5.2 rvs Openstellen digitale weg bezwaarschriften

Registratiekenmerk: 1339930 Onderwerp: Openstellen digitale weg bezwaarschriften

De raad besluit; het Besluit openstellen digitale weg voor het indienen van bezwaarschriften Vlissingen 2022 per 1 februari 2022 vast te stellen. Samenvatting De gemeenteraad besluit de digitale weg voor het indienen van bezwaarschriften per 1 februari 2022 vast te stellen. Het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen en de burgemeester hebben dit besluit op 14 december 2021 vastgesteld. Bezwaarmakers kunnen vanaf 1 februari 2022 via een op de website beschikbaar gesteld e-formulier en via het mailadres gemeente@vlissingen.nl hun bezwaarschrift indienen. Het indienen van bezwaarschriften via andere digitale kanalen en/of emailadressen blijft afgesloten. Het schriftelijk indienen van bezwaarschriften blijft ook mogelijk. Dit besluit geldt uitsluitend voor het indienen van bezwaarschriften die gericht zijn tegen besluiten van bovengenoemde bestuursorganen. Inleiding In afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht is geregeld onder welke voorwaarden elektronisch berichtenverkeer mogelijk is tussen burgers en bestuursorganen. Een bericht kan ingevolge artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht elektronisch door een burger naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan op grondslag van dit artikel nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg.

Zowel burgers als bestuursorganen maken steeds meer gebruik van communicatie via de elektronische weg. Zo is het binnen onze gemeente al mogelijk om verschillende aanvragen elektronisch in te dienen. Bezwaarschriften worden op dit moment soms ook al op elektronische wijze ingediend. Deze bezwaarschriften worden in principe echter niet in behandeling genomen, nu de elektronische weg hiervoor nog niet is opengesteld. Dit besluit brengt daar verandering in en opent de elektronische weg ook voor het indienen van bezwaarschriften. Met het besluit wordt voldaan aan een langer bestaande wens van het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast past het openstellen van de elektronische weg voor het indienen van bezwaarschriften binnen de huidige digitale ontwikkelingen. Daarnaast zal het naar verwachting aangezien bezwaarschriften nu soms al elektronisch worden ingediend - tegemoetkomen aan de wensen van burgers. Voor de bestuursorganen betekent dit dat efficiënter kan worden gewerkt. Elektronisch ingediende bezwaarschriften kunnen dan in behandeling worden genomen, als zij via het juiste kanaal zijn ingediend, zonder dat de bezwaarmaker eerst in de gelegenheid moet worden gesteld het bezwaarschrift ook schriftelijk in te dienen. Openstelling van de elektronische weg betekent overigens niet dat bezwaarschriften niet meer op de gebruikelijke wijze kunnen worden ingediend.

Bezwaarschriften kunnen nog steeds - naast elektronische indiening – schriftelijk (per post of fax) worden ingediend.

Auteur: I. de Moor Telefoonnummer: 0118-487112 Datum document:

Registratienummer nota: 1339929 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

In aanvulling op de regels die op grond van de Awb gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kunnen er nadere regels worden gesteld aan het gebruik van de elektronische weg. Mede in verband met het tijdig afdoen van bezwaarschriften is het wenselijk dat bezwaarschriften op centrale plaatsen binnen de gemeentelijke organisatie binnen komen. Daarom is ervoor gekozen de digitale weg uitsluitend open te stellen door het e-formulier dat op de gemeentelijke website zal worden opgenomen en via het centrale mailadres ‘gemeente@vlissingen.nl’. Het ontwikkelde webformulier loodst een bezwaarmaker op eenvoudige wijze langs de procedure vereisten waar het bezwaarschrift wettelijk aan moet voldoen. Het indienen van bezwaarschriften via een andere digitale weg, zoals bijvoorbeeld per SMS, WhatsApp, andere e-mailadressen dan het centrale mailadres, blijft afgesloten. Daarnaast geldt dat het vast te stellen besluit uitsluitend gaat over het indienen van bezwaarschriften die gericht zijn tegen besluiten van bovengenoemde bestuursorganen. Bezwaarschriften op het gebied van belastingen en inzake de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) vallen niet onder dit besluit; deze worden namelijk ingediend bij, en afgedaan door, de Heffings- en Invorderingsambtenaar.

Wat willen we bereiken? Met het besluit krijgt een bezwaarmaker op eenvoudige wijze de mogelijkheid om bezwaarschriften digitaal in te dienen, maar wel op een controleerbare wijze door het beperken van het aantal digitale kanalen. De toegankelijkheid en dienstverlening van de gemeente wordt hiermee verbeterd. Wat gaan we ervoor doen? Het besluit ‘openstellen digitale weg voor het indienen van bezwaarschriften Vlissingen 2022’ vaststellen. Nu het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester dit besluit op 14 december 2021 hebben vastgesteld, gaan al deze bestuursorganen op dezelfde wijze om met digitaal ingediende bezwaarschriften. Wat zijn de kanttekeningen en risico’s? Met het te nemen besluit wordt het mogelijk voor particulieren om digitaal bezwaar in te dienen. Omdat er nog geen module e-herkenning voor bedrijven beschikbaar is, zal het voor bedrijven nog niet mogelijk zijn digitaal bezwaar in te dienen. Dit staat bij de leverancier van het nieuwe zaaksysteem op de roadmap. Wanneer dit is gerealiseerd, kunnen ook bedrijven digitaal bezwaar indienen. Wanneer bezwaarschriften op een andere elektronische wijze dan via het e-formulier of het centrale mailadres worden ingediend, dan worden de betreffende bezwaarmakers op de hoogte gesteld van de wijze waarop zij hun bezwaar wel geldig kunnen indienen.

Op dit moment is nog niet duidelijk wanneer Djuma zal worden ingevoerd. De openstelling van de digitale weg voor het indienen van bezwaarschriften kan echter gewoon doorgaan. Weliswaar komen de bezwaarschriften die via het e-formulier worden ingediend binnen in Djuma. Met DIV is hierover echter afgesproken dat deze bezwaarschriften door hen handmatig worden overgezet in Verseon tot het moment dat Djuma wordt opengesteld voor alle medewerkers. Wat mag het kosten? Het besluit heeft geen financiële consequenties. Wat en hoe gaan we communiceren? Het besluit zal worden opgenomen op de openbare besluitenlijs. Het besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester is reeds toegelicht in het persgesprek van 22 december 2021. Voorts zal het besluit ook worden gecommuniceerd via de Blauw Geruite Kiel en de gemeentelijke website.

Blad 2 behorend bij 1339929

Om rechtskracht te krijgen, wordt het besluit ook gepubliceerd via Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) en daarnaast opgenomen in het gemeentelijke regelingenbestand (CVDR). Het digitale webformulier is reeds beschikbaar en kan eenvoudig op de website beschikbaar gesteld worden zodra het besluit genomen is. De informatie op de gemeentelijke website over het indienen van bezwaarschriften zal daarop dan worden aangepast. De gewijzigde wijze van indiening van bezwaarschriften zal verder kenbaar worden gemaakt door middel van de bezwaarclausules in de besluiten. De op dit moment gebruikte bezwaarclausules zullen hierop worden aangepast. Voorts worden de medewerkers van de gemeente via een bericht op Visnet op de hoogte gesteld van het besluit. In dit bericht zullen zij eveneens worden gewezen op de aangepaste bezwaarclausules.

Blad 3 behorend bij 1339929