Inkomend - Notubiz - Nieuwsbrief Maart 2024
Tekst van het document
Nieuwsbrief Maart 2024 Het is alweer maart! De eerste twee maanden van 2024 zijn voorbij gevlogen. In deze Customer Care nieuwsbrief geven we aandacht aan onder andere opfristrainingen, ondersteuning van de griffie en anonimiseren van stukken. Wil je weten welke content je afgelopen maand hebt gemist? Onderaan de mail hebben we de belangrijkste artikelen voor je op een rij gezet.
NotuBox training Om het raads- en commissiewerk zo goed mogelijk te kunnen doen, is het belangrijk om te weten waar alle relevante informatie te vinden is in ons systeem. Na de verkiezingen gaan wij het hele land door om op locatie trainingen te verzorgen voor NotuBox en Politiek Portaal. Wist je dat het mogelijk is om deze training ook in de vorm van een opfriscursus te organiseren? Inmiddels zijn we bijna twee jaar onderweg met de huidige raad en we zien dat veel kennis (deels) is weggezakt. Wij komen daarom graag weer jullie kant op om alle kennis op te frissen. Dit kan bijvoorbeeld voorafgaand aan een raads- of commissievergadering. Onze consultant zal dan afhankelijk van jullie wensen en behoeften een opfriscursus organiseren. Behoefte aan een dergelijke training? Neem dan contact op met jouw vaste Customer Care specialist om de mogelijkheden te bespreken.
Medewerker Xander tourt door Nederland! Het is geen geheim dat er een groeiende behoefte is aan griffiemedewerkers en bestuursondersteuners in Nederland. Zo liep ook gemeente Velsen met de vraag of NotuBiz iets kon betekenen in (een tijdelijke) vorm van ondersteuning. Als reactie daarop heeft NotuBiz de afgelopen 11 weken een initiatief ontplooid waarbij onze Customer Care medewerker Xander twee dagen per week mee is gaan werken op de griffie. Het was een spannend avontuur, aangezien dit de eerste keer was dat NotuBiz een dergelijk traject aanging. We moesten onze aanpak nog uitstippelen, ontdekken waar we als organisatie van toegevoegde waarde konden zijn en natuurlijk voorbereid zijn op het onverwachte. Gelukkig bleek het een buitengewoon leerzame en waardevolle ervaring. Onze succesvolle start was mede te danken aan Ruurd Palstra en natuurlijk Birgit Kraak. Hieronder neemt Xander jullie mee in zijn ervaringen. Ook benieuwd wat NotuBiz voor jou kan betekenen op het gebied van ondersteuning? Neem contact met Marloes van den Berg (06 38 08 10 57) of dien een verzoekje in via het klantenportaal. "Als afgezant van NotuBiz ben ik gedurende deze periode twee dagen per week naar het gemeentehuis van Velsen gegaan, waar ik als raadsondersteuner en griffiemedewerker aan de slag ben gegaan.
Deze samenwerking heeft niet alleen geholpen om de werkdruk binnen het team te verlichten, maar heeft er ook voor gezorgd dat de griffie andere werkzaamheden kon gaan oppakken.
Normaal gesproken ben ik werkzaam als Customer Care / NotuCast medewerker waar ik me vooral bezighoud met live-uitzendingen, klantvragen en datamigraties. Mijn kennis kwam dus goed van pas toen ik bij Velsen aan de slag ging. Bij de gemeente heb ik me onder andere beziggehouden met het inplannen van vergaderingen, het bijwerken van digitale dossiers en het afhandelen van de administratieve taken zoals fractieverantwoordingen en het beantwoorden van vragen van bewoners. En als je de griffie belde kon het zomaar zijn dat je mij aan de lijn kreeg. Ik heb genoten van de dynamiek binnen het griffieteam en heb de werkzaamheden als erg leerzaam en interessant ervaren. De positieve feedback heeft mijn enthousiasme alleen maar versterkt en ik kijk er naar uit om dit bij meerdere organisaties in Nederland te mogen doen!"
Anonimiseren van stukken Met een steeds strengere AVG-wetgeving wordt het anonimiseren van stukken steeds belangrijker. Er gaat echter ontzettend veel tijd zitten in het anonimiseren van stukken die zijn gemaakt vóór deze wetten zijn aangescherpt. Toch is het wel van belang dat stukken uit bijvoorbeeld 2010 ook aan deze wetten gaan voldoen. Voor de transparantie in het besluitvormingsproces, maar ook in het kader van archivering. Onlangs zijn wij gestart met een opdracht voor het anonimiseren van ingekomen stukken bij één van onze klanten. Zij hebben gekozen om het team van NotuBiz de stukken te laten anonimiseren met behulp van een maskeringstool.
Wij hebben hiervoor een team opgeleid die deze tool optimaal in kan zetten én een controle uit kan voeren op de inhoud. Met onze kennis helpen wij je graag! Heeft jouw gemeente ook een uitdaging voor het anonimiseren van oudere documenten? Wij ondersteunen jullie graag bij het anonimiseren van deze stukken. Hierbij luisteren we naar jullie wensen én adviseren we jullie met de kennis die wij intern in huis hebben. Wil jij een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden? Laat het ons dan weten!
Opschonen contactpersonen en werkafspraken We streven voortdurend naar een optimale dienstverlening. Daarbij hoort het bieden van relevante informatie aan de juiste personen. Om dit te bereiken, willen we graag een grondige opschoning uitvoeren van onze contactpersonen en werkafspraken, zowel in het klantenportaal als in ons CRM-systeem. Wat houdt dit in? De komende periode gaan we aan de slag met het opschonen van de contactpersonen in ons klantenportaal. Dit betekent dat we verouderde, dubbele of onjuiste informatie zullen verwijderen of updaten. Hierover zullen we op korte termijn contact met je opnemen. Waarom is dit belangrijk? Door regelmatig op te schonen, beschikken we altijd over de meest actuele contactgegevens, zodat we weten wie wij moeten bellen met een vraag over de live uitzending, of bij wie we moeten aankloppen met vragen over contracten. Hoe kun je helpen? Als je specifieke contacten hebt die essentieel zijn voor de communicatie met ons, laat het ons dan alvast weten. Wij kunnen dit dan direct voor je verwerken. Hiermee houden we ons klantenbestand goed up-to-date en kunnen we snel met elkaar schakelen.
NotuBiz fietst voor het goede doel! Afgelopen zaterdag heeft een delegatie van NotuBiz zich ingezet voor het goede doel. Verschillende collega's deden 2 maart mee met de spinning-marathon voor het Stichting Sophia Kinderziekenhuis Fonds. Daarmee hebben we geld ingezameld voor kinderen met een autoimmuunziekte. In totaal hebben we meer dan 3.000 euro opgehaald. Een mooie prestatie waar we als organisatie trots op zijn!
Heb je onze laatste artikelen gelezen? Wij publiceren regelmatig interviews, artikelen en andere leuke nieuwtjes op onze website. De afgelopen tijd zijn er weer wat artikelen online gegaan die je misschien hebt gemist!
Succesvolle implementatie bij provincie Gelderland: in gesprek met het projectteam In een recent interview hebben we gesproken met Yvonne (functioneel beheer), Peter (functioneel beheer), Karin (projectmanager), Mitchell (Statenadviseur) en Audrey (informatiemanager/ kwartiermaker) van de Provincie Gelderland over de succesvolle implementatie van hun informatiesysteem.
Lees het volledige artikel hier
Terugblik op co-creatie Themadossiers Op 22 januari 2024 hadden we een co-creatiesessie voor onze nieuwe module Themadossiers. Tijdens de sessie namen we klanten mee in het eerste concept design en werd er gebrainstormd over de belangrijkste voordelen die de module biedt aan burgers, raadsleden en het college. Ook zijn we met klanten in gesprek gegaan over de belangrijkste functionaliteiten.
Lees het volledige artikel hier
Contact NotuBiz Nederland BV K.P. van der Mandelelaan 110 | 3062 MB Rotterdam 010 789 09 90 notubiz.topdesk.net
Deze e-mail is verstuurd aan WFranssens@vlissingen.nl. Als u geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen, kunt u zich hier afmelden. U kunt ook uw gegevens inzien en wijzigen. Voor een goede ontvangst voegt u communicatie@notubiz.nl toe aan uw adresboek.