Benoeming leden auditcommissie bijlage - memo overdracht

MEMO

Overdracht Auditcommissie 2018 – 2022 aan leden auditcommissie raadsperiode 2022 – 2026.

1. Declaraties. In het raadsvoorstel Rapport Bonnetjes Onderzoek B&W Vlissingen (besluitvorming raad 5 september 2013) is de bevoegdheid geregeld dat de auditcommissie de declaraties van het college van B&W controleert. Het declaratieproces van het college van B&W ligt vast en is volledig ingebed in de processen en de controlemechanismen. De rol van de auditcommissie lijkt na alle jaren minder van toegevoegde waarde. De auditcommissie zal de mogelijkheden bekijken om het proces anders in te richten. 2. Deelname aan vergadering van de auditcommissie door leden van het college van B&W en ambtenaren. De deelname is afhankelijk van de agendavoering van de auditcommissie. Het aantal deelnemers buitenom de leden moet beperkt zijn. Artikel 8 lid 1 stelt dat de commissie vakinhoudelijk wordt bijgestaan door een ambtenaar Bedrijfsvoering. Deze bepaling moet gewijzigd worden in: Indien gewenst en op verzoek kunnen voor de vergaderingen van de auditcommissie collegelid/ collegeleden en ambtenaar / ambtenaren uitgenodigd worden. 2.1 Advies Deloitte over behandeling managementletter en deelname collegeleden en ambtelijke organisatie aan vergaderingen van de auditcommissie.

In de vergadering van 25 januari 2022 heeft Deloitte de auditcommissie het volgende advies gegeven: Deloitte verzoekt de leden en de toekomstige leden van de auditcommissie om in de nieuwe raadsperiode te adresseren hoe er met de ML om gegaan moet worden. Discussieer dit uit, neem een standpunt in, leg de procesgang vast zodat dit punt niet terug blijft komen. Deloitte heeft gemeend een presentatie van de bevindingen te delen met de auditcommissie? Wat is de positie en de plek van de ML, ook voor de raad? Wat gaat Deloitte bespreken over de ML in de auditcommissie? Is het een toelichtende presentatie of is het een integrale bespreking van de ML? En wat is de rol van de ambtelijke organisatie in de auditcommissie? Voor de controle van 2022 is het de bedoeling het proces van de interim controle naar voren te halen, dit is besproken met het college. Dan bestaat er ook iets meer rust en ruimte in dit proces.1 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Taken. Aanstellen accountant. Gesprekspartner accountant. Bespreking onderwerpen interim controle met accountant. Bespreking uitkomsten interim controle (managementletter) met accountant. Zie ook punt 2.1. Bespreking jaarrekeningcontrole (vooral procesmatig) met accountant. Meerkosten accountant. Bespreking concept verordeningen m.b.t. financiële zaken met wethouder/ ambtelijke organisatie. Rechtmatigheidscontrole. Opzet P&C stukken. Aanpassing van de stoplichten rapportage in de bestuur rapportages is een aandachtspunt geweest van de auditcommissie in 2021. Daarop is er een verbeteringsproces van het DT gestart. De nieuwe auditcommissie kan zelf beoordelen of verdere aanpassing nog nodig is. Naast de vraag: hoe wordt de

1 Het auditplan van Deloitte moet overeenkomstig de afspraken met de auditcommissie zijn.

3.10 3.11

programmabegroting meer een stuk voor alle raadsleden in plaats van voor de financiële specialisten? Duidelijke begrotingswijzigingen. Inzichtelijk maken / herleidbare cijfers voor een gemiddeld raadslid. Inzichtelijk maken P&C stukken voor alle raadsleden. (zie ook 3.9 en 3.10). Mogelijke oplossing is misschien de splitsing in twee delen, een beleidsmatig deel en een financieel deel.

4. Informeren raad. De agenda en de stukken staan op de Notubox en zijn raadpleegbaar voor alle leden van de gemeenteraad. De auditcommissie legt allereerst verantwoording af in het presidium. Indien nodig zorgt de voorzitter van de auditcommissie voor een korte verklaring in de commissie en/of de raad over het jaarrekening proces en eventueel over andere taken (zie punt 3). 5. Afstemming rekenkamer. In de huidige verordening staat dat er een afstemming over de te houden onderzoeken is tussen audit – rekenkamer – college – accountant. Dit is in een ver verleden een paar keer gebeurd. Destijds vonden alle deelnemers de afstemming weinig van toegevoegde waarde. Het staat de rekenkamer en de accountant vrij om zelf de afstemming te zoeken zonder tussenkomst van de auditcommissie. De auditcommissie is dan ook van mening dat deze taak geschrapt kan worden. 6. Openbaarheid. Naar aanleiding van een vraag of de vergaderingen (en de stukken van de auditcommissie) openbaar zijn wordt negatief geadviseerd. De stukken zijn voor intern beraad. 7. Jaarrekeningcontrole. De auditcommissie wil bij de besluitvorming over de jaarrekening dat de raad beschikt over een getekende accountantsverklaring.