5.6 Rvs Aanvullend krediet Nieuwbouw team stadsbeheer

Registratiekenmerk: 2082811 / 2147607 Onderwerp: Aanvullend krediet Nieuwbouw team stadsbeheer

De raad besluit; 1. een aanvullend krediet van € 4.004.835 (met jaarlijkse kapitaallasten van € 131.999) beschikbaar te stellen voor de nieuwbouw van Team Stadsbeheer; 2. in te stemmen met de in het krediet verwerkte post onvoorzien van 10% (dit was 5%); 3. De kapitaallasten van dit aanvullend krediet te dekken door: a. 55% hiervan (€ 72.599) toerekenen aan afvalstoffenheffing, dit in relatie tot de voorziene besparing op afvalinzameling; b. Vrijval kapitaallasten locaties Vredehoflaan en Edisonweg, samen € 23.570; c. Besparing op onderhoud, beheer en exploitatiekosten € 20.000 d. Uitname (in kaderbrief opgenomen) stelpost stijgende kapitaallasten € 15.830; 4. Hiertoe kennis te nemen van de 10e begrotingswijziging bestaande uit wijziging van de meerjarenraming (bijlage kenmerk 2150006 begrotingswijziging); 5. De extra kosten gerelateerd aan de grond á € 782.900 in de (met een negatief resultaat afgesloten) grex Souburg 1 op te nemen, waarover uw raad kan besluiten bij de tweede herziening van de grexen in december 2022; 6. Tot het bekrachtigen van de door college van B&W opgelegde geheimhouding op bijlagen 2152954 en 2152958 bij dit raadsvoorstel op grond van art. 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto art. 5.1 lid 2 sub b van de Wet open overheid in verband met de financiële of economische belangen van de gemeente.

Samenvatting Het project nieuwbouw team Stadsbeheer werd en wordt, zoals ieder (nieuw)bouwproject momenteel, geraakt door de sterk stijgende bouwkosten. Om die reden is al eerder een indexatie aangekondigd. De effecten van de oorlog in Oekraïne werken echter verder door in de meest actuele ramingen. Daarnaast is vastgesteld dat de initiële raming op een aantal onderdelen ook destijds al te optimistisch was. Dat vergt ook een bijstelling van het benodigde krediet. Daartoe is een dekkingsvoorstel gedaan dat wordt verwerkt in een begrotingswijziging. Tevens is er een tegenvaller in relatie tot de grond. Wij stellen voor deze extra kosten á € 782.900 te verrekenen in de grex Souburg 1. Dit wordt aan uw gemeenteraad voorgelegd bij de tweede herziening van de grondexploitaties in december 2022. De noodzaak tot deze nieuwbouw is onveranderd. Inleiding Het project nieuwbouw team stadsbeheer is een nieuwe fase ingegaan. Het college heeft het Voorlopig Ontwerp vastgesteld. Met het opstellen van het Voorlopig Ontwerp, werd ook een verdere precisering van de kosten mogelijk. Net als ieder nieuwbouwproject, bevindt ook dit project zich in een roerig tijdsgewricht. Bouwkosten rijzen landelijk om verschillende redenen de pan uit. Naast die landelijke tendens is nog een aantal andere kwesties te adresseren. Dit raadsvoorstel zet die zaken op een rijtje.

Welke bedragen om welke reden, en hoe dat te dekken.

Auteur: Telefoonnummer: 0118-487000

Registratienummer nota: 2082811 / 2147607

Stand van zaken en besluitvorming tot nu toe Omdat er een (deels) nieuwe gemeenteraad is aangetreden zetten wij de grootste stappen in de besluitvorming over de nieuwbouw van Team Stadsbeheer tot nu toe voor u op een rijtje. Vanuit de evidente noodzaak tot een andere huisvesting, en de voordelen van het samenvoegen van twee locaties naar één, heeft het college een aantal richtinggevende besluiten genomen. Bijvoorbeeld ook over de locatiekeuze. Een en ander is vastgelegd in een projectopdracht, conform de Vlissingse systematiek. Vervolgens is een aantal besluiten genomen, door college en raad, mede ook in relatie tot de stijgende kosten. Kortheidshalve wordt hierbij verwezen naar de bijlage met kenmerk 2152949. Geactualiseerde raming Er ligt een geactualiseerde raming, op basis van het Voorlopig Ontwerp, waarin alle nieuwe inzichten zijn doorgerekend. De geheime bijlage met kenmerk 2152954 geeft hierin het totale inzicht. Grote verschillen ten opzichte van de vorige raming bestaan, naast een algemene indexering, dus uit inhoudelijke/financiële bijstellingen ten opzichte van de initiële raming en uit een tegenvaller met betrekking tot de grond. Daarover later meer. Second opinion t.o.v. initiële raming Vanuit een schetsontwerp is verder gewerkt aan een Voorlopig Ontwerp, aan de hand van een Programma van Eisen.

Uitgangspunt daarbij was en is overigens steeds geweest: doelmatigheid en soberheid. Het werken aan een Voorlopig Ontwerp (en later een Definitief Ontwerp) maakt ook dat met meer detail en meer zekerheid tot een kostenraming gekomen kan worden. Er is een aantal kostenstijgingen geconstateerd, dat niet enkel en alleen aan de (forse) landelijke kostenstijgingen valt toe te rekenen. Om die reden hebben we een second opinion laten uitvoeren op de initiële ramingen door de adviseur die dit voor ons verzorgt (zie geheime bijlage met kenmerk 2152958) . Gebleken is dat die initiële raming op onderdelen te laag was. Ingegeven door het uitgangspunt dat Vlissingen als artikel 12 gemeente absolute soberheid heeft te betrachten, is hierin doorgeschoten in lage bedragen die theoretisch wellicht te onderbouwen waren, maar in de praktijk niet. Aanvullend krediet Het college wil vasthouden aan de doelstellingen van dit (college)project, om te kunnen komen tot adequate huisvesting van het team Stadsbeheer en ziet gelet op de staat van beide locaties hier ook geen realistische alternatieven voor. Het toekennen van het extra krediet is aan de gemeenteraad. De voortgang en het kunnen realiseren van dit project zijn hiervan afhankelijk. Aanpassing percentage post onvoorzien De gemeente Vlissingen hanteert normaal gesproken een post onvoorzien van 5%.

De externe raming hanteerde in eerste instantie verschillende percentages per onderdeel, bijvoorbeeld 5% op bouw en 10% op installaties. Gemiddeld 7%. Gelet op de grote onvoorspelbaarheid van de markt, en het feit dat de stap van Voorlopig Ontwerp naar Definitief Ontwerp nog volgt, stellen wij u voor over het geheel (bouw en installaties) een post onvoorzien van 10% te hanteren. Soberheid en doelmatigheid blijven hierbij wel het uitgangspunt. De realiteit is: wij weten hoe de prijzen zich de afgelopen twee jaar ontwikkeld hebben. En hoewel verwacht mag worden dat de markt nu een zekere stabilisatie zal kennen of op onderdelen sommige prijzen wellicht zelfs weer kunnen dalen, is dat bepaald geen zekerheid. Om die reden hanteren we vanaf nu in de ramingen en krediet de (ook zeker niet ongebruikelijke) 10% onvoorzien. Waarde huidige locaties Er is ook een positieve keerzijde aan de prijzenstijgingen: de locaties die we achterlaten, zijn inmiddels ook meer waard geworden. Met betrekking tot de Vredehoflaan was aangekondigd dat bezien zou worden hoe verkoop daarvan aan de verhuizing en nieuwbouw ten goede kan komen.

Blad 2 behorend bij 2082811 / 2147607

Dat is nog steeds mogelijk, maar vergt een financiële dekkingsconstructie met een aparte reserve die wat meer voeten in de aarde heeft. Bovendien zou dan worden uitgegaan van opbrengsten die nog niet zeker zijn. We adviseren daarom om de kapitaallasten te dekken zoals verwoord onder “wat mag het kosten”. Voorlopig ontwerp Op 19 juli 2022 heeft het college het voorlopig ontwerp vastgesteld. Dit bieden wij u ter kennisgeving aan (bijlage met kenmerk 2152971). Het definitief ontwerp en realisatie daarvan, is uiteraard afhankelijk van het gevraagde raadsbesluit. Dekking van het aanvullend krediet. In de paragraaf “wat mag het kosten” lichten wij de voorgestelde dekking verder toe. Begrotingswijziging De dekking van het aanvullend krediet wordt verwerkt in de 10e begrotingswijziging. Deze wordt hierbij aan uw raad ter kennisneming aangeboden (bijlage met kenmerk 2150006). De kredieten worden aangevuld met het extra krediet inclusief de kapitaallasten in 2025, de beheer- en exploitatielasten van de Vredehoflaan en Edisonweg in 2025 uit de begroting gehaald en worden de beheer- en exploitatielasten van de nieuwbouw Stadsbeheer per 2025 in de begroting toegevoegd. Dekking extra kosten bouwrijp maken grond Gebleken is dat de grond niet zonder meer geschikt is om op te bouwen.

Er liggen nog kabels en leidingen (dat was overigens gemeld) maar vooral is de grond te slap gebleken om op te kunnen bouwen. Er is grondverbetering en sanering nodig. Die grond moet deels worden afgevoerd, en omdat het licht vervuilde industriële grond betreft, brengt dat juist weer stevige meerkosten met zich mee. Dat is nu begroot op € 782.900 meer. De vraag is waar deze kosten genomen moeten worden, specifiek in deze bijzondere situatie waarbij de grond door de gemeente aan de gemeente is geleverd. Op grond van jurisprudentie en BBV worden deze kosten nu niet meegenomen in deze investering en krediet, maar stellen wij voor deze te verrekenen met de grondexploitatie. Dit wordt verwerkt in de 2e herziening van de grexen die in december 2022 aan u zal worden voorgelegd. De facto raakt dit dus uiteindelijk in negatieve zin aan de algemene reserve. Opleggen geheimhouding op bijlagen bij raadsvoorstel De raad wordt geadviseerd om de door het college opgelegde geheimhouding op bijlagen 2152954 en 2152958 te bekrachtigen in verband met de economische en financiële belangen van de gemeente. Openbaarmaking kan de onderhandelingspositie van de gemeente tegenover toekomstige wederpartijen aantasten dan wel verzwakken. De financiële belangen van de gemeente wegen in dit geval zwaarder dan het algemeen belang van openbaarmaking. Wat willen we bereiken? In de collegeopdracht d.d.

27 september 2020 is de volgende doelstelling opgenomen: In de eerste helft van 2022 beschikt de gemeente Vlissingen op de aangewezen locatie op bedrijventerrein Souburg I over een nieuwe bedrijfshuisvesting, gereed voor ingebruikname inclusief benodigde voorzieningen en terreininrichting voor Team Stadsbeheer, passend binnen de in de businesscase opgenomen randvoorwaarden (PvE) waaronder de financiële kaders zoals opgenomen in de begroting, de ambitie ten aanzien van duurzaamheid en milieu, het geldende bestemmingsplan en het beeldkwaliteitplan. Duidelijk is dat de genoemde financiële kaders van destijds niet houdbaar zijn.

Blad 3 behorend bij 2082811 / 2147607

Met de inmiddels aangepaste planning, wordt oplevering nu voorzien voor Q1 van 2024. We willen derhalve voortgang houden van het project, aan de hand van een actueel financieel inzicht, met bijbehorend (extra) krediet, ten behoeve van een zo spoedig mogelijke oplevering van de nieuwbouw voor team stadsbeheer. Wat gaan we ervoor doen? Na het bekrachtigen van het voor te leggen raadsbesluit verwerken in de begroting en grex. Afronden project, op basis van de vigerende collegeopdracht en het actuele voorlopig ontwerp. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Onzekerheden en de post onvoorzien Het zijn onzekere tijden. Ook met de meest actuele inzichten en externe dubbel-checks blijft het lastig te voorspellen wat de bouwkosten verder gaan doen de komende periode. We hebben om die reden een post onvoorzien opgenomen, die niet de gebruikelijke 5% bedraagt maar 10%. Ook dat percentage is zeker niet ongebruikelijk bij (gemeentelijke) bouwprojecten. Vertraging en gevolgen Het herijken van de investeringsbehoefte, niet door kunnen gaan van voorlopig ontwerp naar definitief ontwerp in afwachting van de benodigde aanvulling op het krediet: dit alles heeft tot vertraging geleid. In totaal bedraagt die vertraging nu naar verwachting 18 maanden (oplevering eerste kwartaal 2024, oorspronkelijke oplevering was voorzien in Q3 2022).

Deze (en verdere) vertraging brengt een aantal risico’s met zich mee: 

 

 



Uitdagingen op het vlak van bedrijfsvoering voor het team.  Locatie die niet voldoet aan wet- en regelgeving, uitdagingen in het kunnen voldoen aan arbo en milieu wet- en regelgeving. Dit met name op de locatie Edisonweg.  Met het zicht op nieuwbouw is er om kosten te besparen al enkele jaren geen onderhoud aan beide panden uitgevoerd. Te lange vertraging kan maken dat de huidige locaties aangepast moeten worden aan de huidige veiligheidsstandaarden. Belemmering van het optimaal realiseren van wijkgericht werken, multidisciplinair binnen team Stadsbeheer en ook dit in afstemming met BOA’s, wijkcoördinatoren etc. etc. Het uitblijven van een goed uitgeruste locatie belemmert de dagelijkse uitvoering van de diverse taken. Het (kunnen) samenvoegen van de gehele buitendienst zorgt voor een efficiëntere bedrijfsvoering. Personeel kan op deze manier flexibel worden ingezet. Dit blijft nu uit, terwijl het werk wel geacht wordt gedaan te worden binnen de beschikbare uren. Significante handicap op het gebied van aantrekkelijk werkgeverschap (werven en behouden van goed personeel) in een toch al erg moeilijke arbeidsmarkt. Een rem op de ontwikkeling van de Kenniswerf.

We hebben miljoenen gekregen (en de wet voorkeursrecht gemeenten ingezet) voor de transformatie van een gebied, waar wij nota bene als gemeente zelf nu bepaald geen voorbeeldfunctie vervullen met onze vervallen locatie Edisonweg. Een rem op het op gang kunnen brengen van ontwikkelingen locatie Vredehoflaan.

De planning is nu: definitief ontwerp gereed oktober 2022, technisch ontwerp gereed februari 2023, contractvorming gereed mei 2023, bouwfase van mei 2023 tot en met juni 2024. Duidelijk is dat meer vertraging ook meer consequenties heeft. Het college ziet dan ook eigenlijk geen realistisch alternatief voor het vigerende project.

Blad 4 behorend bij 2082811 / 2147607

Belangrijk bij het adresseren van deze risico’s is met name (het kunnen schetsen van) perspectief. De zekerheid dat en wanneer de nieuwbouw gerealiseerd, opgeleverd en in gebruik genomen zal zijn. Wat mag het kosten? Om de nieuwbouw Stadsbeheer te realiseren is extra krediet nodig voor een totaal bedrag van € 4.004.835. Voor de opbouw van dit bedrag verwijzen wij u naar geheime bijlage 2152954 bij dit voorstel. Om het perceel bouwrijp te maken is nog een bedrag nodig van € 782.900 excl btw. Het bouwrijp maken van het perceel valt binnen het taakveld 3.2 Fysieke bedrijfsinfrastructuur waarin activiteiten worden verricht voor het scheppen van fysieke condities voor alle vormen van bedrijvigheid zoals grondexploitaties bedrijventerrein. Dit betekent dat de kosten voor het bouwrijp maken in de grex moeten worden verantwoord en het resultaat in de grex moet worden bijgesteld.

In de tabel hieronder een overzicht van het totaal krediet voor de nieuwbouw Stadsbeheer. Krediet

Nieuwbouw Stadsbeheer

Huidig krediet € 8.405.712

Extra krediet € 4.004.835

totaal krediet € 12.410.547

De kapitaallasten zullen per 2025 met € 131.999 toenemen. Voor de opbouw van de kapitaallasten verwijzen wij u naar geheime bijlage 2152954 bij dit voorstel.

In de tabel hieronder een overzicht van de kapitaallasten.

Krediet

Nieuwbouw Stadsbeheer

Kap.lasten Huidig Kap. Lasten Extra krediet in 2025 krediet in 2025 € 299.730

€ 131.999

totaal kapitaallasten in 2025 € 431.729

De dekking: A: Afvalstoffenheffing De kosten die gemaakt worden voor de afvalinzameling, mogen (dienen te) worden verwerkt in de afvalstoffenheffing. Gerekend is tot nu toe, dat grofweg 55% van het nieuwe gebouw raakt aan die afvalinzameling, en dat derhalve 55% van die kosten op de afvalstoffenheffing drukken. Hieronder een overzicht van het (mogelijke c.q. noodzakelijke) aandeel van de kapitaallasten voor het extra krediet op de afvalstoffenheffing. Kap.lasten Huidig Kap. Lasten Extra krediet in 2025 krediet in 2025 Afvalstoffenheffing 55% Aantal huishoudens 2022 = 22325

Blad 5 behorend bij 2082811 / 2147607

€ 164.852 € 7,38

€ 72.599 € 3,25

totaal kapitaallasten in 2025 € 237.451 € 10,63

Daarbij is het volgende van belang: Op 30 september 2021 besloot uw gemeenteraad om een nieuw afval-inzamelsysteem in te voeren. Het nieuwe inzamelsysteem leidt tot het beter scheiden van afval, waardoor we minder restafval produceren. Deze reductie leidt tot een kostenbesparing die is geraamd op €12,- per huishouden. Die voornamelijk wordt bewerkstelligd door lagere verwerkingskosten voor restafval. Momenteel wordt de invoering van het nieuwe inzamelsysteem nader uitgewerkt in een uitvoeringsplan. Dit wordt nog verwerkt in de begroting. Dit biedt dus ruimte om deze besparing te benutten als dekking voor de extra kapitaallasten door de nieuwbouw. Dit overigens wel in de wetenschap dat er de komende jaren ook nog andere investeringen moeten worden gedaan (o.a. milieustraten). Maar daar is nog resterende ruimte voor. Hoe de afvalstoffenheffing zich exact ontwikkelt, is van veel factoren afhankelijk (het is in die zin: ceteris paribus), dit wordt jaarlijks bezien en door de gemeenteraad vastgesteld. B: Vrijval kapitaallasten Vredehoflaan en Edisonweg Door het afstoten van de buitendienstlocaties Vredehoflaan en Edisonweg vervallen de kapitaallasten van deze locaties. De kapitaallasten van de Edisonweg zijn € 130 (alleen rente) en van de Vredehoflaan € 23.440. Samen € 23.570.

C: Besparing onderhoud, beheer en exploitatiekosten De onderhoudsbudgetten voor de Vredehoflaan en Edisonweg zijn niet geactualiseerd omdat de locaties worden afgestoten, maar als we rekening houden met het werkelijk benodigde onderhoud, zullen de beheer- en exploitatielasten ten opzichte van de nieuwbouw Stadsbeheer de facto een aanzienlijke besparing opleveren. Enerzijds komt dit omdat we teruggaan van twee naar een locatie en anderzijds omdat de nieuwe locatie minder onderhoudsgevoelig is. Deze besparing is geraamd op € 20.000 en wordt in de begroting verwerkt. D: Stelpost stijgende kapitaallasten In de vastgestelde kaderbrief is gemeld dat we een stelpost stijgende kapitaallasten instellen. Deze zal met het vaststellen van de begroting 2023 worden geëffectueerd. We halen uit deze stelpost het resterende bedrag van € 15.830. De bedragen uit A t/m D dekken samen de extra benodigde kapitaallasten:

Samenvatting dekking extra kapitaallasten nieuwbouw Stadsbeheer Afvalstoffenheffing 55% Vrijval kapitaallasten Vredehoflaan en Edisonweg Besparing onderhoud, beheer en exploitatiekosten Stelpost stijgende kapitaallasten Totaal:

Bedrag € 72.599 € 23.570 € 20.000 € 15.830 € 131.999

Wat en hoe gaan we communiceren? Bijlagen 2152954 en 2152958 blijven geheim in verband met economische of financiële belangen van de gemeente. Communicatie (intern en extern) vindt plaats binnen de context van het projectplan. Bijzondere doelgroep is uiteraard (de medewerkers van) het team stadsbeheer zelf.

Blad 6 behorend bij 2082811 / 2147607

Bijlage(n) 1: kenmerk 2152949 Stand van zaken en besluitvorming tot op heden 2: GEHEIM kenmerk 2152954 Actuele marktconforme raming VO en opbouw krediet en kapitaallasten 3: GEHEIM kenmerk 2152958 Second opinion tov initiële investeringsraming door Traanberg 4: kenmerk 2152971 Voorlopig Ontwerp 5. kenmerk 2150006 10e begrotingswijziging;. Vertrouwelijkheid 2152954 en 2152958 Reden voor geheimhouding Geheime bijlagen: 2152954 en 2152958 ivm economische / financiële belangen gemeente

Blad 7 behorend bij 2082811 / 2147607