5.5 rvs Reactie rekenkamerrapport Raadsinstrumenten bijlage 2 aanbevelingen

5

Aanbevelingen De aanbevelingen zijn per deelvraag opgenomen. Centrale onderzoeksvraag: Worden alle raadsinstrumenten (voldoende) ingezet? Bevorder het dualisme binnen de raad en initiatieven vanuit de raad. Hierdoor zal de inzet van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen toenemen. Door de aanbevelingen bij de deelvragen op te volgen kan het aantal vragen vanuit de raad afnemen. Dit kan dan zowel een verlaging van de werkdruk van de raadsleden als de ambtelijke organisatie tot gevolg hebben in relatie met verbetering van de kwaliteit van de beantwoording. Reactie: Het is aan de raad, de fracties, de raadsleden om het dualisme binnen de raad te bevorderen. Het dualisme is als systeem inmiddels voldoende ingeburgerd. Deelvraag 1: Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? Actualiseer ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2017’ met behulp van het VNG-model. De actualisatie is inmiddels in gang gezet. Reactie: De Reglementen van Orde van Raad en Commissie zijn gewijzigd. Het VNG model is het vertrekpunt aangevuld met de Vlissingse werkelijkheid. Neem alle raadsinstrumenten op in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Beoordeel hierbij tevens of ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, wat nu in een afzonderlijke verordening is vastgelegd, hierin kan worden opgenomen.

Reactie: In het nieuwe RvO raad en commissie staan voor zover van toepassing op de vergaderorde de daarbij behorende raadsinstrumenten. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning heeft een aparte dynamiek en regelt vooral buitenom de vergaderorde de mogelijkheden voor fractie / raadsleden om hun werk voor de gemeenteraad te doen. Betrek bij de actualisatie ook: ◆ Reglement van Orde voor de commissievergaderingen Vlissingen 2019; ◆ Notitie: ‘Nieuwe raad, nieuwe kansen’; ◆ Procesbeschrijvingen van de ambtelijke organisatie om uniforme werkwijze en benamingen goed op elkaar af te stemmen. Dit mede voor de uniformiteit en om doublures te verwijderen/voorkomen. Gebruik in alle documenten dezelfde benamingen. Zorg dat de termijn voor indiening en beantwoording met elkaar overeenstemmen. Voor de duidelijkheid en om misverstanden te voorkomen bevelen wij aan om de dag met tijdstip op te nemen i.p.v. het aantal uren voor een vergadering. Stem de terminologie zoals collegevoorstel/raadsvoorstel beter op elkaar af in het Reglement van Orde en de procesbeschrijving. Vervang in het Reglement van Orde de benaming collegevoorstel door raadsvoorstel.

Raadsinstrumenten

1 van 43

Deelvraag 2: Met welke frequentie wordt het raadsinstrumentarium ingezet? Beoordeel kritisch wat de toegevoegde waarde van elke vragenvorm is (artikel 34, 35, 36 en de Q&A-vragen) en beoordeel of enkele vragenvormen samengevoegd kunnen worden. Reactie: Er worden grofweg geschreven vier vragen vormen onderscheiden: Artikel 34 vragen, Q&A vragen (feitelijke en technische vragen behorend bij een raadsvoorstel) voor de commissievergadering, actuele vragen die gesteld worden voor het vragenhalfuur (zowel bij commissie als raadsvergadering) en de informele vragen. Leg de taakverdeling tussen de griffie en DIV vast. Die is er nu deels, maar is nog niet compleet. Maak afspraken over een sluitende registratie van de raadsinstrumenten. Reactie: de taakverdeling tussen griffie en DIV ligt vast in de Handleiding Bestuurlijke Besluitvorming. Geef de griffie de registrerende functie van alle raadsinstrumenten aangezien zij deze doorgaans van de raadsleden ontvangen. Hierbij is het aan te bevelen om alle raadsinstrumenten op één plaats te registreren (in het zaaksysteem Djuma). Aan DIV kan dan de controlerende/bewakende functie worden toebedeeld. Reactie: de rol en taakverdeling tussen Griffie en DIV ligt gedocumenteerd vast in de Handleiding Bestuurlijke Besluitvorming. Q&A-vragen en artikel 35-vragen; Registreer deze ook, en/of koppel ze aan een vergadering.

Reactie: Q&A vragen worden in Djuma geregistreerd. Er wordt nauwelijks een beroep gedaan op artikel 35 RvO (oud) – Inlichtingen. Neem de Q&A-vragen ook op in het Reglement van Orde en geef hierin duidelijk aan wanneer en waarvoor mondelinge vragen mogen worden gesteld. Reactie: In het RvO commissie (nieuw) zijn Q&A vragen opgenomen. Artikel 34-vragen; Vermeld bij verdaging altijd een reden van verdaging en datum waarvoor beantwoording is te verwachten. Zend ontvangen artikel 34vragen en het (eventuele) verdagingsbericht naar alle raadsleden. Reactie: De griffie zal samen met de ambtelijke organisatie zorgen dat de reden van verdaging en de datum waarvoor beantwoording te verwachten is in het verdagingsbericht opgenomen worden. Op de actiepuntenlijst met daarin een overzicht van de artikel 34 vragen wordt het bericht van verdaging genoteerd. De actiepuntenlijst staat (bijna) wekelijks in de vrijdagzending. Reactie college: Bij overschrijding van de beantwoordingstermijn wordt er een verdagingsbericht gestuurd met de reden van de verdaging en het moment waarop de vraagsteller het antwoord kan verwachten. Rekenkameronderzoek; Laat niet het college, maar de raad (zelf) een raadsvoorstel opstellen met de opdracht aan het college over welke aanbevelingen, binnen welk tijdsbestek, uitgevoerd dienen te worden.

Reactie: Het raadsvoorstel van dit rekenkameronderzoek is geschreven door de griffier. Het presidium zal in overleg met het college bepalen welk gremium het voorstel schrijft. Reactie college: Uiteraard stelt de gemeenteraad vast hoe het met de aanbevelingen van de rekenkamer wil omgaan, maar de voorbereiding van het raadsvoorstel kan aan het college worden Raadsinstrumenten

2 van 43

gevraagd. Het college/ de organisatie heeft immers altijd de taak om besluitvorming door de gemeenteraad voor te bereiden. Deelvraag 3: Wat is de ervaring van de raadsleden m.b.t. de raadsinstrumenten? Moties/initiatiefvoorstellen; Om de kwaliteit en de kans van slagen te verhogen bevelen wij aan om: ◆ De motie/het voorstel zo concreet mogelijk te formuleren; ◆ Geef aan, indien van toepassing, welke dekkingsbron het college kan benutten; Maak als raad actief gebruik van de griffieondersteuning. De griffie kan technische ondersteuning bieden bij het opstellen van een goede motie/initiatiefvoorstel en het zoeken naar dekking; ◆ Gebruik een standaard sjabloon dat kan bijdragen tot kwaliteitsverhoging van een motie/initiatiefvoorstel; Reactie: alle fracties beschikken over de standaard sjablonen. ◆ Verzoek het college om zorgvuldigheid in de wijze waarop deze met moties en initiatiefvoorstellen omgaat. Wanneer de raad een concrete wens/verzoek uitspreekt, dat dan niet zonder goede redenen kan worden verwezen naar bijvoorbeeld bestaand beleid (“dat doen we al”). Deelvraag 4: Wat zijn de ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie? Laat de gemeentelijke organisatie een overzicht opstellen van de medewerkers die, per beleidsterrein, vragen beantwoorden en/of inlichtingen kunnen verstrekken.

Dit kan bijdrage aan een snellere en betere toewijzing van de vragen en bij wisseling van medewerkers blijkt direct wie hiervoor in de plaats komt. Tevens kan de wens van de ambtelijke organisatie om meer technische toelichting te kunnen geven beter vorm worden gegeven wat dan tevens minder vragen tot gevolg kan hebben. Reactie college: Verstrek een overzicht van de teamleiders en de beleidsvelden die onder hen vallen. De teamleider kan de raadsvraag door zetten naar de juiste medewerker die de vraag kan beantwoorden. Deelvraag 5: Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen? Ga met het college in gesprek over de kwaliteit van de antwoorden. Geef aan, bijvoorbeeld met enkele voorbeelden, waar meer aandacht aan moet worden geschonken bij de beantwoording. Wees ook kritisch op een goede formulering van de vragen. Deelvraag 6: Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijding beantwoordingstermijn? Zie de aanbeveling bij deelvraag 4 en verzoek het college het proces zodanig in te richten dat overschrijding van de beantwoordingstermijn meer uitzondering dan regelmaat moet zijn. Reactie college: Het proces is ingericht om raadsvragen binnen de gestelde termijn te beantwoorden en de vragen worden direct doorgeleid naar de juiste behandelaar. Bij overschrijding van de beantwoordingstermijn wordt er Raadsinstrumenten 3 van 43

een verdagingsbericht gestuurd met de reden van de verdaging en het moment waarop de vraagsteller het antwoord kan verwachten. De meest voorkomende reden voor verdaging is dat meer tijd nodig is voor het inwinnen van informatie en interne en/of externe afstemming bij complexe vragen. Vragen die tijdens het reces worden ingediend kunnen soms niet binnen de termijn beantwoord worden als de hierbij betrokken medewerker of externe partijen met vakantie zijn. Bij artikel 34 vragen wordt daar dit voor de termijn nodig is en het antwoord beschikbaar is, de beantwoording tijdens het vergaderreces van het college met een parafenronde besloten. Deelvraag 7: Welke rol heeft de griffie bij de inzet van de raadsinstrumenten? Ga als gemeenteraad met de griffie in gesprek over onder andere: ◆ Het type griffie(r) dat je wilt; ◆ Welke ondersteuning gewenst is en; ◆ De kwaliteit van de ondersteuning. ◆ Stem vervolgens de omvang van de griffie hierop af. De griffie dient de raadsleden te informeren dat de status van een informatiebijeenkomst, waarin het definitieve rapport van de rekenkamer wordt gepresenteerd en behandeld dezelfde status heeft dan een commissievergadering. Reactie: Informatiebijeenkomsten onderscheiden zich van commissievergaderingen vanwege de ‘vrijere’ invulling van regels. Daarnaast worden er bij Informatiebijeenkomsten geen presentiegelden burgercommissieleden toegekend.

Presentatie van het rapport van de rekenkamer is afhankelijk van de agenda’s van de commissies. Zijn die erg vol dan wordt uitgeweken naar een Informatiebijeenkomst. Van de informatiebijeenkomsten in de raadzaal wordt een (live) audioverslag gemaakt. Vervaardig, in samenspraak met de raad, een standaardmodel/ format voor een raadsvoorstel. Geef per ‘kopje’ ook een korte toelichting wat er in elk geval opgenomen dient te worden. Evalueer het format na een korte tijd van gebruik. Reactie: Er wordt gewerkt met een vast format raadsvoorstel. Geef voorlichting over de inzet van het agenderingsrecht .Evalueer het agenderingsrecht na 1 jaar Reactie: De memo met afspraken over het eigen agenderingsrecht zal onder de aandacht van de leden gebracht worden (vrijdagzending). Overige aanbevelingen De rekenkamer acht het wenselijk dat er afspraken tussen de raad en het college worden gemaakt over deelname aan bijeenkomsten en activiteiten met burgers zoals genoemd bij par. 3.3.5. Hierbij kunnen dan ook afspraken worden gemaakt over de rol van raadsleden (bijvoorbeeld luisteren en stellen van verhelderende vragen). Door hierover het gesprek met elkaar aan te gaan kan dit leiden tot verbetering van het onderlinge vertrouwen, begrip voor elkaars standpunten en tot (verdere) verbetering van de onderlinge verhoudingen. Raadsinstrumenten 4 van 43

Het geeft dan tevens een goede invulling aan de titel van het coalitieakkoord 2022-2026 ’Samen kunnen we meer’.

Raadsinstrumenten

5 van 43