5.5 rvs Reactie rekenkamerrapport Raadsinstrumenten

Registratiekenmerk: Onderwerp: Reactie rekenkamerrapport Raadsinstrumenten.

De raad besluit; 1. De aanbevelingen van het rekenkamerrapport Raadsinstrumenten grotendeels over te nemen (zie bijlage 2). 2. De griffier de opdracht te geven de opvolging van de aanbevelingen te monitoren samen met een raadswerkgroep. Samenvatting De rekenkamer Vlissingen heeft de inzet van de raadsinstrumenten onderzocht. Het onderzoek heeft tot een aantal aanbevelingen geleid. Aanbevelingen voor de raad, de griffie(r), het college en de individuele raadsleden/ burgercommissieleden. De aanbevelingen zullen grotendeels overgenomen worden en de voortgang zal gemonitord worden door een raadswerkgroep. Inleiding De rekenkamer Vlissingen heeft in het najaar van 2021 een onderzoek opgestart over raadsinstrumenten. Tijdens de commissie Algemeen & Sociaal van 14 september heeft de rekenkamer het rapport gepresenteerd. De centrale onderzoeksvraag van het rapport is: Worden alle raadsinstrumenten (voldoende) ingezet? De centrale onderzoeksvraag is onderverdeeld in 7 deelvragen: Deelvraag 1: Over welke raadsinstrumenten beschikt de Vlissingse raad? Deelvraag 2: Met welke frequentie wordt het raadsinstrumentarium ingezet? Deelvraag 3: Wat is de ervaring van de raadsleden m.b.t.

de raadsinstrumenten? Deelvraag 4: Wat zijn de ervaringen binnen de gemeentelijke organisatie? Deelvraag 5: Wat is de kwaliteit van de beantwoording van raadsvragen? Deelvraag 6: Wat zijn mogelijke verklaringen voor overschrijding beantwoordingstermijn? Deelvraag 7: Welke rol heeft de griffie bij de inzet van de raadsinstrumenten? Wat willen we bereiken? Een rekenkamer doet onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid van het functioneren van een gemeente. Het doel van de rekenkamer is bij te dragen aan het verbeteren van de gemeentelijke bedrijfs- en beleidsvoering en het versterken van de controlerende rol van de gemeenteraad. Dit onderzoek heeft zich gericht op de raadsinstrumenten van de gemeenteraad zelf. Wat kan beter? Wat kan de raad beter doen? Waarin kan de griffie(r) verbeteren? Wat kunnen het college en de ambtelijke organisatie hierin bijdragen? Wat gaan we ervoor doen? De aanbevelingen worden grotendeels overgenomen. Een aantal aanbevelingen heeft een open karakter. In bijlage 2 wordt specifiek aangegeven wat de vervolgacties zijn. Een aantal aanbevelingen is gericht aan raadsleden, het college of de ambtelijke organisatie. De aanbevelingen over het Reglement van Orde van raad en commissie zijn overgenomen en verwerkt in de nieuwe Reglementen.

Auteur: Floor Vermeulen Telefoonnummer: 0118-487587 Datum document: sept. 2023

Registratienummer nota Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

De griffier zal samen met de voorzitter van de raad en een paar raadsleden in een raadswerkgroep de opvolging van de aanbevelingen monitoren. Aanbevelingen die niet overgenomen kunnen worden (zie bijlage 2). Deelvraag 1 - 2e punt. De suggestie dat de verordening ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning ondergebracht kan worden in het Reglement van Orde stuit wetstechnisch op problemen. Artikel 33 lid 3 Gemeentewet luidt als volgt: De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigende groeperingen een verordening vast. Het Reglement van Orde regelt de vergadersystematiek, de verordening ambtelijke bijstand en fractie ondersteuning regelt de ondersteuning aan de fracties buitenom de vergaderingen. Deelvraag 2 – 1e punt. De vier vragen soorten (artikel 34, Q&A vragen, vragenhalfuur, informele vragen) hebben betrekking op verschillende instrumenten van de raadsleden. Q&A vragen behoren bij raadsvoorstellen. Het vragenhalfuur is gericht op de actualiteit. Artikel 34 vragen zijn verdiepende vragen op Vlissingse zaken. Het instrument informele vragen gebruikt een raadslid bijv. ter voorbereiding op het mogelijk gebruik van bepaalde raadsinstrumenten. Een samenvoeging van enkele vragenvormen is niet aan de orde. Deelvraag 2 – 2e en 3e punt.

Net na de start van het nieuwe zaaksysteem Djuma in het voorjaar 2022 is de taakverdeling tussen griffie en DIV schriftelijk vastgelegd. In de beginfase is de handleiding enkele malen aangepast. Deelvraag 2 – 7e punt. In een vorige raadsperiode is besloten dat het college binnen drie maanden een raadsvoorstel voorbereid met de reactie op de aanbevelingen uit een rapport van de rekenkamer. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Aanbevelingen van een onderzoek lopen het risico door de tijd te verzanden. Door het instellen van een raadswerkgroep die dit proces zal monitoren wordt dit voorkomen. Wat mag het kosten? De rekenkamer Vlissingen heeft een vast budget per jaar (+/- € 35.000 per jaar). Dit onderzoek is gefinancierd vanuit het vaste budget. Wat en hoe gaan we communiceren? De raad en de rekenkamer zullen op de hoogte gehouden worden van de voortgang van de raadswerkgroep.