5.5 rvs GR Zeeuws Archief

Registratiekenmerk: 2284906 / 2739461 Onderwerp: Aansluiting bij Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief na zienswijze procedure Portefeuillehouder W. Boonman De raad besluit 1. Het college toestemming te verlenen per 1 januari 2026 deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief (doc.nr. 2739476) inclusief financieel bijdragenoverzicht 2026 (doc.nr. 2739480); 2. Het college toestemming te verlenen voor het in 2026 wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief (doc.nr. 2739478) inclusief financieel bijdragenoverzicht 2027 (doc.nr. 2739479) om uittreding van OCW per 1-1-2027 mogelijk te maken. Samenvatting De minister van OCW heeft in 2018 aangekondigd per inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet uit de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra (RHC’s) te treden. Voor Zeeland betekent dit dat het Zeeuws Archief, als RHC, zonder het Rijk alleen met Middelburg en Veere als deelnemers zou overblijven. Omdat een GR met slechts twee deelnemers te smal wordt geacht, is samen met provincie, waterschap en de gemeenten Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen een verkenning uitgevoerd naar bredere deelname. Dit heeft geleid tot de ontwerpregelingen GR Zeeuws Archief 2026 en 2027. Het college stelt de gemeenteraad voor om toestemming te verlenen voor toetreding van Vlissingen per 1 januari 2026 tot de GR Zeeuws Archief.

Daarnaast wordt de raad gevraagd het college toestemming te geven de regeling per 1 januari 2027 te wijzigen vanwege de uittreding van OCW en de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Inleiding Tijdens de commissievergadering Algemeen en Sociaal van 12 juni 2025 is aan de gemeenteraad voorgelegd: 1. Op basis van de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671745) voornemens te zijn om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2026. 2. Op basis van de ontwerp-gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671744) voornemens te zijn om deze na toetreding te wijzigen. 3. Middels een RIB (doc.nr. 2670045) de raad voor te stellen binnen 8 weken een positieve zienswijze in te dienen: a. Over het toetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2671745); b. Over het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2671744);

Blad 1 behorend bij 2284906 / 2739461

De gemeenteraad van Vlissingen heeft in deze zienswijzeprocedure een positieve zienswijze afgegeven ten aanzien van zowel de toetreding als de voorgenomen wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling. In de hierop volgende periode is de voorbereiding richting besluitvorming in samenwerking tussen het ministerie van OCW, het Zeeuws Archief en de deelnemers in gang gezet. Inmiddels is met het voorliggende voorstel de voorbereiding afgerond. Beoogd effect Toestemming om per 1 januari 2026 deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief en voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief medio 2026 om de uittreding van OCW per 1-1-2027 mogelijk te maken. Na de toestemmingprocedure door de raad, dient het college het besluit te nemen om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling. Relatie met uitvoering strategische visie Vlissingen 2040 ‘Blik op de toekomst’ en Omgevingsvisie Vlissingen 2040 Niet van toepassing. Argumenten 1.1 De raad dient, op grond van de Wgr het college toestemming te verlenen deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief In artikel 1 lid 4 van de Wgr is bepaald dat het college alleen na toestemming van de raad mag overgaan tot het treffen van een Gemeenschappelijke Regeling. De raad mag de toestemming slechts onthouden indien sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang.

1.2 Tekstuele wijzigingen Naar aanleiding van de conceptteksten hebben het Waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland twee wijzigingen voorgesteld. In de concept GR teksten werd over de indexering (artikel 16) en reservevorming (artikel 22) een verwijzing gemaakt naar VZGnormen. Zowel het Waterschap Scheldestromen als de provincie Zeeland zijn niet gebonden aan de VZG-richtlijn en worden bij de totstandkoming ervan niet betrokken. In de zienswijzen verzoeken beide partijen de bepalingen uit deze richtlijn op punten wat breder te interpreteren en concrete vermelding van deze richtlijn niet op te nemen in de GR-teksten. Met de nieuwe formulering handelen we inhoudelijk wel conform VZG-richtlijnen. (zie doc.nrs. 2739477 en 2739481 voor een toelichting op de twee tekstuele wijzigingen)

Blad 2 behorend bij 2284906 / 2739461

1.3 Door toetreding versterken we onze zeggenschap gericht op het voor de langer termijn zeker stellen van de huidige dienstverlening en gemeentearchivaris met standplaats Middelburg. Wij zijn voor het beheer van ons digitale en papieren archief aangewezen op het Zeeuws Archief. De bijbehorende wettelijke taken zijn, zeker in het licht van de digitalisering, zeer specialistisch. Wij zijn tevreden over de dienstverlening vanuit het Zeeuws Archief. Als DVOpartner hebben wij echter geen zeggenschap over het beleid en strategie van het Zeeuws Archief. Door toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling krijgen we de mogelijkheid het beleid en de koers van het Zeeuws Archief mede te bepalen. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met zeer langdurige niet veranderende taken en weinig financiële risico's. Omdat deze GR een relatief beleidsarme, beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief in 2000 is de deelnemers nog nooit gevraagd een extra bijdrage te doen bovenop de reguliere bijdrage. De ervaring wijst uit dat taken planbaar zijn en beschikbare financiële middelen toereikend.

2.1 De raad dient op grond van de Wgr het college toestemming tot wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief te verlenen In artikel 1 lid 4 van de Wgr is bepaald dat het college alleen na toestemming van de raad mag overgaan tot het treffen van een Gemeenschappelijke Regeling. De raad mag de toestemming slechts onthouden indien sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang. 2.2 Na uittreding van OCW moet de tekst van de GR aangepast worden In verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, zal het Rijk zich per 1-1-2027 terugtrekken uit de Gemeenschappelijke Regeling. Om deze wijziging mogelijk te maken, heeft het college de toestemming van de raad nodig. Omdat de tekst van de GR zoals die dan komt te luiden al bekend is, vraagt het college nu al om de toestemming van de raad om de tekst aan te passen. Kanttekeningen en risico’s 1.1 De datum van mogelijke toetreding van Vlissingen is verbonden met het vaststellen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling door OCW. Om het Rijk als huidig partner in te laten stemmen met de GR tekst waarin de nieuwe partners zijn toegevoegd, wordt door het Rijk een voorhangprocedure gehanteerd. Mocht 1 januari 2026 hiervoor te krap zijn, dan treedt de GR later in 2026 in werking.

Kosten en dekking Wat mag het kosten? In het financieel bijdragen 2026 overzicht wordt uitgegaan van een bijdrage van Vlissingen aan de GR Zeeuws Archief voor 2026 van € 377.579 (incl. kosten E-depot). Dit is gebaseerd op de jaarrekening 2024 van het Zeeuws Archief. De bijdrage zal door de GR jaarlijks geïndexeerd worden.

Blad 3 behorend bij 2284906 / 2739461

Wat is de dekking? Om deel te nemen aan de GR Zeeuws Archief is geen bijstelling van de begroting nodig. In de meerjarenbegroting van Vlissingen staat voldoende budget begroot (€ 405.214 in 2026) op de post 60410201 (gemeentearchief). Er is dus dekking voor de benodigde bijdrage incl. de dan geldende indexatie. Dit was ook het uitgangspunt van een eventuele toetreding van de gemeente Vlissingen aan de GR. Jaarlijks zullen wij de begrote bijdrage actualiseren op de indexatie zoals opgenomen in art.16 van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Communicatie Bijlage(n) Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2739476) Financieel bijdragenoverzicht GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2739480) Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2739478) Financieel bijdragenoverzicht GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2739479) Wijzigingsregeling GR Zeeuws Archief 2026 (doc.nr. 2739477) Wijzigingsregeling GR Zeeuws Archief 2027 (doc.nr. 2739481) Vertrouwelijkheid Openbaar

Blad 4 behorend bij 2284906 / 2739461