5.5 rvs Protocol Geheimhouding gemeenteraad bijlage 1 protocol geheimhouding

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

1

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen 2025 Hoofdstuk 1 Algemeen Artikel 1.1 Geheimhouding als uitzondering 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie (artikel 110 Grondwet). 3. De keuze voor en duur van geheimhouding wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar. Artikel 1.2 Wettelijke kaders voor geheimhouding 1. De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor geheimhouding. 2. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 tweede lid e.v. de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 eerste lid voor het college en in artikel 84 derde lid voor commissies. 3. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad. 4. De Wet open overheid geeft in artikel 5.1 eerste en tweede lid de uitzonderingen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd. 5. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.

Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in het eerste en tweede lid genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet. 6. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid als misdrijf van het schenden van geheimen. Artikel 1:3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding In hoofdstuk 2 en 3 van dit protocol worden de regels voor besloten vergaderingen van de raad en geheimhouding nader uitgewerkt. Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie Artikel 2:1 Term ’geheim’ hanteren 1. Informatie van het college, de burgemeester, de raad en commissies is uitsluitend geheim als de term ‘geheim’ wordt gehanteerd. De term 'vertrouwelijk' wordt niet gehanteerd. 2. De term 'geheim' wordt alleen gebruikt als daarvoor een wettelijke grondslag van toepassing en bepaald is, zoals geformuleerd in artikel 87 Gemeentewet. 3. Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 1:2 en 1:3. Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

2

1. Het college, de burgemeester, de raad of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is. 2. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk vermeld. 3. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen, zodat informatie die openbaar behoort te zijn wel openbaar is. 4. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de commissie of de raad overlegt wordt daarbij vermeld: a. motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; b. de termijn (horizonbepaling) van geheimhouding; c. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn. 5. Een horizonbepaling, zoals bedoeld in lid 4 sub b, bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding kan worden opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen "voor onbepaalde tijd." Artikel 2:3 Delen van geheime raadsinformatie 1. Uitgangspunt is dat geheime informatie met de gehele raad en alle burgercommissieleden gedeeld wordt. Indien geheime informatie aan een raadscommissie wordt verstrekt, beschikt de raad hier ook over, zoals volgt uit artikel 88 vijfde lid van de Gemeentewet.

Dit geldt niet voor geheime mondelinge informatie welke gedeeld wordt in het presidium. 2. Geheime commissie- en raadsinformatie wordt wel in het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, college van B&W, gemeentesecretaris, de medewerkers van de griffie en de bestuurssecretaris en vervanger. Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen 1. Geheime schriftelijke informatie wordt met alle raadsleden en commissieleden gedeeld. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over, zoals vastgelegd in artikel 88 lid 5 Gemeentewet. 2. Uitgangspunt is dat raads- en commissieleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren mogen delen. 3. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet tevens aan anderen verstrekken.

Daarbij geldt als regel dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een -op grond van artikel 155a Gemeentewet- door de raad ingestelde onderzoekscommissie). Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening 1. Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend. 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een agendapunt van een raads- en commissievergaderingen achter gesloten deuren moet worden besproken. Informatie die tijdens een vergadering achter gesloten deuren gegeven wordt, is

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

3

automatisch geheim. 3. Raadsleden en burgercommissieleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van de commissies. Bij besloten raadsvergaderingen mogen in principe raadsleden en commissieleden aanwezig zijn, tenzij de raad anders besluit. Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten. 2. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- en commissieleden zelf, de (commissie)griffier, de betrokken leden van het college en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn. 3. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen. Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren 1. Op besloten raadsvergaderingen is het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad van de gemeente Vlissingen van toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Op besloten commissievergaderingen is het Reglement van orde voor de commissie van de gemeente Vlissingen van toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 2.

Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. 3. Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of burgercommissieleden ook eventuele overige aanwezigen. 4. Besluit de raad of commissie tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft. 5. Het ter vergadering behandelde wordt door de aanwezigen op grond van de wet geheim gehouden en mag niet gedeeld worden. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: "Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze vergadering is c.q. wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is". 6. De raad c.q. de commissie kan ter vergadering besluiten de verplichting tot geheimhouding op te heffen. De voorzitter doet in voorkomende gevallen aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: "Behalve voor de informatie die voor deze besloten vergadering al geheim was, stel ik u voor de geheimhouding op wat in deze vergadering is behandeld, op te heffen". 7.

Raads- en burgercommissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, kunnen zonder enige belemmering de vergaderzaal binnenkomen of verlaten. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier. Artikel 3:4 Verslaglegging 1. In de openbare besluitenlijst wordt opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen. 2. Van een besloten raads- of commissievergadering wordt een audioverslag en een besluitenlijst opgemaakt. Deze verslagen en besluitenlijsten worden niet openbaar gemaakt tenzij de raad of commissie anders beslist. 3. Concepten van besluitenlijsten van besloten raads- en commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende raadsvergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

4

of in een besloten vergadering, indien om bespreking van het verslag is verzocht. Tijdens deze vergadering neemt de raad tevens een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag. 4. Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door alle raads- en commissieleden en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering. Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding (artikel 89 Gemeentewet) 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen. 2. In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. 3. In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie aan de raad is verstrekt. De raad is dan exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. 4. Wanneer de raad zelf de geheimhouding op door het college of burgemeester aan hem verstrekte geheime informatie wil opheffen, treedt de raad in overleg met het college of de burgemeester. Artikel 4:2 Schending geheimhouding 1. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet. 2.

De raad kan in geval van schending van de geheimhoudingsplicht door een lid van dit orgaan of van een door dit orgaan ingestelde commissie, besluiten om het betreffende lid voor maximaal drie maanden uit te sluiten van toegang tot stukken waarop geheimhouding rust. Dit besluit staat los van eventuele strafbaarheid op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Artikel 4:3 Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen 1. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raads- en commissievergaderingen en alle schriftelijke informatie die tijdens deze vergaderingen is overgelegd en waarop geheimhouding is gelegd. Deze lijst wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst. 2. De in het eerste lid bedoelde lijst bevat in ieder geval voor zover van toepassing het onderwerp, het bestuursorgaan welke geheimhouding heeft opgelegd, de datum dat geheimhouding is opgelegd, de datum van aanbieding aan de raad, de motivering op grond van de Woo en de Gemeentewet, de horizonbepaling en tenslotte de datum waarop de geheime status is beëindigd. Artikel 4:4 Horizonbepalingen 1. De griffier bewaakt de horizonbepaling van geheime informatie gedeeld in besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd. 2.

De griffier controleert jaarlijks in maart en september de horizonbepaling van de informatie uit het eerste lid en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel van het presidium aan de raad kan worden gedaan, voorzien van ambtelijk advies. Artikel 4:5 Opheffing op initiatief van college of burgemeester In aanvulling op artikel 4:1, tweede lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten. Artikel 4:6 Publicatie openbaar geworden informatie

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

5

Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie in het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen Artikel 5:1 Andere bijeenkomsten en vergaderingen Het presidium besluit over de beslotenheid van bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet per wet, verordening of raadsbesluit is geregeld. Artikel 5.2 Overige Het presidium bepaalt, op voorstel van de griffie, over de beslotenheid voor overige informatiebijeenkomsten wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld. Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 6:1 Slotbepalingen 1. Het protocol “Openbaar tenzij” wordt ingetrokken. 2. Dit protocol treedt in werking nadat deze door de gemeenteraad is vastgesteld. 3. Dit protocol kan worden aangehaald als "Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen 2025".

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

6

Toelichting Op 1 april 2023 is het onderdeel ‘geheimhouding’ van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Deze wet brengt wijzigingen aan in de bepalingen over geheimhouding binnen de Gemeentewet. Sindsdien bevat de Gemeentewet een afzonderlijk hoofdstuk (hoofdstuk Va) dat specifiek is gewijd aan de regeling omtrent geheimhouding. Dit zijn de belangrijkste wijzigingen in de Gemeentewet: -

De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie.

-

Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim.

-

De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren.

-

De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen.

-

Een raads- of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. Om de nieuwe wettelijke bepalingen op een juiste en zorgvuldige wijze toe te passen, wordt het protocol “Openbaar tenzij” geactualiseerd. Het nieuwe Protocol Geheimhouding van de gemeente Vlissingen voor 2025 is gebaseerd op het uitgangspunt dat openbaarheid van bestuurlijke informatie en vergaderingen in het algemeen belang is. Openbaarheid en transparantie zijn essentiële waarden die bijdragen aan de controleerbaarheid van het bestuurlijk handelen. Toch kunnen er zwaarwegende belangen zijn, zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo), die het noodzakelijk maken om van het uitgangspunt van openbaarheid af te wijken. Bij het opleggen van geheimhouding wordt daarom een zorgvuldige belangenafweging gemaakt, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere gerechtvaardigde belangen zoals benoemd in artikel 5.1 van de Woo. In artikel 5.1., eerste lid, Woo zijn vijf absolute uitzonderingsgronden opgenomen: 1. Eenheid van de Kroon 2. Veiligheid van de Staat 3. Vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens 4. Persoonsgegevens 5.

Nummers ter identificatie Onder artikel 5.1, tweede lid, Woo staan negen relatieve uitzonderingsgronden. Het openbaar maken van informatie blijft achterwege voor zover het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van: 1. Internationale betrekkingen 2. Economische of financiële belangen van de overheid 3. Opsporing en vervolging van strafbare feiten

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

7

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Inspectie, controle en toezicht Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer Overige bedrijfs- en fabricagegegevens Bescherming van het milieu Beveiliging van personen en bedrijven en voorkomen van sabotage Goed functioneren van overheidsorganen

Hoofdstuk 2, “Geheimhouding van informatie”, beschrijft de procedure voor het opleggen van geheimhouding door de burgemeester, het college en de gemeenteraad. Op documenten waarop geheimhouding wordt opgelegd, wordt geheim vermeld onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1. van de Woo en de horizonbepaling. De werkwijze voor het houden van besloten vergaderingen van de raad en raadscommissies is vastgelegd in hoofdstuk 3, “Vergaderen in beslotenheid”, van het protocol. Hoofdstuk 4, “Opheffen en schending van geheimhouding”, beschrijft de procedure voor het opheffen van geheimhouding. Daarbij wordt tweemaal per jaar beoordeeld of eerder opgelegde geheimhouding nog noodzakelijk is of kan worden ingetrokken.

Protocol geheimhouding gemeenteraad Vlissingen

8