5.16 rvs 2e Berap 2021

Registratiekenmerk: 1343837 Onderwerp: 2e Bestuursrapportage 2021

De raad besluit; 1. In te stemmen met de 2e bestuursrapportage 2021 met een totaal positief resultaat van € 1.500.000, waarvan:  Het per saldo voordelige resultaat op het sociaal domein en werk & inkomen als onderdeel van de 2ste bestuursrapportage 2021, zijnde € 905.000 toe te voegen aan de algemene reserve.  Het per saldo voordelige resultaat van de 2ste bestuursrapportage 2021 voor het gedeelte eigen risico zijnde € 595.000 toe te voegen aan de algemene reserve. 2. Het voorstel van de art 12 inspecteur, aanvullende bijdrage ad € 5.265.000 voor het tekort sociaal domein 2020, toe te voegen aan de algemene reserve 3. In te stemmen met de inzet van de reserve ouderenhuisvesting, conform raadsbesluit 1200864, voor de realisatie van de huisvesting nieuwbouw Souburg Zuid 4. De programmabegroting 2021 te wijzigen overeenkomstig de 14e, 15e en 16e begrotingswijziging 2021 5. De programmabegroting 2022 te wijzigen overeenkomstig de 2e begrotingswijziging 2022 6. Tot het instellen van de reserve organisatie doorontwikkeling.  Aan de reserve organisatie ontwikkeling een bedrag van € 550.000 toe te voegen. 7. Tot overheveling van de niet bestede incidentele middelen 2021 naar 2022 zijnde € 6.731.000. a. Toevoegen aan de reserve Centrumtaken € 3.515.000 b. Toevoeging vanuit het sociaal domein aan de algemene reserve € 889.000 c.

Toevoeging vanuit het eigen risico deel aan de algemene reserve € 2.327.000 8. Aanpassing in 2022 van het krediet Nieuwbouw Stadbeheer met € 587.000 a. De structurele consequenties mee te nemen in de voorbereiding van de begroting 2023 Bovenstaande besluiten te nemen onder voorbehoud van goedkeuring van de provincie en de artikel 12 inspecteur Samenvatting De 2de bestuursrapportage 2021 heeft betrekking op de eerste negen maanden van 2021. In de bestuursrapportage wordt teruggekeken naar deze maanden en vooruitgeblikt naar het einde van het jaar 2021. De voor- en nadelen vanaf € 25.000 worden toegelicht. Waar benodigd is in deze rapportage in de toelichtingen de aansluiting met de begroting 2021 gemaakt. Ook wordt in deze rapportage de stand van zaken van de majeure projecten weergegeven. Daarnaast is in deze rapportage ook de impact van de corona crisis beleidsmatig en financieel meegenomen. Ten slotte zijn er een aantal aparte beslispunten opgenomen. Dit betreft een beslispunten ten aanzien van de instelling van een reserve organisatie doorontwikkeling, overheveling van budgetten van 2021 naar 2022 en aanpassing krediet Nieuwbouw stadsbeheer. Dit wordt in de rapportage verder toegelicht Inleiding De bestuursrapportage is een periodieke rapportage van het college aan de raad.

Hierin legt het college verantwoording af over het gevoerde beleid, nieuwe ontwikkelingen en worden mogelijke risico’s gesignaleerd. Op basis van deze informatie kan tussentijds worden bijgestuurd. De bestuursrapportage kent een beleidsmatig en een financieel deel. Auteur: H. Dankers Telefoonnummer: 0118-487407 Datum document:

Registratienummer nota: 1343805 Beslissingsbevoegdheid:Gemeenteraad

De bestuursrapportage heeft twee functies: 1. Een afwijkingenrapportage gericht op bijsturing in geval van achterblijvende realisatie op de uitvoering van de programmabegroting. Als de prognose afwijkt van de planning wordt dit toegelicht en worden bijsturingsmaatregelen aangegeven. 2. Een financiële bijstellingsrapportage met een terugblik op de afgelopen negen maanden en gericht op een zo goed mogelijke voorspelling van de rest van het jaar. Bijbehorende financiële afwijkingen worden verwerkt door middel van een begrotingswijziging. Naast financiële afwijkingen worden ook budgettair neutrale wijzigingen meegenomen in een aparte begrotingswijziging. De voortgangsrapportage voor majeure projecten maakt deel uit van de bestuursrapportage. De bestuursrapportage is conform het verzoek van de raad gelijk aan de indeling van de programmabegroting. Hierbij wordt op programmaniveau gerapporteerd en wordt uitgegaan van het principe dat als de zaken lopen zoals gepland, er geen melding wordt gedaan. De voor- en nadelen totaal worden per mutatie van > € 25.000 toegelicht bij de financiële afwijkingen in de 2de bestuursrapportage. De prognose voor de posten in het sociaal domein op basis van de eerste negen maanden, geeft een overschot van € 905.000. Deze posten hebben expliciet toestemming nodig van de artikel 12 inspecteur en de provincie Zeeland als toezichthouder.

Hiervoor worden O&O (onontkoombaar & onuitstelbaar) formulieren opgesteld ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Organisatie doorontwikkeling Er gebeurt veel in Vlissingen. In de stad zelf (WiZ, Scheldekwartier), maar ook in de organisatie. Een hoop zaken kunnen we voorzien en zijn te plannen, maar op het gebied van organisatieontwikkeling is er altijd sprake van onvoorziene omstandigheden. Het kan dan ook zijn dat er geld, voorzien voor bepaalde zaken, in een jaar toch niet uitgegeven wordt. Of dat er juist in een jaar meer geld uitgegeven moet worden door onvoorziene omstandigheden. Om op deze onvoorziene, vaak incidentele zaken te kunnen anticiperen wordt geadviseerd om • een reserve voor organisatieontwikkeling in te stellen. Bij deze 2e bestuur rapportage wordt gevraagd om een de reserve organisatieontwikkeling te vormen. De dotatie in 2021 is geprognosticeerd op 550.000. Deze reserve heeft een maximum van € 2.000.000. De reserve is bedoeld om incidentele en onvoorziene knelpunten op te vangen. De reserve organisatieontwikkeling is bestemd voor de mogelijke consequenties van de uitkomsten van het benchmarkonderzoek en onderzoek functiegebouw. Een ander voorbeeld is de strategische personeelsplanning (SPP).

De uitkomsten daarvan kúnnen leiden tot bijvoorbeeld procyclisch werven (het eerder aannemen van nieuwe medewerkers, voordat de met pensioen gaande medewerker vertrekt (kennisborging). Deze meerkosten (tijdelijk bovenformatieve bezetting) zijn onzeker en niet in de begroting meegenomen. Een voorzichtige schatting komt in eerste instantie uit op € 550.000. Wanneer deze kosten zich voordoen wordt de raad gevraagd de reserve organisatieontwikkeling daarvoor in te zetten.

Blad 2 behorend bij 1343805

Nieuwbouw Stadsbeheer Voor de nieuwbouw stadsbeheer is een krediet beschikbaar gesteld van € 7,8 mln. (incl. voorbereidingskrediet). Op basis van calculaties van het bouwmanagementbureau dat de aanbesteding ondersteunt is vastgesteld dat door gestegen bouwkosten een bijstelling van het krediet nodig is met € 578.000 (stijging van ca 13% voor de bouwkostenonderdelen op basis van aanbestedingsindex, uitgaande van realisatie in 2022/2023). Het is wenselijk, gelet op de voortgang in de bouwteamfase waarin het project zich bevindt en de daaropvolgende prijsvormingsfase, dat in januari 2022 het beschikbare financiële kader (opnieuw) is bepaald, omdat dit nieuwe kader gebruikt zal worden ter toetsing van de marktconforme aanbieding van de deelnemende bouwteamleden begin 2022. Om te voorkomen dat de raad pas verzocht wordt om het krediet te verhogen op een moment dat de plannen al te ver zijn uitgewerkt wordt dit voorstel aan de raad voorgelegd in samenhang met de vaststelling van deze bestuursrapportage. De aanpassing van de structurele kapitaallasten worden meegenomen in de voorbereiding van de programmabegroting 2023. Wat willen we bereiken? Met de bestuursrapportage de raad op hoofdlijnen te informeren over waar we nu na negen maanden staan op financieel en beleidsmatig gebied. Wat gaan we ervoor doen? Aanbieden van de 2e bestuursrapportage aan de Raad.

Wat zijn de kanttekeningen en risico’s?

Wat mag het kosten? Het resultaat van de 2de bestuursrapportage 2021 is € 1.500.000 positief. Voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar de rapportage. In de 2de bestuursrapportage wordt op hoofdstuk 4 inzicht gegeven wat o.a. het resultaat van deze rapportage voor invloed heeft op het begrotingssaldo 2021 voor nu. Onder voorbehoud van goedkeuring van de artikel 12 inspecteur en de provincie Zeeland Wat en hoe gaan we communiceren? Na vaststelling van de raad wordt de 2e bestuursrapportage gepubliceerd op de website van de gemeente Vlissingen

Blad 3 behorend bij 1343805