5.3 rvs Verlenging contract accountant met één jaar

Registratiekenmerk: Onderwerp: Verlenging contract accountant met één jaar. De raad besluit; het contract van Deloitte voor de duur van één jaar te verlengen (tot en met de controle van de jaarrekening 2024). Samenvatting Het benoemen van de accountant behoort tot het takenpakket van de gemeenteraad. In juni 2019 heeft de gemeenteraad van Vlissingen ingestemd met het aanstellen van Deloitte als accountant. Het contract heeft een looptijd van vier jaren met de mogelijkheid om het contract twee keer met één jaar te verlengen. In 2023 heeft de gemeenteraad voor de eerste keer gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot verlenging. Voor de jaarrekeningcontrole over 2024 wordt voorgesteld om het contract voor de laatste keer te verlengen met een jaar. Inleiding Op 27 juni 2019 heeft de raad besloten om het advies van de beoordelingscommissie bestaande uit o.a. enkele leden van de auditcommissie over de aanbesteding accountantsdiensten over te nemen. Het advies hield in om een overeenkomst met Deloitte voor de duur van vier jaren met de mogelijkheid tot verlenging af te sluiten. In artikel 4.1 van genoemde overeenkomst staat dat de opdrachtgever eenzijdig kan besluiten de overeenkomst tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities te verlengen met twee keer één jaar. Vorig jaar is het contract voor de eerste keer met een jaar verlengd.

De auditcommissie (voorzitter raadslid Tromp, leden Kraan, De Zwarte, Van Dalen, Mohandes en Ghering) is de gesprekspartner van Deloitte en stelt voor de overeenkomst voor de laatste keer met één jaar te verlengen. Volgens het contract moet er een besluit genomen worden over de verlenging drie maanden voor het einde van de contractduur op 30 juni 2024. Het college van burgemeester en wethouders is gekend in het voornemen van de auditcommissie om het contract van de accountant voor de laatste keer met een jaar te verlengen. Het college kan zich vinden in de contractverlenging. Wat willen we bereiken? Met dit voorstel wil de gemeenteraad bereiken dat er tijdig voor de sluitingsdatum van 1 april 2024 een besluit genomen wordt om de jaarrekeningcontrole 2024 te waarborgen. Wat gaan we ervoor doen? Na het raadsbesluit wordt Deloitte op de hoogte gebracht van de laatste verlenging van het contract met een jaar. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Een aanbesteding starten biedt de mogelijkheid om te komen tot nieuwe afspraken, maar houdt ook het risico in dat er een hoger bedrag betaald moet worden dan nu het geval is. De markt van aanbieders accountantsdiensten is de laatste jaren klein geworden. Bij nieuwe aanbesteding houdt dat een risico in.

Auteur: F. Vermeulen Telefoonnummer: 0118-487587 Datum document:

Registratienummer nota Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

Wat mag het kosten? Verlenging van het contract is kostenneutraal want die vindt plaats tegen dezelfde voorwaarden en prijs als het lopende contract. De kosten van de diensten van de accountant zitten in de programmabegroting waarbij rekening gehouden is met de afgesproken indexering. Eventueel meerwerk moet conform de overeenkomst vooraf gemeld worden aan de auditcommissie en wordt door de auditcommissie beoordeeld. Wat en hoe gaan we communiceren? Deloitte zal daags na de besluitvorming van de gemeenteraad via bijgevoegde brief op de hoogte gebracht worden van het besluit.