5.4 rvs Uitbreiding formatie griffie

Registratiekenmerk: 1352411 Onderwerp: Uitbreiding formatie griffie De raad besluit: 1. De formatie van de griffie uit te breiden met 0,5 fte met ingang van 1 april 2022. 2. Het benodigde extra budget te verwerken in de 1e bestuursrapportage 2022. Samenvatting. De gemeenteraad van Vlissingen is de werkgever van de griffie. De leden van de werkgeverscommissie zijn door de raad benoemd om het werkgeverschap uit te oefenen. De formatie grootte van de griffie is nooit aangepast aan de veranderde omstandigheden. Met dit raadsvoorstel wordt beoogd de formatie van de griffie uit te breiden met 0,5 fte en zo op het niveau te krijgen dat nodig is om alle taken uit te kunnen (blijven) voeren. Inleiding. In het rapport ‘Goede ondersteuning sterke democratie’ van de Raad van Openbaar bestuur staat het volgende: Goede ondersteuning is in het belang van het goed functioneren van decentrale volksvertegenwoordigingen. Een goed functionerende gemeenteraad draagt bij aan goed decentraal (openbaar) bestuur. Inwoners van Nederland hebben baat bij goed bestuur. De Raad van Openbaar bestuur concludeert verder in het rapport dat decentrale volksvertegenwoordigers een zekere handelingsverlegenheid hebben om in zichzelf te investeren.

Daarnaast is een conclusie in het rapport dat de kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning geen gelijke tred houdt met de verzwaring en toenemende complexiteit van het takenpakket van het decentrale bestuur (decentralisaties, Omgevingswet, regionalisering, behartigen van de belangen van de volksvertegenwoordiging). De griffie vormt de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad, zie artikel 107e Gemeentewet. Het werkgeverschap van de gemeenteraad wordt uitgeoefend door de werkgeverscommissie. De leden worden benoemd door de raad. De werkgeverscommissie van de raad voert op reguliere basis gesprekken met de medewerkers van de griffie en vormt ook het aanspreekpunt bij vragen. Tijdens de gehouden gesprekken met de griffier en de plaatsvervangend griffier de afgelopen periode is het probleem van de werkdruk meerdere malen besproken. De huidige formatie van de griffie van 2,4 fte is al jarenlang hetzelfde ondanks de veranderde omstandigheden. Griffier Administratief en secretarieel medewerker Plaatsvervangend griffier en raadsondersteuner Communicatie medewerker

0,9 fte 0,7 fte 0,5 fte 0,3 fte 2.4 fte

In het algemeen zijn de werkzaamheden van de griffie in de loop der jaren omvattender geworden. De politieke waan van de dag is in het afgelopen decennia met de uitbreiding van de digitale middelen toegenomen. Het takenpakket voor de gemeenteraad is uitgebreid met de komst van de decentralisaties. De complexiteit van het raadswerk is toegenomen door de vele gemeenschappelijke regelingen en overkoepelende wetgeving (denk hierbij aan de Omgevingswet).

Auteur: W. Franssens Telefoonnummer: 0118-487481 Datum document:

Registratienummer nota: 1352378 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

In het bijzonder, vijftien jaar geleden bestond de Vlissingse raad uit 9 fracties, nu zijn er 13 fracties. Dat betekent dat er een toename is van 30% van vragen en behoefte aan inhoudelijke en facilitaire ondersteuning. Dat betekent ook dat door een toename van deelnemers aan vergaderingen die daardoor langer duren en er vaker extra vergaderd moet worden omdat het niet lukt om de agenda binnen een vergadering af te ronden. Vijftien jaar geleden bestond het vergaderschema van de raad grotendeels uit commissie – en raadsvergaderingen. Nu worden er daarnaast veelvuldig informatiebijeenkomsten georganiseerd. Vijftien jaar geleden werd er twee tot drie keer per jaar een raadsbezoek afgelegd. Na corona zal de frequentie weer terug naar het normaal van ongeveer 6 raadsbezoeken per jaar zijn. Vijftien jaar geleden werden de vergaderstukken 1x per week bezorgd door een koerier bij de raadsleden thuis. Nu worden de vergaderstukken digitaal ontsloten, maar worden wel vaak meerdere malen ververst. Vijftien jaar geleden was het onderwerp integriteit nog niet zo urgent, vandaag de dag worden aan de integriteit van de gemeenteraad steeds hogere eisen gesteld wat betekent dat er steeds meer tijd gemoeid is met inwerken, kennis bijhouden, adviseren en het ondersteunen van de burgemeester bij het onderzoek naar meldingen.

De huidige omvang van de griffie zorgt met name op het niveau van griffier en raadsondersteuner voor knelpunten met betrekking tot de kwalitatieve ondersteuning van de raad. Ook zorgt het voor een te hoge werkdruk bij de medewerkers wat het risico op uitval met zich mee brengt. In de nieuwe raadsperiode is het plan om de beeldvorming samen met de raad, college en ambtelijke organisatie een vaste plaats in het bestuurlijk proces te geven. Ook dient de griffie op basis van de participatieverordening namens de gemeenteraad een actievere rol in te nemen op het gebied van burgerparticipatie. Ook voor deze nog door te maken ontwikkelingen is de nodige capaciteit van de griffie nodig. Wat willen we bereiken? Kwalitatieve ondersteuning door de griffie aan de gemeenteraad, naast goed werkgeverschap als raad voor de medewerkers van de griffie. Wat gaan we ervoor doen? De werkgeverscommissie begeleidt de uitbreiding van de formatie samen met de griffier. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Geen. Wat mag het kosten? De programmabegroting 2022 is op 11 november 2021 vastgesteld. In die programmabegroting is geen extra formatie budget voor de griffie op genomen. Voor 2023 zal structureel extra formatiebudget voor de griffie opgenomen worden in de programmabegroting van 2023. De tussenliggende tijd zal overbrugd moeten worden.

Daartoe zal er incidenteel budget geregeld moeten worden in de 1e bestuursrapportage 2022. Niet overbruggen is geen optie omdat in verkiezingsjaren de druk op de griffie nog veel hoger is. Het jaarlijks benodigde budget voor een uitbreiding van 0,5 fte is € 52.000. Wat en hoe gaan we communiceren? De werkgeverscommissie zorgt voor de terugkoppeling van dit proces naar de gemeenteraad.

Blad 2 behorend bij 1352378