98. LPV - Proces evenementen- bijlage

Proces van aanvraag tot vergunning Vooraankondiging: 1. In het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt moet voor een b- en c-evenement een vooraankondiging gedaan worden voor op de evenementen kalender 2. De vergunningverlener verzamelt alle vooraankondigingen en maakt hiervan een lijst. 3. In overleg met de adviseur VTH worden in overleggen de knelpunten (denk hierbij aan meerdere aanvragen voor 1 datum, te veel evenementen op 1 locatie, geplande werkzaamheden, etc.) verzameld. 4. De voorziene knelpunten worden gecommuniceerd naar de organisator, middels een mail of in een overleg. Tevens wordt al gekeken naar mogelijke oplossingen of gevraagd aan de organisator naar oplossingen te zoeken. 5. De adviseur VTH stelt een nota conceptkalender op, met daarin de afwegingen van de keuzes op basis van de overleggen. 6. Na besluit van het college op nota conceptkalender ontvangt de organisator een brief waarin we aangeven dat het evenement op de conceptkalender staat. 7. De conceptkalender wordt gepubliceerd door de administratie. 8. Er is 2 weken tijd om hierop een zienswijze in te dienen 9. Na 2 weken wordt een nota definitieve evenementenkalender gemaakt door de adviseur VTH. Zienswijzen worden in de weging meegenomen. 10. Middels een besluit van het college wordt de evenementen kalender definitief gemaakt. 11.

De definitieve evenementenkalender wordt gepubliceerd (door de administratie) 12. Hiervan ontvangen de organisatoren een brief van de vergunningverlener. In die brief staat het besluit en welke documenten en informatie er aangeleverd moet worden bij de definitieve vergunningsaanvraag. 13. Op het besluit definitieve kalender is bezwaar en beroep mogelijk.

Vergunning: 1. De organisator kan een definitieve aanvraag indienen voor een evenement via de website. 2. Na het indienen via de website wordt de aanvraag door DIV ingeboekt in ons zaaksysteem en krijgt een intern kenmerk. 3. De aanvraag wordt door DIV doorgestuurd naar de afdeling ter behandeling. 4. Op de afdeling wordt de aanvraag door de administratie op naam van een behandelaar (vergunningverlener) gezet en er wordt een ontvangstbevestiging gestuurd.

5. De behandelaar toetst de aanvraag op volledigheid en bepaald op basis van de behandelscan (zelfde als die de adviesdiensten gebruiken) in welke categorie het evenement valt (a, b of c) 6. Wanneer de aanvraag onvolledig is en/of bij zwaardere inschaling van het evenement, wordt contact opgenomen met de organisator en een verzoek via de mail gedaan om de ontbrekende- of aanvullende informatie aan te leveren. Aanvullend kan met de organisator een afspraak gemaakt om de aanvraag compleet te krijgen. Dit is afhankelijk van het soort evenement en welke aanvullende informatie mist. 7. Als de aanvraag compleet is, wordt deze inhoudelijk beoordeeld door de vergunningverlener. 8. Er wordt advies gevraagd aan interne- en externe adviseurs: a. Bij een a-evenement wordt alleen advies gevraagd wanneer de vergunningverlener dit nodig acht; b. Bij een b-evenement wordt altijd een adviesvraag naar de diensten uitgezet; c. Bij een c-evenement worden (interne- en externe)projectgroepen samengesteld die samenkomen en advies over de aanvraag geven. Dit is een langdurig traject wat al vroeg gestart moet worden. 9. Nadat alle adviezen zijn ontvangen, worden deze door de vergunningverlener verzameld en opgenomen in de vergunning. 10. Er wordt een definitieve vergunning opgesteld. 11. De vergunning wordt verleend en gepubliceerd. 12. Publicatie wordt door de administratie gedaan. 13.

De organisator kan hierop in bezwaar en beroep.

Melding 1. In de APV zijn de voorwaarden genoemd voor een 0-evenement. Deze kan aangevraagd worden middels een zgn. 0-melding. 2. De 0-melding wordt ingediend via de website. 3. De 0-melding wordt ingeboekt in ons zaaksysteem 4. De 0-melding wordt doorgezet naar de afdeling en op naam gezet van de behandelaar voor beoordeling en afhandeling. 5. De behandelaar toetst de 0-melding op volledigheid en er vindt een eerste toets plaats of aan de voorschriften van een 0-evenement wordt voldaan. 6. Wanneer de melding onvolledig is, wordt om aanvulling gevraagd 7. Als de melding compleet is wordt deze inhoudelijk beoordeeld of aan de voorschriften van een 0-evenement wordt voldaan. 8. Bij complete melding, wordt dit via een mail gecommuniceerd.

9. Er wordt een kennisgeving van het 0-evenement gepubliceerd. 10. Publicatie wordt door de administratie gedaan. 11. Bij een melding wordt geen besluit genomen in de zin van Art 1:3 lid 1 Awb. 12. Wordt het evenement zwaarder ingeschaald naar een A-evenement, wordt met de organisator contact gelegd en vindt overleg plaats over deze wijziging. 13. Zie verder onder vergunningen voor de afhandeling.

Aanvulling op bovengenoemd proces: Contact en overleg met de organisatoren tijdens de diverse stappen wordt door de gemeente belangrijk gevonden. Wel blijft de organisator verantwoordelijk voor het evenement zelf. In het gehele voortraject, voordat de definitieve vergunningsaanvraag bij de gemeente binnenkomt, vindt er bij de grotere (B en C) evenementen al in een vroeg stadium overleg plaats tussen de evenementencoördinator van de gemeente en de organisator. Deze overleggen zijn heel belangrijk. In deze overleggen worden vooraf al zaken door gesproken, knelpunten in kaart gebracht, aandachtspunten aan de organisator meegegeven en eventuele discussiepunten in beeld gebracht. De evenementen coördinator heeft hierover intensief contact met de vergunningverlener. Deze werkwijze is niet helemaal nieuw, maar wordt sinds dit jaar wel met een andere insteek gehouden en dat is om tijdig een goede en volledige vergunningsaanvraag te ontvangen. De organisator is al vroeg op de hoogte waar de knelpunten liggen en kan hier vroeg op inspelen.