorgesteld. Ook met het oog op de inschaling van de griffier op een serieus niveau, vindt de VvG dat de rechtspositie van de griffier centraal moet worden genormeerd. De wijze waarop dit juridisch vorm kan worden gegeven, vraagt in aanvulling op de suggesties uit het rapport om een nadere beschouwing, waarvoor wij al een aantal mogelijkheden hebben onderzocht. Graag delen en bespreken wij deze met u in het vervolgtraject ter versterking van de decentrale volksvertegenwoordiging.

Verbetering en verankering van de positie van de griffier in de Gemeentewet ten aanzien van het recht op interne dienstverlening3 Een andere kwetsbaarheid die de onderzoekers hebben onderzocht, vormt het recht op ondersteuning van de griffie door de ambtelijke organisatie op het gebied van de bedrijfsvoeringstaken. Afspraken over dergelijke dienstverlening blijken in de praktijk vaak “papieren tijgers”. Het wettelijk vastleggen van het recht op ambtelijke ondersteuning (ten behoeve van het functioneren van de griffie) vinden wij van groot belang om een lokale discussie tussen griffie en ambtelijke organisatie hierover te voorkomen. Daarmee wordt tevens het persoonlijke vervangen door een zakelijke verankering van dit recht. In de modelinstructie voor de griffier van de VvG en de Nederlandse Vereniging voor Raadsledenuit 2023 wordt expliciet bepaald dat de griffier verantwoordelijk is voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie, daarbij ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen (HR, ICT, financiën en facilitair) ontvangt, leiding geeft aan bij de griffie gedetacheerde personen en opdrachtgever is van inhuur via externe bureaus. Wij vragen u het toepassen van deze modelinstructie voor de griffier als norm te stellen en deze aan te bevelen bij gemeenten en provincies.

Het mandaat van de griffier Bij een wijziging van de Gemeentewet adviseren wij tevens om de afhankelijkheid van de griffier van een mandaat van het college, als het gaat om de bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen in het raadsdomein, ongedaan te maken. Dit doet de griffier immers nu onder verantwoordelijkheid van het college, waarbij het college de

3 De VvG hanteert in dit kader het recht op interne dienstverlening, dat zich laat vertalen als het aanspraak

maken op ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie ten behoeve van het functioneren van de griffie. De reden hiervoor is verwarring te voorkomen met het recht van de raad of Staten op ambtelijke bijstand.

Pagina 3 van 5

bevoegdheid altijd aan zich kan houden. Reparatie van dit ongewenste neveneffect van de dualiseringswetgeving van destijds achten wij noodzakelijk. Kwetsbaarheid van de griffier als vertrouwenspersoon en bij integriteitskwesties In afwijking van hetgeen de onderzoekers in het rapport stellen, vinden wij niet dat de griffier als vertrouwenspersoon dient te worden betiteld. Omdat de positie van de griffier in het geval van integriteitskwesties kwetsbaar is, kent de griffier een vertrouwensfunctie jegens de raad. De neutraliteit van de griffier naar buiten toe, kan hem/haar in een lastig pakket brengen wanneer hij/zij bij integriteitskwesties als vertrouwenspersoon zou moeten optreden. Wij vinden dat bij integriteitskwesties de rol van de griffier zich beperkt tot luisteren en adviseren. De burgemeester of commissaris van de Koning heeft hierin juist een sturende rol. De term vertrouwenspersoon in relatie tot de functie van griffier dient daarom vervangen te worden door de term vertrouwensfunctie om verwarring met nieuwe wetgeving te voorkomen, waarin een formele vertrouwenspersoon verplicht wordt gesteld voor organisaties. Ten aanzien van de rol van de griffier bij integriteitskwesties heeft de VvG het Integriteitskompas, morele richtingwijzer voor griffiers gepubliceerd, dat momenteel nader wordt uitgewerkt.

In deze handreiking worden materiële en procedurele kernwaarden rond het handelen van de griffier benoemd en toegelicht. Het werkgeverschap van de raad Met de versterking van de eigenstandigheid van de griffier dient de werkgeverscommissie erkend en genormeerd te worden in wetgeving. De VvG stelt voor de invulling van het werkgeverschap door de raad, door middel van delegatie te beleggen bij een bestuurscommissie ex artikel 83 van de Gemeentewet en dit vast te leggen in de Gemeentewet. Vervolgens kunnen bij verordening taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van deze commissie worden geregeld. Daarbij is het advies om de taken betreffende de griffie te mandateren aan de griffier. Gelet op het advies uit het rapport om de rechtspositie van de griffier centraal te normeren, krijgt deze commissie vooral één belangrijke taak naast beoordeling, namelijk klankbord zijn voor de griffier. De formele leiding van de griffie ligt direct bij de griffier. Dat doet recht aan de eigenstandige rol van de griffier. Ook een mogelijkheid voor een extra vergoeding voor leden van deze bijzondere werkgeverscommissie en de ondersteuning door een HR-expert liggen in de rede. De rol van de vicevoorzitter van de raad De VvG omarmt het bondgenootschap van een gekozen vicevoorzitter van de raad, zoals voorgesteld in het rapport.

De vicevoorzitter dient veel meer dan een technische vervanging van de burgemeester of commissaris als voorzitter te zijn. Een vicevoorzitter (door de raad op basis van een profiel gekozen), bewaakt het collectief belang van de raad en ondersteunt acties van de griffier in het kader van de langere termijn binnen de werkgeverscommissie, het presidium en/of de agendacommissie. Op die manier stut de vicevoorzitter de eigenstandige rol van de griffier en worden eventuele kwetsbaarheden afgevangen. In hoofdstuk 7 van het rapport wordt nog een aantal onderdelen opgesomd, die door wettelijk verankering recht doen aan het functieprofiel van de strategische griffier. De VvG

Pagina 4 van 5

steunt de voorstellen die de rol van de griffier formaliseren binnen de agendacommissie als adviseur inzake bestuurlijke integriteit tijdens de formatie en collegevorming, inzake de tijdige beantwoording van vragen en wat betreft diens betrokkenheid bij gemeenschappelijke regelingen. Het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk biedt concrete suggesties om dit wettelijk goed te regelen. Concluderend leest de VvG een groot aantal aanknopingspunten in uw kamerbrief en het rapport Eigenstandig en (on)afhankelijk om de rol van de strategische griffier in het belang van vitale decentrale volksvertegenwoordigingen en de doorontwikkeling van de dualisering sterker en steviger te verankeren in wet- en regelgeving. Wij willen graag met u in gesprek over de verdere uitwerking en implementatie van deze voorstellen en roepen u op daarvoor een vervolgtraject te starten. Wij zien met belangstelling uit naar uw reactie. Hoogachtend,

Kirsten ten Cate Voorzitter Vereniging van Griffiers

Pagina 5 van 5