5.6 rvs Collegeadvies Rekenkamer rapport accommodaties en vastgoed bijlage 1 collegeadvies

Collegeadvies Rekenkamerrapport “Hoe doelmatig en doeltreffend is het vastgoed- en accommodatiebeleid” Aanleiding Op 23 september 2021 heeft de rekenkamer haar definitieve rapport van 14 juli 2021 inzake het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het vastgoed- en accommodatiebeleid gepresenteerd aan de raad. In dat rapport zijn diverse conclusies opgenomen en aanbevelingen gedaan. Conform afspraak met de raad dient het college binnen 2 maanden na de presentatie van het definitieve rapport met een reactie richting de raad te komen. In voorliggend advies gaat het college in op de conclusies en aanbevelingen en vertaalt het college daar waar mogelijk de aanbevelingen naar concrete verbetermaatregelen.

Context Het college heeft op 26 mei 2021 het conceptrapport van de rekenkamer ontvangen voor wederhoor. Het college heeft van die mogelijkheid gebruik gemaakt. De wederhoor-reactie van het college is integraal overgenomen in het definitieve rapport van 14 juli 2021. Het college heeft in zijn wederhoor-reactie aangegeven de conclusies te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen. Een groot deel van de aanbevelingen betreft namelijk zaken die in het kielzog van het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand worden opgepakt. Deze zaken komen echter niet als zodanig, specifiek en concreet, naar voren uit de bestuursopdracht dan wel in het achtereenvolgens vastgestelde uitvoeringsplan en het onlangs vastgestelde Accommodatieplan op hoofdlijnen. Het college ziet het rapport van de rekenkamer dan ook als kans om over deze zaken specifieke afspraken te maken. In dit laatstgenoemde plan is op hoofdlijnen aangegeven in welke richting het gemeentelijk accommodatiebestand zich de komende jaren moet ontwikkelen en welke acties daarvoor op korte en middellange termijn worden uitgevoerd. Dit plan vormt een belangrijk kader om de komende 5 jaar, conform bestuursopdracht, invulling te geven aan de taakstelling van in totaal 1,5 mln.

Met voorliggend advies heeft het college getracht de aanbevelingen van de rekenkamer te vertalen naar concrete verbeteracties en tevens aan te geven op welke wijze deze acties onderdeel zijn van het project. Dit alles met als doel te komen tot een doelmatig en doeltreffend accommodatie- en vastgoedbeheer zonder de uitvoering van het lopende project te vertragen.

Aanbevelingen en reactie college De rekenkamer heeft in haar rapport gebruik gemaakt van kleurcoderingen om haar aanbevelingen in te delen. De betekenis van de kleuren is als volgt: Kritisch, doe onmiddellijk Essentieel, doe binnenkort

Om te voldoen aan wet-/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten is het van het grootste belang dat onmiddellijk actie wordt ondernomen Voldoet in redelijke mate aan wet-/regelgeving/afspraken, en om de kans op een succesvolle uitkomst te vergroten dient binnenkort actie te worden ondernemen

Per deelvraag die de rekenkamer heeft geformuleerd en beantwoord volgen hieronder de aanbevelingen uit het rapport, voorzien van een advies van het college over hoe hier mee om te gaan. Deelvraag 1. Welk vastgoed (omvang en waarde) is in het bezit van de gemeente Vlissingen? en Deelvraag 2. Is de administratie van het vastgoed inzichtelijk en compleet en daarmee bruikbaar voor beheer en beleidsvorming? 1

Rond op korte termijn de vergelijking af tussen de lijst van eigendommen met de jaarrekening en de diverse aanslagen. Analyseer de verschillen en leg vast hoe hiermee omgegaan dient te worden.

Voor zover binnen de scope van het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand vindt deze vergelijking voor wat betreft accommodaties momenteel plaats en deze bestaat uit een administratieve check op diverse kostenplaatsen, omschrijvingen en adressen. Hieruit volgt een (administratieve) aanpassing van de systeeminformatie waarbij de lijst van eigendommen op basis waarvan de ozb-aanslagen wordt opgesteld, leidend wordt gemaakt en geen verwarring meer ontstaat tussen o.a. benaming van gebouwen, adressen en samenvoegingen van kostenplaatsen. De accommodaties die buiten de scope van het project vallen, worden komende maanden op dezelfde wijze nagekeken (bedrijfseigen panden, parkeergarages etc., zie beschrijving scope in Accommodatieplan op hoofdlijnen). 2

Al het vastgoed vastleggen in een centraal bestand (vastgoedbeheersysteem) zodat informatie snel, betrouwbaar en transparant geleverd kan worden (omvang en waarde, de kosten en opbrengsten, risico’s op pandniveau, de onderhoudsvoorzieningen, financiële afspraken met gebruikers en het beheer).

Momenteel wordt onderzocht of het gebruik van het softwarepakket O-prognose een oplossing biedt om alle benodigde informatie centraal en actueel te beheren. Ook de koppeling met het verhuurplatvorm Recreatex wordt in dit kader onderzocht. Indien de uitkomsten hiervan positief zijn, kan implementatie en koppeling van de systemen, begin volgend jaar plaatsvinden. 3

Alle verhuur van onroerende zaken vanuit één centraal punt laten plaatsvinden.

Tijdens het onderzoek door de rekenkamer is aangegeven dat het op dit moment niet efficiënt is om hier prioriteit aan te geven vanwege afspraken in het verleden, het verschil in langdurige en kortdurende huur, het volledige gebruik van accommodaties of het gebruik van slechts (zaal)delen en niet in de laatste plaats (de gevolgen van) het Accommodatieplan op hoofdlijnen,. Inmiddels is door de raad het Accommodatieplan op hoofdlijnen vastgesteld en is duidelijk welke accommodaties, binnen welke termijn worden afgestoten en dus welke gebruikers naar andere of nieuwe accommodaties zullen gaan. Het moment is dus nu aangebroken om met deze partijen nieuwe afspraken te maken op basis van de huidige verhuurvoorwaarden. De volgende stap is (zie ook de reactie hiervoor) om alle nieuwe en te behouden accommodaties in te voeren in Recreatex en zo mogelijk te koppelen aan Oprognose. 4

Stel een duidelijk kader vast voor het opzetten van “paspoorten”, zodat helder is voor welke onroerende zaken een paspoort dient te worden

aangelegd en welke gegevens in het paspoort vermeld moeten gaan worden. De slag die afgelopen periode heeft plaatsgevonden om de genoemde paspoorten in Excel op te zetten, was ingegeven door dezelfde conclusie als die de rekenkamer lopende het onderzoek trok over het gebrek aan een centraal overzicht van de accommodaties die bij het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand betrokken zijn. Vooruitlopend op de aanschaf van software en de mogelijke koppeling met andere systemen is alvast de benodigde informatie verzameld die nodig was om te komen tot het Accommodatieplan op hoofdlijnen. Een voorbeeld van een paspoort dat is opgesteld in afgelopen periode is als bijlage toegevoegd. Daaruit blijkt welke informatie (in elk geval) is/wordt verzameld en actueel gehouden kan worden op het moment dat deze gegevens in een softwarepakket zijn overgenomen. De slag die we in Excel hebben gemaakt, hebben we tot slot ook gemaakt om inzicht te krijgen in welke informatie we van welke panden nog niet hebben en/of niet uit de huidige administratie kunnen te halen. Kortom, hoewel arbeidsintensief, heeft deze actie wel bijgedragen aan een beter inzicht in de kwetsbaarheden van de administratie zodat we daar nu gericht op kunnen sturen. Deelvraag 3. Is de omvang van het vastgoed afgestemd op de behoeftes en doelstellingen uit het sectorbeleid? 5

Formuleer doelen met bijbehorende meetbare indicatoren zo concreet mogelijk. Kies bij voorkeur indicatoren die ook landelijk of in de benchmark gemeentelijk vastgoed gebruikt worden.

De raad heeft op 11 april 2019 het uitvoeringsplan voor het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand vastgesteld en daarbij kennisgenomen van de vigerende beleidskaders waarbinnen dit project wordt uitgevoerd. Het vertrekpunt voor het project was een taakstelling die feitelijk om een saneringsslag vraagt van het huidige accommodatiebestand. Die wordt momenteel uitgevoerd. Op veel fronten zijn de beleidsvelden cultuur, welzijn, onderwijs, sport en vastgoed in beweging (als gevolg van bijv. bezuinigingen of noodzakelijke ontwikkelingen in onderwijshuisvesting) en staat de gemeente voor grote bezuinigingsopgaves in met name het sociale domein. Het college onderschrijft het belang van het opnieuw en integraal formuleren van beleid m.b.t. het vastgoed, mede gelet op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren (huidig vastgoedbeleid dateert uit 2012). De gemeente Vlissingen heeft echter ook een periode van art 12-status achter de rug waarbij beleidsarme begrotingen de regel waren. De financiële situatie is nu anders en biedt mogelijk ruimte om op dit gebied nu wel stappen te ondernemen. Bij de kadernota zal daarom een voorstel worden opgenomen om het vigerende beleid op het gebied van vastgoed en accommodaties te actualiseren en de raakvlakken met andere beleidsterreinen daarin mee te nemen. E.e.a. met als doel om tot heldere kaders m.b.t.

verhuur, verkoop en erfpacht te komen. Om vooruitlopend op besluitvorming hierover aan de slag te gaan met meetbare indicatoren t.a.v. het gemeentelijk vastgoed, zal aansluiting gezocht worden bij de “Benchmark gemeentelijk vastgoed” die sinds 2016 wordt uitgevoerd op initiatief van TIAS School for business and society en Republiq (zie www.benchmarkgemeentelijkvastgoed.nl) waar inmiddels 20 gemeentes bij zijn aangesloten. 6

Voer een nulmeting uit op de belangrijkste doelen en de daarbij horende indicatoren.

Zie hiervoor, het college zoekt aansluiting bij voornoemde benchmark. Hierin is nog een aantal keuzes te maken in welke indicatoren en gegevens voor de gemeente Vlissingen op dit moment relevant zijn om mee te vergelijken met andere gemeentes. E.e.a. hangt ook af van de gegevens die de gemeente Vlissingen voor handen heeft, niet voorhanden heeft en welke inzet er voor nodig is om deze alsnog te vergaren (zie ook de reactie onder 4). De 0meting is vervolgens de eerste stap als de gemeente Vlissingen zich bij de benchmark heeft aangesloten. In de komende begrotingen en overige rapportages zal dit worden meegenomen, ook in het licht van aanbeveling 20. Deelvraag 4: Welke resultaten zijn behaald sinds het vaststellen van het beleid? 7

Zorg ervoor dat, na de vertraging die is ontstaan door de koppeling met het SHP, het accommodatieplan op hoofdlijnen zo snel mogelijk wordt goedgekeurd en met de uitvoering gestart kan worden.

Op 30 september jongstleden is voornoemd plan door de raad vastgesteld. Op dit moment wordt conform planning gewerkt aan het opstellen van een uitvoeringsagenda waar de raad in februari 2022 over zal worden geïnformeerd. 8

Maak een duidelijk en concreet accommodatieplan op hoofdlijnen waaraan alle partijen zich conformeren, zodat bij de uitvoering geen discussies meer ontstaan over afzonderlijke locaties.

Zie hiervoor onder 7. 9

Breng ambities in overeenstemming met daadwerkelijk te realiseren doelen. Nieuwbouw van multifunctionele accommodaties zal financieel gezien moeilijk zijn, omdat de bestedingsruimte van de gemeente hiervoor te beperkt is.

In de kadernota 2022 en de begroting voor de komende jaren zijn op basis van normbedragen investeringen opgenomen voor 2 nieuwe multifunctionele (sport)voorzieningen. Met de vaststelling van het Accommodatieplan op hoofdlijnen is die inhoudelijke keuze gemaakt. Bij de vaststelling van de begroting is gebleken dat de raad de financiële bijdrage hieraan ook goedkeurt. Begin volgend jaar wordt gestart met de voorbereiding van de nieuwbouw aangezien dit een belangrijke voorwaarde is om op termijn andere accommodaties af te kunnen stoten. Deelvraag 5. Is er vastgesteld beleid rondom verkoop van gemeentelijk vastgoed (kaders, criteria, wel/niet verkopen, afweging maatschappelijke en financiële baten)?college? 10

Door het college is een verkoopprotocol vastgesteld. Er dienen wel heldere en duidelijke kaders te worden geformuleerd om de doelstelling “zo min mogelijk bezit” te kunnen realiseren in relatie met de beleidsdoelen.

Zie reactie onder 5. 11

Heroverweeg of de eis van maatschappelijke en sociale meerwaarde gehandhaafd dient te blijven, welke invloed die mag hebben op de verkoopprijs, en op welke wijze dan de naleving hiervan geborgd kan worden. Een dergelijke eis dient SMART te worden geformuleerd.

Er is slechts bij uitzondering sprake van een eis t.a.v. sociale en maatschappelijke meerwaarde (zoals bij de voormalige bibliotheek). Het huidige beleid is gericht op de verkoop

van accommodaties op basis van het vigerende bestemmingsplan met een marktconforme prijs en passende invulling als uitgangspunt. In het verkoopprotocol is vastgelegd welke stappen gezet worden om te komen tot daadwerkelijke verkoop van vastgoed. Daarvan kan in bijzondere situaties worden afgeweken om bijv. ruimte te bieden aan maatschappelijke of sociale toegevoegde waarde van plannen. Ook andere afwegingsaspecten bij de beoordelen van plannen zoals woonbeleid, verkeer aantrekkende werking etc. kunnen daarbij een rol spelen. Bij het op de markt brengen van accommodaties die naast een bod ook een plan vragen, zal in het vervolg gewerkt worden met duidelijke gunningscriteria, weging van plan en bod en zal duidelijk worden beschreven hoe de beoordeling van de plannen tot stand komt. Binnen welk kader het college kan besluiten om voor accommodaties naast een bod ook een plan te verlangen, zal worden opgenomen in het te actualiseren vastgoedbeleid (zie reactie onder punt 5). 12

Wees kritisch met het aanstellen van bestuurders voor een Stichting. Zeker wanneer de gemeente voor de Stichting garant staat.

Voor zover in de toekomst nog gekozen zal worden voor het in een stichting onderbrengen van (het beheer van) vastgoed zullen de bestuurder zorgvuldig geworven, dat hier in de toekomst nog voor gekozen zal worden lig niet voor de hand omdat dat achteraf beschouwd geen meerwaarde had. 13

Inhoudelijk met potentiële kopers onderhandelen wanneer er verschil van mening is over de hoogte van de verkoopprijs en/of de invulling van de eis voor maatschappelijke meerwaarde.

De rekenkamer concludeert dat (in de onderzochte case) niet is vast te stellen dat in het verleden inhoudelijke onderhandelingen hebben plaatsgevonden met 2 personen. Dit is wel de regel en het college gaat er vanuit dat dit ook gebeurd. Het college zal er voor zorgen dat dit in de toekomst wel vast te stellen is (d.m.v. verslaglegging). Deelvraag 6. Wat zijn de bevoegdheden rondom verkoop van raad en college? 14

Bij een langdurig verkooptraject en bij het aanwezig zijn van conflicterende belangen (hoogte verkoopprijs met de eis voor sociale en maatschappelijke meerwaarde) is het raadzaam hier de raad bij te betrekken voor kaderstelling en transparantie.

Zie reactie onder punt 5. De kaderstelling vindt daarmee plaats door vaststelling van de nieuwe beleidskaders. Onderdeel van dit beleid moet ook zijn de wijze waarop de raad geïnformeerd wordt over bijv. voortgang en/of afwijkingen. Overigens is over afwijkingen in prijs en jaarlijks rapporteren aan de raad in het verkoopprotocol al e.e.a. opgenomen en wordt de raad in het kader van het project Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand al geïnformeerd via de paragraaf Majeure projecten in de begroting, bestuursrapportage en jaarrekening. Deelvraag 8. Is er eenduidigheid in de berekening van huur/erfpacht aan de gebruikers? 15

Breng alle verhuuraccommodaties/panden in één systeem onder, zodat inzichtelijk is welke onroerende zaken voor verhuur beschikbaar zijn en ook de uniformiteit beter toegepast kan worden.

Zie reactie onder punt 3. 16

Voer een huurharmonisatie uit, naar de tarieven volgens het Tarievenblad.

Het college acht een huurharmonisatie pas zinvol als de kaders helder zijn. Het voorstel voor de actualisatie van het vastgoedbeleid (in samenhang met andere beleidsvelden) is hierin een belangrijke eerste stap. Parallel hieraan (zie reactie onder punt 2,3 en 4) wordt gewerkt aan het centraal onderbrengen van alle relevante informatie per accommodatie en wordt met de vaststelling van de uitvoeringsagenda de aftrap gegeven om nieuwe accommodaties te gaan bouwen, bestaande te verbouwen en diverse accommodaties af te gaan stoten. Met de gebruikers die naar nieuwe of bestaande accommodaties verhuizen, zullen afspraken gemaakt worden op basis van het dan vigerende (huur)beleid. Daarmee wordt een eerste stap gezet in het afronden van historisch gegroeide situaties tegen vaak lage huren en ontstaat komende jaren een meer gelijkwaardige situatie tussen gebruikers. De laatste stap in dat kader is de harmonisatie van huren tussen welzijn, cultuur en (binnen)sport. 17

Maak voor elke accommodatie de bezettingsgraad en het jaarlijks exploitatieresultaat inzichtelijk.

Zie reactie onder 2. De basisinformatie wordt nu gereed gemaakt om opgenomen te worden in eerder genoemde softwarepakketten. Hiermee moet een actueel en reëel beeld ontstaan per accommodatie van o.a. exploitatiebaten en –lasten en bezetting. 18

Werk met jaarbedragen i.p.v. uurtarieven voor de (sport) accommodaties die aan vaste gebruikers worden verhuurd. Dit komt de overzichtelijk ten goede en zal een behoorlijke daling van de administratieve last van de gemeente tot gevolg hebben.

Deze aanbeveling is op dit moment al onderdeel van gesprek met de sportverenigingen. Deze gesprekken gaan over meer dan uur- of jaartarieven alleen. Ook het energiegebruik, omzetting van de veldverlichting naar Led, onderhoud van kleedkamers en wellicht velden maakt hiervan onderdeel uit. De verwachting is dat hier in de meeste gevallen voor het nieuwe sportseizoen (medio 2022) met de gebruikers afspraken over zijn gemaakt. 19

De organisatiestructuur met betrekking tot de verhuur en beheer van het vastgoed kritisch te beoordelen en al deze werkzaamheden bijvoorbeeld bij één directie/afdeling onder te brengen.

Deze aanbeveling wordt meegenomen in het deelproject “organisatie” waarin naast structuur ook werkprocessen, automatisering en systemen, administratie en financiën aan de orde zullen komen. Voor het einde van dit jaar wordt hiertoe een (externe) projectopdracht geformuleerd. Deelvraag 9. Wordt de gemeenteraad juist en volledig geïnformeerd om te kunnen beoordelen in hoeverre de gestelde doelen worden gerealiseerd? 20

Rapporteer duidelijker over de werkelijk gerealiseerde taakstelling (realiteit) ten opzichte van de cijfers die in de begroting waren opgenomen. Begroting en realisatie moeten simpel te vergelijken zijn, dus dezelfde posten bevatten.

In het Accommodatieplan op hoofdlijnen is een prognose van de taakstelling en de bestemmingsreserve opgenomen zoals die zich zouden ontwikkelen op basis van de acties die in het plan zijn opgenomen. Momenteel wordt dit verder uitgewerkt t.b.v. de uitvoeringsagenda. Zoals meermalen is aangegeven, laat het realiteitsgehalte van de (oude) begrotingscijfers te wensen over. Dit wordt momenteel gerepareerd aan de hand van geactualiseerde Meerjaren Onderhoudsplannen en door o.a. het opschonen van diverse

kostplaatsen en –soorten. Op korte termijn moet hieruit een realistischer beeld ontstaan waar binnen de P&C-cyclus over kan worden gerapporteerd. Zoals in de reactie onder 5 is aangegeven, zal ook aansluiting gezocht worden bij (de systematiek van) de benchmark voor gemeentelijk vastgoed om inzicht te krijgen in hoe de Vlissingse situatie zich ontwikkelt t.o.v. het landelijke gemiddelde zodat op termijn deze gegevens ook gebruikt kunnen worden bijv. beleidsdoelen bij te stellen.

Concrete maatregelen ter verbetering De aanbevelingen en de reactie daarop van het college blijven niet bij tekst alleen. Het college stelt voor, waar mogelijk nu en anders op korte termijn een aantal concrete stappen te zetten. De raad wordt verzocht om met het besluit op bijbehorend raadsvoorstel, het college opdracht te geven de volgende maatregelen te treffen: a) Voer een complete vergelijking uit tussen de lijst van eigendommen en OZBaanslagen over 2021. b) Neem op basis van de geconstateerde verschillen een collegebesluit over de financiële, administratieve, kadastrale en fiscale aanpassingen. c) Implementeer O-prognose (of een vergelijkbaar systeem) voor het centraal beheer van alle noodzakelijke gegevens m.b.t. het gemeentelijk vastgoed inclusief een koppeling met het verhuurplatvorm Recreatex. d) Verwerk hierin ten minste de gegevens die zijn opgenomen in de ‘paspoorten’ en breid dit zo mogelijk uit met gegevens die noodzakelijk zijn voor deelname aan de benchmark voor gemeentelijk vastgoed. e) Voer alle in het Accommodatieplan op hoofdlijnen beschreven, te behouden en op termijn nieuw te bouwen accommodaties op in Recreatex. f) Maak alle bestaande, nieuwe en aan te passen huurafspraken met gebruikers hierin inzichtelijk en koppel dit voor zover nodig met het verplichtingen-register. g) Neem in de kadernota 2023 een voorstel op m.b.t.

de integrale actualisatie van het vastgoedbeleid. h) Sluit als gemeente Vlissingen aan bij de Benchmark gemeentelijk vastgoed en verwerk meetbare indicatoren in de eerstvolgende begroting. i) Vul vooruitlopend op actualisatie van het vastgoedbeleid het verkoopprotocol 2021 aan met voorwaarden waaraan verkoop van vastgoed op basis van een plan en een bod moet voldoen inclusief een procesbeschrijving waaraan inschrijvingen en de beoordeling daarvan moet voldoen. j) Stel voor het einde van 2021 een collegeopdracht vast m.b.t. het efficiënt en effectief inrichten van de organisatie op het gebied van vastgoed en geef hierin aan wat nodig is voor de borging van een efficiënt vastgoedbeheer in de organisatie. k) Verbeter de leesbaarheid en herkenbaarheid van gegevens m.b.t. vastgoed in de begroting met als doel een goede vergelijking te kunnen maken tussen diverse P&C-producten en voer dit door in de diverse formats in Tangelo.

Tot slot: De revitalisering van het gemeentelijke accommodatiebestand is een complex geheel waarbinnen veel verschillende belangen afgewogen moeten worden en veel zaken afhankelijk zijn van bijv. besluitvorming in andere projecten. Desalniettemin ziet het college, mede dankzij de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer, kansen om zowel uitvoering te geven aan de bestuursopdracht van de raad als aan de verbetermaatregelen die nu voorliggen zodat het gemeentelijke accommodatiebestand, -beleid en de organisatie binnen de uitvoeringstermijn van 5 jaar wel doeltreffend en doelmatig is. Vlissingen, 1 november 2021