5.1 rvs Vervangen klimaatsysteem Muzeeum

Registratiekenmerk: 2857705 / 2887497 Onderwerp: Vervangen klimaatsysteem Muzeeum Portefeuillehouder C. Bertijn De raad besluit 1. een aanvullend budget groot onderhoud van € 550.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van de klimaatinstallatie in het Muzeeum; 2. dit aanvullend beschikbaar gestelde budget te verwerken in de bestuursrapportage. Samenvatting De klimaatinstallatie van het Muzeeum is na circa 20 jaar aan vervanging toe. Een goede en betrouwbare klimaatinstallatie is essentieel voor het behoud van de collectie, het voldoen aan bruikleenvoorwaarden en een stabiele exploitatie. In het Meerjarenonderhoudsplan is hiervoor € 360.000 opgenomen, gebaseerd op een globale inspectie. Uit de aanbesteding blijkt echter dat de daadwerkelijke kosten circa € 888.000 bedragen. Het college stelt de raad voor om een aanvullend budget groot-onderhoud van € 550.000 beschikbaar te stellen. Daarna kan er gegund worden aan de installateur. Inleiding De klimaatinstallatie van het Muzeeum is circa 20 jaar oud en heeft het einde van de technische levensduur bereikt. Er zijn zeer in toenemende mate problemen met de installatie, waarbij monteurs (spoed)reparaties moeten uitvoeren. Het is noodzakelijk de klimaatinstallatie te vervangen voordat hij niet meer te repareren is.

De klimaatinstallatie is cruciaal voor: • het behoud van de museale collectie; • het voldoen aan contractuele voorwaarden tussen gemeente en het Muzeeum; • het borgen van een stabiele en verantwoorde exploitatie. In het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is voor de vervanging van de klimaatinstallatie een bedrag van € 360.000 opgenomen. Deze raming is, in lijn met het door de artikel 12inspecteur vereiste onderhoudsniveau 4 (NEN-2767), gebaseerd op een visuele inspectie en kengetallen en betrof nadrukkelijk geen technische detailanalyse. Deze raming is opgesteld in 2023. Voor het vervangen van de klimaatinstallatie van het Muzeeum is een aanbestedingstraject doorlopen. Daaruit blijkt dat de werkelijke vervangingskosten circa € 888.000 bedragen. De aanbesteding is rechtmatig verlopen op basis van de laagste inschrijving. De tweede inschrijving is aanzienlijk hoger. Er is een substantiële afwijking ten opzichte van de oorspronkelijke MJOP-raming. Hoewel de raming op de juiste wijze is uitgevoerd, zorgden marktomstandigheden voor hogere prijzen. Aanleiding hiertoe was de indexering op materialen en uurtarieven. Het beschikbare bedrag Registratienummer nota: 2857705 / 2887497

van € 360.000 binnen de onderhoudsvoorziening is ontoereikend om de noodzakelijke vervanging van de klimaatinstallatie te realiseren. Aan uw gemeenteraad wordt gevraagd om een aanvullend budget groot onderhoud van € 550.000 beschikbaar te stellen. Daarna kan gunning van de opdracht plaatsvinden. De voorbereiding van de werkzaamheden starten direct na opdrachtverstrekking. Vervolgens zal de uitvoering van deze opdracht plaats kunnen vinden vanaf september 2026, in afstemming met de directie van het Muzeeum. Gezien de noodzaak om deze installatie te vernieuwen maakt dat de vaststelling van de bestuursrapportage niet afgewacht kan worden. Beoogd effect Wanneer de gemeenteraad het aanvullende budget groot onderhoud beschikbaar stelt en de klimaatinstallatie wordt vervangen, voldoet het college aan de verplichtingen in de dienstverleningsovereenkomst de museale collectie in stand te kunnen houden. Ook voldoet het college aan haar verplichting in de huurovereenkomst voor wat betreft het plegen van onderhoudswerkzaamheden aan de technische installatie van het Muzeeum. Relatie met uitvoering strategische visie Vlissingen 2040 ‘Blik op de toekomst’ en Omgevingsvisie Vlissingen 2040 Vlissingen wil zich positioneren als aantrekkelijke stad.

Het Muzeeum wordt daarin gezien als toeristische trekpleister die het verhaal van Vlissingen vertelt, bezien vanuit het verleden, heden en richting de toekomst. Argumenten 1. Zorgplicht en cultureel erfgoed De gemeente heeft als eigenaar en subsidieverstrekker een zorgplicht voor de museale collectie. Een inadequaat klimaat kan onherstelbare schade veroorzaken, bijvoorbeeld door temperatuurschommelingen of lekkages. De vervanging van de klimaatinstallatie is technisch noodzakelijk en bestuurlijk urgent. 2. Financiële rechtmatigheid en governance Het MJOP is een planningsinstrument op basis van kengetallen. Dat de werkelijke kosten hoger uitvallen na technische uitwerking en aanbesteding is verklaarbaar, maar vraagt bestuurlijke bijsturing. 3. Marktomstandigheden De installatiesector kent sterke prijsontwikkelingen. 4. Voorkomen van grotere schadeposten Uitstel van vervanging vergroot de kans op noodreparaties, tijdelijke voorzieningen en mogelijke claims of schade aan collectie, die financieel en bestuurlijk zwaarder kunnen uitpakken. 5. Reputatie en betrouwbaarheid Een goed functionerend klimaatbeheersingssysteem is randvoorwaardelijk voor professionele museale exploitatie en externe bruiklenen. 6. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) M.b.t. de vervanging van de klimaatinstallatie is sprake van groot onderhoud.

Op basis van het BBV mag dit onderhoud niet via een krediet worden geactiveerd omdat sprake is van vervanging van een bestaande voorziening in het gebouw.

Blad 2 behorend bij 2857705 / 2887497

Kanttekeningen en risico’s Indien het aanvullende budget niet zou worden verstrekt: • wordt uitvoering uitgesteld met verhoogd risico op volledige uitval van de klimaatinstallatie; • ontstaan risico’s voor de museale collectie en daarmee bestuurlijke aansprakelijkheid. Het niet handelen brengt daarmee grotere bestuurlijke, financiële en reputatierisico’s met zich mee dan het beschikbaar stellen van het gevraagde aanvullende budget. Het college bekijkt separaat hoe toekomstige MJOP-ramingen bij technische installaties nauwkeuriger kunnen worden onderbouwd om vergelijkbare afwijkingen in de toekomst te beperken.

Kosten en dekking Totale kosten klimaatinstallatie: € 888.000 Beschikbaar in MJOP: € 360.000 Aanvullend benodigd: € 550.000 (incl. onvoorziene kosten) De raad wordt voorgesteld om een aanvullend budget groot onderhoud van € 550.000 beschikbaar te stellen en dit financieel te verwerken in de bestuursrapportage.

Communicatie Wanneer uw raad het gevraagd aanvullend budget groot onderhoud beschikbaar stelt, gunt het college de opdracht om de klimaatinstallatie van het Muzeeum te vervangen aan de laagste bieder. Ook informeert het college de directeur van het Muzeeum over uw besluit. Bijlage(n) n.v.t. Vertrouwelijkheid Openbaar

Blad 3 behorend bij 2857705 / 2887497