5.8 rvs MJOP's gemeentelijke accommodaties

Registratiekenmerk: 2217471 / 2379186 Onderwerp: Meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke accommodaties.

De raad besluit: 1. Om voor de uitvoering van het onderhoud voor accommodaties een voorziening groot onderhoud accommodaties in te stellen voor egalisatie van de jaarlijkse lasten; 2. Structureel een bedrag van € 2.049.000 toe te voegen aan deze voorziening; 3. Deze bedragen te dekken binnen de begroting; 4. Om voor de uitvoering van het onderhoud voor accommodaties in 2024 € 776.000 en in 2025 € 68.000 incidenteel extra toe te voegen aan de voorziening groot onderhoud accommodaties ten laste van het begrotingssaldo om een negatieve stand van de voorziening te voorkomen; 5. De in de meerjarenbegroting in 2026 en 2027 geraamde bedragen voor onderhoud aan te laten sluiten op de dotatie van € 2.049.000 waardoor we respectievelijk € 167.000 en € 193.000 aan het begrotingssaldo kunnen toevoegen. 6. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen voor de renovatie van het stadhuis van € 1.557.000, inclusief de daarbij behorende kapitaallasten van € 78.000 7. Dit voorstel (of specifieke beslispunten) is onder voorbehoud van goedkeuring door de Artikel 12 inspecteur en instemming van de provincie Zeeland als toezichthouder. Samenvatting Op 30 september 2021 heeft uw raad het Accommodatieplan op Hoofdlijnen (AoH) vastgesteld. In dit plan is o.a. opgenomen dat een aantal bestaande accommodaties behouden blijft en opgeknapt worden.

Voor deze te behouden accommodaties zijn in 2022 de MeerJaren Onderhouds Plannen (MJOP’s) inclusief kostenramingen geactualiseerd en waar deze nog niet beschikbaar waren, opgesteld. Naast de accommodaties die in het AoH zijn meegenomen, zijn ook de MJOP’s voor overig, te behouden, gemeentelijk vastgoed geactualiseerd conform het advies van de rekenkamer. Inmiddels heeft uw raad op 10 november 2022 ook de begroting van het jaar 2023 vastgesteld waarin de financiële vertaling van deze MJOP’s is verwerkt. Dat heeft geresulteerd in een vastgesteld extra budget van € 750.000 per jaar voor de MJOP's. De MJOP moest worden uitgewerkt voor het gehele gemeentelijke accommodatiebestand en met deze geactualiseerde onderhoudsplannen is inzicht mogelijk in de te realiseren onderhoudswerkzaamheden over een periode van 9 jaar voor alle accommodaties. De geactualiseerde onderhoudsplannen laten zien dat er jaarlijks structureel budget nodig is van € 2.049.000. Incidenteel is er in 2024 extra budget nodig van € 776.000 en in 2025 van € 68.000 in verband met achterstallig onderhoud. Voor het investeringskrediet voor wat betreft de renovatie van het stadhuis, zal een krediet nodig zijn van € 1.557.000 op basis van een afschrijvingstermijn van 20 jaar.

Auteur: M van Soelen Telefoonnummer: +31118487262

Registratienummer nota: 2217471 / 2379186

Inleiding Op 30 september 2021 heeft uw raad het Accommodatieplan op hoofdlijnen (AoH) vastgesteld. Het AoH beschrijft de wijze waarop de gemeente uitvoering gaat geven aan de volgende (geactualiseerde) bestuursopdracht: “Voor het einde van 2026 een beheersbaar, onderhouden en vitaal gemeentelijk accommodatiebestand te hebben en te behouden inclusief een structurele totale bezuiniging van € 1,5 mln. op de totale exploitatiekosten van gemeentelijke accommodaties.” In het AoH is naast het bouwen van aantal nieuwe multifunctionele (sport)accommodaties en het afstoten van diverse bestaande accommodaties, ook opgenomen dat er een aantal bestaande accommodaties in de komende jaren op orde gebracht worden v.w.b. onderhoud en duurzaamheid. Het uiteindelijke resultaat is een accommodatiebestand van beperktere omvang maar van betere kwaliteit en bezetting. Uitbreiding scope AoH De rekenkamer heeft in haar onderzoek geadviseerd om het gemeentelijk vastgoed als totaal te beschouwen en centraal te beheren, zowel de accommodaties die binnen alsook buiten het AoH vallen. Deze aanbeveling is overgenomen in het collegeadvies dat uw raad op 9 december 2021 heeft vastgesteld. In navolging hierop is de scope voor wat betreft vastgoed en accommodaties verbreed en zijn ook de budgetten voor ander vastgoed geactualiseerd.

De accommodaties die aan de scope zijn toegevoegd betreffen vooral de sportcomplexen en de aula’s op de begraafplaatsen. Vastgoed binnen de GREX’en vallen nog steeds buiten de scope. In deze MJOP zijn ook twee parkeergarages opgenomen met groot achterstallig onderhoud, de parkeergarage Scheldeplein en de parkeergarage de Fonteyne. Het onderhoud van de overige parkeervoorzieningen zullen volgend jaar in een nieuw plan samen met het vastgoed binnen de GREX-en worden uitgewerkt. Meerjaren onderhouds plannen (MJOP’s) Zoals aangegeven in het AoH zijn de beschikbare MJOP’s in 2022 geactualiseerd. Met deze actualisatie is ook de verduurzamingsopgave voor te behouden accommodaties meegenomen. Tijdens de begrotingsbehandeling in november 2022 heeft u als raad de begroting voor het jaar 2023 vastgesteld. In deze begroting 2023 staan ook de geraamde onderhoudskosten opgenomen, conform deze MJOP’s. Met het vaststellen van de begroting 2023 door uw raad is een extra budget voor de MJOP's opgenomen van € 750.000 per jaar. Na uitwerking van de MJOP's en geactualiseerd voor wat betreft het gehele accommodatiebestand blijkt dat de eerder geraamde onderhoudskosten, zoals vastgesteld in de begroting 2023, hoger uitkomen. Dit geldt voor de begroting 2024 en 2025.

De reden hiertoe is onder andere door de uitbreiding van het aantal accommodaties in termen van scope AoH en uitbreiding op de scope AoH. Het is daarnaast zo dat de bedragen groot onderhoud betreffen en geen investeringen zijn omdat er niet gekozen is voor het gebruik van de componentenbenadering. De MJOP's hebben we onlangs geactualiseerd werden met daaraan gekoppeld de keuze om onderhoudszaken al dan niet als investering op te nemen. Deze keuze is nu duidelijk en dat heeft geleid tot het onderhavige raadsvoorstel. De geactualiseerde onderhoudsplannen laten zien dat er jaarlijks structureel budget nodig is van € 2.049.000. Incidenteel is er in 2024 € 776.000 en 2025 € 68.000 extra budget nodig verband met achterstallig onderhoud.

Blad 2 behorend bij 2217471 / 2379186

In de begroting 2024-2027 hebben we ruim € 2.200.000 structureel opgenomen voor onderhoud (inclusief de eerder vermelde € 750.000) . Groot onderhoud stadhuis In de berekening van de MJOP budgetten is rekening gehouden met het feit dat groot onderhoud ten laste van de exploitatie moet worden gebracht conform het BBV. Het betreft hier echter een renovatie van het stadhuis en derhalve een investering. Er wordt gesproken over een investering omdat de vorige verbouwing aan het stadhuis alweer 20 jaar geleden is en er meerdere zaken worden veranderd aan het stadhuis. Onder deze renovatie en investering wordt verstaan dat er zowel bouwkundige als installatietechnische werkzaamheden in het stadhuis zullen worden verricht. U kunt daarbij denken aan bijvoorbeeld vernieuwing van de verlichting, vernieuwen van installaties, vernieuwen vloerbedekking, deurtoegangscontroles etc. Voor deze aanpassing aan het stadhuis, zal een krediet nodig zijn van € 1.557.000 op basis van een afschrijvingstermijn van 20 jaar. In samenhang met het groot onderhoud aan het stadhuis, zal ook het project Hybride werken starten. Hybride werken betekent zoveel als dat d e werkplekindeling van het stadhuis zal worden vernieuwd en in het vervolg daarop ook de raadzaal worden vernieuwd.

Doordat het onderhoud aan het stadhuis, in combinatie met het project Hybride Werken, gezien wordt als renovatie worden beide zaken met een krediet gefinancierd en gezien als een investering. Het krediet voor hybride werken is in de begroting 2024 door uw raad vastgesteld. In dat kader is het dus kostenefficiënt en te verantwoorden dat er groot onderhoudswerkzaamheden aan het stadhuis worden verricht conform het MJOP en dat werkzaamheden gelijktijdig met het project Hybride werken kunnen worden uitgevoerd. Het dubbel opnemen van onderhoudswerkzaamheden wordt daarmee vermeden en vinden plaats op basis van het principe “werk met werk maken”. Het besluit om dit krediet beschikbaar is voorbehouden aan uw raad alvorens tot verdere uitvoering mag worden overgegaan. Wat willen we bereiken? • Op basis van de bestuursopdracht: minder maar kwalitatief beter onderhouden en bezette accommodaties; • Een actueel en compleet beeld van het gemeentelijk vastgoed inclusief MJOP’s en inclusief de inspanningen voor duurzaamheid; • Een door de raad goedgekeurde definitieve raming van de kosten, op basis van de begroting 2023, om de MJOP’s uit te kunnen voeren; • Een veilig en verantwoord beleid ten aanzien van de af te stoten panden die nog tot 2027 moeten worden aangehouden.

Relatie met uitvoering strategische visie Vlissingen 2040 ‘Blik op de toekomst’ 1.De inwoners van Vlissingen zijn gezond en vitaal (faciliteren in kwalitatief goede accommodaties) 2.Voorzieningen zijn bereikbaar en toegankelijk voor iedereen (ruimte voor ontmoeting, samenkracht). Wat gaan we ervoor doen? 1 Met het vaststellen van de geactualiseerde MJOP's door uw raad, het instellen van de voorziening door middel van de begrotingswijziging. 2 Nadat college en raad de geactualiseerde MJOP’s en kostenramingen hebben vastgesteld, zullen de aanbestedingen conform het aanbestedingsbeleid (meervoudig) onderhands worden uitgezet via Tenderned. 3. Voor de investeringen aan het stadhuis in 2024 wordt een krediet van € 1.557.000 aangevraagd aan uw raad om het werk te kunnen starten.

Blad 3 behorend bij 2217471 / 2379186

Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? De gemeente Vlissingen moet haar accommodaties, conform het eindrapport art. 12 van 2018, onderhouden op conditieniveau 4, vastgelegd in NEN 2767. Dit is het onderhoudsniveau waarbij feitelijk constant maatregelen nodig zijn voor de instandhouding. Conditieniveau 3 is, ter voorkoming van kapitaalvernietiging, een comfortabeler niveau maar hiervoor was vanuit het art. 12-proces financieel geen ruimte. De (geraamde kosten voor) actuele MJOP’s gaan uit van conditieniveau 4. Voor de af te stoten panden is een extra risico dat er maatregelen nodig zijn om de veiligheid voor de gebruikers van de accommodatie beter te garanderen. Ook hier is het uitgangspunt dat het onderhoudsniveau 4 gehanteerd wordt om de af te stoten accommodaties veilig en bruikbaar te houden Er is nog geen goedkeuring verkregen van de artikel 12 inspecteur voor het structureel extra budget van € 750.000 dat we vanaf de begroting 2023 hebben opgenomen in de begroting. Wat mag het kosten? In de bijlage "Beheerplan revitalisering accommodaties" is het financieel overzicht, zie bijlage 1. Wat is de dekking? Conform de begrotingswijziging zal het in Bijlage 2 opgenomen noodzakelijke extra budget, dat gedoteerd zal worden in de voorziening groot onderhoud accommodaties, ten laste van het begrotingsresultaat worden gebracht.

Het overschot in 2026 (€ 167.000) en 2027 (€ 193.000) voegen we toe aan de begrotingsresultaat. Het betreft onvermijdelijke kosten in de uitvoering van het onderhoudsplan, dat zou kunnen leiden tot kapitaalvernietiging en aansprakelijkheid van de gemeente. Deze extra kosten zullen betrokken worden bij het opstellen van de kadernota. Wat en hoe gaan we communiceren? Is publicatie in het gemeenteblad en/of opname in de decentrale regelingenbank vereist? 1.Na de raadsbehandeling en de afronding van het inkoop- en aanbestedingstraject zullen per accommodatie de gebruikers geïnformeerd worden over de voorgenomen onderhoudsactiviteiten om tot een zorgvuldig uitvoeringsproces te kunnen overgaan. Bijlage(n) Bijlage 1 Beheerplan Revitalisering Accommodaties; Bijlage 2 Begrotingswijziging 2024-2027; Bijlage 3 Overzicht benodigde investeringen MJOP 2024; Bijlage Vertrouwelijkheid Intern

Blad 4 behorend bij 2217471 / 2379186