Inkomend - Necker - De Griffiemonitor 2025
Tekst van het document
2025
DE GRIFFIEMONITOR Een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland
1
Waarom dit onderzoek? Sinds 2023 brengt Necker de Griffiemonitor uit: een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van gemeentelijke griffies in Nederland. Dit onderzoek wordt jaarlijks herhaald, om zo resultaten door de tijd heen vergelijkbaar te maken en om trends binnen griffies inzichtelijk te maken. Net als in 2023 en 2024 is uitgevraagd hoeveel fte’s de griffies tot hun beschikking hebben, hoe de griffies geformeerd zijn en waar de ambities en ontwikkelwensen liggen. Dit jaar zijn daarnaast vragen voorgelegd over het jaarthema ‘De goed geoliede griffie’, waarmee we onderzoeken wat griffieteams doen of kunnen doen om het werk op de griffie te optimaliseren. Alle 342 gemeentelijke griffiers in Nederland zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de Griffiemonitor. In totaal hebben 198 griffiers (58%) de vragenlijst ingevuld. De resultaten van de Griffiemonitor kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de eigen situatie te vergelijken met die van andere griffies. Waardevolle inzichten, die nuttig kunnen zijn in gesprekken met de werkgeverscommissie en de gemeenteraad.
2
INHOUDSOPGAVE 1 DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN...........................4 2 INRICHTING GRIFFIES .........................................................8 3 TIJDSBESTEDING EN TIJDSDRUK. .....................................12 4 AMBITIES. .............................................................................17 5 JAARTHEMA: DE GOED GEOLIEDE GRIFFIE...................20 6 TOT SLOT. ...........................................................................23 3
1
DE MEEST OPVALLENDE UITKOMSTEN
Veel griffies geven aan dat de basis op orde is, waardoor er meer ruimte vrijkomt voor strategische advisering.
De formatie is over het algemeen iets toegenomen. Bij de kleine gemeenten zien we dat de formatie gemiddeld gezien juist licht is gedaald. 4
De tijdsdruk waarmee griffiers te maken hebben is iets afgenomen.
Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 zijn veel griffies nu al bezig met inwerkprogramma’s voor de nieuwe gemeenteraad. We zien vaak terug dat griffies alvast nadenken over hoe zij de gemeenteraad stevig kunnen positioneren. 5
WAT ONS OPVALT: EEN PRÉ-VERKIEZINGSJAAR MET KANSEN Strategisch griffieren, wat is dat eigenlijk? Deze vraag heeft mij en vele andere griffiers het afgelopen jaar bezig gehouden. Steeds vaker hoor ik dat er behoefte is aan een meer strategische griffier. Ook uit dit onderzoek blijkt dat die behoefte er is. De resultaten laten zien dat er steeds meer ruimte voor griffies is om hier mee aan de slag te gaan, maar dat er ook nog steeds veel griffies zijn die in de praktijk nog niet aan deze meer strategische taken toekomen. Deze griffiers geven aan dat er tijd tekort is, dat het net lukt om met de griffieformatie de basistaken uit te voeren en dat de raad verlegen is om te investeren in zichzelf. Dit jaar zullen veel griffiers de mouwen opstropen richting de gemeenteraadsverkiezingen in 2026. Mijn advies aan hen: choose your battles! Misschien is het nu de tijd niet om te investeren in uitbreiding van de formatie. Met inzetten op het slimmer organiseren van processen en het benutten van de technologische mogelijkheden valt ook veel winst te behalen. Ook belangrijk in deze tijd: bereid je voor om met je nieuwe gemeenteraad het gesprek aan te gaan over de raad die hij wil zijn, en natuurlijk over het type griffie(r) dat daarbij past.
Hoe kun jij, als gepassioneerd griffier, de raad stevig in positie krijgen en houden? Mooie opgaven in aanloop naar de verkiezingen! Marijke van de Plasse
6
ONTWIKKELINGEN IN 2025: REACTIES UIT HET VELD AANDACHT VOOR COMMUNICATIE “Toen ik in 2016 startte bij de raadsgriffie van de gemeente Nijkerk was er al een communicatieadviseur. Als voormalig adviseur communicatie bij de raadsgriffie in Amersfoort was ik daar vanzelfsprekend blij mee. De afgelopen jaren hebben we de raadscommunicatie kunnen uitbouwen. De basis is altijd geweest om objectieve en duidelijke informatie aan te bieden die goed vindbaar is. Daarnaast geven we ruimte aan raadsleden en fracties, zij kunnen immers met politieke kleur vertellen en de raad letterlijk een ‘gezicht’ geven. Verder is interne communicatie naar onze collega’s van de ambtelijke organisatie steeds belangrijker geworden. Zo informeren we hen wekelijks over wat er speelt bij de raad. Een greep uit de middelen die we inzetten: raadspagina in weekkrant, website, social media (X, Facebook en Instagram), inloopspreekuur raad, persvoorlichting, intranet, training voor (nieuwe) collega’s, Gast van de Raad (voor inwoners en collega’s), projecten voor scholen (groep 8 en middelbare scholen), werkbezoeken.” Onze plannen voor de komende tijd? Onder andere het beter benutten van onze beeldvormende vergaderingen door nog actiever betrokkenen uit te nodigen en meer interactie te organiseren. En vanzelfsprekend zijn de verkiezingen in 2026 een mooie kapstok voor raadscommunicatie.”
Aline Verhoef-Frankens Griffier | gemeente Nijkerk
EEN GOEDE START VOOR DE NIEUWE RAAD “Zo’n jaar voorafgaand aan de verkiezingen popt weer regelmatig de term inwerkprogramma op in mijn achterhoofd. Leuk, omdat we vanaf nu weer vooruitkijken naar één van de mooiste periodes voor de griffie. Dat is in ieder geval mijn gevoel erbij. Ik zie de gelegenheid om raadsleden (nieuw of ervaren) te helpen aan een zo goed mogelijke start van de periode ook als een belangrijke taak. In de maanden tot aan de zomer gaan we bijvoorbeeld onze ervaringen van 2022 evalueren, de feedback van raadsleden daarop bekijken, en de ontwikkelingen van de afgelopen jaren (zoals KI/AI, wat kunnen we daarmee?) onder de loep nemen. We zullen ook inspiratie opdoen bij andere gemeenten. Samen met de burgemeester en mijn collega’s werken we aan een aanbod dat de raad als geheel en elk individueel raadslid zo goed mogelijk voorbereidt. Omdat het raadslidmaatschap al veel vraagt van raadsleden, zijn we gemotiveerd ze optimaal te ondersteunen om hen vlot op weg te helpen.’’
Alex Rijpert Griffier | gemeente Middelburg
AI OP DE GRIFFIE “Vanaf 2024 zijn we als griffie van Emmen actief aan de slag gegaan met AI. We begonnen met een eigen AItraining, omdat we vinden dat je iets pas goed kunt begeleiden als je het zelf snapt en beheerst. Daarna zijn we AI daadwerkelijk gaan toepassen in ons werk: van het analyseren van raadsstukken tot het opstellen van adviezen. Een grote stap was de implementatie van een AI-tool waarmee we razendsnel informatie kunnen doorzoeken in ons raadsinformatiesysteem – alsof we een ‘Google voor de raad’ hebben gebouwd. Dat gebruiken wij nu nog zelf. Deze zomer perfectioneren we het, zodat we in september de raad hierin kunnen trainen. Ook passen we AI toe bij het maken van onderleggers, tijdlijnen en het terugvinden van relevante besluiten. De vuistregels daarbij zijn: gebruik alleen openbare informatie, voldoe aan de privacy-eisen, en stel alleen vragen aan AI die je zelf kunt beantwoorden en controleren. Tegelijk voeren we ook met de raad het gesprek over ethiek: wat kan, wat mag en wat willen we? Zo bereiden we griffie en raad voor op de kansen en risico’s van AI en leggen we de basis voor verantwoord gebruik in de lokale politiek.”
Sander Engelen Griffier | gemeente Emmen 7
2
INRICHTING GRIFFIES
Formatie Ten opzichte van 2024 is het aantal fte bij de kleinste gemeenten tot 20.000 inwoners licht gedaald (van 2,24 fte in 2024 naar 1,97 fte in 2025). Verder zijn er ten opzichte van vorig jaar op basis van de gemiddelden geen grote wijzigingen in de formatie per gemeentegrootte.
Dit jaar heeft 58% van de griffies meer dan 3 fte formatie tot zijn beschikking: een iets groter deel dan vorig jaar, toen lag dit percentage op 54%. Wat opvalt, is dat het aantal griffies met een formatie van kleiner dan 3 fte afneemt. Inmiddels heeft bijna een kwart van de griffies meer dan 5 fte tot zijn beschikking.
Hoe groter de griffie, hoe meer ruimte er binnen de beschikbare fte’s is voor invulling van de rol van de rol van de raadsadviseur en/of commissiegriffier. Het percentage van het totale aantal
Uit hoeveel fte bestaat uw griffie?
2023
2024
2025
5 fte of meer
13%
22%
24%
3-5 fte
39% 32%
34%
Minder dan 3 fte
48%
Gemeentegroottes Sommige resultaten worden in de Griffiemonitor uitgesplitst naar aantal inwoners per gemeente. De gemeentegrootte is bepalend voor het aantal raadsleden en dat is een belangrijke variabele voor de grootte van een griffie. Meer inwoners betekent een gemeenteraad met meer raadsleden en dus vaak ook een grotere griffie. Daarnaast kennen grote gemeenten doorgaans ook meer fracties.
Gemiddeld aantal fte per gemeentegrootte
46%
42%
8
tot 20.000
20-40.000
40-65.000
65-100.000
100.000+
1,9 fte
2,9 fte
4,7 fte
5,9 fte
8,7 fte
“Het zou heel prettig zijn om ook administratieve ondersteuning te hebben, zodat zowel griffier als raadsadviseur zich echt kunnen focussen op het versterken en verbeteren van de rol en positie van de raad.”
fte’s dat door griffiemedewerkers wordt vervuld, is bij griffies met een grote bezetting vergelijkbaar met dat van kleinere griffies. Ongeveer een kwart van de formatie van alle griffies wordt door een griffiemedewerker ingevuld. De kleinste griffies geven aan geen aparte medewerker te hebben voor communicatie- en/of participatieadvies.
- een respondent
Gemiddelde verdeling fte per positie (in procenten), verdeeld over het aantal fte’s Griffier
1-2 fte
47%
2-3 fte
32%
3-4 fte
25%
4-5 fte
Griffiemedewerker/ ondersteunend personeel
Raadsadviseur/ commissiegriffier
Communicatie- en/of participatieadviseur
27%
23%
31%
36%
22%
35%
5-6 fte
17%
41%
6-7 fte
16%
39%
>7 fte
12%
12%
4%
23%
11%
5%
14%
5%
26%
9
3%
21%
24%
43%
Secretaris van de rekenkamer
12%
4%
25%
13%
7%
28%
12%
6%
Inschaling Griffies zijn qua opbouw dus vergelijkbaar georganiseerd, ongeacht de beschikbare formatie. De gemeentegrootte is echter wel van belang voor de inschaling, voornamelijk voor griffiers. De grafiek aan de rechterkant laat per gemeentegrootte de laagste schaal, het gemiddelde en de hoogste schaal zien. De griffiers gaan een schaal omhoog als de gemeente in een hogere inwonersklasse terechtkomt. Ook bij raadsadviseurs/commissiegriffiers, communicatieadviseurs en secretarissen van de rekenkamer stijgt de inschaling mee met de gemeentegrootte. De gemiddelde inschaling van griffiemedewerkers is vergelijkbaar voor alle groepen gemeenten. De inschaling per functie is in lijn met vorig jaar. Net als in 2024 bevindt in 2025 de hoogst ingeschaalde griffier die heeft deelgenomen zich in schaal 17, tegenover schaal 11 bij de griffier met de laagste inschaling.
Nieuwe categorieën gemeentegrootte In eerdere edities van de Griffiemonitor werden de resultaten in drie groepen gemeenten weergegeven: klein (tot 40.000 inwoners), middel (40.000 tot 65.000 inwoners) en groot (groter dan 65.000 inwoners). Omdat de verschillen tussen deze drie categorieën groot kunnen zijn, worden er voor de editie van 2025 vijf categorieën gehanteerd. Daarmee geven we gehoor aan een wens uit het werkveld. Wel moet worden opgemerkt dat de respons in de hoogste categorie (meer dan 100.000 inwoners) met 44% lager ligt dan bij de andere vier categorieën. De resultaten van deze 14 gemeenten geven wel een beeld van wat er speelt bij de grootste griffies en bieden zo een indicatie van deze groep als geheel.
tot 20.000 20-40.000
40-65.000 65-100.000
100.000+
Aantal deelnemers Griffiemonitor
40
77
46
21
14
Aantal gemeenten in Nederland
65
142
70
33
32
10
Kunt u per functie aangeven in welke schaal deze medewerkers zijn ingedeeld? Tot 20.000
20.000 tot 40.000
GRIFFIER
11
12
GRIFFIER
15
12
13
15
RAADSAVISEUR/COMMISSIEGRIFFIER
8
10
RAADSAVISEUR/COMMISSIEGRIFFIER
12
8
10
13
COMMUNICATIE- EN/OF PARTICIPATIEADVISEUR
8
9
COMMUNICATIE- EN/OF PARTICIPATIEADVISEUR
10
9
9
10
GRIFFIEMEDEWERKER/ONDERSTEUNING
7
8
GRIFFIEMEDEWERKER/ONDERSTEUNING
9
6
8
10
SECRETARIS VAN DE REKENKAMER(COMMISSIE) SECRETARIS VAN DE REKENKAMER(COMMISSIE)
9
7
40.000 tot 65.000
10
65.000 tot 100.000
GRIFFIER
GRIFFIER
13
14
17
14
RAADSAVISEUR/COMMISSIEGRIFFIER
9
11 10
13
10
8
11
10 10 6
8 9
100.000+ GRIFFIER
15 16 17 RAADSAVISEUR/COMMISSIEGRIFFIER
12
13
COMMUNICATIE- EN/OF PARTICIPATIEADVISEUR
8
10
11
GRIFFIEMEDEWERKER/ONDERSTEUNING
7
8
10 SECRETARIS VAN DE REKENKAMER(COMMISSIE)
10
12
11
SECRETARIS VAN DE REKENKAMER(COMMISSIE)
12
9
14
10
SECRETARIS VAN DE REKENKAMER(COMMISSIE)
10
12
GRIFFIEMEDEWERKER/ONDERSTEUNING
10
7
16
COMMUNICATIE- EN/OF PARTICIPATIEADVISEUR
GRIFFIEMEDEWERKER/ONDERSTEUNING
7
15
RAADSAVISEUR/COMMISSIEGRIFFIER
COMMUNICATIE- EN/OF PARTICIPATIEADVISEUR
8
11
13
11
11
12
3
TIJDSBESTEDING EN TIJDSDRUK
Tijdsbesteding en ervaren tijdsdruk De griffie speelt een cruciale rol in het versterken van de positie van de gemeenteraad. Twee dagen op de griffie zien er maar zelden hetzelfde uit. Werken in een politiek-bestuurlijke omgeving met veel verschillende actoren, strakke deadlines en procedures maakt het griffiersvak divers en gevarieerd. Reden te meer om in de Griffiemonitor ook aandacht te besteden aan de relatie tussen de ervaren tijdsdruk en de variabelen die daar mogelijk van invloed op zijn.
Op basis van de scores op deze zeven taken is een gemiddelde berekend, dat we hebben omgerekend naar drie categorieën: (te) weinig tijd, neutraal en (ruim) genoeg tijd.
In de Griffiemonitor is uitgevraagd in welke mate griffies genoeg tijd hebben om de zeven belangrijkste griffietaken uit te kunnen voeren:
De afname in tijdsdruk is voornamelijk zichtbaar bij het onderwerp (strategische) advisering van de raad, hoewel een meerderheid van de griffies hier nog steeds in tijdsnood komt. De grafiek rechts toont het percentage griffies dat (te) weinig tijd ervaart om de zeven belangrijkste taken uit te voeren door de tijd heen. We lichten de drie meest opvallende verschillen uit. In 2025 geeft 58% van de griffies aan onvoldoende tijd te hebben voor (strategisch) adviseren, tegenover 64% in 2024. Ook bij het ondersteunen van de raad ervaren griffies in 2025 minder tijdsdruk dan in 2024. De meeste tijdsdruk ervaren griffies nu bij het onderwerp regionale samenwerking, waar 62% te weinig tijd voor zegt te hebben. In 2024 was dit 60%.
Ten opzichte van voorgaande jaren is het aandeel griffies dat tijdsdruk ervaart weer iets afgenomen: 31% van de deelnemende griffiers heeft (te) weinig tijd om de belangrijkste taken op de griffie uit te voeren, ten opzichte van 38% in 2024.
1 (strategische) advisering van de raad 2 ondersteuning raad 3 interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie
4 regionale oriëntatie en samenwerking 5 doorontwikkeling en professionalisering van de raad
“Als griffier vind ik het belangrijk regionale samenwerking te faciliteren en ondersteunen, maar er gaat veel tijd naartoe en de vraag is of het voldoende oplevert.”
6 raadscommunicatie 7 integraal management van de
- een respondent
griffieorganisatie
12
Tijdsdruk
Aandeel griffies dat (te) weinig tijd heeft
45%
38%
31%
2023
2024
2025
Tijdsdruk naar onderwerp Raadscommunicatie Regionale oriëntatie en samenwerking (Strategische) advisering van de gemeenteraad Doorontwikkeling en professionalisering van de raad
Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie
Integraal management van de griffieorganisatie
2023
Ondersteuning van de gemeenteraad 2024 13
2025
Ervaren tijdsdruk en gemeentegrootte Vooral bij kleine en grote gemeenten is de tijdsdruk afgenomen ten opzichte van 2024. Bij griffies in middelgrote gemeenten is geen afname van de tijdsdruk te zien, maar zij zagen vorig jaar de tijdsdruk wel al afnemen. De tijdsdruk bij kleine gemeenten is relatief hoog ten opzichte van middelgrote en grote gemeenten.1
Tijdsdruk naar gemeentegrootte 60% Kleine gemeenten
Als we inzoomen op de vijf categorieën gemeentegrootten, dan valt op dat vooral griffies van de kleinste gemeenten (tot 20.000 inwoners) tijdsdruk ervaren: slechts 13% van deze griffies heeft (ruim) genoeg tijd voor alle taken.
50%
Middelgrote gemeenten
40%
Om een beter idee te krijgen van de onderwerpen waarbij griffies van verschillende typen gemeenten tijdsdruk ervaren, is de tijdsdruk per onderwerp in de onderstaande grafiek uitgesplitst naar gemeentegrootte. Hoe korter de balk, hoe minder tijd er voor een taak is.
30%
Grote gemeenten
20% 2023
1 Voor deze vergelijking (tijdsdruk naar gemeentegrootte door de jaren heen) is gebruikgemaakt van drie in plaats van vijf gemeentegrootten, ten behoeve van de vergelijkbaarheid en met het oog op de respons in voorgaande jaren.
2024
2025
Tijdsdruk per onderwerp naar gemeentegrootte tot 20.000
20.000 – 40.000
40.000 – 65.000
Integraal management van de griffieorganisatie
4.6
4.4
5
Ondersteuning van de gemeenteraad
4.5
4.7
4.5
Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie
4.1
4.3
4.3
Doorontwikkeling en professionalisering van de raad
3.6
3.4
3.4
3.0
3.5
3.5
3.5
3.5
3.5
3.5
3.2
3.2
Raadscommunicatie (Strategische) advisering van de gemeenteraad Regionale oriëntatie en samenwerking
14
“De besteding van beschikbare tijd voor griffie, maar óók voor de raadsleden, blijft altijd een worsteling. Voor de raad gaat (politieke) inhoud vaak voor het opdoen van kennis en het volgen van trainingen. Met een relatief kleine raad is de druk op de agenda van de individuele raadsleden bijzonder groot.” - een respondent
Tijdsdruk naar gemeentegrootte (te) weinig tijd
tot 20.000 40% 20.000 – 40.000 36%
48%
13%
26%
33%
65.000 – 100.000 29%
7%
(ruim) genoeg tijd
38%
40.000 – 65.000 24%
100.000+
neutraal
43%
38%
33%
64%
29%
“Ik zou willen dat er meer tijd was om de gemeenteraad vaker ongevraagd te adviseren over langetermijnontwikkelingen of bestuurlijke trends. Er is geen tijd om uit te zoomen of met het oog op de toekomst te adviseren. Dit zorgt ervoor dat het moeilijk is om de positie van de gemeenteraad te versterken.” - een respondent
Tijdsdruk per onderwerp naar gemeentegrootte op een schaal van 1 tot 7
65.000 – 100.000
100.000+
4.3
4.9
4.5
4.9
3.9
4.6
3.9
4.5
4.3
4.2
3.7
4.5
3.3
4.3 15
De minste tijdsdruk ervaren griffies van alle gemeentegrootten bij integraal management van de griffieorganisatie en ondersteuning van de raad. De kleinste gemeenten geven aan dat zij weinig tijd hebben voor raadscommunicatie. Dat komt waarschijnlijk doordat zij geen aparte medewerkers beschikbaar hebben die hier actief mee aan de slag kunnen gaan (zie hoofdstuk 2). Bij de grotere gemeenten wordt voornamelijk tijdsdruk ervaren op het onderwerp regionale samenwerking.
“Wij zorgen ervoor dat er altijd iemand van de griffie aanwezig is bij de bijeenkomsten. Daarnaast wisselt het aantal bijeenkomsten nog wel eens per week. Wel is hier de lijn dat alle (formele) raadsactiviteiten geconcentreerd moeten plaatsvinden op de dinsdagavond. We wijken zo weinig mogelijk uit naar andere avonden. Daarmee hebben de raadsleden op de andere avonden tijd voor andere zaken of voor fractieactiviteiten.”
Ervaren tijdsdruk en beschikbare fte’s Naast gemeentegrootte is ook het beschikbare aantal fte op de griffie van invloed op de ervaren tijdsdruk. Net als vorig jaar valt ook hier op dat kleine griffies de meeste tijdsdruk ervaren, hoewel deze tijdsdruk wel afneemt. In 2025 heeft 43% van de kleine griffies (te) weinig tijd om alle taken uit te voeren, tegenover 52% in 2024. Ook bij grotere griffies van 5 fte of meer is de tijdsdruk afgenomen.
- een respondent
Raadsbijeenkomsten Gemiddeld vinden er in de gemeenten die deelnamen aan de Griffiemonitor tien bijeenkomsten per maand plaats. Bij bijna al deze bijeenkomsten is iemand van de griffie aanwezig: gemiddeld bij negen bijeenkomsten. De bevraagde griffiers zijn gemiddeld bij 69% van deze bijeenkomsten betrokken, in de voorbereiding of door op de avond zelf aanwezig te zijn.
Tijdsdruk naar fte (Ruim) genoeg tijd
17%
33%
48%
40%
Gemiddeld aantal bijeenkomsten per maand in het kader van de 4 Bijeenkomsten reguliere vergadercyclus
39% Neutraal
1 Bijeenkomst op initiatief van inwoners
45% 43%
1 Bijeenkomst op initiatief van het college
29% (Te) weinig tijd
(buiten de reguliere raadscyclus)
1 Bijeenkomst op initiatief van de raad
6% 1-3 fte
3-5 fte
(buiten de reguliere raadscyclus)
5 fte of meer
1 Regionale bijeenkomsten 1 Raadswerkgroep
“De griffie werkt met een actiepuntenlijst voor het hele jaar, die telkens wordt bijgewerkt. Griffiemedewerkers zijn heel goed op elkaar ingespeeld en zeer goed toegerust op hun taak. Het is een topteam, en dat zorgt ervoor dat de griffier weinig tijd kwijt is aan management van de griffie (…).”
2 Bijzondere commissies
(presidium, agendacommissie, werkgeverscommissie, etc.)
1 Andere bijeenkomst
- een respondent
16
4
AMBITIES
In de Griffiemonitor zijn griffies ook bevraagd op hun ambities. De deelnemende griffiers konden met een rangschikking aangeven aan welke taken zij graag meer tijd zouden willen besteden. De onderstaande grafiek laat zien welke taken griffiers hierbij in de top 3 zetten. Net als in voorgaande jaren ligt de grootste wens bij (strategische) advisering van de raad, wat door 83% van de griffiers gekozen wordt. Meer dan de helft (53%) zet deze taak zelfs op de eerste plek. Vorig jaar was dit aandeel nog groter: toen zette 60% (strategische) advisering van de raad bovenaan in de top 3. Ook het doorontwikkelen en professionaliseren van de raad wordt door een groot deel van de griffiers gekozen als een taak waar zij graag meer tijd aan besteden. Als derde taak kiezen griffiers raadscommunicatie.
In de onderstaande figuur worden deze ambities vergeleken met de daadwerkelijke tijdsbesteding per taak. Griffiers besteden op dit moment gemiddeld een vijfde van hun werkweek aan de (strategische) advisering van de raad. Bij een 36-urige werkweek is dit ongeveer 7 uur. Vergelijkbaar met vorig jaar zou 83% hier graag meer tijd aan besteden, hoewel we hiervoor ook zagen dat het aandeel griffiers voor wie dit op de eerste plek staat, iets is afgenomen. Dit komt overeen met een afname van de tijdsdruk op dit onderwerp zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. De meeste tijd besteden griffiers aan het ondersteunen van de raad: ongeveer 11 uur bij een 36-urige werkweek. Toch zou bijna een vijfde van de griffiers hier graag meer tijd aan willen besteden. Naast de ambitie om meer te focussen op strategie en doorontwikkeling, blijft de ‘basis’ dus nog steeds belangrijk.
Aan welke taken zou u meer tijd willen besteden? (STRATEGISCHE) ADVISERING VAN DE GEMEENTERAAD
83% 86% 80%
(Strategische) advisering van de gemeenteraad
DOORONTWIKKELING EN PROFESSIONALISERING VAN DE RAAD
77% 75% 79%
Doorontwikkeling en professionalisering van de raad Raadscommunicatie en -participatie
RAADSCOMMUNICATIE
33% 30% 38% REGIONALE ORIËNTATIE EN SAMENWERKING
26% 27% 25%
Regionale oriëntatie en samenwerking
2025 2024 2023
21%
83%
11%
77%
7%
33%
7%
26% Tijdsbesteding: percentage van de werkweek dat besteed wordt aan deze taak
Ambitie:
ONDERSTEUNING GEMEENTERAAD
18% 16% 16%
Ondersteuning gemeenteraad
INTERNE VERTEGENWOORDIGING VAN DE RAAD IN DE ORGANISATIE
Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie Integraal management van de griffieorganisatie
14% 14% 19% INTEGRAAL MANAGEMENT VAN DE GRIFFIEORGANISATIE
7% 10% 9% 17
31%
18%
14%
14%
13%
7%
percentage griffiers dat aan deze taak meer tijd wil besteden
Wensen voor de toekomst In maart 2026 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. Aan griffiers is gevraagd wat zij in de nieuwe raadsperiode graag anders willen doen. De gegeven antwoorden laten zich samenvatten in de volgende vier overkoepelende wensen: 1. Doorlopende ontwikkeling van de raad Met het oog op ontwikkeling van de raad, zien we twee wensen vaak terugkomen. Allereerst noemt een groot deel van de griffiers dat zij graag het inwerkprogramma zouden verbeteren, om zo te starten met een raad die voldoende kennis in huis heeft bij bij het begin van de raadsperiode. Ook gedurende de raadsperiode zouden griffiers graag voldoende tijd besteden aan doorontwikkeling en professionalisering, zodat de raad zich doorlopend kan blijven ontwikkelen.
“Een beter en uitgebreider inwerkprogramma met niet alleen uitleg over hoe de raad werkt en over raadinstrumenten, maar ook het verdiepende gesprek voeren over wat voor raad de gemeenteraad wil zijn, hoe raadsleden willen samenwerken en wat ze willen bereiken met elkaar. Daarmee kan de raad het fundament leggen voor een goede samenwerking voor de vier jaar die volgen.” - een respondent 2. Verstevigen van de positie van de raad Samenhangend met een stevige en deskundige raad, zou een deel van de griffiers graag zien dat de raad zelf een rol pakt in het bepalen wat voor raad hij wil zijn en wat hij wel en niet wil doen. Griffiers vinden dat de raad zelf meer sturing mag geven aan de agenda en ondersteunen hier graag bij.
“Niet compleet anders, maar nog meer inzetten op de rol en positie van de raad als hoogste orgaan en controleur van het college.”
- een respondent
3. Professionele raadscommunicatie Daarnaast noemt een deel van de griffiers dat zij graag de communicatie vanuit de raad zouden professionaliseren. Ook geven griffiers aan dat dit momenteel nog bij de organisatie belegd is en dat zij hier met de griffie meer mee willen doen.
“Ik zou de communicatie van de raad geheel in eigen hand willen hebben, dus belegd op de griffie.”
- een respondent
4. Continuering huidige manier van werken Tot slot noemt een deel van de griffiers dat de basis op hun griffie op orde is, maar dat zij wel (kleinere) zaken willen aanpassen of optimaliseren. Op hoofdlijnen zijn zij tevreden met hoe het gaat, en zien zij dus geen reden om dingen compleet anders te doen.
18
Waar griffiers trots op zijn Griffiers blikken met trots terug op de huidige raadsperiode. Dat zit hem vooral in de volgende zaken: 1. Het ondersteunen van de raad Allereerst noemt een deel van de griffiers dat zij trots zijn op de wijze waarop de griffie de raad de afgelopen raadsperiode heeft ondersteund. Vaak lukte dit ondanks moeilijke politieke verhoudingen of een turbulente periode op de griffie zelf, bijvoorbeeld door ziekte of personeelswijzigingen.
“Het feit dat raadsleden steeds beter de weg naar de griffie weten te vinden, zowel voor praktische ondersteuning als voor strategische onderwerpen, maakt me trots.” - een respondent
2. Doorontwikkeling van de griffie Daarnaast zijn griffiers trots op de ontwikkelingen die hun griffie in de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. Sommige griffies hebben hun formatie uitgebreid, terwijl andere het team dat er al was verder hebben geprofessionaliseerd. Hierdoor lukt het de griffie om de raad beter te ondersteunen en zijn rol te verstevigen bij bijvoorbeeld strategische advisering of raadscommunicatie.
“Het griffieteam is gegroeid in professionaliteit en dienstverlening, de basis staat als een huis.” - een respondent
3. Doorontwikkeling van de raad en processen Tot slot noemen griffiers dat zij trots zijn op de groei van de raad in de afgelopen periode is en de rol die zij daarin als griffie hebben gespeeld. In sommige gemeenten heeft de raad zijn rol beter kunnen pakken en zijn positie verstevigd. Ook zijn verschillende griffies aan de slag gegaan met het verbeteren van de debatcultuur of het vergadermodel.
“Dat we de raadsleden in hun werk zien groeien, en dat we daarbij ook een bijdrage hebben kunnen leveren aan het onderlinge vertrouwen en het wederzijdse respect in de gemeenteraad.” - een respondent
19
5
JAARTHEMA:
DE GOED GEOLIEDE GRIFFIE
De tijds- en werkdruk waar veel griffies mee te maken hebben, wakkert regelmatig discussie over formatie aan. Ook de krapte op de huidige arbeidsmarkt maakt dat het niet altijd mogelijk is om griffiefuncties op korte termijn in te vullen. Op veel griffies blijft daardoor weinig tijd over voor bijvoorbeeld strategische advisering, raadscommunicatie of het creëren van ontwikkelperspectieven. Door slimme keuzes binnen het griffieteam te maken, kan er meer tijd vrijkomen voor dit soort taken en projecten. Dit jaar besteden we in de Griffiemonitor daarom speciale aandacht aan wat griffieteams (kunnen) doen om hun werk te optimaliseren, ook als uitbreiding van formatie niet aan de orde is. Denk bijvoorbeeld aan het versimpelen van werkprocessen, het gebruik van AI of opleidingen voor en doorontwikkeling van griffiepersoneel.
Op welke manier werkt u aan de ontwikkeling van het griffieteam? Doordat individuele teamleden een opleiding of cursus volgen
79% Door het opstellen van een griffieplan
67% Door contact en/of intervisie met andere griffies
66% Door gezamenlijke deelname aan trainingen of cursussen
49% Door gezamenlijke strategie- en/of heisessies
43% Met die laatste categorie zijn griffies het afgelopen jaar veelvuldig aan de slag gegaan: 83% geeft aan het afgelopen jaar bezig te zijn geweest met de ontwikkeling van de griffie. Griffies investeren in dat kader vooral veel in opleidingen en cursussen (79%) voor griffiemedewerkers. Ook het opstellen van een griffieplan (67%) en het uitwisselen van kennis / doen aan intervisie met andere griffies worden als belangrijke ontwikkelbronnen gezien (66%).
Ons griffieteam is hiervoor te klein
4% Wij komen hier niet aan toe
3% Anders
8%
“We hebben een werkdocument gemaakt waar alle cyclematische acties in zijn komen te staan. Door deze op te schrijven, hebben we ze ook allemaal tegen het licht kunnen houden (…).”
“We hebben de griffieorganisatie uitgebreid met 0,8 fte en we hebben de taken herverdeeld. Dat was hard nodig. Nu kunnen we ons weer meer richten op strategische en tactische zaken.”
- een respondent
- een respondent
20
“Wij gebruiken AI bij het schrijven van oplegnotities bij raadsvoorstellen, met name voor de samenvattingen.” - een respondent
In antwoord op de vraag welke werkzaamheden griffiers het liefste willen versimpelen of optimaliseren, wordt als eerste de verwerking van stukken uit het college en de ambtelijke organisatie genoemd. Ook planningswerkzaamheden rondom de vergadercyclus, het uitwerken van verslagen en/of besluitenlijsten en de verwerking en opvolging van moties, toezeggingen, vragen en ingekomen stukken kunnen een ontwikkelslag gebruiken. In de open antwoorden zien we ook vaak de wens terug om een langetermijnagenda te ontwikkelen.
Bij de ontwikkelwensen kan het gebruik van artificiële intelligentie (AI) of automatisering mogelijk behulpzaam zijn. Deze technologische hulpmiddelen worden door griffies al ingezet bij met name de volgende werkzaamheden:
het generen van 36% Voor overzichten uit het RIS het opstellen van 23% Voor conceptberichten (e-mails,
Welke werkzaamheden of processen zou u graag willen versimpelen en/of optimaliseren?
brieven, et cetera) het maken van 23% Bij raadscommunicatie
De verwerking van stukken uit het college/de organisatie
50% Planningswerkzaamheden rondom de vergadercyclus Praktijkvoorbeelden van AI-gebruik die worden genoemd, zijn bijvoorbeeld het categoriseren van opbrengsten uit raadsessies, versimpeling van teksten en het samenvatten van raadsvoorstellen.
39% Het uitwerken van verslagen en/of besluitenlijsten
38%
Als ik 1 fte extra had... Aan de bevraagde griffiers is ook voorgelegd wat zij zouden doen wanneer er 1 fte extra griffie-formatie vrij zou komen en deze medewerker écht overal mee aan de slag zou kunnen gaan. De antwoorden op deze vraag lopen uiteen, maar zijn terug te brengen tot een top drie. Het meest gegeven antwoord is dat diegene zich in zou moeten zetten voor verbinding tussen de raad en samenleving (48%), bijvoorbeeld in de vorm van een raadscommunicatieadviseur. Ook iemand die alles weet van informatievoorziening en de inrichting van digitale systemen wordt veel gewenst (42%). Tot slot maakt iemand die zich bezighoudt met training, coaching en ontwikkeling van de raad de top 3 compleet (24%).
De verwerking en opvolging van moties en toezeggingen
37% De verwerking van ingekomen stukken
30% De verwerking van schriftelijke en technische vragen
27% Anders
15%
21
“Ik gebruik AI voor het versimpelen van teksten en bij het organiseren van bijeenkomsten om tot werkvormen te komen.”
- een respondent
DE EERSTE AI-STAPPEN OP DE GRIFFIE Lucyenne van de Coevering, adviseur AI en griffie bij Necker Artificial Intelligence staat steeds hoger op de agenda bij griffies. We zien dat griffies verschillen qua kennisniveau en mate van toepassing, maar dat er geen griffies meer zijn die niet bekend zijn met het thema. Griffie(r)s voelen aan dat het een thema gaat zijn met grote impact, zowel op hun eigen werkzaamheden als op die van de gemeenteraad. Nu bewustwording is toegenomen, is de volgende uitdaging om de techniek praktisch en verantwoord in te zetten. Hoe pakt een relatief klein team zo’n omvangrijk en complex thema aan? Sommige griffieteams hebben hier al grote stappen in gemaakt, vaak in samenwerking met hun ambtelijke organisatie. Grotere griffies hebben vaker een informatieadviseur of adviseur digitalisering. Deze teamleden hebben de ruimte en expertise om AI te agenderen en vervolgstappen te organiseren. Daarnaast zijn er griffies waar een lid van het team uit persoonlijke interesse het voortouw neemt. Aan de andere kant van het spectrum bevinden zich kleinere griffies die ervaren dat hun digitale vaardigheden nog onvoldoende ontwikkeld zijn om het AI-vraagstuk aan te pakken. Deze griffies kiezen er bijvoorbeeld eerst voor om hun basiskennis te verbreden door trainingen te volgen.
Op deze manier kunnen ook zij zich het thema stapsgewijs eigen maken en een solide basis leggen voor verdere ontwikkeling. We zien dat elk griffieteam, groot of klein, aan de slag kan gaan op een manier die bij hen past. Ongeacht de startpositie zijn er een aantal bouwstenen die elk team nodig heeft: 1.
2.
3.
BASISKENNIS: Griffieteams moeten begrijpen wat de techniek inhoudt en hoe zij deze praktisch kunnen inzetten binnen hun specifieke context. Deze kennis hoeft technisch niet diepgaand te zijn, maar moet ervoor zorgen dat iedereen in het team de juiste keuzes kan maken bij het gebruik van AI. BEKEND ZIJN MET DE RISICO’S: Dit is noodzakelijk voor verantwoorde toepassing. Het gaat hier bijvoorbeeld om het kunnen beoordelen van de betrouwbaarheid van de gegenereerde content en om het risico op privacyschending. DUIDELIJKE AFSPRAKEN EN KADERS: Door als team duidelijke kaders te stellen en afspraken te maken, ontstaat er een structuur waarbinnen iedereen verantwoord kan oefenen en ontwikkelen. Zo kunnen griffies beginnen met het veilig en effectief inzetten van AI-tools.
Als griffies, naast het gebruik van de basistoepassingen, een stap verder willen zetten, dan vraagt dit om grip op de informatiehuishouding. AI-tools zijn zo goed als de data en processen waar deze voor worden ingezet. Dit betekent dat griffies helder moeten hebben welke informatie zij beheren, hoe deze gestructureerd is en waar deze informatie zich bevindt. Griffies die hun informatiehuishouding op orde hebben, kunnen AI-tools veel gerichter inzetten. Zij kunnen bijvoorbeeld documenten sneller doorzoeken, patronen herkennen of geautomatiseerd rapportages laten genereren. 22 22
6
TOT SLOT
Meer informatie of een persoonlijke toelichting op dit onderzoek? Neem contact met ons op via: Aafke Bokma: aafke@necker.nl 06-44 95 55 06
Pieter Overeem: pieter@necker.nl 06-19 18 91 81
Marijke van de Plasse: marijke@necker.nl 06-55 80 81 39
Wilt u op de hoogte blijven van trends en ontwikkelingen in griffieland? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief: www.necker.nl/blijfopdehoogte
OVER NECKER Necker is de partner voor griffievraagstukken. Dankzij ons uitgebreide netwerk van griffiers, interimgriffiers en raadsadviseurs kennen we de ‘stand van griffieland’ en zijn we op de hoogte van ontwikkelingen en goede voorbeelden. Deze kennis en ervaring zetten we in bij onze advisering en ondersteuning aan raden en griffies. Bijvoorbeeld bij werving & selectie van griffiers, advisering over formatie en werkwijzen, het inzetten van interim-professionals op de griffie en het opleiden van (toekomstige) griffiers. Onze inzet is er altijd op gericht om het functioneren van griffie(r)s en hun sleutelrol in de lokale democratie te versterken.
23
DE GRIFFIEMONITOR Een landelijk onderzoek naar formatie, functies, inschaling en tijdsbesteding van griffies in Nederland
Necker Lunettenbaan 51 3524 GA Utrecht 030 233 4131 info@necker.nl 24