5.13 rvs Nieuwe raad, nieuwe kansen bijlage 2 memo

Memo mogelijkheden beeldvorming gemeenteraad 8 april 2022

| Bregje de Jong

Aanleiding Naar aanleiding van de raadsdag van 18 februari 2022 is gebleken dat de zogenaamde ‘beeldvormende fase’ binnen het vergaderstelsel in Vlissingen de laatste jaren niet goed tot zijn recht komt. De raad ervaart dat er te weinig interactie of voorwerk is tijdens de beeldvormende fase en dat de behandeling van stukken door de raad veelal neerkomt op het geven van reacties op de voorstellen die het college doet, zonder dat er gelegenheid wordt genomen om elkaar te vragen hoe zaken tot stand zijn gekomen. Wens en doel Kortom, de raad ervaart te weinig ruimte om zich te beraadslagen over alternatieve oplossingen voor problemen, maar ook te weinig voorkennis. De raad wenst zichzelf daarom meer in stelling te brengen om weloverwogen besluiten te nemen. De raad wil meer aandacht besteden aan de beeldvormende fase en zo veel mogelijk informatie aan de voorkant ophalen om zichzelf een concreet beeld van de situatie te geven. Dit memo draagt een aantal handvatten aan die de nieuwe gemeenteraad kan gebruiken om de beeldvorming in de gemeente Vlissingen uitgebreider te benutten. Daarvoor staat de raad namelijk zelf aan de lat. Wat is beeldvorming? Beeldvorming komt voor in verschillende vormen en maten. Voor het grootste deel bestaat het uit informatie delen, ervaringen uitwisselen en richtingen meegeven voordat er besluiten moeten worden genomen.

Raden kunnen worden geïnformeerd over dossiers en processen, meedenken over onderwerpen, keuzes maken voorin het proces, maar ook inwoners een onderdeel laten spelen in de beeldvorming. In het informatiestadium kunnen bijvoorbeeld experts of inwoners geraadpleegd worden voor informatiebijeenkomsten, ronde tafelgesprekken, hoorzittingen of inspreekmomenten. In een volgend stadium, kan de raad keuzes gaan maken of input leveren aan het college om keuzes te maken. Daarvoor dient er wel adequate informatie gedeeld te zijn in het eerste stadium. Het maken van keuzes kan aan de hand van verschillende scenario’s, bijvoorbeeld in consultatiebijeenkomsten. Als dan tot slot de eindfase van oordeelsvorming en besluitvorming wordt bereikt, is er een uitgebreid voorproces geweest, heeft de raad inzicht in de totstandkoming van een voorstel én komt de raad dus niet voor onverwachte besluiten te staan. Beeldvorming van twee kanten – raad en college Vanuit de raad Om zichzelf meer in stelling te brengen in de beeldvormende fase, zijn er een aantal dingen die de raad zelf kan organiseren. Een drietal zaken: 1. Bepaal als raad zogenaamde categorie ‘A’ onderwerpen voor de komende periode Door het opstellen van een soort raadsagenda of ‘akkoord’, kan de raad zelf aangeven wat voor hem belangrijk is.

Op die manier kan de raad aan het college het verzoek meegeven: “bij deze onderwerpen willen wij graag vanaf de start van het traject meegenomen worden.” De raad hóeft niet voor alle onderwerpen een uitgebreid proces te doorlopen en vooraf alle informatie op te halen. Dit is onmogelijk voor alle dossiers: tijd is schaars en deze methode dwingt de raad om keuzes te maken.

2. Mandateer de agendacommissie om strategisch te sturen op de raadsagenda Een agendacommissie, los van de samenstelling, kan strategisch sturen op de agenda van de raad. Natuurlijk, de raad gaat uiteindelijk over zijn eigen agenda, maar daaraan ten grondslag ligt een advies van de agendacommissie. Zorg er als raad voor dat je die commissie slagvaardig maakt en optimaal benut: de agendacommissie gaat idealiter minder ‘ad hoc’ te werk, denkt meer na over de lange termijn en is kritisch op wat er op de agenda van de raad belandt. Welke dossiers komen er op termijn aan? Zijn er grote, belangrijke of omstreden dossier te herkennen? En, wil de raad daar een ander proces voor doorlopen? Strategischer nadenken over de agenda, kan op basis van input van de griffier, maar ook van de gemeentesecretaris. Hij of zij weet precies welke onderwerpen op de rol staan, daarnaast weten natuurlijk de portefeuillehouders zelf ook welke onderwerpen aanstaande zijn. Om dat in te richten kan er met enige regelmaat, zoals twee keer per jaar, een groot presidium worden georganiseerd. Daarin kijkt raad samen met college vooruit naar de agenda voor de komende tijd, kunnen de fractievoorzitters hun aandachtspunten meegeven namens de raad en is er een apolitiek bijpraatmoment over de uitdagingen die Vlissingen te wachten staat. 3.

Faciliteer initiatieven voor beeldvorming vanuit de raad zelf De raad zou op een laagdrempelige manier zelf onderwerpen onder de aandacht moeten kunnen brengen of bespreekbaar maken. Een optie hiervoor is het werken met bespreeknotities. Met een bespreeknotitie kan een fractie, eventueel samen met andere fracties, een verzoek indienen bij de agendacommissie om een onderwerp te bespreken. Dit kan bijvoorbeeld gaan over zaken die de partij belangrijk vindt of over ontwikkelingen in Vlissingen. Met een bespreeknotitie kan een fractie aangeven wat het onderwerp is, waarom dit relevant is om in de raad te bespreken en welke vragen centraal liggen bij een eventuele bespreking: Hoe kijken andere fracties hier tegen aan? Een bespreeknotitie is maximaal 2 A4 lang en idealiter maakt de griffie hiervoor een format. Om te voorkomen dat dit politieke profilering in de hand werkt, kan er een minimaal aantal fracties worden ingesteld die akkoord gaan met de behandeling van dit onderwerp. Deze ‘selectie’ kan worden gedaan in de apolitieke agendacommissie, maar ook in de commissies van de raad. Minimaal 1/5 van de raad moet het onderwerp willen bespreken (6 raadsleden), anders wordt het onderwerp niet relevant bevonden. Met dit middel, kan de raad laten zien welke onderwerpen hij belangrijk vindt en graag op eigen initiatief met elkaar wil bespreken.

Zonder dat dit ingegeven is door het college.

Vanuit het college Het college kan ook een aantal zaken ondernemen om de raad aan de voorkant van het proces meer mee te nemen. Maar, die opdracht moet de raad het college zelf meegeven. Een drietal suggesties: 1. Deel de langetermijnplanning van het college met de raad

Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen aansturen van de raad op meer en uitgebreider beeldvorming, is het hebben van een langetermijnplanning. Besturen is vooruitkijken en dat betekent ook zicht hebben en houden op de aanstaande uitdagingen en toekomstig beleid. Het college dient dan ook de planning met de raad te delen, anders kan de raad niet aangeven op welke dossiers hij graag vanaf de start wil worden meegenomen. En, niet geheel onbelangrijk, deze langetermijnplanning moet actueel zijn. 2. Maak gebruik van scenario’s in besluitvorming De raad kan bij het college aansturen op het verschaffen van scenario’s in de besluitvorming. In voorliggende besluiten wordt aangegeven waarom het college heeft gekozen voor oplossing A en om welke redenen niet voor B, C of D? Op deze manier kan het college nog wel zelf de beste keuze maken, maar toch inzicht verschaffen in de verschillende routes die zijn bewandeld voor het oplossen van een probleem, mét de bijbehorende financiële consequenties. Het college komt met een weloverwogen voorstel bij de raad en de raad leert de achtergrond van de kwestie beter kennen. 3. Nieuw beleid? Werk met startnotities Bij opdrachten of nieuw beleid met een brede scope kan het college ervoor kiezen om een startnotitie op te stellen. Een startnotitie, of procesplan, is een manier om kaders te stellen voor het gehele proces.

College geeft in de startnotitie aan wanneer de raad aan zet is, maar ook wanneer de raad wordt geïnformeerd of geraadpleegd voor het maken van keuzes. Een voorstel over de af te leggen route dus, waarin alle partijen een rol in het proces krijgen toebedeeld. Doordat de raad een startnotitie vaststelt, ligt er een concrete afspraak tussen raad en college over dit dossier. Conclusie Er zijn verschillende ‘knoppen’ waar de raad aan kan draaien om meer beeldvorming te creëren. Een belangrijke voorwaarde daarvoor wel is dat het vergaderstelsel de gewenste ruimte biedt om dit te doen. Geeft het vergaderstelsel voldoende ruimte om diverse vergader- en overlegvormen aan te bieden? Dat moeten we onderzoeken, voordat stappen kunnen worden gezet richting een aanpak.