8. rvs Collegeadvies Rekenkamer rapport accommodaties en vastgoed

Registratiekenmerk: 1342624 Onderwerp: Collegeadvies Rekenkamerrapport "Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid"

De raad besluit; 1. Conform het bijgevoegde advies van het college m.b.t. het rekenkameronderzoek “Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid” d.d. 14 juli 2021, het college opdracht te geven de volgende maatregelen ter verbetering van het accommodatie- en vastgoedbeheer te treffen: a. Voer een complete vergelijking uit tussen de lijst van eigendommen en OZB-aanslagen over 2021. b. Neem op basis van de geconstateerde verschillen een collegebesluit over de financiële, administratieve, kadastrale en fiscale aanpassingen. c. Implementeer O-prognose (of een vergelijkbaar systeem) voor het centraal beheer van alle noodzakelijke gegevens m.b.t. het gemeentelijk vastgoed inclusief een koppeling met het verhuurplatvorm Recreatex. d. Verwerk hierin ten minste de gegevens die zijn opgenomen in de ‘paspoorten’ en breid dit zo mogelijk uit met gegevens die noodzakelijk zijn voor deelname aan de benchmark voor gemeentelijk vastgoed. e. Voer alle in het Accommodatieplan op hoofdlijnen beschreven, te behouden en op termijn nieuw te bouwen accommodaties op in Recreatex. f. Maak alle bestaande, nieuwe en aan te passen huurafspraken met gebruikers hierin inzichtelijk en koppel dit voor zover nodig met het verplichtingen-register. g. Neem in de kadernota 2023 een voorstel op m.b.t. de integrale actualisatie van het vastgoedbeleid. h.

Sluit als gemeente Vlissingen aan bij de Benchmark gemeentelijk vastgoed en verwerk meetbare indicatoren in de eerstvolgende begroting. i. Vul vooruitlopend op actualisatie van het vastgoedbeleid het verkoopprotocol 2021 aan met voorwaarden waaraan verkoop van vastgoed op basis van een plan en een bod moet voldoen inclusief een procesbeschrijving waaraan inschrijvingen en de beoordeling daarvan moet voldoen. j. Stel voor het einde van 2021 een collegeopdracht vast m.b.t. het efficiënt en effectief inrichten van de organisatie op het gebied van vastgoed en geef hierin aan wat nodig is voor de borging van een efficiënt vastgoedbeheer in de organisatie. k. Verbeter de leesbaarheid en herkenbaarheid van gegevens m.b.t. vastgoed in de begroting met als doel een goede vergelijking te kunnen maken tussen diverse P&C-producten en voer dit door in de diverse formats in Tangelo. Samenvatting Op 23 september 2021 heeft de rekenkamer haar rapport “Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid” gepresenteerd aan de raad. Het college heeft kennis genomen van dit rapport en biedt de raad zijn advies m.b.t. de aanbevelingen uit het rapport aan.

Auteur: G. Bastiaanssen Telefoonnummer: 0118-487116 Datum document:

Registratienummer nota: 1342564 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

De raad wordt geadviseerd om conform het bijgevoegde advies van het college m.b.t. het rekenkameronderzoek het college opdracht te geven de volgende maatregelen ter verbetering van het accommodatie- en vastgoedbeheer te treffen: a. Voer een complete vergelijking uit tussen de lijst van eigendommen en OZB-aanslagen over 2021. b. Neem op basis van de geconstateerde verschillen een collegebesluit over de financiële, administratieve, kadastrale en fiscale aanpassingen. c. Implementeer O-prognose (of een vergelijkbaar systeem) voor het centraal beheer van alle noodzakelijke gegevens m.b.t. het gemeentelijk vastgoed inclusief een koppeling met het verhuurplatvorm Recreatex. d. Verwerk hierin ten minste de gegevens die zijn opgenomen in de ‘paspoorten’ en breid dit zo mogelijk uit met gegevens die noodzakelijk zijn voor deelname aan de benchmark voor gemeentelijk vastgoed. e. Voer alle in het Accommodatieplan op hoofdlijnen beschreven, te behouden en op termijn nieuw te bouwen accommodaties op in Recreatex. f. Maak alle bestaande, nieuwe en aan te passen huurafspraken met gebruikers hierin inzichtelijk en koppel dit voor zover nodig met het verplichtingen-register. g. Neem in de kadernota 2023 een voorstel op m.b.t. de integrale actualisatie van het vastgoedbeleid. h.

Sluit als gemeente Vlissingen aan bij de Benchmark gemeentelijk vastgoed en verwerk meetbare indicatoren in de eerstvolgende begroting. i. Vul vooruitlopend op actualisatie van het vastgoedbeleid het verkoopprotocol 2021 aan met voorwaarden waaraan verkoop van vastgoed op basis van een plan en een bod moet voldoen inclusief een procesbeschrijving waaraan inschrijvingen en de beoordeling daarvan moet voldoen. j. Stel voor het einde van 2021 een collegeopdracht vast m.b.t. het efficiënt en effectief inrichten van de organisatie op het gebied van vastgoed en geef hierin aan wat nodig is voor de borging van een efficiënt vastgoedbeheer in de organisatie. k. Verbeter de leesbaarheid en herkenbaarheid van gegevens m.b.t. vastgoed in de begroting met als doel een goede vergelijking te kunnen maken tussen diverse P&C-producten en voer dit door in de diverse formats in Tangelo. Inleiding Op 23 september 2021 heeft de rekenkamer haar rapport “Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid” gepresenteerd. De hoofdconclusie is dat het vastgoed- en accommodatiebeleid niet doelmatig en doeltreffend is. De organisatie, administratie, informatie en het beleid zijn onvoldoende op orde. Het college heeft kennis genomen van dit rapport en onderschrijft de conclusies en de aanbevelingen.

In bijgevoegd advies geeft het college de raad zijn advies met betrekking tot de aanbevelingen die in de meeste gevallen zijn vertaald naar concrete verbeteracties. Wat willen we bereiken? Door lering te trekken uit het onderzoek van de rekenkamer en verbeteringen door te voeren alsnog tot een doelmatig en doeltreffend accommodatie- en vastgoedbeheer te komen. Wat gaan we ervoor doen? Na besluitvorming het uitvoeren van de verbeteracties binnen het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand, m.u.v. het integraal actualiseren van het vastgoedbeleid. Daarvoor zal in de kadernota 2023 een voorstel worden opgenomen.

Blad 2 behorend bij 1342564

Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Na vaststelling van het Accommodatieplan op hoofdlijnen d.d. 12 juli 2021 op 30 september jongsteleden wordt gewerkt aan de uitvoeringsagenda welke in februari 2022 ter informatie aan de raad zal worden aangeboden. In bijgevoegd advies zijn de aanbevelingen van de rekenkamer vertaald naar concrete verbeteracties. Deze verbeteracties kunnen uitstekend binnen de huidige bestuursopdracht uit 2018 en binnen de daarbij horende ambtelijke capaciteit worden uitgevoerd. Het integraal op orde brengen van het vastgoedbeleid maakt geen onderdeel uit van die bestuursopdracht maar draagt, zoals ook de rekenkamer concludeert, in belangrijke mate bij aan het verbeteren van de doelmatigheid en doeltreffendheid. Het college stelt voor hiervoor een voorstel op te nemen in de kadernota 2023. De consequentie daarvan is wel dat de uitvoering daarvan dan pas in 2023 kan aanvangen. De binnen het accommodatieplan op hoofdlijnen voorziene acties voor de korte termijn (0-2 jaar) zijn echter van dien aard dat hiervoor het actualiseren van beleid nog niet noodzakelijk is. Het betreft voornamelijk groot onderhoud en verduurzaming van diverse accommodaties en niet in de laatste plaats het voorbereiden en realiseren van 2 nieuwe (multifunctionele) sportvoorzieningen.

Dit alles is, conform afspraak met de raad, gebaseerd op de huidige gebruikers en binnen de vigerende kaders. Indien de raad het actualiseren van het beleid toch naar voren wil halen, betekent dit vertraging in de uitvoering van dat groot onderhoud, verduurzaming, voorbereiden en realiseren. Wat mag het kosten? De kosten voor het uitvoeren van de verbeteracties die zijn opgenomen in het dictum, worden gedekt uit de bestemmingsreserve die bedoeld is voor de uitvoering van het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand. In het voorstel in de kadernota t.a.v. het actualiseren van beleid wordt ook opgenomen welke kosten hier mee gemoeid zijn. Afhankelijk van de keuzes m.b.t. deelname aan de benchmark variëren deze kosten tussen € 2000 en € 5000. Wat en hoe gaan we communiceren? n.v.t.

Blad 3 behorend bij 1342564