Inkomend - RUD - Project Huisvesting en Samenwerking

Van: Verstuurd: Aan: Onderwerp: Bijlagen: RUD VRZ.pdf Urgentie:

Zandijk M. (Miranda) (m.zandijk@rud-zeeland.nl) Fri, 5 Jan 2024 11:37:23 +0100 Undisclosed recipients: Ter informatie: informatiebrief aan raden en Staten 20231227 Raadsinformatiebrief GGD RUD VRZ (002).pdf, 20231227 Informatiebrief Statenleden GGD Hoog

Geachte leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland, In het kader van het project Huisvesting & Samenwerking GGD, RUD Zeeland en VRZ is het van groot belang dat de raads- en provinciale Statenleden hierin worden meegenomen. Daartoe is in overleg met de voorzitters van de drie ketenpartners een Raadsinformatiebrief respectievelijk Informatiebrief Statenleden opgesteld, die ter informatie zijn bijgevoegd. De AB-leden van GGD en VRZ zijn vandaag op dezelfde wijze op de hoogte gebracht. Begin volgende week zullen alle raads- en provinciale Statenleden worden geïnformeerd via de respectievelijke brieven. Wij vertrouwen u hiermee van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groet, Miranda Zandijk regisseur Toezicht en Handhaving (vrijdag afwezig)

Postbus 35 4530 AA Terneuzen 0651205667 www.rud-zeeland.nl

Uw kenmerk

: -

Uw brief van

: -

Ons kenmerk

: 240108/KGee/EvPee

Datum

: 8 januari 2024

Onderwerp

: Raadsinformatiebrief

ontwikkelingen samenwerking GGD, RUD en VRZ

Beste leden van de gemeenteraden, Graag informeren wij u over de ontwikkelingen in de samenwerking tussen GGD Zeeland, RUD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland (hierna GGD, RUD en VRZ). Om deze ontwikkelingen aan u toe te lichten, organiseren wij begin 2024 een informatiebijeenkomst. Hiervoor wordt u via uw griffie uitgenodigd. Wij realiseren ons dat uw raad al geruime tijd geen informatie over dit onderwerp heeft ontvangen. Daarom geven wij in deze brief een korte toelichting op de eerdere én nieuwe ontwikkelingen in het samenwerkingstraject. In de informatiebijeenkomst gaan wij hier dieper op in en is gelegenheid tot het stellen van vragen. Voorgeschiedenis samenwerking 3 GR-en De drie organisaties hebben al langere tijd de wens om nauwer samen te werken en zochten elkaar op bepaalde onderwerpen al op. In 2019 gaven de algemeen besturen van GGD, RUD en VRZ de opdracht om de samenwerking tussen de drie gemeenschappelijke regelingen te verkennen. Het doel van deze verkenning was te onderzoeken of meer samenwerking de kwaliteit van de dienstverlening, de continuïteit en de slagkracht van de organisaties kan versterken en hoe dit kan bijdragen aan een gezonder, schoner en veiliger Zeeland. Namens uw gemeente heeft het college van B en W meegedacht over de kaders voor deze opdracht en heeft daarbij de input van uw gemeenteraad meegenomen.

Bureau Berenschot heeft in juli 2021 de verkenning afgerond en de resultaten gepresenteerd aan de drie algemeen besturen. Van de vijf onderzochte scenario’s bleek het groeiscenario volgens Bureau Berenschot het meest kansrijk. In dit scenario gaan GGD, RUD en VRZ op onderdelen meer samenwerken, groeien verder naar elkaar toe en trekken vaker samen op. De eindrapportage is aan uw raad aangeboden in oktober 2021.

Op basis van het rapport van Berenschot zijn drie thema’s benoemd voor een verdere uitwerking: • advisering over de Omgevingswet; • stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen richting de deelnemers (gemeenten en provincie); • samenwerking op bedrijfsvoeringsprocessen. Deze thema’s zijn de afgelopen jaren verder uitgewerkt. De samenwerking op het gebied van advisering over de Omgevingswet is goed verankerd en leidt tot meer gezamenlijkheid en integrale advisering aan gemeenten en provincie. Voor het thema stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen worden in 2024 vanuit een verbeterplandiverse concrete acties opgepakt. Op het gebied van bedrijfsvoering vindt op onderdelen afstemming plaats, zoals informatievoorziening. In de bestuursvergaderingen van GGD, RUD en VRZ van december 2023 is over de drie thema’s een terugkoppeling gegeven. Nieuwe (vervolg)opdrachten In april 2022 gaven de algemeen besturen opdracht tot het uitvoeren van een verkenning naar draagvlak en aanvaarbaarheid van een gezamenlijke aanpak van de huisvestingsvraagstukken van GGD, RUD en VRZ én het geven van een advies over de aanpak hiervan. De reden om, naast de samenwerking, ook naar de mogelijkheid tot gezamenlijke huisvesting te kijken, is dat alle drie de organisaties een huisvestingsvraagstuk hebben. Voor GGD en VRZ geldt dit al langere tijd.

Het huidige gebouw van de GGD voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en ook de kantoorlocatie van VRZ aan de Segeerssingel in Middelburg is dringend aan vernieuwing toe. De RUD heeft een huurovereenkomst met gemeente Terneuzen, welke eindig is. Al deze zaken samen hebben ertoe geleid dat een verkenning naar gezamenlijke huisvesting een logische stap lijkt, in combinatie met de steeds nauwere samenwerking. Voor deze verkenning zijn gesprekken gevoerd met diverse stakeholders (ambtelijk, directie en bestuurlijk) en de afzonderlijke algemeen besturen. In september 2023 heeft dit geleid tot een vervolgopdracht. De dagelijks besturen hebben de directeuren de opdracht gegeven tot: a. het uitvoeren van een gezamenlijke gebiedsverkenning voor huisvesting in Goes-West én het inrichten van de beschikbare ruimte in het pand van VRZ in Middelburg (Segeerssingel 10) als (tijdelijke) gemeenschappelijke ontmoetings-/werk-/overlegruimte; b. Het opstellen van een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering(staken); c. Het opstellen van een inhoudelijke, operationele samenwerkingsagenda met een tijdshorizon van 5 jaar).

Deze drie opdrachten dienen in april 2024 op hoofdlijnen gereed te zijn voor een eerste bespreking in de drie algemeen besturen. Voor de zomer van 2024 worden de gebiedsverkenning en de samenwerkingsagenda's definitief opgeleverd aan de algemeen besturen, waarbij een besluit wordt gevraagd.

Gebiedsverkenning Goes-West In de opdracht van de dagelijks besturen wordt specifiek de locatie Goes-West benoemd voor een gezamenlijke gebiedsverkenning. Deze focus is nieuw, maar komt voort uit een aantal logische redenen. Op deze locatie start binnenkort de bouw van een nieuwe brandweerpost (voor vrijwilligers). De ruimte direct naast deze locatie voldoet aan een aantal belangrijke voorwaarden uit de huisvestingsvisies van de organisaties en biedt daarmee een reëel toekomstperspectief. In de informatiebijeenkomst gaan wij hier verder op in.

Uitvoering opdracht Om de organisaties te ondersteunen bij de uitvoering van deze drie opdrachten is Jac Rooijmans aangesteld als projectleider. Hij is voormalig directeur van de Veiligheidsregio en de GGD Limburg Noord en is daardoor zeer bekend met het begeleiden van vergelijkbare projecten in de bestuurlijke context van gemeenschappelijke regelingen. Voor elk van de drie opdrachten voert de projectleider gesprekken met de betrokken medewerkers van de drie organisaties. Ook vinden gedurende het traject verschillende overleggen plaats met de ondernemingsraden en de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordigers van de Zeeuwse gemeenten en provincie Zeeland. Rol en positie gemeenteraden Door de algemeen besturen is bij de uitvoering van de opdrachten nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de positie en de rol van de gemeenteraden. Ook wij vinden het belangrijk dat u als gemeenteraad goed en op de juiste momenten wordt betrokken. Daarom hebben we de projectleider gevraagd om bij de processtappen en mijlpalen nadrukkelijk stil te staan bij de positie en rol van de gemeenteraden. In de huidige fase van de gebiedsverkenning en het uitwerken van de samenwerkingsagenda’s wordt u als gemeenteraad geïnformeerd.

Afhankelijk van de uitkomst en besluitvorming voor de zomer 2024 in de algemeen besturen volgt nog een (besluitvormings)traject richting de colleges van B en W, het college van Gedeputeerde Staten, de gemeenteraden en Provinciale Staten. Informatiebijeenkomst Zoals hierboven aangegeven vinden wij het belangrijk om u goed te kunnen informeren. Daarom nodigen wij u uit voor de informatiebijeenkomst die we begin 2024 organiseren. Wij plannen deze bijeenkomst in afstemming met de griffies. Zodra de exacte data gepland zijn, ontvangt u een uitnodiging.

Met vriendelijke groet,

S.G.P. Suij

A.G. van der Maas

H.J.A. van Merrienboer

Voorzitter

Voorzitter Regionale

Voorzitter

Gemeenschappelijke

Uitvoeringsdienst

Veiligheidsregio

Gezondheidsdienst

Zeeland

Zeeland

Zeeland

Uw kenmerk

: -

Uw brief van

: -

Ons kenmerk

: 240108/KGee/EvPee

Datum

: 8 januari 2024

Onderwerp

: Informatiebrief Provinciale Staten

Aan de Provinciale Staten in Zeeland

ontwikkelingen samenwerking GGD, RUD en VRZ

Beste leden van Provinciale Staten, Graag informeren wij u over de ontwikkelingen in de samenwerking tussen GGD Zeeland, RUD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland (hierna GGD, RUD en VRZ). Om deze ontwikkelingen aan u toe te lichten, organiseren wij begin 2024 een informatiebijeenkomst. Hiervoor wordt u via uw griffie uitgenodigd. Wij realiseren ons dat uw Staten al geruime tijd geen informatie over dit onderwerp hebben ontvangen. Daarom geven wij in deze brief een korte toelichting op de eerdere én nieuwe ontwikkelingen in het samenwerkingstraject. In de informatiebijeenkomst gaan wij hier dieper op in en is gelegenheid tot het stellen van vragen. Voorgeschiedenis De drie organisaties hebben al langere tijd de wens om nauwer samen te werken en zochten elkaar op bepaalde onderwerpen al op. In 2019 gaven de algemeen besturen van GGD, RUD en VRZ de opdracht om de samenwerking tussen de drie gemeenschappelijke regelingen te verkennen. Het doel van deze verkenning was te onderzoeken of meer samenwerking de kwaliteit van de dienstverlening, de continuïteit en de slagkracht van de organisaties kan versterken en hoe dit kan bijdragen aan een gezonder, schoner en veiliger Zeeland. Namens uw provincie heeft het college van Gedeputeerde Staten meegedacht over de kaders voor deze opdracht en heeft daarbij de input van uw Staten meegenomen.

Bureau Berenschot heeft in juli 2021 de verkenning afgerond en de resultaten gepresenteerd aan de drie algemeen besturen. Van de vijf onderzochte scenario’s bleek het groeiscenario volgens Bureau Berenschot het meest kansrijk. In dit scenario gaan GGD, RUD en VRZ op onderdelen meer samenwerken, groeien verder naar elkaar toe en trekken vaker samen op. De eindrapportage is aan Gedeputeerde Staten aangeboden op 16 november 2021.

Op basis van het rapport van Berenschot zijn drie thema’s benoemd voor een verdere uitwerking: • advisering over de Omgevingswet; • stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen richting de deelnemers (gemeenten en provincie); • samenwerking op bedrijfsvoeringsprocessen. Deze thema’s zijn de afgelopen jaren verder uitgewerkt. De samenwerking op het gebied van advisering over de Omgevingswet is goed verankerd en leidt tot meer gezamenlijkheid en integrale advisering aan provincie en gemeenten. Voor het thema stroomlijnen van begrotings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen worden in 2024 vanuit een verbeterplandiverse concrete acties opgepakt. Op het gebied van bedrijfsvoering vindt op onderdelen afstemming plaats, zoals informatievoorziening. In de bestuursvergaderingen van GGD, RUD en VRZ van december 2023 is over de drie thema’s een terugkoppeling gegeven.

Nieuwe (vervolg)opdrachten In april 2022 gaven de algemeen besturen opdracht tot het uitvoeren van een verkenning naar draagvlak en aanvaarbaarheid van een gezamenlijke aanpak van de huisvestingsvraagstukken van GGD, RUD en VRZ én het geven van een advies over de aanpak hiervan. De reden om, naast de samenwerking, ook naar de mogelijkheid tot gezamenlijke huisvesting te kijken, is dat alle drie de organisaties een huisvestingsvraagstuk hebben. Voor GGD en VRZ geldt dit al langere tijd. Het huidige gebouw van de GGD voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd en ook de kantoorlocatie van VRZ aan de Segeerssingel in Middelburg is dringend aan vernieuwing toe. De RUD heeft een huurovereenkomst met gemeente Terneuzen, welke eindig is. Al deze zaken samen hebben ertoe geleid dat een verkenning naar gezamenlijke huisvesting een logische stap lijkt, in combinatie met de steeds nauwere samenwerking. Voor deze verkenning zijn gesprekken gevoerd met diverse stakeholders (ambtelijk, directie en bestuurlijk) en de afzonderlijke algemeen besturen. In september 2023 heeft dit geleid tot een vervolgopdracht. De dagelijks besturen hebben de directeuren de opdracht gegeven om: a. een gezamenlijke gebiedsverkenning voor huisvesting in Goes-West uit te voeren. b.

een inhoudelijke samenwerkingsagenda (voor de toekomst, van circa 5 jaar) én een agenda voor de gemeenschappelijke bedrijfsvoering(staken) op te stellen. c. de beschikbare ruimte in het pand van VRZ in Middelburg (Segeerssingel 10) in te richten als (tijdelijke) gemeenschappelijke ontmoetings-/werk/overlegruimte.

Deze drie opdrachten dienen in april 2024 op hoofdlijnen gereed te zijn voor een eerste bespreking in de drie algemeen besturen. Voor de zomer van 2024 worden de gebiedsverkenning en de samenwerkingsagenda's definitief opgeleverd aan de algemeen besturen, waarbij een besluit wordt gevraagd.

Gebiedsverkenning Goes-West In de opdracht van de dagelijks besturen wordt specifiek de locatie Goes-West benoemd voor een gezamenlijke gebiedsverkenning. Deze focus is nieuw, maar komt voort uit een aantal logische redenen. Op deze locatie start binnenkort de bouw van een nieuwe brandweerpost (voor vrijwilligers). De ruimte direct naast deze locatie voldoet aan een aantal belangrijke voorwaarden uit de huisvestingsvisies van de organisaties en biedt daarmee een reëel toekomstperspectief. In de informatiebijeenkomst gaan wij hier verder op in. Uitvoering opdracht Om de organisaties te ondersteunen bij de uitvoering van deze drie opdrachten is Jac Rooijmans aangesteld als projectleider. Hij is voormalig directeur van de Veiligheidsregio en de GGD Limburg Noord en is daardoor zeer bekend met het begeleiden van vergelijkbare projecten in de bestuurlijke context van gemeenschappelijke regelingen. Voor elk van de drie opdrachten voert de projectleider gesprekken met de betrokken medewerkers van de drie organisaties. Ook vinden gedurende het traject verschillende overleggen plaats met de ondernemingsraden en de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordigers van de Zeeuwse gemeenten en provincie Zeeland. Rol en positie Provinciale Staten Door de algemeen besturen is bij de uitvoering van de opdrachten nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de positie en de rol van Provinciale Staten.

Ook wij vinden het belangrijk dat u als Provinciale Staten goed en op de juiste momenten worden betrokken. Daarom hebben we de projectleider gevraagd om bij de processtappen en mijlpalen nadrukkelijk stil te staan bij de positie en rol van Provinciale Staten. In de huidige fase van de gebiedsverkenning en het uitwerken van de samenwerkingsagenda’s wordt u als Provinciale Staten geïnformeerd. Afhankelijk van de uitkomst en besluitvorming voor de zomer 2024 in de algemeen besturen volgt nog een (besluitvormings)traject richting de colleges van B en W, het college van Gedeputeerde Staten, de gemeenteraden en Provinciale Staten. Informatiebijeenkomst Zoals hierboven aangegeven vinden wij het belangrijk om u goed te kunnen informeren. Daarom nodigen wij u uit voor de informatiebijeenkomst die we begin 2024 organiseren. Wij plannen deze bijeenkomst in afstemming met uw griffie. Zodra de exacte datum gepland is, ontvangt u een uitnodiging.

Met vriendelijke groet,

S.G.P. Suij

A.G. van der Maas

H.J.A. van Merrienboer

Voorzitter

Voorzitter Regionale

Voorzitter

Gemeenschappelijke

Uitvoeringsdienst

Veiligheidsregio

Gezondheidsdienst

Zeeland

Zeeland

Zeeland